綠航房地產(chǎn)公司合同管理辦法
為規(guī)范公司合同管理,實現(xiàn)合同管理制度化,防范控制經(jīng)營風(fēng)險,提高管理效能,加強合同簽訂前的管理,根據(jù)《合同法》及相關(guān)法律法規(guī),制定本制度:
一、本制度適用于公司簽訂、履行的建立民事權(quán)利義務(wù)的各類合同、協(xié)議,包括買賣合同、借款合同、租賃合同、建設(shè)工程承包合同、運輸合同、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同和服務(wù)合同等一切合同管理;
二、公司法定代表人或總經(jīng)理為主要負責(zé)人承辦合同簽訂相關(guān)事宜,合同的簽訂遵循“誰主管,誰負責(zé)”的原則;
三、公司所有合同均由綜合部入檔管理,承辦部門應(yīng)該及時將合同正本入檔;
四、合同管理實行承辦部門負責(zé)制,為防范合同法律、涉稅等風(fēng)險,所有經(jīng)濟合同在簽字蓋章前需按集團公司《合同管理辦法》執(zhí)行相關(guān)部門會審流程。
五、管理職責(zé)
1、合同承辦部門責(zé)任:合同承辦部門對合同所有條款承擔(dān)直接責(zé)任。負責(zé)合同調(diào)研、談判,形成合同談判會議紀(jì)要,草案起草;確定合同會審部門;組織合同會審、審批;組織我方履行義務(wù),會同有關(guān)部門監(jiān)督對方履行情況,承辦合同檔案入檔管理等工作;
2、合同會審部門職責(zé):合同會審部門對合同相關(guān)條款承擔(dān)管理責(zé)任。負責(zé)對合同涉及本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的相關(guān)條款的合法性、嚴(yán)密性、可行性是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及政策規(guī)定等問題提出審查意見。各部門第一負責(zé)人是合同會審的責(zé)任人,第一責(zé)任人因故不能會審的,要授權(quán)本部門專人負責(zé)會審,部門第一負責(zé)人及其授權(quán)人要對合同會審意見負責(zé);
3、合同檔案管理職責(zé):綜合部檔案員要做好合同資料的收集、整理和歸檔工作,主動與各承辦合同的部門對接,及時將相關(guān)資料收集入檔;
六、法律咨詢合同承辦部門應(yīng)將草擬的合同樣本,通過電子郵件傳遞給法律顧問進行咨詢審查(Email:,審查后的電子會簽合同文本應(yīng)分別)回傳合同承辦人和集團公司特設(shè)的郵箱(Email:,以便在合同蓋)章時備查,如合同承辦部門草擬的合同樣本,由專人送達法律顧問進行咨詢審查,合同承辦部門應(yīng)將法律顧問審查的合同文體復(fù)印件送交集團公司綜合部;⑴承辦單位填制《合同會審單》,附合同草案,傳會審部門進行合同審查。涉及多專業(yè)、多部門的重大合同,合同承辦部門要組織專題會議,對合同進行會審;會審部門會審時間不得超過一個工作日,并要求提出具體的審查意見;⑵如合同無需會審,承辦單位在《合同會審單》簽署意見;
七、凡在授權(quán)范圍內(nèi)洽談的合同,經(jīng)相關(guān)部門會審后,合同經(jīng)辦人將合同正副本及相關(guān)資料提交法人或總經(jīng)理簽署意見。合同經(jīng)法人或總經(jīng)理簽署意見后印章管理部門方可蓋章;
八、合同訂立后,合同承辦部門負責(zé)將合同正本送達綜合部入檔管理,合同副本分送財務(wù)部門等相關(guān)部門備查;
九、除公司總經(jīng)理同意外,任何單位和個人均不得擅自對外單位或個人提供經(jīng)濟擔(dān)保;
十、合同發(fā)生變更或解除時,合同承辦部門應(yīng)及時通知相關(guān)管理部門,并將變更或解除的合同文本經(jīng)有關(guān)部門審核同意后,方可變更、解除;
十一、合同履約過程中發(fā)生違約事項,應(yīng)按合同條款規(guī)定處理,合同承辦部門應(yīng)及時通知相關(guān)管理部門或總經(jīng)理,不得自行決定;
