大廈業(yè)主檔案管理規(guī)程

　　1.目的

　　建立健全業(yè)主檔案,掌握用戶動態(tài)，便于用戶管理與針對性服務(wù)。

　　2.范圍

　　適用于XX大廈內(nèi)所有用戶的檔案管理。

　　3.職責(zé)

　　3.1客務(wù)主管負(fù)責(zé)客戶檔案的建立與管理。

　　4.程序

　　4.1用戶檔案內(nèi)容

　　4.1.1入駐資料　　A.用戶姓名、單元號及其他有關(guān)資料;

　　B.用戶簽字的《賽迪大廈業(yè)主公約書》副本;

　　C.用戶其他資料復(fù)印件。

　　4.1.2遷出資料

　　業(yè)主、搬遷登記單。

　　4.2客戶檔案管理

　　4.2.1用戶由物業(yè)部上門辦理入駐登記，并向業(yè)主(用戶)提供《賽迪大廈業(yè)主公約書》及《用戶手冊》等文件。

　　4.2.2客務(wù)主管與用戶簽定《管理公約書》。

　　4.2.3客務(wù)主管將各種資料按順序編號登記在《卷內(nèi)文件目錄》。

　　4.3用戶檔案的保管及查閱

　　4.3.1用戶檔案分入駐檔案及遷出檔案，按統(tǒng)一編號存放。

　　4.3.2文件柜鑰匙由客務(wù)主管保管。

　　4.3.3用戶檔案只允許賽迪大廈管理人員查閱。

　　4.3.4查閱人必須進(jìn)行登記后方可查閱。

　　5.監(jiān)督執(zhí)行

　　由物業(yè)部經(jīng)理監(jiān)督執(zhí)行。

　　6.支持性和相關(guān)性文件

　　JC/ZY4.9-0406-1998(1)《管理公約書》

　　7.質(zhì)量記錄及表格

　　JC/JL4.5-0103-01-1998(1)《卷內(nèi)文件目錄》

　　JC/JL4.5-0103-02-1998(1)《檔案查閱登記表》

　　JC/JL4.5-0103-03-1998(1)《賽迪大廈用戶檔案目錄》

　　JC/JL4.5-0103-04-1998(1)《用戶檔案》

　　JC/JL4.5-0103-05-1998(1)《賽迪大廈業(yè)主(用戶)情況統(tǒng)計表》

　　JC/JL4.9-0402-01-1998(1)《用戶遷出登記單》

篇2：物業(yè)資料業(yè)主檔案管理方案

　　物業(yè)資料與業(yè)主檔案管理方案

　　為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性，規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作，特制訂本管理方案。

　　一、資料或檔案的收集與保存

　　首先，在物業(yè)接管移交時，要力爭全面、準(zhǔn)確地收集到本單位與開發(fā)商及設(shè)計單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。其次，業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段，業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料，都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

　　二、資料或檔案的整理與分類

　　所有原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后，按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊，做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同，管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。

　　1.工程技術(shù)資料：包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。

　　2.業(yè)主及各辦公部門檔案：包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)詳細(xì)資料登記表，進(jìn)出小區(qū)人員登記表，業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的維修檔案等。其中，業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責(zé)任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。

　　3.裝修檔案：包括二次裝修申請審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料、裝修責(zé)任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計平面圖、裝修竣工圖等。

　　4.維修資料：包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。

　　5.業(yè)主反饋信息：包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見和調(diào)查統(tǒng)計記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀(jì)錄等。

　　6.本部門員工管理資料：包括員工個人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎罰記錄、員工培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。

　　7.行政文件資料：包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財務(wù)記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報文件等。

　　三、資料或檔案的歸檔

　　對于所有分類整理好的信息資料，工作人員必須進(jìn)行歸檔保存。

　　1.檔案管理實行原始資料和計算機(jī)檔案雙軌制，使儲存方式多元化，盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計算機(jī)磁盤儲存，便于查找。同時，還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化。

　　2.對本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存，使此類檔案在計算機(jī)中按級別檢索，對保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。

　　3.檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類順序進(jìn)行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。

　　4.根據(jù)檔案盒規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙，在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號字體的檔案類別名稱，制作好的檔案標(biāo)志貼www.dewk.cn應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方，并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

　　5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi)，詳細(xì)、清晰地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等內(nèi)容。

　　6.檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等，

并隨時保持干燥、通風(fēng)、清潔，確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管，檔案室應(yīng)避免無關(guān)人員任意進(jìn)出，以保證檔案的安全和完善。

　　7.所有檔案盒資料都應(yīng)妥善保存，注意保持整潔，不得擅自涂改、外借，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。

　　四、資料或檔案的運用

　　工作或服務(wù)的過程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用，內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng)，查閱文件檔案授權(quán)范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案，借閱原始資料的使用者，應(yīng)該按檔案的不同密級經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱，特殊情況如需查閱須報管理處。

　　五、業(yè)主檔案的跟蹤

　　當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時，服務(wù)中心應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門應(yīng)當(dāng)由專職主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電費和其他服務(wù)費一個月以上的業(yè)主，管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。

　　六、過期資料或檔案的銷毀

　　對于作廢或失效文件，相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記，防止繼續(xù)使用。根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì)，管理人員應(yīng)該定期對過期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀，防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀，但銷毀的同時必須建立已銷毀文檔的清單，便于備查。

篇3：業(yè)主檔案管理工作規(guī)程

　　一、目的

　　規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

　　二、適用范圍

　　適用于物業(yè)業(yè)主檔案的保管與跟蹤

　　三、職責(zé)

　　1、事務(wù)部主管負(fù)責(zé)業(yè)主檔案與跟蹤工作。

　　2、管理員負(fù)責(zé)依照本程序具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

　　四、程序要點

　　1、業(yè)主檔案內(nèi)容

　　(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

　　(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。

　　(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。

　　(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

　　(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

　　(6)《業(yè)主入住驗房表》。

　　(7)《裝修施工申請表》、相關(guān)圖紙及施工單位資料。

　　(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

　　(9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

　　(10)其他應(yīng)保存的資料。

　　2、將業(yè)主的有關(guān)資料放在相應(yīng)的文件袋內(nèi)。

　　3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。

　　4、業(yè)主檔案的跟蹤

　　(1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時，服務(wù)處員工應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中：

　　①通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;

　　②業(yè)主發(fā)生更替時。

　　(2)業(yè)主檔案跟蹤管理，由服務(wù)處員工每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電綱和其他服務(wù)費一個月以上的業(yè)主，管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。

　　5、業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處主任批準(zhǔn)，經(jīng)事務(wù)部檔案管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱。

　　6、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

　　7、將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。