L園大廈物業(yè)檔案管理程序

　　1目的

　　規(guī)范公司檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。

　　2適用范圍

　　適用于物業(yè)管理公司各類檔案和管理。

　　3職責(zé)

　　3.1 總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)的審批。

　　3.2 辦公室主任監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。

　　3.3 辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

　　4 工作程序

　　4.1 檔案的編號(hào)

　　4.1.1公司、各部門編號(hào)：

　　AX園物業(yè)管理公司編號(hào)為：※※※(公司名稱縮寫);

　　B各部門編號(hào)為：

　　(1)總經(jīng)理室編號(hào)為：

　　(2)財(cái)務(wù)部編號(hào)為：

　　(3)辦公室編號(hào)為：

　　(4)工程部編號(hào)為：

　　(5)業(yè)務(wù)部編號(hào)為：

　　(6)設(shè)備部編號(hào)為：

　　(7)綠化部編號(hào)為：

　　4.1.2年份編號(hào)：引用年份序號(hào)-2000、20**、20**......。

　　4.1.3檔案順序號(hào)：采用阿拉伯?dāng)?shù)字取位有效數(shù)字-1、2、3......。

　　4.2檔案的分類

　　本公司檔案分為人事檔案、內(nèi)部文件檔案、業(yè)主工程檔案和創(chuàng)優(yōu)檔案。

　　4.2.1人事檔案

　　公司人事檔案分部門經(jīng)理、辦公室、業(yè)務(wù)部、設(shè)備部、工程部、綠化部6個(gè)類別，均由辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)整理、統(tǒng)計(jì)、歸檔、保管工作。

　　4.2.2內(nèi)部文件檔案

　　A辦公室檔案管理員按部門分類在計(jì)算機(jī)上將公司所有文件分為總經(jīng)理室、辦公室、財(cái)務(wù)部、工程部、設(shè)備部、業(yè)務(wù)部、綠化部、其他部門、創(chuàng)優(yōu)文件目錄、外單位文件10個(gè)文件目錄類別。

　　B辦公室檔案管理員依次將每個(gè)文件目錄分為以下明細(xì)文件夾：

　　(1)總經(jīng)理室文件目錄分為：表格、對(duì)內(nèi)文件、對(duì)外文件、規(guī)章制度、其它、協(xié)議 合同

　　(2)辦公室文件目錄分為：表格、對(duì)內(nèi)文件、對(duì)外文件、規(guī)章制度、其它、協(xié)議 合同

　　(3)財(cái)務(wù)部文件目錄分為：表格、對(duì)內(nèi)文件、對(duì)外文件、規(guī)章制度、其它、協(xié)議 合同 說(shuō)明 報(bào)告 申請(qǐng)

　　(4) 工程部文件目錄分為：表格、對(duì)內(nèi)文件、對(duì)外文件、規(guī)章制度、其它、協(xié)議 合同

　　(5) 設(shè)備部文件目錄分為：表格、對(duì)內(nèi)文件、對(duì)外文件、規(guī)章制度、其它、協(xié)議 合同

　　(6)業(yè)務(wù)部文件目錄分為：表格、對(duì)內(nèi)文件、對(duì)外文件、規(guī)章制度、其它、協(xié)議 合同

　　(7)綠化部文件目錄分為：表格、對(duì)內(nèi)文件、對(duì)外文件、規(guī)章制度、其它、協(xié)議 合同

　　(8)其他部門文件目錄分為：表格、對(duì)內(nèi)文件、對(duì)外文件、規(guī)章制度、其它、協(xié)議 合同

　　(9)外單位文件目錄分為：表格、對(duì)內(nèi)文件、規(guī)章制度、其它、協(xié)議 合同、報(bào)告 請(qǐng)示 說(shuō)明 函件

　　C最后將相應(yīng)文件存入各部門分類檔案文件夾內(nèi)進(jìn)行分類管理。若相關(guān)部門需借閱，則應(yīng)先填寫《X園物業(yè)管理公司查閱檔案登記表》，經(jīng)部門經(jīng)理、辦公室主任批準(zhǔn)后，方可借閱。

