學(xué)校各職能部門文件歸檔范圍

　　一、黨總支應(yīng)歸檔的材料

　　1、工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、請示報(bào)告

　　2、總支、支部會議記錄

　　3、黨總支改選材料、履行活動中形成的文件材料

　　4、黨員名冊、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等

　　5、黨員吸收與轉(zhuǎn)正的文件材料及黨組織關(guān)系的介紹信

　　6、交黨費(fèi)的記錄

　　7、學(xué)校黨總支及上級部門下發(fā)的關(guān)于黨務(wù)工作的文件材料

　　8、黨組織、黨員評優(yōu)的材料

　　9、經(jīng)驗(yàn)介紹材料

　　10、黨總支的發(fā)文匯編

　　二、辦公室應(yīng)歸檔的材料

　　1、工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、請示報(bào)告、制度、決定等

　　2、大事記、學(xué)校日記

　　3、每周工作安排

　　4、本校與部門、外單位(或個(gè)人)簽訂的合同、協(xié)議書等

　　5、辦公會記錄

　　6、校務(wù)會記錄、校長會會議記錄

　　7、重大事件的調(diào)查處理記錄

　　8、學(xué)校機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、更名、啟用印章等

　　9、教師名冊、干部名冊、各種年報(bào)

　　10、學(xué)校教職工調(diào)動工作的行政關(guān)系介紹信及存根、工資轉(zhuǎn)移證等

　　11、學(xué)校有關(guān)人員錄用、轉(zhuǎn)正定級、退休、死亡撫恤、年度考核、工資調(diào)整的文件材料

　　12、學(xué)校校級干部、中層干部任免的材料

　　13、教職工評優(yōu)獎(jiǎng)懲的材料，學(xué)校評優(yōu)獎(jiǎng)懲的材料

　　14、學(xué)校關(guān)于出國考察、友好往來等外事活動的文件材料

　　15、各級領(lǐng)導(dǎo)視察學(xué)校工作時(shí)的重要指示、講話、題詞及影像資料

　　16、上級頒發(fā)的政策性的文件材料

　　17、信訪方面的材料

　　18、領(lǐng)導(dǎo)人的發(fā)言稿

　　19、學(xué)校發(fā)文匯編

　　20、學(xué)校活動的影像資料

　　21、學(xué)校編輯出版的出版物定稿和校本

　　22、學(xué)校宣傳的文件資料

　　三、教導(dǎo)處應(yīng)歸檔的材料

　　1、教學(xué)計(jì)劃、規(guī)定、意見、辦法、教學(xué)大綱及有關(guān)教育教學(xué)工作的指導(dǎo)性文件

　　2、工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、會議記錄

　　3、校歷、總?cè)照n表、教師任課一覽表、各科教學(xué)進(jìn)度計(jì)劃

　　4、班主任工作的計(jì)劃、總結(jié)、工作經(jīng)驗(yàn)等材料

　　5、教師業(yè)務(wù)考核的材料

　　6、教學(xué)管理的規(guī)章制度，學(xué)校教育改革的方案、總結(jié)

　　7、有關(guān)教學(xué)的各種統(tǒng)計(jì)的報(bào)表、圖表等

　　8、自編和其它學(xué)校協(xié)作的教材、大綱、講義等

　　9、反映教學(xué)工作、學(xué)術(shù)活動情況和成果的影像資料

　　10、教師教學(xué)經(jīng)驗(yàn)交流材料

　　11、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部及教導(dǎo)處的聽課記錄

　　12、畢業(yè)生材料(包括畢業(yè)登記表名冊、畢業(yè)證存根、畢業(yè)去向統(tǒng)計(jì)、留影)

　　13、期中、期末考試的試卷，畢業(yè)考試成績及試卷、試卷分析(包括學(xué)校錄取情況、考試成績)

