會議服務崗位標準及服務流程

　　一、崗位標準

　　1、年齡范圍： 18-28周歲

　　2、性別要求： 女性

　　3、文化程度要求： 高中以上學歷

　　4、身材要求： 身高1. 60米以上，五官端正，身材勻稱，口齒伶俐。

　　5、資質(技術等級要求)： 無

　　6、閱歷要求：

　　(1)掌握各種會見、會談、會議的全部服務程序，熟悉為業主提供各項服務及各項服務設施。

　　(2)按照本崗位的工作程序和要求工作，服務熱情周到，能滿足客人提出的合理要求，有對突發事件應接的服務能力，遇到特殊情況時應向上級報告，有一定的觀察能力。

　　7、思想品德要求： 熱愛本職工作，責任心強、工作主動、仔細認真、任勞任怨、樂于助人、愛護財產、拾金不昧、遵紀守法，保守業主秘密。

　　8、儀容儀表要求：

　　(1)上崗前應按規定著裝，服裝要干凈、整潔，皮鞋要擦亮，白色襯衫、藍色西裝，系好鈕扣，衣袖和褲角均不可卷起。襪子顏色以肉色為主，自覺佩戴好工牌，工牌要端正的佩戴在左胸上方。頭發必須梳理整齊，如長發要攏在腦后盤起，不得盤在頭頂或過大，應罩黑色發網內，頭發顏色自然，短發不得過肩，要梳理整齊，流海不得超過眉毛，長短發都不準佩戴夸張裝飾品。

　　(2)化自然妝，妝容要以清淡為主，粉底不得涂抹過厚，眼影要以柔色調為主，口紅的顏色不得過深也不能太淺，不可濃妝艷抹。不得使用味道濃烈的香水，指甲要修理整潔，長度不得超過1毫米，不可有污垢，不得涂抹指甲油，不可佩戴夸張首鉓，手表不能過大，耳環要以耳丁為主，不得佩戴夸張的耳環，要保持口腔清潔，上崗前不吃帶異味的食品。

　　二、工作標準及服務流程

　　1、 接到會議通知單后，服務員應在開會1小時前做好會議準備。

　　2、 檢查會議室內的各種設備設施，如燈，椅子等。按順序檢查，以免遺忘的地方。

　　3、 做好準備工作以后，要提前40分鐘站在會議室門兩側口迎接。形體標準(迎接)：站立端正，雙手交叉，放在腹部，右手上左手下，五指并攏，雙腿相靠站自，腳尖呈V字型，姿態優美，保持微笑。

　　4、 會議開始后服務員要每15分鐘巡視一回，添水，換煙缸等。形體標準(倒茶)：左手拿熱水瓶，站在客人右側，用右手中指和無名指夾住杯蓋，食指抓住杯把，把杯拿到客人身后，到完后將杯放回原處，蓋好茶杯蓋。

　　5、倒茶順序：先賓后主，先外后內，先女后男。

　　6、會議內容屬于保密式，工作人員要求不允許續水時，可將熱水瓶放在會議桌旁邊。

　　7、找人要注意不影響會議進行，服務員要腳步輕，動作穩。語言標準：站在領導的側身后，輕聲，對不起打擾了，外門有人找。服務人員不能大聲說話，東西輕拿輕放，手機要調成振動或靜音，會議結束后，立即檢查會場內有無遺漏物品，發現及時交還本人或負責人。

篇2：行政中心會議大廈會議服務流程

　　行政中心會議大廈會議服務流程

　　1．目的

　　規范會議大廈會議服務接待，滿足會議組織方之要求，提升會議接待服務的效率和水平，最大限度內提高客戶滿意度。

　　2．適用范圍

　　行政中心會議大廈會議服務

　　3．職權與職責

　　3.1部門經理或分管經理助理對會議大廈會議服務接待進行指導。對整個會議服務加以督察，并負責各部門間的統籌協調。

　　3.2會議大廈客服助理負責會議服務的接洽、報批、通知、會場布置、現場指揮及會后費用追繳，并具體協調會議期間安全部、會務部、技術部及清潔分包方的分工協作和任務安排，且對每次會議服務進行總結以持續改進。

