為確保公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)方之間及時地溝通信息,由公司辦公室編制《信息交流與協(xié)商控制程序》并組織實施。以便及時、準確的收集、接收、答復(fù)、傳遞及反饋有關(guān)信息。
信息包括外部信息如:顧客要求、相關(guān)方反饋的信息及其抱怨和投訴、法律法規(guī)和標準規(guī)范其他要求等。內(nèi)部信息如:公司的方針、目標、管理者代表與員工代表的任命、管理體系的有效性、監(jiān)視和測量記錄、內(nèi)審和管理評審報告及體系正常運行時的監(jiān)視和測量結(jié)果記錄、非正常信息及不符合信息、異常或突發(fā)信息、員工的建議和員工代表協(xié)商與溝通的信息等。應(yīng)確保在不同層次職能之間建立有效的溝通渠道,對發(fā)生的重大事故、環(huán)境影響應(yīng)急事件及時溝通。
5.5.3.1辦公室是公司信息溝通管理的綜合管理部門,負責內(nèi)、外部信息的交流與管理,并向管理者代表匯報。
5.5.3.2其他各部室負責相應(yīng)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)信息的交流,并配合辦公室做好信息交流工作。
5.5.3.3信息的溝通方式主要有:會議討論交流、電腦網(wǎng)絡(luò)、板報、通知、書面文件等形式。
5.5.3.4內(nèi)部信息交流
(1) 辦公室應(yīng)通過召開會議、簡報、畫冊、電子網(wǎng)絡(luò)、板報、文件傳達等各種形式將信息傳達到全體員工,以增強員工的質(zhì)量、環(huán)保和勞保意識。
(2) 管理體系運行中產(chǎn)生的信息由其產(chǎn)生的部門及時傳遞到相關(guān)部門和人員,并記錄其 內(nèi)容和處理結(jié)果,內(nèi)審和管理評審的結(jié)果應(yīng)及時傳遞。www.dewk.cn重大質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全事件應(yīng)在當天上報至管理者代表。
(3) 公司各級管理人員及內(nèi)部員工按照相關(guān)文件的規(guī)定收集并傳遞日常正常信息,包括建議、改進措施等意見。辦公室應(yīng)每季末進行收集整理,并對其中的合理化建議、措施等進行匯總記錄,報管理者代表審閱。
(4) 總經(jīng)理每季召開辦公例會,公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門負責人參加,辦公室組織,就管理體系運行情況進行溝通,形成會議記要,并通過中層管理人員向下級人員溝通。
(5) 公司各部室、項目部應(yīng)配合辦公室按照相關(guān)文件的規(guī)定傳遞方針與管理方案、內(nèi)審、管理評審等信息。
(6) 管理體系運行中所產(chǎn)生的突發(fā)的、異常的信息,由其產(chǎn)生部門及時傳遞到主管部門或領(lǐng)導(dǎo),可采用電話、傳真等方式,并記錄其內(nèi)容和處理結(jié)果。
(7) 員工代表參加公司方針、程序文件制定和評審,參與事故、事件的調(diào)查和處理工作。
5.5.3.5外部信息交流
(1) 公司的管理方針及有關(guān)要求應(yīng)及時傳達給顧客及相關(guān)方。
(2) 各部門從國家有關(guān)行政主管部門、書刊、網(wǎng)絡(luò)等方面獲取最新法律法規(guī)及其他要求變更信息,并將信息通報給辦公室。
(3) 收到相關(guān)方信息的單位,要認真做好記錄,并傳遞到有關(guān)單位,由有關(guān)單位制定措施,進行處理,并將處理結(jié)果及時通報給相關(guān)方。
(4) 相關(guān)方要求提供質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全信息時,公司應(yīng)及時提供。
(5) 相關(guān)部室隨時獲取的環(huán)境法律、法規(guī)和其他要求更改的信息及上級主管部門下發(fā)的相關(guān)文件。及時傳遞到生產(chǎn)安全處,具體按<法律法規(guī)與其他要求管理程序》和《文件控制程序》進行控制。