　　14、外地交流的試卷

　　15、學(xué)生參加各項(xiàng)知識競賽及文藝演出、書畫展覽等活動的成績、名次、影像資料等

　　16、校運(yùn)動會秩序冊、成績冊、各項(xiàng)比賽的最高的記錄等材料

　　17、學(xué)生體育達(dá)標(biāo)統(tǒng)計(jì)表、健康情況分析

　　18、學(xué)生花名冊、學(xué)籍卡、健康卡等，學(xué)校學(xué)籍管理的規(guī)定、辦法、意見

　　19、學(xué)生休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)的材料及借讀生的登記表等

　　20、學(xué)校召開的家長座談會材料、家長學(xué)校的材料

　　21、學(xué)校與有關(guān)單位聯(lián)辦、委托代培的協(xié)議

　　22、學(xué)生參軍、保送、特招的名單及有關(guān)材料

　　23、招生報(bào)名登記表、新生名冊或編班名冊

　　24、健康教育課備課筆記

　　四、團(tuán)委、少先隊(duì)?wèi)?yīng)歸檔的材料

　　1、工作計(jì)劃、總結(jié)、請示報(bào)告等

　　2、會議記錄

　　3、團(tuán)隊(duì)活動大事記

　　4、團(tuán)隊(duì)改選、任免、獎(jiǎng)懲的材料，團(tuán)員獎(jiǎng)懲的文件材料

　　5、組織關(guān)系轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出的材料

　　6、團(tuán)員名冊、年報(bào)

　　7、團(tuán)費(fèi)收繳、使用、審核情況

　　8、發(fā)展新團(tuán)員的材料

　　9、團(tuán)員教育、培訓(xùn)的材料，團(tuán)隊(duì)活動的文件材料

　　10、月度“文明班級”評比的有關(guān)材料、一日常規(guī)檢查評比的材料

　　五、政教處應(yīng)歸檔的材料

　　1、工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)

　　2、會議記錄

　　3、德育教育的計(jì)劃、總結(jié)，開展德育教

　　育的方案

　　4、先進(jìn)班集體、三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部登記表、典型材料、表彰決定

　　5、學(xué)生所犯錯(cuò)誤的調(diào)查材料、情況報(bào)告、處理決定

　　6、學(xué)校及上級主管部門下發(fā)的關(guān)于精神文明建設(shè)的文件材料

　　7、心理健康教育的材料

　　六、教科室應(yīng)歸檔的材料

　　1、工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)

　　2、會議記錄

　　3、各教研組活動的計(jì)劃、總結(jié)

　　4、典型教案、公開課的教案及評議記錄

　　5、教師參加上級組織的教研活動的記錄、取得的名次等，及在教學(xué)活動中撰寫發(fā)表并獲獎(jiǎng)的論文、調(diào)研報(bào)告等

　　6、教師培訓(xùn)、師德培訓(xùn)的規(guī)劃、總結(jié)

　　7、教師教研成果的統(tǒng)計(jì)表

　　8、教師外出講學(xué)、兼課情況的記載等

　　9、評優(yōu)的資料

　　七、總務(wù)處歸檔的材料

　　1、計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)

　　2、設(shè)備維修計(jì)劃、記錄

　　3、校舍管理制度、維修記錄

　　4、校產(chǎn)登記移交清冊

　　5、學(xué)校平面圖、基建方面的材料

　　6、征地的請示、批復(fù)，房地產(chǎn)權(quán)，界址協(xié)議書

　　7、安全保衛(wèi)制度、值班表、巡查記錄

　　八、會計(jì)室應(yīng)歸檔的材料

　　1、學(xué)校預(yù)決算、會計(jì)各種原始憑證和記帳憑證

　　2、本校的日記帳、明細(xì)分類、分戶或登記簿

　　3、現(xiàn)金出納、銀行存款帳、總帳

　　4、會計(jì)移交清冊

　　5、會計(jì)檔案保管、上交及銷毀的文件材料

　　6、銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單

　　7、固定資產(chǎn)帳目

　　8、經(jīng)費(fèi)安排、各項(xiàng)補(bǔ)助費(fèi)的材料

　　九、工會應(yīng)歸檔的材料

　　1、計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、請示報(bào)告

　　2、工會委員、會員會議記錄

　　3、職工代表大會材料

　　4、組織改選、機(jī)構(gòu)設(shè)置的材料

　　5、工會會員名單

　　6、會員進(jìn)(出)介紹信

　　7、獎(jiǎng)懲評優(yōu)的材料

　　8、工會經(jīng)費(fèi)安排、勞保、福利待遇

　　9、上級工會下發(fā)的有關(guān)政策性的文件

　　10、撫恤、遺屬補(bǔ)助的材料

　　十、勞服中心應(yīng)歸檔的材料

　　1、計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)

