物業管理處對外發文規程
1、管理處在日常工作中經常需要通過書面形式與外界溝通、聯系。對外發文體現公司的形象并可能涉及相關法律條款，管理處必須認真對待。
2、根據管理處工作性質，發文形式主要有對業戶的公共告示和單位公文往來。
3、公共告示是指小區所有業戶應了解的有關信息，如停電檢修、水箱清洗、友情提示、宣傳教育、繳款通知等內容。
4、公共告示應使用有公司標識的統一印制的報告紙，字體要求是：標題“黑體”、內容“仿宋體”，落款要寫全稱，并蓋管理處公章。應做到文字規范，杜絕錯別字。
5、公文往來是指管理處因工作關系與發展商、前任物業公司、業委會、合作供方、水、電、煤、環衛及居委、房管辦等領導部門或相關部門之間的收發文。
6、公文文書除字體、文字的上述要求外，針對不同發文內容，還應注意文體、格式的規范。對外發文應及時報公司職能部門流轉審核(填“發文審批流轉表”)，總經理室審批，如有需要，由公司法律顧問進行復核。根據發文內容、性質的不同，決定落款的名稱(公司或管理處);蓋章按“印章管理操作規程”要求執行。
7、所有公共告示和公文往來都應做好分類歸檔工作，建立各類收發文的目錄。公共告示要做好及時收回，注意時效;公文往來應做好簽收或留存有關證據(如掛號、快遞收據等)。收發文作為檔案，按“檔案管理操作規程”要求執行。
篇2：大學后勤管理處收發文管理辦法
文書管理制度
--大學后勤管理處收發文管理辦法
為充分發揮后勤管理處辦公室牽頭作用，確保后勤管理處辦公程序規范、運轉高效、服務優質、協調有方、督辦有力，特制定本收發文管理辦法。
一、發文管理規定
(一)發文辦理指以后勤管理處名義制發公文的過程,包括草擬、審核、簽發、復核、印制、用印、登記、分發等程序。
(二)草擬
草擬公文應當做到：
1、符合國家的法律、法規及其他有關規定。如提出的新政策、規定等，要切實可行并加以說明。
2、情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。
3、公文的文種應當根據行文目的、相關職能部門的職權與主送部門的行文關系確定。
4、擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。
5、人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。
6、結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。
7、應當使用國家法定計量單位。
8、文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。
9、公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。
(三)審核
1、以后勤管理處名義擬制公文，必須要經過后勤管理處主要領導審閱，核準確需行文后，方可正式行文。
2、擬制公文時，對涉及學校其他部門職權范圍內的事項，后勤管理處應當主動與有關單位協商，取得一致意見后方可行文;
3、如出現意見分歧，后勤管理處的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，后勤管理處可以列明各方理據，提出建設性意見，并與有關單位會簽后報請學校領導協調或裁定。
(四)會簽
1、公文送后勤管理處領導簽發前，應當由辦公室進行審核并編制文號。審核審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全等。
2、以后勤管理處名義簽發的上行文，由后勤管理處主要負責人或者黨務負責人簽發;
3、以后勤管理處名義簽發的下行文或平行文，屬后勤管理處分管領導職權范圍內的一般由分管領導簽發。
①后勤管理處上行文由辦公室擬稿。文件形成后，屬后勤管理處的由處長簽發，屬黨內的由后勤黨總支書記簽發。
處長(簽發)
辦公室(擬稿) 辦公室(編號、打印、存檔) 后勤黨總支書記(簽發)
②后勤管理處下行文或平行文由后勤管理處各中心辦公室擬稿，分管副處長審核、簽發。
各中心辦公室(擬稿) 分管該中心業務的副處長(簽發) 各中心辦公室(編號、打印、存檔)