十二、合同爭議或變更事項其協(xié)商結(jié)果須形成書面協(xié)議,作為原合同補充協(xié)議并遵照執(zhí)行;
十三、合同糾紛協(xié)商不成,應(yīng)及時向公司總經(jīng)理匯報。綜合部50負責(zé)保存、整理、收集完整的合同文件、資料,并協(xié)助律師向有關(guān)機構(gòu)提請,仲裁或訴訟;
十四、凡訂立、變更、解除的合同,加蓋合同專用章方可生效;
十五、合同專用章由集團公司行政部負責(zé)管理,任何部門、個人不得借用或以其它印章代替合同專用章,印章管理部門負責(zé)人和印章保管人對違反印章管理規(guī)定造成的后果負責(zé);
十六、檔案員對生效的合同要進行分類、整理、立卷、統(tǒng)一裝訂歸檔,如需調(diào)閱,根據(jù)需要按檔案調(diào)閱制度的相關(guān)規(guī)定進行查閱;
十七、公司對以下情況視情節(jié)輕重給予一定的處罰:
1、不按本制度規(guī)定簽訂、履行合同的;
2、合同承辦部門及經(jīng)辦人在簽訂、履行合同時不盡職盡責(zé)的;
3、合同經(jīng)辦人在簽訂合同后,不按時將合同正、副本送歸集團公司檔案員和財務(wù)部等相關(guān)部門的;
4、合同承辦部門、合同經(jīng)辦人或檔案管理員遺失或擅自銷毀合同及附件的;
5、應(yīng)追究而未追究對方違約責(zé)任的;
6、在合同管理、簽訂、審核、履行過程中玩忽職守、弄虛作假、徇私舞弊的;
7、應(yīng)當(dāng)訂立書面合同而未簽訂的;
8、不履行內(nèi)部管理程序、超越授權(quán)或濫用授權(quán)簽約的;
9、泄露合同意向、商業(yè)秘密或有關(guān)機密的。
十八、本制度由綜合部負責(zé)解釋、補充和修改。
后附:合同會審單 合 同 會 審 單 年 月 日 合同送審編號: 合同名稱 供貨(提供勞 務(wù))單位名稱 合同經(jīng)辦單位 (部門)名稱 合同金額 合同要點及定 價依據(jù) 合同 經(jīng)辦人 要求會審部門 及內(nèi)容要點 合同無需會審 意見簽署
篇2:公司經(jīng)濟合同管理辦法
公司經(jīng)濟合同管理辦法
第一章 總則
第一條 為了實現(xiàn)依法治理企業(yè),促進公司對外經(jīng)濟活動的開展,規(guī)范對外經(jīng)濟行為,提高經(jīng)濟效益,防止不必要的經(jīng)濟損失,根據(jù)國家有關(guān)法律歸定,特制定本管理辦法。
第二條 凡以公司名義對外發(fā)生經(jīng)濟活動的,應(yīng)當(dāng)簽訂經(jīng)濟合同。
第三條 訂立經(jīng)濟合同,必須遵守國家的法律法規(guī),貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價有償?shù)脑瓌t。
第四條 本辦法所包括的合同有設(shè)計、銷售、采購、借款、維修、保險等方面的合同,不包括勞動合同。
第五條 除即時清結(jié)者外,合同均應(yīng)采用書面形式,有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。
第六條 國家規(guī)定采用標(biāo)準(zhǔn)合同文本的則必須采用標(biāo)準(zhǔn)文本。
第七條 公司由法律顧問根據(jù)總經(jīng)理的授權(quán),全面負責(zé)合同管理工作,指導(dǎo)、監(jiān)督有關(guān)部門的合同訂立、履行等工作。
第二章 合同的訂立
第八條 與外界達成經(jīng)濟往來意向,經(jīng)協(xié)商一致,應(yīng)訂立經(jīng)濟合同。
第九條 訂立合同前,必須了解、掌握對方的經(jīng)營資格、資信等情況,無經(jīng)營資格或資信的單位不得與之訂立經(jīng)濟合同。
第十條 除公司法定代表人外,其他任何人必須取得法定代表人的書面授權(quán)委托方能對外訂立書面經(jīng)濟合同。
