定額備用金制度下與非定額備用金制度下報銷備用金時怎樣處理

　　備用金報銷的處理依企業備用金管理制度的不同而有所區別。備用金管理制度可以分為定額備用金制度和非定額備用金制度兩種。

　　所謂定額備用金是指單位對經常使用備用金的內部各部門或工作人員根據其零星開支、零星采購等的實際需要而核定一個現金數額，并保證其經常保持核定的數額。實行定額備用金制度，使用定額備用金的部門或工作人員應按核定的定額填寫借款憑證，一次性領出全部定額現金，用后憑發票等有關憑證報銷，出納員將報銷金額補充原定額，從而保證該部門或工作人員經常保持核定的現金定額。只有等到撤銷定額備用金或調換經辦人時才全部交回備用金。

　　實行定額備用金的單位，其內部各部門或有關工作人員使用備用金購買貨物或用于零星開支后，應將所購買的貨物交由倉庫保管員驗收入庫，憑驗收入庫單連同發票到財務部門報銷，用于其他開支的憑發票或其他原始憑證到財務部門報銷。有關部門或工作人員報銷時，會計人員應編制現金付款憑證。出納員依據付款憑證將報銷的金額用現金補給報銷的部門或工作人員。這樣報銷后有關部門或工作人員于中的現金又達到了核定的限額。

　　例：大圣公司維修科使用定額備用金制度，金額為1200元。5月14日用現金購買零配件800元，其備用金只剩下400元，次日到財務科報銷，會計編制付款憑證，出納員補給現金800元，這樣維修科的備用金又達到了

　　1200元。會計分錄是：

　　借：管理費用800

　　貸：現金800

　　如果5月14日維修科購買零配件實際支付了1400元，由經辦人員墊付現金200元，則5月15日報銷時，出納員應付給的現金就是1400元，維修科備用金在支付給經辦人員墊付款200元后又恢復到1200元。

　　非定額備用金是指單位對非經常使用備用金的內部各部門或工作人員，根據每次業務所需備用金的數額填制借款憑證，向出納員預借現金，使用后憑發票等原始憑證一次性到財務部門報銷，多退少補，一次結清，下次再用時重新辦理領借手續。報銷時財務部門編制轉帳憑證，其借方科目與定額備用金報銷時相同，其貸方科目則為“其他應收款”科目。對于實際支出額小于預借金額的應編制現金收款憑證，收回多借的現金;對于實際支出大于預借金額的，編制現金付款憑證，補給經辦人員墊付的款項。

　　例：大圣公司對行政科采用非定額備用金制度，行政科為購買辦公用品預借備用金1600元，預借時，財務部門根據借款憑證編制現金付款憑證，其會計分錄為：

　　借：其他應收款——備用金(行政科)

　　1600貸：現金16O0

　　行政科購買辦公用品1520元后憑發票和驗收入庫單到財務部門報銷，交回多余現金80元，財務部門編制轉帳憑證一張，其會計分錄為：

　　借：管理費用1520

　　現金80

　　貸：其他應收款——備用金(行政科)1600

　　出納員收回多借的未用現金80元。

　　如果行政科實際購買辦公用品1780元，自己墊付了180元，則在報銷時除按規定編制轉帳憑證一張，其會計分錄為：

　　借：管理費用1780

　　貸：其他應收款——備用金(行政科)16O0

　　現金180

　　出納員付給行政科現金180元，退還行政科經辦人員其墊付的現金180元。

篇2：工貿油品調運分公司備用金管理辦法

　　工貿油品調運分公司備用金管理辦法

　　第一章 總則

　　第一條 為防止zz石油（集團）工貿有限公司油品調運分公司（以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”）現金流失，加強資金管理工作，提高工作效率，現就公司備用金管理特制定本辦法。

　　第二條 備用金的分類及定義。

　　（一）備用金按性質不同分為長期備用金和臨時備用金。

　　（二）長期備用金是指因支出頻繁等原因而需要周轉的現金，具有時間長、比較固定的特點。

　　（三）臨時備用金是指因臨時性的需要而借支的現金，具有一次性、時間短的特點。

　　第三條 長期備用金的使用對象、用途和金額限制規定，按照附件規定執行。定額標準由各部門經理擬定報總經理批準，原則上借款金額應該小于等于借款人2個月的工資。

　　第四條 臨時借款一般不予借給，特殊情況經審批可借給。有借款尚未還清者，一律不準再借。臨時備用金的使用范圍規定如下：

　　（一）因企業業務需要暫支款，包括差旅費、臨時采購款、行政臨時事務借支等具有工作性質的一次性借支款。

　　（二）臨時性公務活動、職工活動借支。

　　（三）理賠等事故性質的借支。

　　（四）押金等性質的借支。

　　（五）其他經批準的暫支款。

　　第二章 備用金的申請、審批與歸還

　　第五條 備用金的借支程序如下所示：

　　（一）借款人填寫《借款單》并簽名。具體為：有費用預算申請業務的個人必須在費用預算申請單里填寫借款事宜和借款金額，并同時填寫借款單，借款單必須真實、詳細的注明借支事由、金額、歸還時間。