　　4.2.3業(yè)主工程檔案

　　A公司總經(jīng)理接到物業(yè)竣工驗(yàn)收的通知后，負(fù)責(zé)指定公司主管領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門負(fù)責(zé)人及工程技術(shù)人員組成驗(yàn)收小組。

　　B驗(yàn)收小組派專人負(fù)責(zé)對(duì)物業(yè)原設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更、竣工圖和設(shè)備出廠合格證書，設(shè)備和建材的試驗(yàn)報(bào)告書，各設(shè)備運(yùn)行記錄等檢驗(yàn)資料的驗(yàn)收。

　　C驗(yàn)收小組派專人按移交設(shè)備清單的要求，對(duì)清單上的設(shè)備，按規(guī)格型號(hào)、容量，按設(shè)計(jì)要求進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)設(shè)備的安裝數(shù)量、安裝位置及竣工圖驗(yàn)收。

　　D驗(yàn)收小組派專人對(duì)物業(yè)按運(yùn)行系統(tǒng)驗(yàn)收，主要驗(yàn)收供電系統(tǒng)、給排水系統(tǒng)、土建工程、裝飾工程、給排風(fēng)系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、防盜對(duì)講系統(tǒng)、電梯系統(tǒng)。

　　E負(fù)責(zé)單項(xiàng)驗(yàn)收的驗(yàn)收小組成員在驗(yàn)收核對(duì)完后辦理單項(xiàng)移交手續(xù)，并將移交手續(xù)報(bào)驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)人審核，驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)對(duì)本公司所承接的物業(yè)進(jìn)行驗(yàn)收并向公司各相關(guān)管理部門辦理移交工作。

　　F負(fù)責(zé)各單項(xiàng)驗(yàn)收的驗(yàn)收小組成員負(fù)責(zé)自己驗(yàn)收范圍內(nèi)的檔案資料，并進(jìn)行歸檔管理。若相關(guān)部門需借閱，應(yīng)先填寫《X園物業(yè)管理公司查閱檔案登記表》，經(jīng)部門經(jīng)理、辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。

　　5 相關(guān)文件

　　5.1 《檔案管理制度》

　　5.2 《X園大廈工程資料移交目錄》

　　5.3 《X園大廈工程合同移交目錄》

　　5.4 各部門文件檔案分類目錄(詳見辦公室計(jì)算機(jī)E區(qū))

　　5.5 《X園物業(yè)管理公司查閱、借閱檔案登記表》(LY/QR-005)

篇2：房地產(chǎn)檔案管理程序（十五）

　　房地產(chǎn)公司檔案管理程序(十五)

　　1.目的和范圍：建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完整、齊全、高質(zhì)，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續(xù)補(bǔ)充。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個(gè)人。

　　2.職責(zé)：

　　2.1公司檔案按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的辦法進(jìn)行組織管理，即圖書檔案室(隸屬人力資源部)負(fù)責(zé)公司檔案的總體管理，部門資料員負(fù)責(zé)本部門的立卷歸檔工作，圖書檔案室對(duì)各部室進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　　2.2鑒于財(cái)務(wù)檔案的特殊性，公司財(cái)務(wù)檔案(包含各類合同)由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部自管，圖書檔案室提供存放點(diǎn)。使用時(shí)，由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部指定專人調(diào)檔。

　　2.3鑒于人事檔案的特殊性，公司人事檔案由人力資源部人力資源口自管，人力資源部經(jīng)理指定專人按集中管理、嚴(yán)格保密的原則進(jìn)行管理。

　　3.流程：

　　3.1檔案分類：

　　3.1.1文書檔案：即在公司管理過(guò)程中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的普發(fā)性內(nèi)外部文件。

