1、目的：規范人力資源檔案管理，為公司提供準確的人力資源信息。

　　2、范圍：全體員工

　　3、責任者：總經理辦公室

　　4、程序：

　　4.1責任區分

　　總經理辦公室

　　4.1.1公司總經理辦公室要有兼職檔案管理員，專門負責公司各種檔案管理工作，就此工作對辦公室主任負責。

　　4.1.2檔案管理員負責員工檔案的調入、調出、建立、保存、使用、托管等工作。

　　4.1.3檔案管理員要按歸檔材料要求，及時、準確收集員工檔案材料所需信息，錄入個人檔案中。

　　4.1.4人事專員、檔案管理員有權要求員工按時上交、補齊個人檔案材料。

　　4.1.5在公司條件允許的情況下，逐步建立員工電子檔案。

　　員工責任：

　　4.1.6公司正式員工都必須向公司提供準確的個人信息。

　　4.1.7主管以上及個別關鍵崗位員工的個人信息，要由總經理辦公室專門調查核實。

　　4.1.8對惡意提供個人虛假信息的員工，一經查實，一律作辭退處理。

　　4.1.9員工個人原有人事關系檔案可由個人或公司協助調入，委托人才交流中心代為保管。

　　4.1.10員工個人信息發生變化，必須在15個工作日內報告總經理辦公室，以便及時更改。

　　4.2檔案建立

　　4.2.1正式員工必須建立統一的基礎檔案，基礎檔案包括：應聘登記表、員工履歷表(主管以上員工)、各種證件(身份證、戶口本、學歷證、學位證、職稱證、駕駛證、上崗證)復印件、近期一寸正面彩照、體檢表、健康證。

　　4.2.2員工檔案后續內容包括：轉正定級表、勞動合同、任免表、年度體檢表、入黨、團登記表、獎懲表、培訓記錄、年度考核表及其他內容異動表(姓名、民族、學歷、職稱、崗位、薪資、家庭住址、電話號碼、婚姻、證明人、擔保人)。

　　4.2.3員工個人檔案材料的收集，屬于在公司工作期間發生的材料由檔案管理員直接收集歸檔，個人認為需歸檔的材料，交由人事專員辨析確認簽字后歸檔。

　　4.3檔案管理

　　4.3.1員工人事關系檔案一律交由省、市人才交流中心托管，在公司工作滿一年后，可報銷上年50%檔案托管費。因個人原因不按規定辦理托管造成死檔的，后果自負。

　　4.3.2正式員工在公司的人力資源檔案一律由總經理辦公室統一保管。

　　4.3.3員工個人檔案不得帶出檔案室，查閱檔案資料只能在檔案管理員在場的情況下進行。

　　4.3.4加、減、改動員工檔案信息須經總辦主任審查同意方可進行。

　　4.4檔案使用

　　4.4.1員工人力資源檔案按秘密等級管理，按權限使用檔案信息。

　　4.4.2董事長、總經理、總經理辦公室主任、人事專員可以查閱公司內人力資源全部信息。

　　4.4.3部門負責人可查閱本部門員工檔案材料。

　　4.4.4員工本人僅限查閱本人檔案材料。

　　4.4.5其他人員因工作需要查閱相關人員檔案材料時，應填寫書面申請，經使用檔案材料的部門負責人、辦公室主任批準后方可按規定查閱。

　　4.4.6所有人員對員工檔案信息不得外傳

　　4、5檔案保存

　　4.5.1永久保存的員工檔案

　　4.5.1.1部門負責人以上員工

　　4.5.1.2曾在公司任各級安全、消防、治保責任人

　　4.5.1.3曾在公司任財務、采購、倉管的員工

　　4.5.1.4曾在公司任10萬元以上工程項目經理、工程師、監理的員工

　　4.5.1.5與公司發生勞動爭議且在有關部門立過案的員工

　　4.5.1.6在公司任職期間被司法處理的員工

　　4.5.1.7在公司帳、物未清、且不辭而別的員工

　　4.5.1.8被公司開除、除名、辭退的員工

　　4.5.1.9涉嫌盜竊、挪用、貪污、泄漏技術秘密暫未查實的員工

　　4.5.1.10因公死亡，因公、非因公工傷、病住院，醫療期滿依法解除勞動合同的員工

　　4.5.1.11掌握公司技術、商業秘密的員工

　　4.5.1.12離職時以暴力或以暴力威脅以獲取個人利益的員工

　　4.5.2其余員工檔實保存到離職后三年

　　4.53離司員工留存檔案要盡可能記載員工流動去向及聯糸方式

　　4.6檔案轉移

　　4.6.1離司人員根據需要進入個人人事關系檔案的材料，經總辦主任審核同意，可以抽取個人部分檔案材料原件轉入人才中心，公司留存復印件

　　4.7檔案銷毀

　　4.7.1存滿規定期限的檔案，可以銷毀

　　4.7.2需銷毀的檔案，由檔案管理員認真查閱，調出需轉移保存材料，由人事專員、總辦主任、總經理審查簽字后銷毀

　　4.7.3需銷毀的檔案由專人現場負責粉碎或焚燒，過程要照、攝像，其結果要記錄在案

　　5.此文件為新文件，修改、解釋權歸公司總經理辦公室

篇2：公司會計檔案管理規定

　　公司會計檔案管理規定

　　1.0 目的

　　會計檔案是記錄和反映公司各項經濟業務的重要史料和證據，財務部要切實加強對會計檔案的管理工作，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀等制度，切實把會計檔案管好。