　　3.3技術保障部負責會議前后的燈光、音響、空調等設備的調試和運行，就會議組織方之要求提供技術支持和現場維護，確保各項設備正常工作。

　　3.4安全管理部負責外圍指引(如外圍無交警則須提供車輛指引服務)、門崗查驗、現場巡查、地下車庫指引及緊急事件處理，全面負責會議期間的安全保衛工作。

　　3.5會務部負責會議前的會場布置與會議準備、會議期間服務及會后清理工作。

　　3.6清潔分包方全面負責會場清潔衛生及周邊區域的清潔清掃、花草養護及衛生清理工作。

　　4.會議大廈會議場所分類及用途說明

　　4.1主會場

　　接待450人一1200人的大型會議、晚會等。

　　4.2二樓報告廳

　　接待100-450人的報告會議、學習會議、討論會議等。

　　4.3主席團會議廳

　　定向接待政協、人大常委會議。

　　4.4新聞發布會場

　　接待30-100人的中型會議。

　　4.5分組會議室(包括貴賓室、休息室)

　　接待30人以下的小型會議、接見會議等。

　　5、過程和方法控制

　　5.1會議大廈客服助理

　　5.1.1在接到機關事務局會務服務通知后，會議大廈客服助理應積極籌備，并應合理安排組織單位到相關會場參觀。

　　5.1.2在機關事務局的許可下，會議大廈客服助理應詳細說明該會場的布置、功能、費用、使用情況及我方所能提供的服務項目．使組織單位對該會場有所全面了解。

　　5.1.3經機關事務局書面確認同意后，會議大廈客服助理應在當天知悉會議組織方，并將該會議名稱、組織單位、人數、會議時問與地點、聯系人與聯系電話等信息記錄在《會議信息記錄表》上(見附表一)。

　　5.1.4凡是經由機關事務局批準或其自行確定的會議，會議大廈客服助理應及時與會議組織方聯系，就該次會議的技術、安全、會務、清潔及代辦服務等具體要求進行了解，并詳細記錄在'會議大廈會議服務通知單》上(見附表二)。

　　5.1.5會議大廈客服助理制作完《會議大廈會議服務通知單》后，應至少提前2天通知安全、技術、會務、清潔部門。各部門在接到通知后·應馬上組織人力、物力作好前期準備工作，若無特殊情況。各部門應于會議前l天準備就緒。

　　5.1.6會議開始前，會議大廈客服助理應到會議現場及周邊區域檢查各部門工作完成情況，如未達到《會議大廈會議服務通知單》所列之要求，應通知相關部門人員立即整

　　改，并將有關情況告知部門主管。

　　5.1.7會議期間，會議大廈客服助理應負責現場的監控、巡查和協調，及時處理現場急發事件·如屬重大事件，應及時上報部門經理或分管經理助理，并通知各部門主管。

　　5.1.8會議結束后，會議大廈客服助理應統籌會場的現場清理工作，發現遺失物品

　　應及時與組織單位或當事人取得聯系。同時，制作好《會議大廈會議費用確認單》(見

　　附表三)轉組織單位責任人簽字確認，以便事后追繳會議費用。

　　5.2技術保障部

　　5.2.1在收到《會議大廈會議服務通知單》后，應根據通知中技術保障方面的要求，提前對各設備進行檢查并調試燈光、音響、區域照明、錄音及空調設備。

　　5.2.2各設備項操作流程如下：

　　1)空調設備

　　a、技術人員應于會議前1天作好空調設備的檢修工作，確保空調設備能夠正常運行；

　　b、會議當天，應至少提前1小時開啟空調風柜及空調機組，并視具體情況提前開啟其他必要區域的通道，

　　c、會議進行當中，應全程跟蹤溫控，保證室溫適中，包括會場、休息室及周邊過道等區域；

　　d、會議結束后，關閉所有空調系統，并對各設備進行例行檢修。

　　2)會場照明設施

　　5.1.6會議開始前，會議人廈客服助理應到會議現場及周邊區域檢查各部門工作完成情況。如未達到《會議人廈會議服務通知單》所列之要求，應通知相關部門人員立即整改，并將有關情況告知部門主管。

　　5.1.7會議期間，會議人廈客服助理應負責現場的監控、巡查和協調，及時處理現場急發事件，如屬重大事件，應及時上報部門經理或分管經理助理，并通知各部門主管。

　　5.1.8會議結束后，會議大廈客服助理應統籌會場的現場清理工作，發現遺失物品應及時與組織單位或當事人取得聯系。同時，制作好《會議大廈會議費用確認單》(見附表三)轉組織單位責任人簽字確認，以便事后追繳會議費用。

