物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件：文件和資料控制程序

　　1.0 目的

　　確保現(xiàn)場所使用的文件和資料都是現(xiàn)行有效的，防止誤用失效或作廢的文件和資料。

　　2.0 適用范圍

　　適用于質(zhì)量體系所形成的文件和資料。

　　3.0 職責

　　3.1行政部是文件和資料的歸口管理部門。

　　3.2各部門(管理處)負責本部門(管理處)所使用文件和資料的管理。

　　4.0 工作程序

　　4.1文件和資料的分類

　　4.1.1質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄)

　　4.1.2外來文件(國家有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)、條例、通知、來往單位文件等)

　　4.1.3其它資料(業(yè)主檔案資料、書刊、聲像類、專業(yè)性資料等)

　　4.2文件和資料的編號

　　按《文件和資料的編號規(guī)則》執(zhí)行。

　　4.3文件和資料的受控狀態(tài)

　　4.3.1質(zhì)量手冊分為受控和非受控兩種，受控文件和資料在第一頁加蓋"受控文件"印章，注明受控號，非受控文件一般只進行編號。

　　4.3.2質(zhì)量體系文件均為受控文件，加蓋"受控文件"印章。

　　4.3.3質(zhì)量記錄除原版文件應(yīng)加蓋受控章留存外，其它現(xiàn)場使用的可不蓋受控章。

　　4.4文件和資料的編寫、審批

　　質(zhì)量體系文件由管理者代表組織相關(guān)部門編寫;質(zhì)量手冊、程序文件由管理者代表或物業(yè)管理公司經(jīng)理審批;作業(yè)文件由主管領(lǐng)導組織改編、編寫，管理者代表或物業(yè)管理公司經(jīng)理審批。

　　4.5文件和資料的發(fā)布

　　4.5.1受控文件發(fā)放由行政部確定分發(fā)部門和數(shù)量，領(lǐng)用人在《文件和資料領(lǐng)用簽收表》上簽名，領(lǐng)取注有受控號和加蓋"受控文件"印章的文件和資料。

　　4.5.2使用部門受控文件如有丟失，可提出書面申請，說明原因和理由，管理者代表批準后，重新發(fā)放，注明丟失的原因;破損的以舊換新。

　　4.6文件和資料的更改

　　4.6.1文件和資料更改時，由提出部門人員填寫《文件和資料更改申請單》，審核批準由原審批人進行，當原審批人不在職時可由接替其崗位的人員審批。文件資料的更改，增刪在《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》中要有記載匯總。

　　4.6.2文件和資料更改審批通過后，由行政部實施，資料管理員按《文件和資料領(lǐng)用簽收表》的名單，到領(lǐng)用了需改文件的人員處更改。手寫更改文件和資料在更改處簽上更改人姓名、日期及更改狀態(tài)方才有效;若發(fā)放換頁、換版后的新文件，應(yīng)同時收回作廢的舊文件和資料，并留下記錄。

　　4.7文件和資料的管理

　　4.7.1文件和資料經(jīng)編、審、批簽名后，原件交管理者代表歸檔，列入《質(zhì)量文件清單》受控。

　　4.7.2各部門保管的文件和資料要求建立《質(zhì)量文件清單》受控。

　　4.7.3借閱文件和資料(原件一律不能外借)時，登記在《借閱登記簿》上，按規(guī)定的時間歸還。

　　4.7.4其它文件資料的管理參見《文書、檔案、資料管理辦法》。

　　4.8文件和資料的換版與作廢

　　4.8.1文件和資料每版更改不超過五次，修改次數(shù)號用"正"字的筆劃數(shù)表示，"一"表示第一次更改，"T"表示二次更改......"正"表示第五次更改，若1次更改內(nèi)容較多也可換版。版本號用A、B、C......表示，A表示第1版，以此類推。

　　4.8.2作廢的文件和資料由行政部按《文件和資料領(lǐng)用簽收表》及時收回并記錄，立即蓋上"作廢"印章，統(tǒng)一銷毀。為積累知識或涉及法律需要的作廢文件和資料，在第一頁上蓋上"保留資料"印章方可留用。

　　5.0 支持性文件

　　5.1 《文件和資料的編號規(guī)則》

　　5.2 《文書、檔案、資料管理辦法》

　　6.0 相關(guān)記錄

　　6.1 《文件和資料領(lǐng)用簽收表》

　　6.2 《文件和資料更改申請表》

　　6.3 《質(zhì)量文件清單》

　　6.4 《借閱登記簿》

　　6.5 《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》

　　編寫： 審批：

篇2：房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系文件資料控制工作程序

　　房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系文件資料控制程序

　　1.目的

　　通過對質(zhì)量體系運行有關(guān)文件的控制，確保在項目的開發(fā)建設(shè)過程中能得到和使用相關(guān)的有效文件。

　　2.范圍

　　本程序適用于公司所有與質(zhì)量活動有關(guān)的文件控制，包括外來文件和資料。

　　3.職責

　　3.1工程部是文件控制的主管部門，主要負責：

　　a.指導、監(jiān)督各部門對文件控制的執(zhí)行情況；

　　b.質(zhì)量手冊和質(zhì)量管理作業(yè)文件的歸口管理工作。

　　3.2總經(jīng)理工作部負責公司的檔案管理工作以及圖書、標準、規(guī)范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作；