第十一條 對外訂立經(jīng)濟合同的授權(quán)委托分固定期限委托和業(yè)務(wù)委托兩種授權(quán)方式,法定代表人特別指定的重要人員采用固定期限委托的授權(quán)方式,其他一般人員均采用業(yè)務(wù)委托的授權(quán)方式。
第十二條 授權(quán)委托事宜由公司法律顧問專門管理,需授權(quán)人員在辦理登記手續(xù),領(lǐng)取、填寫授權(quán)委托書,經(jīng)公司法定代表人簽字并加蓋公章后授權(quán)生效。
第十三條 符合以下情況之一的,應(yīng)當(dāng)以書面形式訂立經(jīng)濟合同:
1、單筆業(yè)務(wù)金額達一萬元的;
2、有保證、抵押或定金等擔(dān)保的;
3、我方先予以履行合同的;
4、有封樣要求的;
5、合同對方為外地單位的;
第十四條 經(jīng)濟合同必須具備標(biāo)的(指貨物、勞務(wù)、工程項目等),數(shù)量和質(zhì)量,價款或者酬金,履行的期限、地點、和方式,違約責(zé)任等主要條款方可加蓋公章或合同章。經(jīng)濟合同可訂立定金、抵押等擔(dān)保條款。
第十五條 對于合同標(biāo)的沒有國家通行標(biāo)準(zhǔn)又難以用書面確切描述的,應(yīng)當(dāng)封存樣品,有合同雙方共同封存,加蓋公章或合同章,分別保管。
第十六條 合同標(biāo)的額不滿一萬元,按本辦法第十三條規(guī)定應(yīng)當(dāng)訂立而不能訂立書面合同的,必須事先填寫非書面合同代用單,注明本辦法所規(guī)定的合同主要條款,注明不能訂立書面合同的理由,并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意,否則該業(yè)務(wù)不能成立。
第十七條 每一合同文本上或留我方地合同文本上必須注明合同對方的單位名稱、地址、聯(lián)系人、電話、銀行賬號,如不能一一注明,須經(jīng)公司總經(jīng)在我方所留的合同上簽字同意。
第十八條 合同文本擬定完畢,憑合同流轉(zhuǎn)單據(jù)按規(guī)定的流程經(jīng)各業(yè)務(wù)部門、法律顧問、財務(wù)部門等職能部門負責(zé)人和公司總經(jīng)理審核通過后加蓋公章或合同專用章方能生效。
第十九條 公司經(jīng)理對合同的訂立具有最終決定權(quán)。
第二十條 流程中各審核意見簽署于合同流轉(zhuǎn)單據(jù)及一份合同正本上,合同流轉(zhuǎn)單據(jù)作為合同審核過程中的記錄和憑證由印章保管人在合同蓋章后留存并及時歸檔。
第二十一條 對外訂立的經(jīng)濟合同,嚴(yán)禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章,嚴(yán)禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章;如有例外需要,須總經(jīng)理特批。
第二十二條 單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。
第二十三條 合同蓋章生效后,應(yīng)交由合同管理員按公司確定的規(guī)范對合同進行編號并登記。
第二十四條 合同文本原則上我方應(yīng)持單份,至少應(yīng)持二份,合同文本及復(fù)印件由財務(wù)部、辦公室、法律顧問、具體業(yè)務(wù)部門等各部門分存,其中元件由財務(wù)部門和辦公室留存。
第二十五條 非書面合同代用單也視作書面合同,統(tǒng)一予以編號。
第三章 合同的履行
第二十六條 合同依法訂立后,即具有法律效力,應(yīng)當(dāng)實際、全面地履行,
第二十七條 業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同編號各立合同臺帳,每一合同設(shè)一臺帳,分別按業(yè)務(wù)進展情況和收付款情況一事一記。
第二十八條 有關(guān)部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應(yīng)及時向公司總經(jīng)理匯報并通知法律顧問。