　　2.0 適用范圍

　　2.1會計憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對帳單、銀行存款余額調節表。 2.2會計帳薄:現金和銀行存款日記帳、明細帳、總帳、固定資產卡片、輔助帳薄。

　　2.3會計報表:月、季度會計報表，年度會計報表。 2.4電腦磁盤:儲存會計核算資料、電腦核算程序。 2.5其他會計資料:帳單、發票、收據存根、計劃統計報表、經濟合同、會計移交清冊等等。

　　3.0工作職責

　　(略)

　　4.0 程序要點

　　4.1公司每年形成的會計檔案，都應由財務部按照歸檔要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案在會計年度終了后可暫由財務部保管一年，期滿之后，由財務部編造清冊歸檔入庫。

　　4.2已入庫的會計檔案，應保持原卷冊的封裝，需拆封整理的，由會計檔案管理人員處理。

　　4.3會計檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損，散失和泄密。

　　4.4會計檔案的保管期限據財政部的有關規定執行。

　　4.5公司保存的會計檔案應根據本單位的業務需要，積極給予利用。公司其他部門查閱會計檔案，須經有關負責人同意，要向保管人說明查閱范圍，并按規定進行登記，查閱后及時歸檔。

　　4.6外單位查閱會計檔案，需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人還應出示身份證件，經財務部經理批準后，才能辦理登記查閱手續。

　　4.7查閱會計檔案必須由保管人陪同，不得讓查閱人單獨在場。

　　4.8查閱時會計檔案需保持原樣，不得拆抽，涂改，如需復印的，須經財務部經理同意。

　　4.9會計檔案保管期滿，需銷毀時，應指定專人鑒定審查、編造會計檔案銷毀清冊，經酒店領導同意，報主管部門批準后方能銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始，應單獨抽出，另行立卷，保管到結清為止。建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。

　　5.0 記錄文件與控制表格

　　6.0 支持文件

　　無

篇3：廣告公司檔案管理規定

　　廣告傳媒公司檔案管理規定

　　(一)公司的檔案范圍

　　1、企業行政文書檔案：包括法規性文件;各種合同及協議書;會議文件;工作計劃、規劃和工作總結;有關人員的任免、獎勵和處分、調配人事材料;職工花名冊、人事檔案等。

　　2、企業管理檔案：包括企業生產經營計劃、各種指標類定額類文件、企業管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產及辦公用品名冊，產品質量、用戶檔案等。

　　3、企業技術檔案：包括技術研究檔案、項目方案、樣片等。

　　4、企業會計檔案：包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案等。

　　5、企業業務檔案：包括與客戶往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務報告、業務單據等。

　　6、企業聲像檔案：包括照片、錄音、錄像檔案等。

　　(二)公司檔案管理體制

　　1、公司檔案管理機構：辦公室統一管理公司各類檔案(會計檔案除外)。

　　2、公司指定專人分管公司檔案工作，保管人須維護檔案的完整與安全，并接受必要的培訓。

　　(三)立卷歸檔制度

　　1、檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各業務部門將辦(理)完畢的文件材料，經過挑選，立卷，定期移交各檔案室集中保存。

　　2、歸檔范圍：凡本單位具有考查利用價值的文件材料。包括與客戶的往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務報告、業務單據，以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。

　　3、歸檔時間：辦(理)完畢的文件，按工作階段性進行歸檔：

　　(1)按年形成的文件，第二年第一季度歸檔。

　　(2)凡有法律效用的文件材料，簽訂后就立即歸檔。當事人、部門負責人留復印件備查。

　　(3)凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。

　　(4)項目、科研課題，鑒定，驗收后，兩個月內歸檔。

　　4、歸檔要求

　　(1)材料完整齊全。

　　(2)系統、條理、保持有機聯系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內在聯系，并區分它們不同的保存價值。文件分類準確、立卷合理。

　　(3)立卷時，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復等統一立卷，不得分散。

　　(4)在進行卷內文件排列時，要合理安排文件的先后秩序，按時間先后排列。對于同一事情的同一文件，應統一規定進行，比如：正件與附件，應正件在前，附件在后等。

　　(5)由檔案部門對業務部門加以指導，協助業務部門共同做好舊檔的組織工作。辦(理)移交手續，雙方在移交清冊上簽字。

　　5、部門歸檔要求

　　(1)編制立卷項目，將辦(理)完畢的文件按有關條款歸入卷內，便于次年立卷。

　　(2)文件按時間順序排列，最近的在最上面。

　　(3)一個客戶一個立卷，一個項目立一個卷，一個檔案盒。

　　(4)貿易檔案與往來函件分開放，貿易檔案分筆次按各自的辦(理)流水號放在文件袋里。

　　(5)定時交檔案室：文件量少的，一季交一次，季后第一個月收集。文件量大的，一月交一次。

　　6、檔案室在收到業務部門的歸檔和各類文件后進行分類編目排列。

　　7、記錄檔案文件材料目錄須打印，統一用A4紙。

　　(四)、檔案管理工作

　　1、檔案的管理：區分全宗，正確立檔單位;分類，依據檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別;案卷排列并編制案卷目錄。

　　2、檔案保管：公司設立專用文件庫保存檔案。

　　3、檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

　　4、檔案的銷毀編制銷毀清冊;辦(理)銷毀手續，經總經理批準，方能銷毀;銷毀要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。

　　(五)、檔案利用工作

　　1、凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據借閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能借閱。借閱檔案應在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數量、期限。

　　2、檔案利用方式有：提供檔案原件;提供檔案復印件;提供文獻索引資料。

　　3、檔案管理部門要主動向部門員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、市場信息等。

　　4、依據國家統計和有關法律法規，做好企業檔案統計工作。