1、目的：規(guī)范人力資源檔案管理，為公司提供準確的人力資源信息。
2、范圍：全體員工
3、責任者：總經(jīng)理辦公室
4、程序：
4.1責任區(qū)分
總經(jīng)理辦公室
4.1.1公司總經(jīng)理辦公室要有兼職檔案管理員，專門負責公司各種檔案管理工作，就此工作對辦公室主任負責。
4.1.2檔案管理員負責員工檔案的調(diào)入、調(diào)出、建立、保存、使用、托管等工作。
4.1.3檔案管理員要按歸檔材料要求，及時、準確收集員工檔案材料所需信息，錄入個人檔案中。
4.1.4人事專員、檔案管理員有權(quán)要求員工按時上交、補齊個人檔案材料。
4.1.5在公司條件允許的情況下，逐步建立員工電子檔案。
員工責任：
4.1.6公司正式員工都必須向公司提供準確的個人信息。
4.1.7主管以上及個別關(guān)鍵崗位員工的個人信息，要由總經(jīng)理辦公室專門調(diào)查核實。
4.1.8對惡意提供個人虛假信息的員工，一經(jīng)查實，一律作辭退處理。
4.1.9員工個人原有人事關(guān)系檔案可由個人或公司協(xié)助調(diào)入，委托人才交流中心代為保管。
4.1.10員工個人信息發(fā)生變化，必須在15個工作日內(nèi)報告總經(jīng)理辦公室，以便及時更改。
4.2檔案建立
4.2.1正式員工必須建立統(tǒng)一的基礎(chǔ)檔案，基礎(chǔ)檔案包括：應(yīng)聘登記表、員工履歷表(主管以上員工)、各種證件(身份證、戶口本、學(xué)歷證、學(xué)位證、職稱證、駕駛證、上崗證)復(fù)印件、近期一寸正面彩照、體檢表、健康證。
4.2.2員工檔案后續(xù)內(nèi)容包括：轉(zhuǎn)正定級表、勞動合同、任免表、年度體檢表、入黨、團登記表、獎懲表、培訓(xùn)記錄、年度考核表及其他內(nèi)容異動表(姓名、民族、學(xué)歷、職稱、崗位、薪資、家庭住址、電話號碼、婚姻、證明人、擔保人)。
4.2.3員工個人檔案材料的收集，屬于在公司工作期間發(fā)生的材料由檔案管理員直接收集歸檔，個人認為需歸檔的材料，交由人事專員辨析確認簽字后歸檔。
4.3檔案管理
4.3.1員工人事關(guān)系檔案一律交由省、市人才交流中心托管，在公司工作滿一年后，可報銷上年50%檔案托管費。因個人原因不按規(guī)定辦理托管造成死檔的，后果自負。
4.3.2正式員工在公司的人力資源檔案一律由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。
4.3.3員工個人檔案不得帶出檔案室，查閱檔案資料只能在檔案管理員在場的情況下進行。
4.3.4加、減、改動員工檔案信息須經(jīng)總辦主任審查同意方可進行。
4.4檔案使用
4.4.1員工人力資源檔案按秘密等級管理，按權(quán)限使用檔案信息。
4.4.2董事長、總經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室主任、人事專員可以查閱公司內(nèi)人力資源全部信息。
4.4.3部門負責人可查閱本部門員工檔案材料。
4.4.4員工本人僅限查閱本人檔案材料。
4.4.5其他人員因工作需要查閱相關(guān)人員檔案材料時，應(yīng)填寫書面申請，經(jīng)使用檔案材料的部門負責人、辦公室主任批準后方可按規(guī)定查閱。
4.4.6所有人員對員工檔案信息不得外傳
4、5檔案保存
4.5.1永久保存的員工檔案
4.5.1.1部門負責人以上員工
4.5.1.2曾在公司任各級安全、消防、治保責任人
4.5.1.3曾在公司任財務(wù)、采購、倉管的員工
4.5.1.4曾在公司任10萬元以上工程項目經(jīng)理、工程師、監(jiān)理的員工
4.5.1.5與公司發(fā)生勞動爭議且在有關(guān)部門立過案的員工
4.5.1.6在公司任職期間被司法處理的員工
4.5.1.7在公司帳、物未清、且不辭而別的員工
4.5.1.8被公司開除、除名、辭退的員工
4.5.1.9涉嫌盜竊、挪用、貪污、泄漏技術(shù)秘密暫未查實的員工
4.5.1.10因公死亡，因公、非因公工傷、病住院，醫(yī)療期滿依法解除勞動合同的員工
4.5.1.11掌握公司技術(shù)、商業(yè)秘密的員工
4.5.1.12離職時以暴力或以暴力威脅以獲取個人利益的員工
4.5.2其余員工檔實保存到離職后三年
4.53離司員工留存檔案要盡可能記載員工流動去向及聯(lián)糸方式
4.6檔案轉(zhuǎn)移
4.6.1離司人員根據(jù)需要進入個人人事關(guān)系檔案的材料，經(jīng)總辦主任審核同意，可以抽取個人部分檔案材料原件轉(zhuǎn)入人才中心，公司留存復(fù)印件
4.7檔案銷毀
4.7.1存滿規(guī)定期限的檔案，可以銷毀
4.7.2需銷毀的檔案，由檔案管理員認真查閱，調(diào)出需轉(zhuǎn)移保存材料，由人事專員、總辦主任、總經(jīng)理審查簽字后銷毀