　　3.1.2基建檔案：即以竣工圖為核心的在工程建設(shè)過(guò)程中形成的專業(yè)材料。

　　3.1.3財(cái)務(wù)檔案：即在公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。

　　3.1.4人事檔案：即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評(píng)等人事活動(dòng)中形成的反映個(gè)人基本情況、工作表現(xiàn)的個(gè)人資料。、

　　3.1.5經(jīng)營(yíng)銷售檔案：即公司房產(chǎn)經(jīng)營(yíng)銷售活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄，如合同評(píng)審記錄、商品房預(yù)售合同、客戶檔案、市場(chǎng)調(diào)研資料、樓盤宣傳資料等。

　　3.1.6客戶服務(wù)檔案：即公司在提供客戶服務(wù)過(guò)程中形成的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄，如客戶投訴記錄、處理方案、落實(shí)反饋記錄、客戶滿意度調(diào)查與分析記錄等。

　　3.1.7對(duì)外聯(lián)絡(luò)檔案：即公司在項(xiàng)目報(bào)批報(bào)建過(guò)程中形成的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄。如政府和公共事業(yè)單位的批文、文件和專題會(huì)議紀(jì)要等。

　　3.1.8聲像檔案：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的、以音像或圖象記錄在特殊載體上的并配有文字說(shuō)明的歷史記錄。

　　3.2具體管理：

　　3.2.1立卷歸檔：

　　A.流程：

　　B.要求：

　　a.各部室向圖書檔案室移交檔案時(shí)，均需附上移交清單一式兩份。移交時(shí)，交接雙方據(jù)此進(jìn)行清點(diǎn)簽收，并各自保存一份。(移交清單即文件清單)

　　b.各部室向圖書檔案室移交檔案時(shí)要做到種類齊全、份數(shù)完整，圖書檔案室不接收未經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件。

　　c.文件在各部室保存階段，要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整，防止發(fā)生霉變等。復(fù)寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印存檔。

　　d.各部室可根據(jù)實(shí)際工作需要保存文件，但向檔案室移交檔案時(shí)，則應(yīng)按規(guī)定的歸檔范圍進(jìn)行。

　　a)總經(jīng)理室：會(huì)議紀(jì)要、董事會(huì)文件、訴訟文書、項(xiàng)目策劃與年度計(jì)劃文件、有關(guān)公司送交的文件、各部門送交的文件、外來(lái)文件、外送文件、大事記等;

　　b)人力資源部：人事行政發(fā)文、企業(yè)設(shè)立與登記材料、員工的人事資料(應(yīng)聘表、編制表、工資單、培訓(xùn)記錄等)、內(nèi)部刊物等;

　　c)工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料(亦即內(nèi)業(yè)資料、竣工資料、設(shè)備說(shuō)明書等);其中前期文件由工程部負(fù)責(zé)收集，竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制;文書如外送文件、外來(lái)文件、有關(guān)人員出差帶回來(lái)的文件等;

　　d)財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部：財(cái)會(huì)檔案見第三層次文件《財(cái)務(wù)檔案管理程序》;

　　e)審計(jì)核算部：決算資料、簽價(jià)單、外送文件、外來(lái)文件等;

　　f)經(jīng)營(yíng)銷售部：合同評(píng)審記錄、售樓合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研資料、外送文件、外來(lái)文件等;

　　g)設(shè)計(jì)研發(fā)部：工程地質(zhì)勘察報(bào)告、方案設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、擴(kuò)初設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、勘察設(shè)計(jì)報(bào)告及招標(biāo)文件(標(biāo)書、合同等)、工程設(shè)計(jì)概算說(shuō)明、各項(xiàng)目往來(lái)文件(傳真、工作聯(lián)系函等)、施工設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)合同、外送文件、外來(lái)文件等。

