質(zhì)量手冊：文件和資料控制程序
1、目的
對與本公司質(zhì)量體系提供的有關(guān)的文件和資料進行控制，確保與質(zhì)量有影響的各場所使用的文件和資料為有效版本。
2、范圍
本程序適用于質(zhì)量體系文件和資料的控制，包括有關(guān)外來文件。
3、定義
3.１ 質(zhì)量體系文件：質(zhì)量手冊（包含程序文件）、工作手冊（包括制度和規(guī)程）及表單記錄。
3.2內(nèi)部文件：指本公司內(nèi)部自行制定的文件。
3.3外來文件：指非本公司自行制定,而是由外部提供的文件，如《物業(yè)管理條例》、《消防法》、《勞動法》等；
3.4非受控場所：本公司質(zhì)量體系運行以外的所有場所,如：業(yè)主、認證機構(gòu)。
3.5技術(shù)文件：設(shè)計圖紙、使用說明書、技術(shù)條件等文件。
4 職責
4．1管理部：負責公司內(nèi)部文件的發(fā)行、回收、原件保存及銷毀工作，制定有關(guān)控制規(guī)定與辦法；負責外來文件的受控、發(fā)放及回收等管理工作。
4．2各部門：負責責任范圍內(nèi)的文件和資料的編制及修訂。
5 內(nèi)容
5．1文件新訂
制定新文件時，由制定者將新訂文件呈相應審核人和批準人員簽字同意后，將文件交管理部發(fā)行。
5．2文件發(fā)行
5.2.1質(zhì)量手冊和第三層次文件的發(fā)放直接由管理部根椐各部門實際需要的數(shù)量填寫《文件發(fā)放登記表》，經(jīng)管理者代表審批后進行發(fā)放。
5.2.2文件領(lǐng)用人在《文件發(fā)放登記表》上簽名領(lǐng)取注有分發(fā)號和加蓋"受控文件"印章的文件。每份文件都有不同的分發(fā)號，便于換版時回收。
5.2.3管理部在發(fā)放文件后，將全公司的受控文件列入《受控文件清單》。
5.2.4當文件使用人的文件破損嚴重影響使用時,應到文件資料中心辦理更換手續(xù),交回破損文件；文件管理員將破損文件銷毀。
5.2.5當文件丟失后或其它原因需補發(fā)新文件時,由文件使用部門填寫《文件領(lǐng)用申請表》，再由原批準單位批準后，管理部重編新文件的分發(fā)號。
5.3文件的更改
5.3.1文件發(fā)行實施后須更改的，原則上由制訂部門填寫《文件更改申請單》，說明修訂原因，經(jīng)原批準單位批準后，由管理部按5.2項規(guī)定程序進行更改審批與發(fā)行。
5.3.2文件進行修訂時,對某一頁或某幾頁進行修訂,只須更改該頁內(nèi)容和修訂次數(shù),其修訂次數(shù)按前一次修訂次數(shù)+1來計數(shù)。文件通過更換時，頁數(shù)為修訂后不含"文件封面"的實際總頁數(shù)。
5.3.3 更改文件時，使用部門應將更改前文件交管理部或本部門文件管理人員，由管理部或本部門的文件管理人員對更改前文件進行換頁或手寫修改。當采用手寫方式對文件進行更改時，應將更改前內(nèi)容用"--"劃去，手寫上新的內(nèi)容，并應在更改處加蓋"更改"印章，然后發(fā)還使用部門或相關(guān)人員，對《質(zhì)量手冊》等受控文件的更改，管理部及各部門文件管理人員還應在文件中相應的"修改記錄"欄和[受控文件清單]中的"修訂狀態(tài)"欄標明文件更改情況。
5.3.4 經(jīng)審批的《文件更改申請單》與該文件的原件及更改后的文件一起存檔。
5.3.5 文件更改后，管理部要將文件更改情況列入[受控文件清單]中的"修訂狀態(tài)"欄。
5．4文件的換版與作廢
5.4.1同一份文件某頁或表單經(jīng)過九次修訂后,該頁或表單需再修訂是整份文件以新版發(fā)行，如:第1版、第0次修訂。其某一頁經(jīng)過第9次修訂后，再修訂時整份文件即為第2版、第0次修訂。舊版文件回收處理，換發(fā)新版本，"非受控文件"和"參考文件"不辦理更改和換版。
5.4.2 換版后的文件發(fā)放按5.2 條程序執(zhí)行。
5.4.3舊版文件由文件管理員按《文件發(fā)放登記表》收回并記錄，需作資料保留的該版文件，經(jīng)文件原核準人核準后，由文件管理員加蓋"參考文件"印章方可留用，其余該版文件蓋"作廢文件"章或銷毀。
5．5文件的管理