　　2、會議記錄

　　3、食堂、宿舍管理的制度、方案等

　　4、寄宿生學(xué)生名單、宿舍安排表

　　5、衛(wèi)生、安全制度及檢查記錄

　　6、招標(biāo)的文件材料

　　7、員工考核、獎(jiǎng)懲的文件材料

　　8、費(fèi)用的帳目、憑證、報(bào)表、原始的記帳憑證、日記帳、移交清冊等

　　9、現(xiàn)金出納、銀行存款帳、總帳

　　10、固定資產(chǎn)帳目

篇2：某黨校文件、材料歸檔工作規(guī)范

　　黨校文件、材料歸檔工作規(guī)范

　　一、文件、材料歸檔范圍

　　凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動，具有查考利用價(jià)值的文件、材料，均屬歸檔范圍。

　　(一)上級機(jī)關(guān)文件、材料

　　1、上級機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件、材料;

　　2、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件以及普發(fā)的、非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;

　　3、上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本機(jī)關(guān)工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料;

　　4、上級機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)同志，在于本機(jī)關(guān)有關(guān)的文件、材料上的批示和下達(dá)的督查近期形成的辦結(jié)材料;

　　5、本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)同志與上級領(lǐng)導(dǎo)同志有關(guān)工作問題的重要來往文書;

　　6、代上級機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本;

　　7、上級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件。

　　(二)本機(jī)關(guān)文件、材料

　　1、本機(jī)關(guān)黨委會議文件、材料，本機(jī)關(guān)召開的工作會議、專業(yè)會議文件、材料;

　　2、本機(jī)關(guān)印發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)給予其他機(jī)關(guān)聯(lián)合印發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿;

　　3、本機(jī)關(guān)的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，下級機(jī)關(guān)的請示與本機(jī)關(guān)的批復(fù)文件;

　　4、本機(jī)關(guān)工作中形成的重要工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告;

　　5、本機(jī)關(guān)編印的周迅、簡報(bào)的印件和底稿

　　6、本機(jī)關(guān)制定的工作制度等文件材料;

　　7、反映本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)活動和科研成果的專業(yè)文件材料;

　　8、本機(jī)關(guān)檢查下級機(jī)關(guān)工作、調(diào)查研究行成的重要文件材料;

　　9、本機(jī)關(guān)各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料;

　　10、本機(jī)關(guān)形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料;

　　11、本機(jī)關(guān)黨、團(tuán)、工會及婦委會在工作活動中形成的重要文件材料;

　　12、本機(jī)關(guān)在公務(wù)活動中，形成的重要函件、電話記錄、值班記錄，領(lǐng)導(dǎo)同志從外地帶回的同本機(jī)關(guān)有關(guān)的文件材料;

　　13、本機(jī)關(guān)征用土地及基本建設(shè)工程施工、竣工、購置大中型設(shè)備的圖紙及文件材料等;

　　14、本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)成立、合并、撤銷、更改名稱、起用印信及人員編制等文件材料;

　　15、本機(jī)關(guān)制定的工作制度等文件材料;

　　16、本機(jī)關(guān)干部的任免、調(diào)配，專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任，干部與職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、獎(jiǎng)懲、退職、退休、離休、撫恤、死亡等文件材料;黨員、團(tuán)員、干部、工人的名冊及報(bào)表;

　　17、本機(jī)關(guān)干部、工人的工資表，行政、黨、團(tuán)組織關(guān)系介紹信及存根;

　　18、本機(jī)關(guān)黨組織的重要文件材料;