第二十九條 財務(wù)部門依據(jù)合同履行收付款工作,對具有下列情形的業(yè)務(wù),應(yīng)當(dāng)拒絕付款:
1、應(yīng)當(dāng)訂立書面合同而未訂立書面合同,且未采用非書面合同代用單的;
2、收款單位與合同對方當(dāng)事人名稱不一致的。
第三十條 付款單位與合同對方當(dāng)事人名稱不一致的,財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)督促付款單位出具代付款證明。
第三十一條 在合同履行過程中,合同對方所開具的發(fā)票必須先由具體經(jīng)辦人員審核簽字認(rèn)可,經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后,再轉(zhuǎn)財務(wù)審核付款。
第三十二條 合同履行過程中有關(guān)人員應(yīng)妥善管理合同資料,對工程合同的有關(guān)技術(shù)資料、圖表等重要原始資料應(yīng)建立出借、領(lǐng)用制度,以保證合同的完整性。
第四章 合同的變更和解除
第三十三條 變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經(jīng)業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、法律顧問等相關(guān)職能部門負責(zé)人和公司總經(jīng)理審核通過方可。
第三十四條 我方變更或解除和同地通知或雙方的協(xié)議應(yīng)當(dāng)采用書面形式,并按規(guī)定經(jīng)審核后加蓋公章或合同專用章。
第三十五條 有關(guān)部門收到對方要求變更或解除合同的通知必須在三天內(nèi)向公司總經(jīng)理匯報并通知法律顧問。
第三十六條 變更或解除合同的通知和回復(fù)應(yīng)符合公文收發(fā)的要求,掛號寄發(fā)或由對方簽收,掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管。
第三十七條 變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力,納入本辦法規(guī)定的管理范圍。
第三十八條 合同變更后,合同編號不予改變。
第五章 其他
第三十九條 合同作為公司對外經(jīng)濟活動的重要法律依據(jù)和憑證,有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密。
第四十條 業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)所立合同臺帳,按公司的要求,定期或不定期匯總各自的工作范圍內(nèi)的合同訂立或履行情況,由法律顧問據(jù)此統(tǒng)計合同訂立和履行的情況,并向總經(jīng)理匯報。
第四十一條 各有關(guān)人員應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料(包括與有關(guān)的文書、圖表、傳真件以及合同流轉(zhuǎn)單等)按合同編號整理,由法律顧問確認(rèn)后交檔案管理人員存檔,不得隨意處置、銷毀、遺失。
第四十二條 公司定期對合同管理工作進行考核,并逐步將合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺帳記錄等納入公司對員工和部門的工作成績考核范圍。
第六章 責(zé)任
第四十三條 凡因未按規(guī)定處理合同事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關(guān)資料而給公司造成損失的,追究其經(jīng)濟和行政責(zé)任。
第四十四條 因故意或重大過失而給公司造成重大損失的,移送有關(guān)國家機關(guān)追究其法律責(zé)任。
第七章 附則
第四十五條 本辦法適用于偉凡公司本部和各部門。