4.7.3需銷毀的檔案由專人現(xiàn)場負責粉碎或焚燒，過程要照、攝像，其結(jié)果要記錄在案
5.此文件為新文件，修改、解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理辦公室
篇2：公司會計檔案管理規(guī)定
公司會計檔案管理規(guī)定
1.0 目的
會計檔案是記錄和反映公司各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，財務(wù)部要切實加強對會計檔案的管理工作，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等制度，切實把會計檔案管好。
2.0 適用范圍
2.1會計憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表。 2.2會計帳薄:現(xiàn)金和銀行存款日記帳、明細帳、總帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄。
2.3會計報表:月、季度會計報表，年度會計報表。 2.4電腦磁盤:儲存會計核算資料、電腦核算程序。 2.5其他會計資料:帳單、發(fā)票、收據(jù)存根、計劃統(tǒng)計報表、經(jīng)濟合同、會計移交清冊等等。
3.0工作職責
(略)
4.0 程序要點
4.1公司每年形成的會計檔案，都應(yīng)由財務(wù)部按照歸檔要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案在會計年度終了后可暫由財務(wù)部保管一年，期滿之后，由財務(wù)部編造清冊歸檔入庫。
4.2已入庫的會計檔案，應(yīng)保持原卷冊的封裝，需拆封整理的，由會計檔案管理人員處理。
4.3會計檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損，散失和泄密。
4.4會計檔案的保管期限據(jù)財政部的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.5公司保存的會計檔案應(yīng)根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)需要，積極給予利用。公司其他部門查閱會計檔案，須經(jīng)有關(guān)負責人同意，要向保管人說明查閱范圍，并按規(guī)定進行登記，查閱后及時歸檔。
4.6外單位查閱會計檔案，需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人還應(yīng)出示身份證件，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理批準后，才能辦理登記查閱手續(xù)。
4.7查閱會計檔案必須由保管人陪同，不得讓查閱人單獨在場。
4.8查閱時會計檔案需保持原樣，不得拆抽，涂改，如需復(fù)印的，須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理同意。
4.9會計檔案保管期滿，需銷毀時，應(yīng)指定專人鑒定審查、編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)同意，報主管部門批準后方能銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，保管到結(jié)清為止。建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案，不得銷毀。
5.0 記錄文件與控制表格
6.0 支持文件
無
篇3：廣告公司檔案管理規(guī)定
廣告?zhèn)髅焦緳n案管理規(guī)定
(一)公司的檔案范圍
1、企業(yè)行政文書檔案：包括法規(guī)性文件;各種合同及協(xié)議書;會議文件;工作計劃、規(guī)劃和工作總結(jié);有關(guān)人員的任免、獎勵和處分、調(diào)配人事材料;職工花名冊、人事檔案等。
2、企業(yè)管理檔案：包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、各種指標類定額類文件、企業(yè)管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產(chǎn)及辦公用品名冊，產(chǎn)品質(zhì)量、用戶檔案等。
3、企業(yè)技術(shù)檔案：包括技術(shù)研究檔案、項目方案、樣片等。
4、企業(yè)會計檔案：包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案等。