　　h)對(duì)外聯(lián)絡(luò)部：聯(lián)絡(luò)函、活動(dòng)計(jì)劃、外送文件、外來(lái)文件等。

　　i)客戶服務(wù)部：客戶投訴記錄、處理方案、落實(shí)反饋記錄、客戶滿意度調(diào)查及分析記錄等。

　　3.2.2整理上架：

　　A.流程

　　B.要求：

　　a.卷內(nèi)文件的排列應(yīng)條理系統(tǒng)。文書檔案按時(shí)間順序依次排列，具有密切聯(lián)系的文件應(yīng)依一定的次序排列在一起，即批復(fù)在前、請(qǐng)示在后;正件在前、附件在后;基建檔案的卷內(nèi)排列順序?yàn)槲那皥D后。

　　b.不同保存價(jià)值的文件應(yīng)分開組卷。

　　c.凡有文字部分的均應(yīng)打上號(hào)碼(采用打號(hào)機(jī)，正面右上角，背面左上角)。

　　d.文件材料裝訂前應(yīng)剔除金屬物。

　　e.圖紙采用手風(fēng)琴式折疊法，規(guī)格為30cm×21cm;裝訂邊應(yīng)加墊紙以使左右平整并注意露出圖標(biāo)。

　　3.2.3保管：

　　A.庫(kù)房管理：

　　a.庫(kù)房應(yīng)集中布置、自成一區(qū)，不堆放與檔案資料無(wú)關(guān)的物品，不從事與庫(kù)房管理無(wú)關(guān)的活動(dòng);庫(kù)內(nèi)檔案必須按順號(hào)上架，不得錯(cuò)架、亂架;

　　b.除檔案員外，非檔案人員不得隨意出入庫(kù)房，確需進(jìn)庫(kù)的(如維修庫(kù)房或設(shè)備等)，則須有檔案員陪同并相伴始終;

　　c.庫(kù)房設(shè)有中央空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度測(cè)量?jī)x和消防噴淋等設(shè)備，檔案員要定期檢查，以確保以上設(shè)施的安全有效;

　　d.隨時(shí)注意庫(kù)房溫濕度的具體指數(shù)，務(wù)必使溫度保持在140C~200C，相對(duì)濕度50%~65%;

　　e.檔案入庫(kù)前要進(jìn)行嚴(yán)格的檢疫工作，特別注意檢查易于生蟲的部位;同時(shí)對(duì)檔案必須進(jìn)行定期的防疫檢查，有計(jì)劃、分期分批地對(duì)檔案進(jìn)行翻動(dòng);

　　f.每月中旬定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清掃擦拭，包括擦洗密集架、地面、門窗等，特別是對(duì)一些小角落、縫隙要進(jìn)行清潔消毒以防害蟲滋生;

　　g.檔案員離開庫(kù)房時(shí)應(yīng)隨手鎖門，并注意檢查庫(kù)房門窗的緊閉性;

　　h.公司采用移動(dòng)式密集架作為檔案裝具。檔案按部室存放，密集架的編號(hào)及檔案的存放順序?yàn)樽蚤T口起，從左自右，從上到下。

　　B.流動(dòng)中的安全防護(hù)：

　　a.檔案在庫(kù)房外未被使用時(shí)，不允許長(zhǎng)時(shí)間攤放在桌子上，而應(yīng)及時(shí)放入庫(kù)房或?qū)Ｓ玫墓褡又墟i好，更不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的使用場(chǎng)所;

　　b.未經(jīng)許可，利用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人，以防泄密;

　　c.未經(jīng)許可，利用者不得擅自拍照、抄錄、復(fù)印;

　　d.盡量減少檔案原件在同一使用人手中的滯留時(shí)間，以防因檔案外借時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。