　　3.3各部門負責分管范圍內(nèi)的文件管理工作；

　　3.4項目部負責圖紙及工程項目的有關(guān)文件的歸口管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1受控文件的范圍：

　　4.1.1用以指導質(zhì)量體系運行的文件和資料，包括質(zhì)量手冊、程序文件和質(zhì)量管理作業(yè)文件；

　　4.1.2用以指導項目具體運作的文件和資料；

　　4.1.3外來文件和資料，包括：法律法規(guī)、標準、規(guī)范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。

　　4.2文件和資料的編制與審批

　　4.2.1根據(jù)質(zhì)量體系文件中的有關(guān)規(guī)定，由文件的歸口管理部門負責編制文件，并由規(guī)定的授權(quán)人進行審核和批準：

　　a.《手冊》和程序文件由工程部編制，管理者代表審核，公司總經(jīng)理批準；

　　b.質(zhì)量管理作業(yè)文件由各歸口管理部門編制，部門經(jīng)理審核，管理者代表批準；

　　c.項目運作性文件由歸口管理部門編制，根據(jù)各業(yè)務(wù)活動的有關(guān)規(guī)定，由相應(yīng)人員進行審核和批準。

　　d.外來文件由總經(jīng)理工作部負責審核、登記，由總經(jīng)理工作部經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準下發(fā)。

　　4.2.2文件的編寫要求，執(zhí)行Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導則》的規(guī)定。

　　4.3文件的標識與發(fā)放

　　4.3.1文件的編制部門依據(jù)Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》所規(guī)定的范圍和方法，對文件進行編號。

　　4.3.2對質(zhì)量手冊和質(zhì)量管理作業(yè)文件，需加唯一性標識以識別，對合同、工程圖紙以及其它項目運作性文件，具備授權(quán)人簽字或蓋章后即為有效，日常使用的法律法規(guī)等資料，不需加蓋受控章。

　　4.3.3根據(jù)文件的發(fā)放范圍，由發(fā)放部門做好發(fā)放登記，填寫"文件發(fā)放登記表"。公司內(nèi)部編制的文件，可在文件的原件上加蓋發(fā)放章，登記發(fā)放情況。

　　4.3.3各部門資料員負責簽收文件，填寫"文件接收登記表"。

　　4.4文件的更改

　　4.4.1文件需要更改時，由更改部門填寫"文件更改申請/通知單"，說明更改的理由和內(nèi)容，并由原審批人審批，當原審批人因故不能審批時，應(yīng)向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。

　　4.4.2文件的原編制部門負責將審批通過的"文件更改申請/通知單"發(fā)至各部門資料員。

　　4.4.3各部門資料員根據(jù)"文件和資料更改申請/通知單"進行更改，在文件的"更改記錄"中做好記錄。對于局部改動，采用手寫更改方式，并在更改處注明更改狀態(tài)，以字母"G"加順序數(shù)字表示，如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動或考慮到文件的完美性，可采用換頁的方式進行修改。文件經(jīng)過多次修改或主要內(nèi)容修改后，應(yīng)換版發(fā)行。

　　4.4.4對圖樣的修改，執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。

　　4.5文件的保存與回收

　　4.5.1對歸檔文件和資料的保存和管理，執(zhí)行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.5.2對各部門保存的文件資料，由部門資料員負責妥善保管，防止污損遺失，保存期限為一般為3年，超過保存期的，由各部門資料員負責進行銷毀并做好記錄。

　　4.5.3受控文件不得隨意復印，需要時，應(yīng)向其歸控管理部門申請，批準后，方可進行復制。

　　4.5.4文件換版后，由原發(fā)放部門負責將作廢版本進行回收，并進行記錄，對作廢的文件和資料需保留以備參考時，應(yīng)加蓋"作廢"章予以標識。

　　4.6外來文件的控制

　　4.6.1對外來文件，由接收部門負責進行簽收、登記和處理，納入到受控文件的管理范圍。

　　a)上級機關(guān)下發(fā)的行政和管理性文件以及房地產(chǎn)開發(fā)的法律法規(guī)，由總經(jīng)理工作部負責簽收登記，交分管領(lǐng)導簽批后貫徹實施；

　　b)工程施工技術(shù)類文件，由工程部負責保存和處理，對

建筑施工類的國家、地區(qū)和行業(yè)標準、工藝、技術(shù)規(guī)范等，由工程部審核其是否為有效版本，并提供有效版本清單，發(fā)放項目部使用。

　　c)項目經(jīng)營運作的有關(guān)文件和顧客提供的文件等，由策劃營銷中心負責處理。

　　4.6.2各部門按照分工管理范圍，負責主動收集相應(yīng)的外來文件（如：最新頒布的法律法規(guī)、技術(shù)標準、規(guī)范、上級政府主管部門的有關(guān)政策等），并對文件的落實情況進行相應(yīng)的跟蹤。