　　5.2技術保障部

　　5.2.1在收到《會議大廈會議服務通知單》后，應根據通知中技術保障方面的要求，提前對各設備進行檢查并調試燈光、音響、區域照明、錄音及空調設備。

　　5.2.2各設備項操作流程如下：

　　1)空調設備

　　a、技術人員應于會議前1天作好空調設備的檢修工作，確保空調設備能夠正常運行；

　　b、會議當天，應至少提前1小時開啟空調風柜及空調機組，并視具體情況提前開啟其他必要區域的通道，

　　c、會議進行當中，應全程跟蹤溫控，保證室溫適中，包括會場、休息室及周邊過道等區域；

　　d、會議結束后，關閉所有空調系統，并對各設備進行例行檢修。

　　2)會場照明設施

　　a、技術人員應于會議前l天檢查會場入口、出口、場內、過道、天頂等區域照明是否正常：

　　b、會議當天，應提前l小時開啟所有相關區域燈光；

　　c、會議結束后，負責關閉所有照燈。

　　3)會場燈光、音響設備

　　a、技術人員應于會議前1天調試好所有燈光及音響設備，如發現故障，應及時排除或更換；

　　b、技術人員應嚴格按照會議組織方要求進行調試，并配合會議組織方技術人員進行各設備的調試和使用，并注意燈光的扭轉方向避免破壞周邊的舞臺設施．如避免幕布被烤焦現象發生；

　　c、嚴格按照會議組織方要求擺放麥克風及其他設備，按照設備開機程序開啟音響系統，并逐一調試每個麥克風音量，力求均衡無反饋聲和嘈雜音，并保證各設各在會議期間的正常使用(如及時更換電池)。

　　d、根據會議組織方要求準備好錄音帶和錄音設備，對會議內容全程進行錄音，并做

　　好標識，會后要根據會議方的要求對錄音帶進行保存或移交。

　　e、所有準備工作完成后，需及時將情況反饋至會議大廈消防控制中心。由會議大廈消防控制中心值班人員進行檢查核實。

　　5.2.3會議結束后，各設備技術人員應統計此次會議的技術物資損耗情況，并上報會議大廈客服助理·由會議大廈客服助理匯總物資損耗并計費于該次會議費用中。

　　5.3安全管理部

　　5.3.1收到會議通知后．應根據要求提前1小時開啟相關區域門鎖及責任范圍內電源，包括：大堂、電梯廳、會場等，其作業標準為：

　　1)崗位設置

　　在原有崗位基礎上根據會議通知要求

至少提前半小時增設相關警衛崗位，包括正門崗、東門崗、會場口崗、會場機動崗、巡查崗、地下車庫崗、地下車庫指引崗。

　　2)標識指引

　　協助擺放會場指引標識和車位導向標識。

　　3)現場控制

　　根據會議組織方要求控制人員出入及崗位查驗，并對現場消防安全情況進行全面監控。

　　4)所有準備工作完成后，需及時將情況反饋至會議大廈消防控制中心，并由消防控制中心當班人員進行檢查核實。

　　5)會議結束后。應馬上封閉會議現場，檢查現場是否有物品、文件資料遺漏，并將有關情況及時上報消防控制中心及會議大廈客服助理。

　　5.4會務部

　　5.4.1其作業標準和流程分別為：

　　A、會議大廈主會場：

　　接到通知后，到倉庫領取相關會議需使用物資。

　　會議前1個小時將空調調至合適溫度(22度左右)，提前一個小時將會場門、燈打開。

　　會議席擺水：

　　會議前一天將礦泉水擺到一樓會議席桌面，按實際參會人數擺放，如要用到樓座，將水放置于座椅扶手處即可。(如會議組織方要求不擺水或只擺某一部分，按其要求擺放即可)主會場主席臺使用過濾茶水。

　　會議前一天擺放好會議簽到臺，簽到臺一般擺放在正門大廳的兩側，具體擺放方式及擺放地點按會議組織方要求進行；(簽到臺要求布置桌布及圍裙)會議開始前一天擺放好公共區域的煙灰盅；