③屬于后勤管理處秘密的文件，核稿人應該注“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規定，由專人印制、報送。
辦公室(擬稿) 處長(簽發秘密標示) 行政主管(報送) 辦公室(存檔)
④后勤管理處發文機關代字有四種：
分別設為：后勤【發】、 后勤【字】、 后勤【函】、 后勤【會紀】。
(五)復核
1、公文正式印制前，后勤管理處辦公室工作人員應當進行復核。
2、復核的重點是：行文方式是否妥當，格式是否統一規范，公文格式是否符合行文規則和擬制公文的有關要求。
3、由后勤管理處各中心草擬的公文如在復核過程中改動較大，應在修改后，請各中心負責人重新進行審核。
(六)印制
1、以后勤管理處名義簽發的公文，由辦公室統一安排印制、用印、登記、分發等工作。
①已簽發的后勤管理處文件由核稿人登記，并按不同類別編號后，按后勤管理處文印管理規定處理。
②后勤管理處文件印制后，由擬稿人校對，審核后方能復印、蓋章。
2、公文原稿及時存檔，需歸檔公文應及時移交檔案室。
(七)、分發
1、后勤管理處的文件由辦公室負責報送。送件人應把文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并報告報送結果。
2、秘密文件由專人按核定的范圍報送。
3、經簽發的文件原稿送辦公室存檔。
二、收文管理規定
(一)后勤管理處對收到公文的辦理過程，有簽收、登記、審批、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等環節。
(二)簽收
1、對簽收收到的公文，辦公室應當及時送后勤管理處領導圈閱批示，不得延誤。
2、對標明緊急字樣的公文，除及時送后勤管理處領導圈閱批外，應當明確標出辦理時限。
(三)登記
收文登記的范圍包括：
1、后勤管理處部門之間正式往來的各種收文，如上級機關(**大學)的政策性、指導性、交辦性、參閱性公文;
2、后勤管理處各中心的呈請性公文;
3、平行或其他不相隸屬機關(**大學各職能部門)的商洽性、詢問性公文;
4、參加重要會議的通知、會上印發的會議公文及其他材料等;
5、重要的、密級的刊物、資料以及具有政治、經濟、歷史、科學價值的公文、資料;
6、群眾來信等。
(四)審批
1、審批公文時，對有具體工作事項的，主批人應當在處理單上明確簽署意見，其他審批人簽名視為同意;
2、沒有具體工作事項的，簽名表示已閱知。
(五)擬辦
1、凡需后勤管理處及其所屬中心貫徹執行、具體辦理或閱知的公文均需擬辦。
2、對上級來文的擬辦，應提出要求辦理、貫徹落實的后勤管理處具體中心或負責人;
3、對下級機關或平行、不相隸屬機關來文的擬辦，需要明確指定負責復文的中心或負責人員，必要時注明時限。如：“擬請在×月×日辦復”，“擬請×××同志負責辦理”;
4、對需要聯合辦理的公文的擬辦，應明確指定牽頭負責部門，以免各中心之間互相爭辦或者相互推諉。
(六)批辦
1、是指由后勤管理處主管領導人對公文辦理提出最終處理意見的決策性活動。
2、批辦意見應規范地書寫在《文件批辦單》的批辦欄內，一般不要寫在公文的白邊區上。
(七)承辦
1、經后勤管理處主管領導批辦后的公文，應交有關中心或負責人具體負責辦理，以將批辦意見落到實處。
2、在公文辦理完畢之后，承辦人員應清晰、工整地在《文件批辦單》的相應欄目內，填寫承辦的經過與結果，并填寫承辦人姓名與日期，以備日后查詢。
(八)催辦
1、后勤管理處領導批示的公文，或者交有關部門辦理的公文，辦公室要負責催辦;
2、緊急公文要做到跟蹤催辦，重要公文要做到重點催辦，一般公文要做到定期催辦。
(九)歸檔
1、凡發送到后勤管理處的文件，均由行政主管統一負責接收，并于接件當日填寫閱辦單，送交后勤管理處處長批示。
2、處長批示后，按領導批示的要求立即送達后勤管理處有關部門執行;
3、屬急件的，應在接件后即時報送。
4、外來文件閱辦處理完畢后，后勤管理處辦公室負責按立卷歸檔要求及時分類歸檔。
(十)閱辦
1、后勤管理處各中心或個人要對所承辦的公文事項，及時落實，及時反饋。緊急公文當天回復;重要公文三天之內回復;一般公文一周之內回復。
2、后勤管理處文件閱辦部門或個人對有閱辦要求的文件，必須在三日內辦理完畢，并將辦理情況反饋至后勤管理處辦公室。三日內不能辦理完畢的，應向辦公室說明原因。
此管理辦法自頒布之日起執行。