　　19、本機(jī)關(guān)財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證、清冊。

　　(三)下級機(jī)關(guān)文件材料

　　各縣區(qū)黨校主送市委黨校的重要報(bào)告、工作計(jì)劃、總結(jié)、典型材料。

　　二、歸檔時(shí)間與辦法

　　(一)本機(jī)關(guān)制發(fā)的各類文稿印件三份連同底稿隨時(shí)送交檔案室。

　　(二)本機(jī)關(guān)的黨委會議記錄，于第二年上半年由指定人員整理后移交檔案室。

　　(三)校領(lǐng)導(dǎo)同志和各處室長參加各種會議帶回的文件、材料，會議參加者應(yīng)在回單位后一個(gè)月內(nèi)向檔案室移交。

　　(四)教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案，于第二年第一季度，分別由教務(wù)處、科研處、組織處向檔案室移交。

　　(五)學(xué)員檔案于第二年的第一個(gè)月，分別由行干處、業(yè)教處向檔案室移交。

　　(六)上級領(lǐng)導(dǎo)檢查工作時(shí)的講話、照片、錄音、錄像等材料，在一月內(nèi)由有關(guān)處室向檔案室移交。

　　(七)黨校召開的各種會議的錄音、錄像、照片，由會議承辦處室，一月內(nèi)向檔案室移交。

　　(八)黨校大事記由辦公室于第二年第一季度整理，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，打印成冊移交檔案室。

　　(九)其他需要存檔的材料，由各有關(guān)處室于第二年第一季度向檔案室移交。

篇3：某學(xué)校電子文件歸檔制度

>　　學(xué)校電子文件歸檔制度4

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校電子檔案管理工作，有效維護(hù)電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可識別性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案實(shí)施辦法》，特制定本制度。

　　一、職責(zé)分工

　　電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管必須實(shí)行全過程管理，并由專人負(fù)責(zé)。

　　1.學(xué)校各科室形成的電子文件，由各科室負(fù)責(zé)電子文件的收集、積累、鑒定和整理工作，并對電子檔案的管理工作提供協(xié)助和支持。

　　2.信息中心負(fù)責(zé)電子檔案管理工作的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等方面的技術(shù)指導(dǎo)和支持。

　　3.綜合檔案室負(fù)責(zé)電子檔案的保管、保密、借閱、統(tǒng)計(jì)工作。

　　二、歸檔范圍

　　1.凡是反映學(xué)校工作活動，具有查考利用價(jià)值的電子文件及支持性軟件。

　　2.在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理的各種文件、圖像、聲像等。

　　3.信息及計(jì)算機(jī)程序類文件。包括軟件任務(wù)開發(fā)書、需求分析說明、系統(tǒng)分析報(bào)告、鑒定證書、軟件文件、原程序、編寫說明、測試報(bào)告、修改記錄、安裝使用維護(hù)說明等。

　　三、歸檔時(shí)間

　　歸檔時(shí)間可隨形成時(shí)間實(shí)時(shí)進(jìn)行(如：聲、像檔案等)，也可以與電子文件內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件在次年八月底前完成并移交綜合檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

　　四、歸檔要求

　　1.具有保存價(jià)值的電子文件，必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件，歸檔時(shí)，電子文件與紙質(zhì)文件一并歸檔。

　　2.將帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝到耐久性的載體上，一式兩份，一份封存保管，一份供查閱使用。對于加密電子文件，應(yīng)解密后再完成上述工作。

　　3.軟磁盤不可作為歸檔電子文件長期保存的載體。

　　4.存儲電子文件的載體應(yīng)貼標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)容包括編號，名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。

　　5.電子文件的機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、說明等應(yīng)一并歸檔，并附歸檔電子文件登記表。

　　6.原電子文件數(shù)據(jù)載體在完成電子文件歸檔后保留一年。

　　五、收集整理

　　1.在電子文件收集、積累過程中，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。在電子文件的運(yùn)行中采用簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫措施等保證電子文件信息的準(zhǔn)確性、原始性、完整性。

　　2.建立電子檔案庫的數(shù)據(jù)備份制度。必須隨時(shí)備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上，或通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將電子文件轉(zhuǎn)存到受檔案部門控制的存儲器上。