第四十六條 本辦法解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理。
第四十七條 本辦法自下發(fā)之日起生效實施。
篇3:某物業(yè)公司經(jīng)營合同管理辦法
某物業(yè)公司經(jīng)營合同管理辦法
第一章 總則
第一條 為規(guī)范廣州市**物業(yè)管理有限公司(以下簡稱物業(yè)公司)經(jīng)營合同管理,維護公司利益,特制定本辦法。
第二條 經(jīng)營合同是指由物業(yè)公司與其它單位或個人簽訂,并收取租金、合作酬金的各類經(jīng)營性合同(包括《房屋租賃合同》、《商鋪租賃合同》、《車位租賃合同》、《千卉街市租賃協(xié)議》、《××合作協(xié)議》、《××承包合同》、《××施工合同》等)。
第三條 本辦法適用于物業(yè)公司簽訂的所有經(jīng)營合同。
第二章 合同的分類
第四條 第一類:標(biāo)的物所有權(quán)屬為廣州市**房地產(chǎn)開發(fā)有限公司,委托物業(yè)公司經(jīng)營管理的產(chǎn)業(yè),并由物業(yè)公司負責(zé)對外出租,收取租金而簽訂的合同。如《房屋租賃合同》、《商鋪租賃合同》、《車位租賃合同》、《千卉街市租賃協(xié)議》等。
第五條 第二類:由物業(yè)公司利用公共場地出租,并收取一定租金,而簽訂的合同。如《租場協(xié)議》。
第六條 第三類:物業(yè)公司與其它單位或個人簽訂的合作經(jīng)營性合同。如《××合作協(xié)議》、《××承包合同》、《××施工合同》。
第七條 第四類:標(biāo)的物所有權(quán)屬為**花園業(yè)主,委托**地產(chǎn)出租、出售,由**地產(chǎn)收取中介費,協(xié)助簽訂的合同。如《房屋買賣協(xié)議》、《房屋租賃合同》、《商鋪租賃合同》、《車位租賃合同》等。
第三章 考核辦法
第八條 公司所有經(jīng)營合同均由立項部門經(jīng)理按照公司制定下發(fā)的《合同管理辦法實施細則》的規(guī)定負責(zé)起草,辦公室主任負責(zé)核稿,報公司總經(jīng)理審批后方可簽訂。否則,扣罰立項部門經(jīng)理、辦公室主任各100元。
第九條 在洽談、簽訂合同過程中,侵占公司利益,假公濟私,收取回扣、提成等好處費;未進行公開招投標(biāo)或招投標(biāo)過程中弄虛作假,造成標(biāo)的物招標(biāo)價格明顯不實,給予直接責(zé)任人除名或移送司法機關(guān)處理。
第十條 在洽談、簽訂合同時,因把關(guān)不嚴(yán),造成合同內(nèi)容不全,條款不清、責(zé)任不明的,每處扣罰責(zé)任人200元,部門經(jīng)理100元,主管領(lǐng)導(dǎo)50元。
第十一條 在洽談、簽訂合同時,書寫錯誤、字跡不清的,每處扣罰責(zé)任人10元;公司領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)的,每處扣罰部門經(jīng)理30元。
第十二條 房屋與商鋪的出租價格一般以面積的大小、租金的高低,并參照周邊相鄰單位的平均價格,結(jié)合市場的實際情況評定后,報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。未對房屋與商鋪的出租價格嚴(yán)格把關(guān)而造成損失的,扣罰合同洽談、簽訂責(zé)任人500元,部門經(jīng)理500元,主管領(lǐng)導(dǎo)300元。
第十三條 在簽訂《千卉街市租賃協(xié)議》時,須統(tǒng)一將千卉街市所有檔口公開招投標(biāo),按最高投標(biāo)價格簽訂協(xié)議,報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。否則,扣罰合同洽談、簽訂責(zé)任人100-300元,部門經(jīng)理100-300元,主管領(lǐng)導(dǎo)100元。
第十四條 公共場地的出租價格為50-60元/ m2/天,否則,扣罰合同洽談、簽訂責(zé)任人50元,部門經(jīng)理30元。
