藥業(yè)公司記錄和憑證管理制度

2024-06-17 6707

　　藥業(yè)公司有關(guān)記錄和憑證的管理制度

　　為保證質(zhì)量管理工作的規(guī)范性、可追溯性及完整性，根據(jù)GSP的相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

　　一、各種記錄和憑證的編制與設(shè)計(jì)

　　1、為保證規(guī)范性，經(jīng)營(yíng)全過(guò)程的質(zhì)量活動(dòng)記錄和與質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的憑證，由公司質(zhì)量管理部統(tǒng)一編制與設(shè)計(jì)。

　　2、與質(zhì)量活動(dòng)無(wú)關(guān)的記錄或憑證，由使用部門(mén)提出，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后執(zhí)行。

　　二、記錄和憑證的印制

　　1、藥品經(jīng)營(yíng)和質(zhì)量管理的有關(guān)記錄、憑證由行政人事部負(fù)責(zé)聯(lián)系印制。

　　2、財(cái)務(wù)管理相關(guān)的憑證由財(cái)務(wù)部或行政人事部負(fù)責(zé)聯(lián)系印制。

　　3、公司所有記錄、憑證，除行政人事部、財(cái)會(huì)部外，其他部門(mén)不得聯(lián)系印制。

　　4、記錄和憑證的印制應(yīng)按經(jīng)審核的樣表式樣印制，不得任意改變。

　　三、領(lǐng)取及發(fā)放

　　1、公司下發(fā)的質(zhì)量管理工作文件，由各部門(mén)負(fù)責(zé)人領(lǐng)取，由行政人事部發(fā)放。

　　2、經(jīng)營(yíng)過(guò)程的質(zhì)量活動(dòng)記錄，由各部門(mén)指定人員統(tǒng)一領(lǐng)取，由行政人事部發(fā)放。

　　3、與財(cái)務(wù)管理相關(guān)的記錄、憑證，由各部門(mén)指定人員領(lǐng)取，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)發(fā)放。

　　4、與行政人事管理相關(guān)的一些記錄，由部門(mén)指定人員領(lǐng)取，由行政人事部發(fā)放

　　5、領(lǐng)取及發(fā)放應(yīng)完善領(lǐng)用簽字手續(xù)，并做好記錄。

　　四、記錄、憑證的書(shū)寫(xiě)及使用

　　1、書(shū)寫(xiě)

　　(1)各種記錄、憑證不得用鉛筆書(shū)寫(xiě)，字跡應(yīng)清楚，內(nèi)容真實(shí)完整。

　　(2)不得任意涂改，確實(shí)需要更改時(shí)，應(yīng)在更改處蓋章或簽名。

　　(3)簽名必須填寫(xiě)全名，不得只寫(xiě)姓氏，蓋章應(yīng)清晰易于辨認(rèn)。

　　(4)按表格內(nèi)容填寫(xiě)齊全，不得空格、漏頁(yè)，如無(wú)內(nèi)容填寫(xiě)一律用“─”表示。

　　(5)財(cái)務(wù)管理所需的記錄、憑證按財(cái)務(wù)管理要求書(shū)寫(xiě)。

　　2、使用

　　(1)各種記錄、表格、憑證應(yīng)嚴(yán)格按要求使用，不亂用、不錯(cuò)用。

　　(2)記錄、憑證可以為手寫(xiě)，也可以為電腦打印。

　　(3)電腦系統(tǒng)中的與質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的記錄、憑證，其格式應(yīng)與公司設(shè)計(jì)的樣表相一致。

　　五、記錄、憑證的保管

　　1、各種記錄、表格不得任意撕毀，丟失或作它用。

　　2、各部門(mén)根據(jù)各記錄、表格、憑證的使用情況，可分月、分季或按年度成冊(cè)保管。成冊(cè)的記錄或憑證，應(yīng)在封面注明部門(mén)、日期等。

　　3、由公司行政人事部或質(zhì)量管理部統(tǒng)一管理的記錄或表格、憑證，應(yīng)全部交該兩部門(mén)存檔。

　　4、電子記錄必須完整，實(shí)行授權(quán)打開(kāi)、操作、查閱、備份。

　　六、監(jiān)督檢查

　　行政人事部和質(zhì)量管理部應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)質(zhì)量活動(dòng)記錄、憑證的使用情況進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題或缺陷應(yīng)及時(shí)糾正整改。

篇2：酒店憑證檔案管理辦法（7）

　　酒店憑證檔案管理辦法(七)

　　(一)酒店憑證檔案的保管

　　1.所有與營(yíng)業(yè)有關(guān)的各類(lèi)憑證由行政辦公室統(tǒng)一管理。

　　2.部門(mén)的專(zhuān)項(xiàng)憑證因工作需要由部門(mén)單獨(dú)管理和保存的，須將憑證和文字說(shuō)明的復(fù)印件交行政辦公室保管，并登記說(shuō)明情況。

　　3.行政辦公室外保管憑證的變更需在兩日內(nèi)通知檔案室，更新檔案室憑證副本的資料。

　　(二)歸檔要求

　　1.憑證檔案一般由憑證正本、憑證副本和文字說(shuō)明三部分組成，三部分相符。

　　2.文字說(shuō)明詳細(xì)準(zhǔn)確，包括憑證名稱(chēng)、憑證簡(jiǎn)介和注意事項(xiàng)、頒證時(shí)間、頒證單位、領(lǐng)證經(jīng)辦人、審核時(shí)間、審核地點(diǎn)、審核經(jīng)辦人、下次審核時(shí)間。

　　(三)憑證管理

　　1.所有憑證設(shè)專(zhuān)門(mén)的設(shè)備和裝具進(jìn)行管理，保證憑證的安全。

　　2.憑證副本、正本和文字說(shuō)明分別存放，建立有效的檢索。

　　3.一般憑證由行政辦公室負(fù)責(zé)經(jīng)辦頒證機(jī)關(guān)的定期和不定期審查，專(zhuān)項(xiàng)憑證可由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)經(jīng)辦審查事宜。

　　(四)憑證使用

　　1.憑證檔案借出日期一般不超過(guò)三日。

　　2.憑證借用嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱管理辦法。

篇3：藥業(yè)公司記錄和憑證管理制度