　　需擺放煙灰盅的區域包括正門與東門三個服務臺、一樓主會場入口處附近、主會場兩側洗手間附近。煙灰盅用活動長條桌擺放，每張長條桌擺放三個，會議進行中由服務臺會務人員負責更換，服務臺臺人員負責檢查會議區域內洗手間紙巾準備情況；準備主席臺茶水用具；(如主席臺未安排座位席且主辦方未要求供應茶水可不準備)會議開始前天將茶水用具擺放在舞臺兩側準備好的長條桌上，物資包括水杯、杯墊、開水瓶、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、白毛巾、小碟、水桶、垃圾簍；(物品準備數量根據與會人數而定)所有物資準備在主席臺兩側臨時茶水臺；

　　會議前一個小時擺放主席臺上茶杯及杯墊，并仔細檢查水杯有沒有破損及有無茶垢；

　　主會場一般連同貴賓室或休息室一起使用，貴賓室服務流程見第五部分《分組討論廳、貴賓室、休息室服務流程》；

　　9)會議開始前1個小時禮儀崗及負責引導人員上崗：

　　10)會議開始前十五分鐘開始泡茶，將茶葉放入茶壺(根據茶葉種類確定用量)進行清洗濾水。然后加入適量白開水浸泡：

　　11)會議開始前五分鐘開始倒茶(裝8分杯足夠)。倒茶時，如發現茶水過濃，應立即加入白開水稀釋。如參加會議人員自帶杯子，加茶水時應換壺加入白開水；

　　12)會議中加茶；一般為30分鐘加一次，但需根據現場的實際情況靈活掌握；

　　13)會議結柬：將與會人員送走后，開始清理物資，如發現與會人員遺留物資，及時交到會堂中心并填寫《拾遺物品登記表》：

　　14)清點并歸還會務物資；

　　15)會務人員分布圖：(紅色代表著禮儀服會務人員。藍色代表著普通會務服會務人員，黃色表示如需用到樓座需增加的會務人員)。日常會議時，門崗可不設且可根據實際情況予以靈活安排。

　　B、會議大廈報告廳：

　　1)接到通知后，到倉庫領取相關會議使用物資；

　　2)提前1個小時將空調調至合適溫度(22度左右)，提前一個小時將會場門、燈打開；

　　3)會議用水；

　　會議前一天即應按照會議組織方要求將礦泉水放置在報告廳座椅扶手處；

　　會議前一天擺放好簽到臺；簽到臺一般擺放在二樓報告廳旁大廳，具體擺放方式及擺放地點按會議組織方要求進行；

　　公共區域擺放煙灰盅；

　　煙灰盅擺放的區域包括報告廳側面休息處的茶幾上，如與會人員較多可在報告廳周圍擺上活動長條桌，每個桌上擺放3個煙灰盅；會議進行中會務人員要及時更換；檢查會議區域內洗手間紙巾準備情況：

　　主席臺茶水用具：

　　會議開始時一個時將茶水用具擺放在二樓7號化妝間，物資包括水杯、杯墊、開水瓶、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、自毛巾、小碟、水桶、垃圾簍：(具體物資準備數量根據主席臺人數而定)席臺上茶杯及杯墊：提前一個小時完成，并仔細檢查水杯有沒有破損及有無茶垢：報告廳一般連同報告廳休息室一起使用，報告廳休息室服務流程見《分姐討論廳、貴賓室、休息室服務流程》：