第十五條 各類租售業(yè)務(wù)的中介服務(wù)費用須按《廣州市房地產(chǎn)中介服務(wù)收費標(biāo)準(zhǔn)》收取。否則,扣罰當(dāng)值中介人員100元,部門主管50元,部門經(jīng)理30元。或個人相關(guān)證件等資料的真實合法有效性。否則,扣罰合同洽談、簽訂責(zé)任人30元,部門經(jīng)理20元。
第十六條 在簽訂合同時,洽談、簽訂責(zé)任人須核實對方單位《營業(yè)執(zhí)照》或個人相關(guān)證件等資料的真實合法有效性。否則,扣罰合同洽談、簽訂責(zé)任人30元,部門經(jīng)理20元。
第十七條 在洽談裝修、經(jīng)營免租期限條款時,須按照**花園住戶手冊中《裝修管理規(guī)定》規(guī)定的裝修期限給予場地裝修施工或進場經(jīng)營免租期限。否則,在公司領(lǐng)導(dǎo)未批準(zhǔn)的情況下超期給予施工裝修或經(jīng)營免租期限10天以內(nèi)(含第10天)的,扣罰合同洽談、簽訂責(zé)任人100元,10天以上30天以內(nèi)的,給予降工資一級,超期30天以上的給予開除處分。
第十八條 **地產(chǎn)當(dāng)值中介人員未明確知會交易雙方責(zé)任與義務(wù),造成投訴或直接損失的,除賠償損失外,扣罰直接責(zé)任人50-300元;降工資一級至開除的處分,扣罰部門主管100-300元,部門經(jīng)理100-300元。
第十九條 各類合同簽訂蓋章生效后1個工作日內(nèi)由部門經(jīng)理送交集團財務(wù)一分部備查。否則,扣罰部門經(jīng)理30元。
第二十條 合同洽談、簽訂責(zé)任人在合同簽約生效后1個工作日內(nèi),報部門經(jīng)理簽發(fā)《內(nèi)部通啟》,送達保安部、工程部、服務(wù)中心,否則,扣罰責(zé)任人50元,部門經(jīng)理30元。
第二十一條 各類合同在履行過程中,保安部、工程部、服務(wù)中心等相關(guān)部門負協(xié)助、配合、監(jiān)督責(zé)任。否則,每項扣罰工程部經(jīng)理、保安部經(jīng)理、服務(wù)中心主任各100元。
第二十二條 各類合同在到期或履行過程中,出現(xiàn)的任何一方有違約或變更條款,由部門經(jīng)理負責(zé)續(xù)租、合同終止及解除、變更部分條款等事宜的洽談處理并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。否則,扣罰部門經(jīng)理100-300元,后果嚴(yán)重的,給予降職降級。
第二十三條 各類合同在履行過程中,由公司職能部門督導(dǎo)室、集團財務(wù)一分部負責(zé)監(jiān)督與審查。因督導(dǎo)室督導(dǎo)不嚴(yán),公司領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)的,每次扣罰督導(dǎo)室相關(guān)督導(dǎo)員200元,督導(dǎo)室主任100元,主管領(lǐng)導(dǎo)50元。
第二十四條 各類合同簽訂部門經(jīng)理每月25日將各類合同簽訂考核情況報督導(dǎo)室復(fù)查。督導(dǎo)室每月不定期兩次對各類合同進行抽查,將抽查考核結(jié)果與各類合同簽訂部門考核結(jié)果匯總后于當(dāng)月26日報集團財務(wù)一分部實施。各類合同簽訂部門經(jīng)理不報或晚報的,每次扣罰50元,錯報、漏報的,每次扣罰100元,督導(dǎo)室主任不報或晚報的,每次扣罰50元,錯報、漏報的,每次扣罰100元。
第二十五條 以上的違規(guī)行為,連續(xù)發(fā)生兩次,當(dāng)事人加倍處罰;連續(xù)發(fā)生三次,作勸其離職處理。
第四章 附則
第二十六條 以上所扣款項均從當(dāng)月獎勵工資中扣除,直至當(dāng)月獎勵工資扣完為止。
第二十七條 本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。