地產(chǎn)公司檔案管理實施細則

　　第一條 檔案文件的日常管理

　　1.各部門文件資料的日常管理由資料員負責。在各項工作中形成的具有保存價值的文件資料，經(jīng)辦人應及時將原件交資料員登記收存（如提交復印件必須說明原因），并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》簽字確認。如經(jīng)辦人沒有簽字確認，視同該資料沒有收存。

　　2.外單位來文由部門資料員（或接文人轉(zhuǎn)交資料員）接收，并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做登記。

　　3.發(fā)文由部門資料員填寫《文件資料移交記錄表》，做好文號、發(fā)送單位、文件標題及內(nèi)容摘要、份數(shù)的登記，并及時讓接收人簽字確認。

　　4.工程項目檔案資料在項目開發(fā)過程中由各經(jīng)辦部門自行負責保管，以便于及時查找，待工程完工后移交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。

　　第二條 檔案文件借用及移交規(guī)定

　　1.借用文件必須嚴格履行借用手續(xù)。所借文件僅限于經(jīng)辦業(yè)務有關(guān)，借用人在借用部門檔案時，須經(jīng)部門資料員在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做好登記后，方可借閱。跨部門借閱檔案時，須經(jīng)借用人部門經(jīng)理同意。

　　2.所借文件資料須為原件時，出借文件資料的部門資料員必須預留一份復印件或掃描件，以防不時之需。

　　3.文件資料借出后，出借部門的資料員應根據(jù)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》的記錄，做好文件借出后的追蹤工作，負責按規(guī)定時間及時收回，防止遺失。

　　4.跨部門借用文件資料并不再歸還時，則作為移交處理。此時須由出借部門填寫《文件資料移交記錄表》，雙方部門資料員簽字確認后，在備注欄內(nèi)注明移交，則該文件的保管責任人由移交部門資料員轉(zhuǎn)至接收部門資料員。

　　5.文件資料歸還時，必須當面點清，并查看文件資料的是否完整，如有缺損，應由借用人書面寫明原因，并經(jīng)出借部門經(jīng)理和借閱部門經(jīng)理雙方簽字確認。

　　6.部門資料員應在文件資料借出、移交及收回后，及時填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》《文件資料移交記錄表》，更新文件保存記錄。

　　第三條 文件資料目錄定期上交

　　每月初第一個工作日，部門資料員須將《發(fā)文記錄表》和《文件資料收存、借用記錄表》整理清晰后，填寫《部門文件檔案目錄》并校對，部門經(jīng)理須確認是否交公司存檔、預計存檔時間和是否進行電子存檔欄，核對簽字后由資料員交總經(jīng)理辦公室。

　　第四條 各部門文件資料歸檔范圍和移交時間

　　1.各部門文件資料www.dewk.cn按照《各部門文件資料歸檔范圍和移交時間》進行管理，未涉及到的其它文件資料由部門經(jīng)理和主管副總確認存檔部門及移交時間。

　　2.檔案管理操作細則所指的部門自行保管的文件資料不包括在項目開發(fā)中形成的各類合同。除人力資源部的勞動合同外，其他各類合同均須按規(guī)定在雙方簽訂后三個工作日內(nèi)連同《合同審批表》一并交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保存。

　　第五條 對于工程各類圖紙、文件資料等，按照《工程資料管理指引》執(zhí)行。

　　附表1：《文件資料收存、借用記錄表》

　　附表2：《發(fā)文記錄表》

　　附表3：《部門文件資料目錄》

　　附表4：《案卷總目錄》

　　附表5：《卷內(nèi)備考表》

　　附表6：《卷內(nèi)文件目錄》

　　附表7：《文件資料移交記錄表》

　　附表8：《文件資料銷毀清單》

　　附錄9：《部門文件檔案歸檔范圍及移交時間》

篇2：某醫(yī)院聲像檔案管理細則

　　醫(yī)院聲像檔案管理細則

　　1、目的

　　為加強對聲像檔案的管理，妥善收集與保管醫(yī)院重要會議、活動拍攝的照片、圖片、錄像等聲像資料，制定本細則。

　　2、適用范圍

　　2.1本細則適用于醫(yī)院各類聲像資料的管理，包括醫(yī)院召開的重要會議的聲像資料(含數(shù)碼照片、錄像資料，下同)、外事活動的聲像資料、重要培訓與學術(shù)講座的聲像資料、科研成果及開展的新技術(shù)、新項目聲像資料。