　　會議開始前一小時禮儀人員上崗；

　　會議開始前十五分鐘開始泡茶，將茶葉放入茶壺(根據茶葉種類確定用量)進行清洗濾水，然后加入適量白開水浸泡；

　　開始倒茶：主席臺人員就座后開始上茶(裝8分杯足夠)。倒茶時，如發現茶水過濃，應立即加入白開水稀釋。如參加會議人員自帶杯子，加茶水時應換壺加入白開水；

　　會議中加茶；一般為30分鐘加一次，但需根據現場的實際情況靈活掌握；

　　會議結束：將與會人員送走后，開始清理物資，如發現與會人員遺留物資。及時交到會堂中心并填寫《拾遺物品登記表》：

　　清點并歸還會務物資；

　　會務人員分布圖：(紅色代表著禮儀服會務人員，藍色代表著普通會務服會務人員)。

　　日常會議時，門崗可不設且可根據實際情況予以靈活安排。

　　C、會議大廈主席團會議廳：

　　接到通知后，到倉庫領取相關會議使用物資；

　　提前1個小時將空調調至合適溫度(22度左右)，提前一個小時將會場門、燈打開；

　　會議用水準各：

　　主席團會議廳全部使用過濾好的茶水，并于每個座位上擺放一個裝滿過濾好的茶水的小保溫瓶；

　　會議開始前一天擺放好簽到臺，簽到臺一般擺放在二樓主席團會議廳門口的右側(玻璃門臺階以下)，如會議組織方有特殊要求可作靈活變動；

　　公共區域擺放煙灰盅；如與會人員有此需要可在主席團會議廳門口右側準備茶水用具；面(玻璃門外)擺上活動長條桌，每個桌上擺放3個煙灰盅；會議開始前一天將茶水用具準備好。并開始燒開水。物資包括水杯、杯墊、小暖水壺、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、白毛巾、小碟、水桶、垃圾簍、小推車；(具體物資數量根據與會人員的人數而定)會議開始前一個小時完成擺放好茶杯及杯墊，擺放好已裝好茶水的小暖水壺，并仔細檢查水杯有沒有破損及有無茶垢；

　　主席團會議廳一般連同秘書室一起使用，秘書室提前一個小時將門打開，檢查清潔衛生后，隨時作好茶水服務的準備。秘書室內提前準備好5張折疊椅；

　　會議開始前1個小時上崗禮儀人員上崗；

　　會議開始前十五分鐘開始泡茶，將茶葉放入茶壺(根據茶葉種類確定用量)進行清洗濾水，然后加入適量白開水浸泡

　　會議開始前五分鐘開始倒茶(裝8分杯足夠)：倒茶時，如發現茶水過濃，應立即加入白開水稀

　　釋。如參加會議人員自帶杯子，加茶水時應換壺加入白開水；

　　會議過程中不需要加茶，正門需要有服務人員隨時準備提供服務；

　　將與會人員送走后，開始清理物資，如發現與會人員遺留物資，及時交到會堂中心并填寫《拾遺物品登記表》；

　　清點并歸還會務物資；

　　會務人員分布圖：(紅色代表著禮儀服會務人員，藍色代表著普通會務服會務人員)。

　　日常會議時，門崗可不設且可根據實際情況予以靈活安排。

　　茶水準備

　　D、會議大廈新聞發布廳：

　　接到通知后，到倉庫領取相關會議使用物資：

　　2)提前一個小時將空調調至合適溫度(22度左右)，提前一個小時將會場門、燈打開：

　　會議用水準備：

　　新聞發布廳的用水一般有兩種方式：第一種為主席臺提供過濾茶水，座位席發放礦泉水；第二種為全部席位都提供過濾茶水。

　　如果采用第一種方式，會務人員需存會議開始前_一天小時將礦泉水擺放在新聞發布廳

　　內窿椅扶手處，主席臺的茶水提前15分種泡好，主席臺人員就座后上茶。如果全部席位

　　用茶水，會務人員需按要求提前準備好茶水用具；

　　議開始前一天擺放好簽到臺：簽到臺一般擺放新聞發布廳門口的右側(靠墻擺放)，

　　如會議組織方有特殊要求可作靈活變動；

　　公共區區、域擺放煙灰盅：

　　如與會人員有此需要可在新聞發布廳門外兩側擺上活動長條桌，每個桌上擺放3個煙灰盅：

　　準備茶水用具；

　　會議開始前一天將茶水用具準備好，并開始燒開水。物資包括水杯、杯墊、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、白毛巾、小碟、水桶