　　3.2.4提供利用：

　　A.加強(qiáng)基礎(chǔ)工作：

　　a.編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案用戶提供必要的檢索工具;

　　b.安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率;

　　c.開辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。

　　B.開展查借服務(wù)：

　　a.借閱：

　　a)公司內(nèi)部人員借閱檔案的，須填寫《檔案借閱登記表》，閱畢及時(shí)歸還;歸還時(shí)，管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)檔案頁(yè)數(shù)，之后再入庫(kù);

　　b)非公司人員借閱檔案的，須持有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門主管同意后方可借閱;

　　c)借閱者必須愛(ài)護(hù)所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點(diǎn)或做其他各種標(biāo)記;不得撕去檔案內(nèi)頁(yè);

　　d)借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。

　　b.借出：

　　a)檔案使用人如需借出檔案，須填寫《檔案借出登記表》，并按規(guī)定于1周內(nèi)歸還，不能及時(shí)歸還的，經(jīng)檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù);歸還時(shí)，檔案管理人員必須當(dāng)面確認(rèn)檔案完整性后方可入庫(kù)。

　　b)非公司人員若需借出檔案，須持有關(guān)單位介紹信，并征得公司相關(guān)部門主管同意后，方可借出;

　　c)借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉(zhuǎn)借，并負(fù)有保密的完全責(zé)任。

　　c.復(fù)印：

　　a)檔案使用人若需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)檔案員同意;

　　b)圖紙資料若需借出復(fù)印的，須經(jīng)檔案員同意并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)。

　　3.2.5銷毀：

　　A.流程：

　　B.要求：

　　a.準(zhǔn)備銷毀的檔案材料在未批準(zhǔn)前應(yīng)單獨(dú)保管;

　　b.批準(zhǔn)銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機(jī)銷毀，嚴(yán)禁將需要銷毀的檔案作其他用途，更不允許出賣。

　　c.檔案銷毀時(shí)，須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字以示負(fù)責(zé)。

　　4.相關(guān)文件：

　　4.1《RR集團(tuán)檔案管理辦法》之《檔案保管期限表》

　　4.2《RR集團(tuán)人力資源管理體系》之《人事檔案控制程序》

　　4.3《財(cái)務(wù)檔案管理制度》

　　5.相關(guān)表單：

　　5.1文件清單/移交清單(具體見《文件管理程序》)

　　5.2檔案借閱登記表

　　5.3檔案借出登記表

　　5.4檔案銷毀清冊(cè)

　　編制：

　　日期：20**.4.22審核：

　　日期：20**.4.28批準(zhǔn)：

　　日期：20**.4.30

篇3：公司經(jīng)營(yíng)部文件檔案管理控制工作程序

　　公司經(jīng)營(yíng)部文件檔案管理控制程序

　　經(jīng)營(yíng)部檔案定義：從經(jīng)銷商合同、采購(gòu)合同、合格供方資料及評(píng)審記錄、市場(chǎng)調(diào)研資料、企業(yè)整體形象宣傳資料、客戶聯(lián)系資料（含總代理及所有專賣店）、客戶經(jīng)營(yíng)情況、客戶訂單（包括產(chǎn)品訂單、展廳設(shè)備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單）、客戶書面反饋情況、經(jīng)營(yíng)部投標(biāo)文件、量體訂制的客戶個(gè)人資料、發(fā)貨記錄<包括產(chǎn)品、宣傳資料、展廳設(shè)備>、部門合同評(píng)審資料、空白合同、經(jīng)營(yíng)部會(huì)議記錄、經(jīng)營(yíng)部職員工作總結(jié)報(bào)告、經(jīng)營(yíng)部工作計(jì)劃<工作報(bào)告>、經(jīng)營(yíng)部制度及工作程序文件、經(jīng)營(yíng)部職員出差記錄等經(jīng)營(yíng)資料中轉(zhuǎn)化為經(jīng)營(yíng)部留底備查的資料統(tǒng)稱為經(jīng)營(yíng)部檔案。

　　一、目的

　　通過(guò)對(duì)經(jīng)營(yíng)部檔案的管理確保公司所有經(jīng)營(yíng)資料的完整性并保障公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的可追溯性，有效督導(dǎo)經(jīng)營(yíng)部職員嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)工作程序并作為公開、公平考核經(jīng)營(yíng)部職員工作成績(jī)的依據(jù)。