　　2.2本細則僅針對聲像檔案的管理，從屬于醫(yī)院《檔案管理制度》。

　　3、工作程序

　　3.1會議、培訓、活動的組織部門需指定專人(以下簡稱采集人)負責現(xiàn)場聲像資料的采集與整理。

　　3.2會議、培訓、活動結(jié)束15個工作日內(nèi)，采集人根據(jù)要求，將聲像資料制作成冊連同底片(含電子版文件)送交檔案室統(tǒng)一管理。

　　3.3認真執(zhí)行聲像資料歸檔交接手續(xù)，聲像資料采集人應為聲像資料附以簡要文字說明，包括標題、人員姓名、排列順序、時間、地點等基本信息。

　　3.4各部門(科室)采集人送交的聲像資料(包括底片、電子版文件)，由檔案室進行分類、編號，填寫目錄，按聲像資料的介質(zhì)規(guī)格大小分別采用“簿、冊、袋、盒”，并輔以文字說明，按照時間順序進行保存。

　　3.5借閱聲像資料應履行借閱手續(xù)，資料檔案不經(jīng)允許不得反拍，更不得涂抹損壞。檔案歸還時，檔案管理人員要認真檢查，發(fā)現(xiàn)以上問題，視情節(jié)輕重給予經(jīng)濟處罰。

　　3.6聲像資料檔案要分級進行管理，對珍貴的歷史照片應列為重點保護范圍，妥善保存，原則上不予外借。如因公務確需借閱，應經(jīng)院辦(人事行政部)負責人批準。

　　3.7集團重要會議、活動的聲像資料，除醫(yī)院存檔外，應復制一份報集團人事行政部存檔備案，執(zhí)行《重要事項管理制度》。

篇3：某醫(yī)院儀器設備檔案管理細則

　　醫(yī)院儀器設備檔案管理細則

　　1、目的

　　為加強對儀器設備檔案的管理，妥善收集與管理大型、貴重、精密儀器、設備的相關(guān)資料，制定本細則。

　　2、適用范圍

　　2.1本細則適用于醫(yī)院對重點儀器設備資料的管理，包括設備說明書、合格證、維修證、圖紙等全部隨機資料及后續(xù)服務資料。

　　2.2本細則僅針對儀器設備檔案的管理，從屬于醫(yī)院《檔案管理制度》。

　　3、管理范圍

　　3.1凡價值在1萬元以上的進口和國產(chǎn)的精密、貴重、稀缺儀器設備，必須建立檔案。

　　3.2凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設備的購置申請報告及批復文件，應存入該儀器設備檔案內(nèi)。

　　3.3凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設備，到貨后應由藥械部的兼職檔案人員參加開箱驗收，詳細填寫驗收報告(一式兩份)并存檔備案。

　　3.4凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設備的全套隨機技術(shù)文件、儀器設備說明書、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料，均為存檔范圍。

　　3.5已建檔的儀器設備在管理、使用、維修和改進工作中形成的文件材料應歸檔，不得隨意亂放，以免丟失。

　　4、工作要求

　　4.1藥械部的兼職檔案員負責儀器設備檔案的收集、整理、保管、維修和使用統(tǒng)計工作。

　　4.2儀器設備檔案內(nèi)的文件材料，要按時間順序排列，用鉛筆編寫頁號，凡有文字的頁面，都要編號，正面標在右上角，背面標在左上角，并完整填寫卷內(nèi)目錄。

　　4.3儀器設備檔案應一式三份，原件交院辦(人事行政部)檔案室，一份復印件留在設備使用部門備用，一份復印件在藥械部存檔。院辦(人事行政部)負責監(jiān)督、檢查檔案管理情況和設備使用情況。

　　4.4儀器設備檔案應放置在專用的檔案柜中，做到完整安全，存放有序，查找方便，不得隨意堆放，嚴防毀壞和散失。

　　4.5儀器設備檔案的原件一般不外借，如因特殊需要必須借用時，應經(jīng)院辦(人事行政部)負責人同意。

　　4.6辦理借閱手續(xù)后借出的檔案材料，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，并應按期歸還，如有損壞或遺失，由借用人負責賠償。