、垃圾簍：．

　　會議開始前一個小時完成擺放好茶杯及杯墊，并仔細檢查水杯有沒有破損及有無茶垢：

　　主席團會議廳一般連同秘書室一起使用，秘書室提前一個小時將門打開，檢查清潔衛生后，隨時作好茶水服務的準備。秘書室內提前準備好5張折疊椅：

　　禮儀人員上崗；會議開始前1個小時上崗：

　　會議開始前十五分鐘開始泡茶，將茶葉放入茶壺(根據茶葉種類確定用量)進行清洗濾水，然后加入適量白開水浸泡：

　　會議開始前五分鐘開始倒茶(裝8分杯足夠)：倒茶時，如發現茶水過濃，應立即加入白開水稀釋。如參加會議人員自帶杯子，加茶水時應換壺加入白開水；

　　會議過程中每隔30分鐘加一次茶；

　　會議結束：將與會人員送走后，開始清理物資，如發現與會人員遺留物資，及時交到會堂中心并填寫《拾遺物品登記表》；

　　清點并歸還會務物資；

　　會務人員分布圖：(紅色代表著禮儀服會務人員，藍色代表著普通會務服會務人員)。

　　日常會議時，門崗可不設且可根據實際情況予以靈活安排。

　　E、會議人廈分組討論廳、貴賓室、休息室：

　　接到通知后，到倉庫領取相長會議使用物資：

　　提前一個小時將空調調至合適溫度(22度左右)，提前一個小時將室內門、窗、燈打開，于會議開始前30分鐘將窗關閉：

　　檢查室內衛生情況：

　　會議用水準備：全部提供過濾茶水：

　　公共區區域擺放煙灰盅；分組討論廳樓層內的公共休息區在會議開始前一個半小時擺放好煙灰盅及紙巾盒，每張茶幾擺放2個煙灰盅、一盒紙巾，會議進行過程中由就近分組討論廳的服務人員及時清理；

　　準備茶水用具；

　　會議開始前一天將茶水用具準備好，并開始燒開水。物資包括水杯、杯墊、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、白毛巾、小碟、水桶、垃圾簍；

　　議開始前一個小時完成擺放好茶杯及杯墊，并仔細檢查水杯有沒有破損及有無茶垢；

　　會議開始前一個小時檢查會議區域內洗手間的衛生及紙巾放置情況并及時處理：

　　禮儀人員上崗：會議開始前1個小時上崗；

　　會議開始前十五分鐘開始泡茶：將茶葉放入茶壺(根據茶葉種類確定用量)進行清洗濾水，然后加入適量白開水浸泡；

　　室內會務人員全部準備工作完成后到門口迎接與會人員；

　　開始倒茶：與會人員進入會議室開始倒(茶裝8分杯足夠)。倒茶時，如發現茶水過濃，應立即加入白開水稀釋。如參加會議人員自帶杯子，加茶水時應換壺加入白開水：

　　會議過程中每隔30分鐘加一次茶；

　　會議結束：將與會人員送走后，開始清理物資，如發現與會人員遺留物資，及時交到會堂中心并填寫《拾遺物品登記表》；

　　清點并歸還會務物資；

　　會務人員分布圖：(紅色代表著禮儀服會務人員，藍色代表著普通會務服會務人員)。日常會議時，門崗可不設且可根據實際情況予以靈活安排。

　　5.4.2上茶水的順序：

　　A、正式大會(特指設置主席臺的會議)：按照先主席臺后會議席，由前排至后排的總體原則上茶。

　　B、圓桌及討論廳會議

　　1)內部會議。如領導集中坐一起，先給領導上茶，然后按照順時針或逆時針方向上茶；如果沒有明顯的界限，從級別最高的領導開始，按照順時針或逆時針方向上茶。具體方向由領導的座位來決定。