　　3.對脫機(jī)保存的電子檔案，按照保管期限、歸檔科室進(jìn)行組盤、并建立盤內(nèi)文件目錄。

　　4.對電子檔案載體的著錄內(nèi)容包括載體類型、盤號、保管期限、歸檔科室、備注等。

　　載體類型：磁帶、磁盤、光盤

　　盤 號：按不同的載體類型分別編制流水號

　　保管期限：記錄該載體內(nèi)電子文件的保管期限

　　歸檔科室：記錄歸檔科室名稱

　　備 注：記錄該載體內(nèi)文件的大致內(nèi)容及有關(guān)說明

　　5.對電子檔案文件的著錄內(nèi)容包括：文號、責(zé)任者、文件題名、文件日期、歸檔日期、相關(guān)文號、保管期限、主題詞、密級、盒號、文件頁數(shù)、借閱范圍、歸檔號、文件來源、備注等對文件的著錄項(xiàng)目可從電子文件的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)中繼承，由檔案部門給定保管期限，并由計(jì)算機(jī)自動生成件號。

　　六、鑒定銷毀

　　(一)電子文件的鑒定：歸檔前，電子文件的形成部門在檔案部門的協(xié)助下，對歸檔的電子文件的內(nèi)容進(jìn)行鑒定。具體包括：

　　1.對文件的原始性、真實(shí)性進(jìn)行鑒定：確定歸檔電子文件是否形成時(shí)的或通過審批更改的、有效的電子文件、是否是組成完整的系統(tǒng)的檔案文件。

　　2.確定電子文件的價(jià)值和保存期限。并據(jù)此刪除已收集積累但無保存價(jià)值的電子文件。

　　3.在鑒定工作的同時(shí)，對電子文件、記錄載體及計(jì)算機(jī)軟硬件平臺進(jìn)行檢測。

　　(二)對電子檔案的鑒定：內(nèi)容包括對已有保管期限的電子檔案重新審查、鑒定，把失去保存價(jià)值的電子檔案剔除銷毀。

　　(三)電子檔案的銷毀：應(yīng)辦理審批手續(xù)后方可實(shí)施。非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除;屬機(jī)密范圍的電子檔案被銷毀時(shí)，如存儲在不可擦除載體上，須連同儲存載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。

　　七、質(zhì)檢與移交

　　1.對電子檔案質(zhì)量檢驗(yàn)：歸檔前應(yīng)由文件形成單位對電子文件的原始性、有效性和完整性進(jìn)行審核，并由負(fù)責(zé)人簽署意見。如文件形成單位采用某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性、完整性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給檔案部門;檔案部門在接收電子文件時(shí)，應(yīng)檢驗(yàn)每個(gè)文件能否正常讀取、打開或運(yùn)行;有無被感染計(jì)算機(jī)病毒;內(nèi)容是否完整，是否與歸檔移交清單一致。

　　2.電子檔案的移交：歸檔電子文件經(jīng)檔案部門檢查合格后，在電子檔案入庫移交登記表上登記。檔案入庫移交登記表一式兩份，由文件形成部門、檔案部門分別保存。紙質(zhì)文件一同歸檔。

　　八、保管、統(tǒng)計(jì)與利用

　　1.電子檔案的保管應(yīng)有專用的裝具，立放、避光、防變形、防潮、防老化、防劃傷，并應(yīng)由專人負(fù)責(zé)定期檢查、復(fù)制。

　　2.電子檔案的統(tǒng)計(jì)：按年度對電子檔案的歸檔、保管、利用情況、銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。并生成電子檔案統(tǒng)計(jì)表。

　　3.電子檔案的利用：嚴(yán)格按照借閱范圍、借閱制度，履行借閱、批準(zhǔn)手續(xù)。超過借閱規(guī)定時(shí)限的，自動收回。

　　電子檔案保管期限表

　　序號　歸檔部門　歸檔范圍　保管期限

　　1各科室　本科室應(yīng)歸檔的文書、業(yè)務(wù)永久檔案　永久

　　2本科室應(yīng)歸檔的文書、業(yè)務(wù)長期檔案　長期

　　3本科室應(yīng)歸檔的文書、業(yè)務(wù)短期檔案　短期