　　4.7項目部負責工程項目的圖紙使用管理，執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。

　　4.8總經(jīng)理工作部負責公司的檔案管理，各部門按分工做好本部門的檔案管理工作，執(zhí)行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.9總經(jīng)理工作部負責公司的信函管理，做好信函的收發(fā)和處理工作，執(zhí)行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。

　　4.10總經(jīng)理工作部負責公司的圖書資料管理，執(zhí)行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。

　　4.11工程部負責對各部門的文件控制情況進行日常的監(jiān)督檢查，并結(jié)合質(zhì)量管理體系審核以及整改等工作，進行檢查指導。

　　5.質(zhì)量記錄

　　5.1QR05-01文件發(fā)放登記表

　　5.2QR05-02文件接收登記表

　　5.3QR05-03文件借閱登記表

　　5.4QR05-04文件更改申請/通知單

　　5.5QR05-05受控文件清單

　　6.支持性文件

　　6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》

　　6.2Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導則》

　　6.3Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.4Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》

　　6.5Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》

　　6.6Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》

　　6.7Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規(guī)定》

篇3：房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系糾正和預防措施控制工作程序

　　房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系糾正和預防措施控制程序

　　1.目的

　　通過消除不合格或潛在不合格原因，將不合格降低到最低程度，確保質(zhì)量體系的有效運行。

　　2.范圍

　　本程序適用于公司質(zhì)量體系運行過程和項目開發(fā)建設(shè)的全過程。

　　3．職責

　　3.1工程部是糾正和預防措施的主控部門，負責組織實施、驗證糾正和預防措施。

　　3.2各責任部門負責制定和實施糾正和預防措施。

　　4．控制程序

　　4.1糾正措施的制訂和實施

　　4.1.1工程部負責收集以下的有關(guān)信息，進行調(diào)查分析，確定是否采取糾正措施：

　　a)質(zhì)量體系內(nèi)審及第三方驗證的不符合項報告和管理評審報告以及日常體系運行監(jiān)督檢查的結(jié)果；

　　b)不合格品的控制情況；

　　c)顧客意見及處理情況；

　　d)實施監(jiān)督和測量中發(fā)現(xiàn)的問題；

　　e)各部門執(zhí)行公司經(jīng)營生產(chǎn)計劃中發(fā)現(xiàn)的問題。

　　4.1.2工程部根據(jù)上述信息，對存在的不合格（包括顧客的投訴和意見）進行評價，確定需要采取糾正措施的對象，填寫"糾正措施通知單"，下發(fā)責任部門。

　　4.1.3責任部門接到"糾正措施通知單"后，應(yīng)分析發(fā)生不合格的原因，針對性地制定糾正措施，2天內(nèi)反饋工程部，由工程部批準后進行實施，重大糾正措施由管理者代表進行審批。

　　4.2預防措施的制訂和實施

　　4.2.1工程部負責組織有關(guān)部門，對本程序4.1.1條款規(guī)定的信息進行分析，找出項目的開發(fā)建設(shè)過程中和體系運行過程中存在的潛在不合格，調(diào)查分析原因。

　　4.2.2根據(jù)調(diào)查分析的結(jié)果和需要進行改進的項目和目標，由工程部確定應(yīng)采取預防措施的對象，填寫"預防措施通知單"，下發(fā)責任部門。

　　4.2.3責任部門接到"預防措施通知單"后，應(yīng)分析潛在不合格的原因，針對性地制定預防措施，2天內(nèi)反饋工程部，由工程部批準后，組織進行預防措施的實施，重大預防措施由管理者代表進行審批。

　　4.3糾正和預防措施的驗證

　　4.3.1各部門嚴格按照制訂的糾正和預防措施進行實施，消除不合格或潛在不合格的原因。

　　4.3.2工程部負責監(jiān)督檢查糾正和預防措施的實施，驗證糾正措施的完成情況，并對實施糾正和預防措施的有效性進行評審，對效果不明顯或無效時，應(yīng)重新進行調(diào)查分析，采取新的糾正和預防措施。

　　4.3.3當因?qū)嵤┘m正預防措施需要對有關(guān)的質(zhì)量體系文件進行修改時，由工程部負責依據(jù)《文件控制程序》的規(guī)定，進行文件的修改。

　　4.4各部門對實施糾正和預防措施的結(jié)果，要予以記錄，執(zhí)行《記錄控制程序》。

　　5.質(zhì)量記錄

　　5.1QR16-01糾正措施通知單

　　5.2QR16-02預防措施通知單