　　2)與來訪單位會議。如果主賓分開，先客人再主人；如果主賓混坐，從級別最高的客人開始．按照順時針方向或逆時針方向上茶。具體方向由領導的座位來決定。

　　3)與分承包方會議。如果甲乙方分開，先甲方再乙方；如果甲乙方混坐，從甲方級別最高領導開始按照順時針方向或逆時針方向上茶。具體方向由領導的座位來決定。

　　5.5環境管理部

　　5.5.1部門主管在接到會議通知后，應組織人員于會議前1天做好規定區域清潔衛生。

　　5.5.2清潔區域應包括大廳、大廳至會場沿途路線、

　　會場、休息室、洗手間等，對地面、門窗、地板、地毯、桌椅、扶手、主席臺、茶幾、沙發、花盆、垃圾筒等應加以清理。

　　5.5.3會議結束后，應組織清潔人員清理會議現場

　　包括垃圾袋、飲用水瓶、花草、廢紙、廢物等，若發現顧客遺失物品或文件資料等應及時上報消防控制中心或會議大廈客服助理。

　　5.6質量記錄表格

　　DGWY(行政中心)-G-05一F1《會議大廈會議信息記錄表》

　　DGWY(行政中心)-G-05一F2《會議大廈會議服務通知單》

　　DGWY(行政中心)-G一05一F3《會議大廈會議費用確認單》

篇3：行政辦事中心會議大廈會議服務流程

　　行政辦事中心及會議大廈會議服務流程

　　1、目的

　　為更好弛協助行政辦事中心各部門做各項會議服務工作，明確內部各崗位工作職責，規范操作流程。

　　2．范圍

　　適用于行政辦事中心會務服務

　　3．職責

　　3.1部門經理全面監督會議、參觀接待工作流程：

　　3.2分管經理助理負責協調、跟蹤會務、參觀接待前期準備工作：

　　3.3客戶服務中心

　　A．負責受理各類會議、參觀信息并填寫《行政中心會議服務通知單》交由會務部負責人安排落實并跟蹤服務過程。

　　B．中心負責人需在每天下班前由客服中心負責人將后兩天會議室預定信息以郵件或復印的形式上報機關事務局指定部門／人(目前為行政事務科葉敏杰先生處)。

　　C．根據會議組織方要求聯系落實會議用水(用水需提前填寫《會議采購通知單》交物業服務中心采購員進行相關用品采購)、用花、會標等代購事宜：

　　D．會后根據會議準備中產生的費用額，制作《行政中心會議費用清單》并附上發票交由會議組織方報銷。

　　3.4技術保障部負責燈光、影音、空調設備調試工作；

　　3.5安全部負責會場周邊警戒，控制噪音及閑雜人員出入并引導車輛進出及停放工作；

　　3.6會務部負責會場布置、會中服務及會后現場清理等工作。

　　3.7清潔綠化部負責會議、接待前各主要部位及參觀路線范圍的清潔。

　　4．會議／接待保密規定

　　4．I甲方的會務／接待內容不得向外界透露任何信息。

　　4.2會務／接待中產生錄音、錄象、文件資料，在會務／接待結束后第一時間交會議主辦單位或機關事務管理局處理；

　　4.3甲方有保密要求的會務接待，按甲方要求執仃。

　　5．會議場所分類及要求

　　5.1根據行政辦事中心各類會議場所特點，現將各類會議場所分為A、B、C三類。

　　5.2分類要求：

　　A類(40座以下小型接待室、座談式會議室)：各會議主辦單位需至少提前一個小時致電客戶服務中心(TEL：2830444)提出會議要求，客戶服務中心值班人員需明確會議時間、所需會議室、會議主題、與會人數、會場布置、組織單位、聯系人等信息并記錄于《行政中心會議服務通知單》，再交由會務部相關負責人進行會議準備。(此類會議信息需提前告知機關事務管理局)

　　B類(150座以下課堂式會議室)，各會議主辦單位需至少提前半天致電客戶服務中心(TEL,2830444)提出會議要求，客戶服務中心值班人員需明確會議時間、所需會議室、會議主題、與會人數、會場布置、組織單位、聯系人等信息并記錄于《行政中心會議服務通知單》，再交由會務部相關負責人進行會議準備。(此類會議信息需提前告知機關事務管理局)

　　C類：戲院式會議廳(主樓203人會議廳、電視電話會議室、主樓一樓多功能廳、北樓500人會議廳)各會議主辦單位需至少提前一天向機關事務局申報；由會議主辦單位向機關事務局提出申請，并填寫《租用會議室申請表》；客服中心憑機關事務局《租用會議室申請表》傳真件要求，進行會議安排確認，確保會議室無重復安排，時間銜接合理：

　　如會場要求有大型噴畫及特殊會場布置，客服中心應在第一時間通知機關事務局，并要求會議主辦方將會場布置方案送機關事務局審批，方可安排施工；

　　u客服中心應向會議主辦方確定服務要求及服務內容，填寫《行政中心會議服務通知單》并通知相關部門進行準備。

　　u根據會議要求，機關事務局可免費提供主席臺后綠色背景植物臨時擺放。

　　u特別說明：物業服務中心可提供鮮花、會標、飲水、電池、等代購代訂服務。

　　6．方法和過程控制

　　6.1客戶服務中心(或項目管理專員)：

　　6.1.1電話預定

　　當各辦公單位通過電話進行會議預定時，客服中心值班人員(或專員)應要求會議組織方明確：

　　A會議時間B．會議地點C．會議組織單位D．聯系人／電話E．會議主題

　　F．服務要求(含：會標、飲水、鮮花、錄音、銘牌、簽到臺、麥克風、指引標識、主席臺擺位)等，根據以上要求填寫《行政中心會議服務通知單》，如有代訂、代購服務的，憑機關事務局《租用會議室中請表》傳真件代訂要求通知物業服務中心相關部門進行準備，同時需對會議服務各個環節進行跟進及時掌握服務動態。