　　二、適用范圍

　　適用于經(jīng)營(yíng)部所有工作人員的檔案管理，并作為經(jīng)營(yíng)部人員文件處理程序指導(dǎo)文件。

　　三、管理職責(zé)

　　3.1經(jīng)營(yíng)部配備檔案管理員運(yùn)用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

　　3.2檔案管理員負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理，提供檔案處理意見；負(fù)責(zé)對(duì)檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對(duì)工作；負(fù)責(zé)管理檔案的借閱、外調(diào)；負(fù)責(zé)客戶定單的傳真、確認(rèn)工作。

　　3.3經(jīng)營(yíng)部主管負(fù)責(zé)檔案管理員的工作指導(dǎo)、監(jiān)督及檔案資料處理的建議工作；負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)部職員經(jīng)營(yíng)資料的監(jiān)督管理及相關(guān)經(jīng)營(yíng)資料評(píng)審程序監(jiān)督管理。

　　3.4經(jīng)營(yíng)部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時(shí)提供準(zhǔn)確、全面的經(jīng)營(yíng)資料，以便于轉(zhuǎn)化為經(jīng)營(yíng)部檔案。

　　3.5財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)部合同、定單、發(fā)貨記錄等經(jīng)濟(jì)類檔案的審計(jì)、統(tǒng)計(jì)、報(bào)告工作；負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)部檔案管理專用電腦與財(cái)務(wù)部電腦聯(lián)網(wǎng)的管理工作。

　　3.6總經(jīng)理負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部與經(jīng)營(yíng)部檔案管理工作的協(xié)調(diào)及監(jiān)督；負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)部經(jīng)營(yíng)資料歸檔情況的監(jiān)督；負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)部檔案借閱、外調(diào)的審批及經(jīng)營(yíng)部檔案處理的最終審批。

　　3.7董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部對(duì)經(jīng)濟(jì)類檔案管理工作的監(jiān)督審核及報(bào)告的審批。

　　四、管理程序

　　4.1經(jīng)營(yíng)部合同必須依照公司相關(guān)要求逐級(jí)審批后簽訂并結(jié)合合同評(píng)審文件方可視為有效文件存檔。

　　4.2客戶訂單經(jīng)逐級(jí)審批后發(fā)貨的文檔方可視為有效文件存檔。

　　4.3客戶反饋情況的書面報(bào)告、經(jīng)營(yíng)部職員工作總結(jié)報(bào)告、經(jīng)營(yíng)部工作計(jì)劃(工作報(bào)告)經(jīng)有關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)批示意見后方可視為有效文件存檔。

　　4.4經(jīng)營(yíng)部會(huì)議記錄由參會(huì)人員簽名后作為有效文件存檔。

　　4.5客戶聯(lián)系資料、客戶經(jīng)營(yíng)情況由客戶負(fù)責(zé)人簽名后作為有效文件存檔。

　　4.6經(jīng)營(yíng)部投標(biāo)文件經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)標(biāo)書內(nèi)容之日起存檔。

　　4.7量體訂制的客戶個(gè)人資料自客戶驗(yàn)收產(chǎn)品之日起存檔。

　　4.8發(fā)貨記錄自倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨并傳真客戶確認(rèn)之日起作為有效文件存檔。

　　4.9經(jīng)營(yíng)部職員出差記錄、經(jīng)營(yíng)部制度及工作程序文件由經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

　　4.10檔案管理員將1-9文件轉(zhuǎn)化為檔案時(shí)必須依據(jù)有效文件要求進(jìn)行核對(duì)后方可進(jìn)行文件轉(zhuǎn)化處理。

　　4.11檔案管理員發(fā)現(xiàn)不符合要求的文件應(yīng)反饋至經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督協(xié)調(diào)，保障文件的有效性。對(duì)于未按程序要求確立的文件經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人應(yīng)調(diào)查研究事情原因并出具說(shuō)明性文件交總經(jīng)理審批后作為該文件的補(bǔ)充資料一同交檔案管理員進(jìn)行存檔管理。