5.5.1文件擬制、審核、核準后，原版文件及其副本由管理部實行統(tǒng)一管理，填寫《受控文件清單》。存軟盤的受控文件均應有備份；軟盤儲存的文件應進行文件狀態(tài)標識。
5.5.2 受控文件發(fā)放后，文件領(lǐng)用人須嚴格管理，不得任意復印、轉(zhuǎn)借、損壞、涂改文件及內(nèi)容。
文件持有人應確保文件清晰、易于識別。
5.5.3文件管理員應全面檢查各類文件的有效性，查核各使用者手中的文件，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
5．6外部文件控制
直接引用的各類外來文件，由管理者代表核準后方可使用，文件的發(fā)放管理參照5.2執(zhí)行。
5．7文件編碼規(guī)則
5.7.1質(zhì)量手冊編號:
質(zhì)量手冊編號為:QM001
5.7.2作業(yè)指導書編號:
WI***
該條款派生的第幾份文件
與ISO9001標準對應的條款
作業(yè)指導書代號
5.7.3表單編號:
FM -- * -- *--**
代表第幾個表單
該條款派生的第幾份文件
與ISO9001標準對應的條款
表單代號
5.7.4外來文件編號:
QE***
代表第幾個外來文件
代表年月
外來文件代號
文章6 相關(guān)文件
無
7 使用表格
7.1 FM42-1-01文件發(fā)放登記表
7.2 FM42-1-02文件更改申請表
7.3 FM42-1-03文件領(lǐng)用申請表
7.4 FM42-1-04受控文件清單
文章篇2：X公司文件和資料控制規(guī)定
某公司文件和資料控制規(guī)定
總經(jīng)理辦公室負責按《文件和資料控制程序》對公司執(zhí)行的質(zhì)量文件、引用外部標準、技術(shù)文件進行總體控制，保證公司相關(guān)管理人員、操作人員執(zhí)行的質(zhì)量文件、技術(shù)資料、引用外部標準均為最新版本的有效文件。
1.各部門執(zhí)行《文件和資料控制程序》，控制本部門使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、引用的外部標準.保證本部門使用的這些文件和資料均為有效最新版本。
2.公司使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、外部標準，均須得到總經(jīng)理或其授權(quán)人批準后，方能生效執(zhí)行。
3.發(fā)至部門應根據(jù)文件內(nèi)容涉及的部門、確定文件分發(fā)范圍，并做好發(fā)至記錄，必須文件更改、作廢時，能及時撤回，防止誤用失效、作廢文件。
4.文件的頁改必須得到控制，原則上文件和資料的頁改由原批準人進行，如果指定更改人則更改人應有原批準人所依據(jù)的背景資料。
5.文件和資料的作廢，須由原發(fā)放部門根據(jù)發(fā)文記錄文件和資料使用部門及時撤回防止使用作廢文件。
篇3：某產(chǎn)業(yè)公司文件和資料控制規(guī)定
某產(chǎn)業(yè)公司文件和資料控制規(guī)定
總經(jīng)理辦公室負責按《文件和資料控制程序》對公司執(zhí)行的質(zhì)量文件、引用外部標準、技術(shù)文件進行總體控制，保證公司相關(guān)管理人員、操作人員執(zhí)行的質(zhì)量文件、技術(shù)資料、引用外部標準均為最新版本的有效文件。
1.各部門執(zhí)行《文件和資料控制程序》，控制本部門使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、引用的外部標準.保證本部門使用的這些文件和資料均為有效最新版本。
2.公司使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、外部標準，均須得到總經(jīng)理或其授權(quán)人批準后，方能生效執(zhí)行。
3.發(fā)至部門應根據(jù)文件內(nèi)容涉及的部門、確定文件分發(fā)范圍，并做好發(fā)至記錄，必須文件更改、作廢時，能及時撤回，防止誤用失效、作廢文件。
4.文件的頁改必須得到控制，原則上文件和資料的頁改由原批準人進行，如果指定更改人則更改人應有原批準人所依據(jù)的背景資料。
5.文件和資料的作廢，須由原發(fā)放部門根據(jù)發(fā)文記錄文件和資料使用部門及時撤回防止使用作廢文件。