5、企業(yè)業(yè)務(wù)檔案：包括與客戶往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務(wù)報告、業(yè)務(wù)單據(jù)等。
6、企業(yè)聲像檔案：包括照片、錄音、錄像檔案等。
(二)公司檔案管理體制
1、公司檔案管理機構(gòu)：辦公室統(tǒng)一管理公司各類檔案(會計檔案除外)。
2、公司指定專人分管公司檔案工作，保管人須維護檔案的完整與安全，并接受必要的培訓(xùn)。
(三)立卷歸檔制度
1、檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各業(yè)務(wù)部門將辦(理)完畢的文件材料，經(jīng)過挑選，立卷，定期移交各檔案室集中保存。
2、歸檔范圍：凡本單位具有考查利用價值的文件材料。包括與客戶的往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務(wù)報告、業(yè)務(wù)單據(jù)，以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。
3、歸檔時間：辦(理)完畢的文件，按工作階段性進行歸檔：
(1)按年形成的文件，第二年第一季度歸檔。
(2)凡有法律效用的文件材料，簽訂后就立即歸檔。當事人、部門負責人留復(fù)印件備查。
(3)凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。
(4)項目、科研課題，鑒定，驗收后，兩個月內(nèi)歸檔。
4、歸檔要求
(1)材料完整齊全。
(2)系統(tǒng)、條理、保持有機聯(lián)系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內(nèi)在聯(lián)系，并區(qū)分它們不同的保存價值。文件分類準確、立卷合理。
(3)立卷時，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復(fù)等統(tǒng)一立卷，不得分散。
(4)在進行卷內(nèi)文件排列時，要合理安排文件的先后秩序，按時間先后排列。對于同一事情的同一文件，應(yīng)統(tǒng)一規(guī)定進行，比如：正件與附件，應(yīng)正件在前，附件在后等。
(5)由檔案部門對業(yè)務(wù)部門加以指導(dǎo)，協(xié)助業(yè)務(wù)部門共同做好舊檔的組織工作。辦(理)移交手續(xù)，雙方在移交清冊上簽字。
5、部門歸檔要求
(1)編制立卷項目，將辦(理)完畢的文件按有關(guān)條款歸入卷內(nèi)，便于次年立卷。
(2)文件按時間順序排列，最近的在最上面。
(3)一個客戶一個立卷，一個項目立一個卷，一個檔案盒。
(4)貿(mào)易檔案與往來函件分開放，貿(mào)易檔案分筆次按各自的辦(理)流水號放在文件袋里。
(5)定時交檔案室：文件量少的，一季交一次，季后第一個月收集。文件量大的，一月交一次。
6、檔案室在收到業(yè)務(wù)部門的歸檔和各類文件后進行分類編目排列。
7、記錄檔案文件材料目錄須打印，統(tǒng)一用A4紙。
(四)、檔案管理工作
1、檔案的管理：區(qū)分全宗，正確立檔單位;分類，依據(jù)檔案、來源、時間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別;案卷排列并編制案卷目錄。
2、檔案保管：公司設(shè)立專用文件庫保存檔案。
3、檔案的鑒定：從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。
4、檔案的銷毀編制銷毀清冊;辦(理)銷毀手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準，方能銷毀;銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。
(五)、檔案利用工作
1、凡需調(diào)閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據(jù)借閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能借閱。借閱檔案應(yīng)在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數(shù)量、期限。
2、檔案利用方式有：提供檔案原件;提供檔案復(fù)印件;提供文獻索引資料。
3、檔案管理部門要主動向部門員工提供公司檔案編研信息服務(wù)，主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、市場信息等。
4、依據(jù)國家統(tǒng)計和有關(guān)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計工作。