　　4.12檔案管理員應(yīng)對(duì)不完整的文件監(jiān)督并催促相關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)充完整進(jìn)行轉(zhuǎn)化并管理。

　　4.13檔案管理員應(yīng)先對(duì)有效文件進(jìn)行分類整理編號(hào)，并就文件名稱、文件編號(hào)、主題內(nèi)容、歸檔時(shí)間、檔案年限、存放位置等相關(guān)內(nèi)容輸入專用電腦并按數(shù)據(jù)庫(kù)管理要求進(jìn)行檔案管理。

　　4.14檔案管理員的檔案柜應(yīng)進(jìn)行分類編號(hào)并將檔案按電腦內(nèi)所示內(nèi)容及存放位置放入專用檔案柜。

　　4.15經(jīng)營(yíng)部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設(shè)備進(jìn)行操作，便于文件的轉(zhuǎn)換工作。未在專用電腦中處理過(guò)的合同文件必須原文輸入電腦，合同原件放于檔案柜內(nèi)。

　　4.16財(cái)務(wù)部電腦與經(jīng)營(yíng)部檔案管理專用電腦聯(lián)網(wǎng)并進(jìn)行維護(hù)工作。便于隨時(shí)查閱、審核、統(tǒng)計(jì)合同、發(fā)貨單、客戶訂單等相關(guān)經(jīng)濟(jì)類檔案資料。

　　4.17借閱經(jīng)營(yíng)部檔案須經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人同意；外調(diào)經(jīng)營(yíng)部檔案須經(jīng)經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人同意并有總經(jīng)理簽名同意。檔案管理員應(yīng)對(duì)借閱、外調(diào)檔案進(jìn)行登記并及時(shí)督促回收。

　　4.18檔案管理員應(yīng)參照《公司機(jī)密管理程序》保證經(jīng)營(yíng)部檔案的保密工作，設(shè)置電腦密碼、鎖好檔案柜，保管好鑰匙。保障檔案的整潔，進(jìn)行對(duì)檔案柜防潮、防蟲處理，對(duì)電腦資料進(jìn)行及時(shí)備份處理。

　　五、獎(jiǎng)懲條例

　　5.1檔案管理員恪盡職守，保證了文件轉(zhuǎn)化為檔案資料手續(xù)的準(zhǔn)確正規(guī)，保證了檔案資料的機(jī)密性、保證了公司經(jīng)營(yíng)的有效追溯的將進(jìn)行表彰

及相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)。

　　5.2經(jīng)營(yíng)部職員能主動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的提供文件資料進(jìn)行歸檔工作，全力配合檔案管理員進(jìn)行工作的將進(jìn)行表彰并將能此工作配合和檔案資料內(nèi)體現(xiàn)的內(nèi)容作為經(jīng)營(yíng)部職員工作考核、評(píng)定工資、獎(jiǎng)金的主要依據(jù)。

　　5.3對(duì)于違反檔案管理程序條例，未按程序進(jìn)行文件審批，不準(zhǔn)確、全面提供文件資料，未配合檔案管理員工作的將進(jìn)行批評(píng)、警告及經(jīng)濟(jì)處罰并作為工作不良記錄存檔，供工作考核、評(píng)定工資、獎(jiǎng)金時(shí)的重要依據(jù)。

　　5.4對(duì)于未按照本程序進(jìn)行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進(jìn)行批評(píng)、警告及相應(yīng)經(jīng)濟(jì)處罰，并作為工作考核、評(píng)定工資、獎(jiǎng)金的主要依據(jù)。

　　5.5對(duì)于未經(jīng)許可私自動(dòng)用檔案管理專用電腦，私自開啟檔案柜，私自調(diào)閱檔案資料，私自對(duì)進(jìn)行檔案資料復(fù)印、拷貝的將依照《公司機(jī)密管理程序》相關(guān)條款進(jìn)行處罰并作為不良記錄存檔。