(6) 顧客及相關(guān)方的意見、報告、要求等信息由各主管部門及時收集,并按有關(guān)規(guī)定予以確認處理,記錄其處理結(jié)果。
5.5.3.6辦公室負責建立公司的信息交流記錄,并組織各部門對收集的各類信息進行歸納和分析,尋找管理體系持續(xù)改進的機會。
5.5.3.7各部門對收集、傳遞的信息予以記錄,并按《記錄控制程序》進行控制。
5.5.3.8相關(guān)文件
《信息交流與協(xié)商控制程序》
篇2：內(nèi)部信息溝通控制工作程序
1.0 目的
通過各種方式方法的信息傳遞溝通,使物業(yè)集團各部(室)及其所屬各物業(yè)公司(管理處)、各部門之間信息暢通,便于提高工作效率。
2.0 范圍
適用于物業(yè)集團高、中、基層間的縱向溝通,各部門之間的橫向溝通以及部門內(nèi)部、員工之間的溝通溝通控制。
3.0 職責
3.1 業(yè)務(wù)總部負責政策、法規(guī)、各類文件的獲取、識別、收集、整理、分析使用、以及傳遞和反饋。
3.2全面質(zhì)量管理辦公室負責監(jiān)督、檢查、考核有關(guān)信息(包括政策法律、法規(guī),文件精神,會議決定,領(lǐng)導(dǎo)指示等)學習和執(zhí)行情況。
3.2 行政管理總部負責信息的發(fā)布和管理。
3.3 物業(yè)集團總經(jīng)理負責主持物業(yè)集團管理評審,副總經(jīng)理負責主持物業(yè)集團公司例會。
3.4 各部門負責實施公司有關(guān)決議政策,并把有關(guān)情況反饋到公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門。
3.5 各部門負責人負責本部門的信息溝通,組織本部門例會。
4.0 工作內(nèi)容
4.1 內(nèi)部信息溝通的主要渠道:
a.印發(fā)文件、通知、通報;
b.召開各種會議(如工作例會、領(lǐng)導(dǎo)辦公會、專項研討會、管理例會、座談會等);
c.出版公告欄、電話、傳真;
d.各類管理檢查、評審活動。
4.2 印發(fā)文件、通知、通報
4.2.1 行政管理總部和各行政管理部根據(jù)各單位的決定或領(lǐng)導(dǎo)的指示,印發(fā)有關(guān)文件或通知等公文至各部門,并提出相關(guān)的要求。
4.2.2 各部門根據(jù)文件精神落實各項工作。
4.2.3 各部門在執(zhí)行過程中,應(yīng)將各類信息及時反饋、上報及高效快速處理。
4.2.4 行政管理總部和行政管理部對其他部門反饋的情況進行匯總、綜合,并上報單位領(lǐng)導(dǎo)。
4.2.5 各級單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)反饋的情況做出下一步的工作計劃。
4.2.6 內(nèi)部文件處理詳見《內(nèi)部行政公文處理程序》。
4.3 召開各種會議
4.3.1 物業(yè)集團每兩周組織各物業(yè)公司、管理處負責人召開一次工作例會。
4.3.2 各部門在工作例會上匯報前期重點工作進展情況、物業(yè)管理中存在的問題、以及需要領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)的事項,下一步工作計劃。
4.3.3 對于重大的問題,須在領(lǐng)導(dǎo)辦公會上研究決定;對于具有專業(yè)特點的問題,須召開專項研討會;對(來自:www.dewk.cn)各部門舉行的會議,內(nèi)容涉及到管理、業(yè)務(wù)、業(yè)戶等,可通過座談會等形式。
4.3.4 例會及重要的臨時性會議均應(yīng)以《會議紀要》形式記錄,由組織部門編寫并發(fā)放至各參加單位,抄報公司領(lǐng)導(dǎo),行政管理總部和相關(guān)職能部門負責存檔。
4.3.5 各部門根據(jù)會議要求和決定事項,切實執(zhí)行。
4.3.6 各部門應(yīng)及時把落實執(zhí)行情況反饋、匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。
4.3.7 各物業(yè)公司(管理處)每星期召開一次管理例會,《會議紀要》報集團公司領(lǐng)導(dǎo)。
4.3.8 各物業(yè)公司(管理處)每天召開晨會,《晨會紀要》呈閱集團公司領(lǐng)導(dǎo)。
4.4出版公告欄
4.4.1 行政管理部負責將公