　　代訂、代購項目有：瓶裝水、會標、鮮花、錄音帶、指示標識(噴繪)、復印等。

　　6.1.2口頭(書面)預定

　　A、當各辦公單位直接與物業服務中心相關人員進行口頭或書面預定時，接洽人員需及時做好相關記錄或根據其書面要求補填寫《行政中心會議服務通知單》并及時交客戶服務中心進行通知落實。

　　B、東、西樓各客服助理接到工作人員會議預定，應在第一時間通知客服中心；由客服中心統一填寫《行政中心會議服務通知單》、發布會議信息、通知相關責任人進行服務、東、西樓客服助理負責全程跟進。

　　C．客服中心接到東、西樓會議信息時，除按要求及流程安排外，應在第一時間通知相關樓棟客服助理跟進(會議大廈由客服助理安排，中心只記錄信息進行發布)。

　　6.2工

程技術部：

　　接獲會議通知后，應根據會議通知中設備方面的要求，提前對設備進行檢查并調試燈光、音響、區域照明、錄音及空調設備。

　　如屬C類會議，按以下流程進行：

　　1)空調設備

　　技術人員在會議前兩小時開啟相關會議室空調風柜；會議前一小時開啟空調設備，視具

　　體情況提前開啟其他必要區域的通道并視會場人數和溫度加開主機和水泵。

　　2)會場照明設施

　　會議開始前一小時開啟所有場地燈。

　　3)舞臺燈光、音響設備

　　A)嚴格按照會議主辦方要求進行調試，一股技術要求燈光開啟不要太強或太弱。

　　B)嚴格按照會議主辦方的要求穩固擺放麥克風，按照設備開機程序開啟音響設備，并逐一調試每個麥克風音量，力求均衡無反饋聲和嘈雜音。

　　C)根據會議主辦方要求準備好錄音帶和錄音設備，對會議內容全程進行錄音，并做好

　　標識。

　　4)所有準備工作完成后，需及時將情況反饋至客戶服務中心，由客戶服務中心主辦或其它相關人員進行檢查核實。

　　6.3安全部：

　　接獲會議通知后，根據要求提前一小時開啟相關區域門鎖(詳見《會議廳室使用管理規定》及責任范圍內電源，包括：大堂、電梯廳等，安排人員在會議區域進行巡查，及時制止噪音及閑雜人員進出。

　　如屬C類會議，按以下流程進行：

　　1)崗位設置

　　在原有崗位基礎上根據會議通知要求至少提前半小時增設相關警衛崗位。

　　2)標識指引

　　協助客服負責人擺放人員指引標識和車位導向標識。

　　3)現場控制

　　根據會議主辦方要求控制人員出入，并對現場消防安全情況進行全面監控。

　　4)所有準備工作完成后．需及時將情況反饋至客戶服務中心，并由客戶服務中心主辦或其它相關人員進行檢查核實。

　　6.4會務部：

　　接獲會議通知后，及時到客戶服務中心領取《行政中心會議服務通知單》，并根據要求進行準備。

　　如屬C類會議，按以下流程進行準備：

　　1)現場布置

　　接獲會議通知后，根據通知要求，提前組織人員清潔相關區域；并根據會議主辦方要求，提前布置會場。

　　2)物資準備

　　根據會議人數，提前準備熱水瓶、茶壺(兩個)、茶葉、煙灰盅、紙巾、紙杯、托盤、毛巾(兩條，大、小各一)等會務用品；并視會議、接待人數和主辦方要求，擺放瓶裝飲用水和水果等。

　　3)會務準備

　　在會議開始前，會務人員提前1小時到場準備茶水、擺好杯子，待賓主到場后即斟茶。

　　4)所有準備工作完成后，需及時將情況反饋至客戶服務中心，并由客戶服務中心主辦或其它相關人員進行檢查核實。

　　7．記錄表格

　　DGWY(行政中心)-G-04-F1《行政中心會議服務通知單》

　　DGWY(行政中心)-G-04-F2《會議采購通知單》

　　DGWY(行政中心)-G-04-F3《會議費用清單》