　　（二）借款人所在部門負責人就借支事由的真實性、必要性進行初審。

　　（三）部門主管領導對借支必要性進行復審，并對該部門的借支款進行總體監督。

　　（四）財務負責人對合理性負責審核，并根據前期現金使用作出分析，按現金管理制度做出是否借支判斷。

　　1.未轉正員工控制借支。

　　2.經常性違反結算紀律的員工控制借支。

　　3.根據事由控制借支金額的標準。

　　4.其他財務制度要求控制的事由。

　　（五）財務主管領導審批簽字。

　　（六）總經理審批簽字。

　　（七）會計確認借款審批是否完善，在審批完善后進行財務處理。

　　（八）出納根據財務憑證進行付款。

　　第六條 備用金的歸還

　　（一）歸還備用金時，借款人以報銷費用沖抵，差額可歸還現款。

　　（二）出納員收到還款現款后，開具收款收據，寫清還款方式，并簽字蓋章交付還款人一聯作為對賬依據。

　　（三）報銷費用沖抵借款的，由會計開具收款收據并注明報銷沖賬字樣，并簽字確認交付還款人一聯作為對賬依據。

　　第三章 備用金的日常管理

　　第七條 長期備用金的額度需要根據支出業務變化，對使用對象和用途范圍每半年審定一次。

　　第八條 長期備用金實行專人借支專人負責的辦法，不得全部或部分借支或以臨時備用金的性質借支他人。

　　第九條 長期備用金的借款時間最長不超過半年，每半年清理一次，如需繼續借用的，重新辦理申請審批手續。

　　第十條 臨時備用金要求一個事由一個專項借款和還款，不得以其他事由z借款周期。

　　第十一條 臨時備用金的還款、報銷期限：

　　（一）對出差人員，在返回公司5天內報銷差旅費；

　　（二）臨時采購借款，使用后5天內報銷；

　　（三）沒有特殊原因臨時借款還款最長不超過2個月。

　　第十二條 因人員調動或離職等原因造成備用金管理員更換的，必須辦理變更手續，變更方式采用借還兩條線，即原責任人辦理還款，新責任人辦理借款。

　　第十三條 財務資產部會計必須于每月月末對編制月度備用金借款情況表交付部門負責人，做好備用金借款管理。

　　第四章 違規操作罰則

　　第十四條 出納員在審批手續不全情況下借支備用金的，負責追回，并在績效考核中給予減分。

　　第十五條 若借款人拒不歸還所借的備用金（超過歸還時間一個星期），由財務資產部提出告知后，由其所屬部門負責人負責督促還款，如部門負責人未通知，造成損失的，應在績效考核中給予減分。

　　第十六條 若借款人員發生人事異動或離職，綜合辦公室未及時書面通知財務資產部確認清賬，造成借款無法收回的，由綜合辦公室承擔借款損失。

　　第十七條 財務資產部對于逾期還款或拒不還款的人員，嚴格控制后續借款甚至取消借款資格。對于沒有特殊事由有款未還借支款項的，財務資產部可拒付款項。

　　第五章 附則

　　第十八條 本辦法由財務資產部負責解釋。

　　第十九條 本辦法未盡事宜，按照國家法規及工貿公司有關規定執行。

　　第二十條 本辦法自發布之日起執行。

　　附件： 油品調運分公司長期備用金使用對象及限額

　　使用對象用途限制金額

　　辦公室主任、副主任零星招待需要20000元/人

　　司機零星需要3000元/人

　　其他人員其他支出頻繁而需要定額備用金的人員5000元/人

篇3：裝飾公司項目部備用金使用管理制度

　　裝飾公司項目部備用金的使用及管理制度

　　1、工程項目部設立后，可經審批程序審批后，根據項目規模大小借支一定數額的備用金，由公司出納保管。

　　2、項目部因公需要使用備用金可由當事人填寫借款單，經工程部經理和項目部經理批準后向公司出納借支，費用審批按審批程序簽名后向出納報賬。

　　3、公司出納根據備用金使用情況，持現場審批單證報公司，按公司審批程序審批后向公司財務報回備用金額。

　　4、項目部一切資金使用開支的票據，必須有經手人和證明人簽字，由工程部經理和項目經理審批后報公司財務，按公司審批程序報賬。