物業(yè)公司及項目管理處辦公室日常管理規(guī)程

　　1.0目的

　　規(guī)范物業(yè)管理公司與所轄各物業(yè)管理處辦公區(qū)域的管理工作。

　　2.0適用范圍

　　適用于物業(yè)管理公司及各管理處各部門辦公區(qū)域的日常管理工作。

　　3.0職責(zé)

　　3.1.物業(yè)公司辦公室行政人事部經(jīng)理與管理處客戶服務(wù)中心主管負責(zé)各部門辦公區(qū)域的日常管理監(jiān)督工作。

　　3.2.辦公區(qū)域文員負責(zé)維護好各部門辦公區(qū)域與公共區(qū)域的日常秩序。

　　3.3.辦公區(qū)域內(nèi)各崗位工作人員負責(zé)本崗位的日常管理工作。

　　4.0程序要點

　　4.1物品擺放

　　4.1.1辦公區(qū)的桌、臺、椅、凳均須按規(guī)定位置放置，不得隨意調(diào)整。

　　4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞，發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時向部門負責(zé)人報告，并采取相應(yīng)的補救措施，須申領(lǐng)或修理的，按《辦公用品管理作業(yè)規(guī)程》或《報修管理作業(yè)規(guī)程》辦理。

　　4.1.3上班時應(yīng)保持桌面基本整潔、有序，不允許擺放與工作無關(guān)的其他用品。

　　4.1.4下班前應(yīng)將桌面清理干凈，辦公椅放在辦公桌前的恰當(dāng)位置。

　　4.1.5辦公區(qū)域文員及物業(yè)服務(wù)中心接待人員應(yīng)在上班前10分鐘打開辦公區(qū)內(nèi)的照明設(shè)備、空調(diào)通風(fēng)設(shè)備，檢查公共區(qū)域物品擺放是否整齊、有序。

　　4.1.6遇到雨天，物業(yè)服務(wù)中心接待人員應(yīng)當(dāng)在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)恪⒎阑O(shè)施及標(biāo)識。

　　4.2常用辦公設(shè)備的使用

　　常用辦公設(shè)備包括：電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、電話及其他設(shè)備。

　　4.2.1電腦：

　　A.經(jīng)公司指定的電腦操作員即電腦責(zé)任人單獨使用電腦，其他員工使用電腦須在征得電腦責(zé)任人同意方可使用。

　　B.啟動與關(guān)閉的一般程序：

　　--啟動電源插座開關(guān)；

　　--啟動穩(wěn)壓器開關(guān)；

　　--啟動電腦主機開關(guān)；

　　--啟動顯示器開關(guān)（電腦開始正常操作）；

　　--關(guān)閉電腦程序：首先在"開始"欄選擇"關(guān)閉計算機"對話框，用鼠標(biāo)點擊"關(guān)閉計算機"，然后按開啟程序的反方向操作。

　　C.電腦應(yīng)避免頻繁的開關(guān)程序，暫時不用時，可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài)；

　　D.正確使用電腦的詳細程序按有關(guān)電腦操作工具書的指導(dǎo)進行操作。

　　4.2.2打印機：

　　A.聯(lián)機。一般情況下，打印機與電腦連通之后，無須再進行聯(lián)機；

　　B.打印機啟動與關(guān)閉的一般程序：

　　--啟動打印機開關(guān)；

　　--放好所需打印的紙張；

　　--在電腦對話框進行打印操作；

　　--關(guān)閉程序按啟動程序的反方向操作。

　　C.打印機應(yīng)避免頻繁的開關(guān)機操作；

　　D.正確使用打印機的詳細程序按有關(guān)打印機操作說明書的指導(dǎo)進行操作；

　　E.打印文稿須經(jīng)部門負責(zé)人、行政人事部經(jīng)理或物業(yè)服務(wù)中心主管批準(zhǔn)，在文稿上簽字后方可予以打印。

　　F.打印出的文稿應(yīng)進行校對。一般情況下由發(fā)稿部門/人校對，然后將校對好的文稿經(jīng)電腦修改后，再進行打印；

　　G.為節(jié)約紙張，文稿未進行校對之前，打印時應(yīng)使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印。

　　4.2.3復(fù)印機：

　　A.復(fù)印機管理人員應(yīng)在開始上班時接通復(fù)印機插座電源；

　　--開啟復(fù)印機開關(guān)，復(fù)印機需自動預(yù)熱；

　　--檢查復(fù)印紙是否放好（可以開始工作）；

　　--復(fù)印機管理人員下午下班時關(guān)閉復(fù)印機開關(guān)；

　　--關(guān)閉復(fù)印機電源插座；

　　--正確使用復(fù)印機的程序按復(fù)印機有關(guān)操作說明書進行操作。

　　B.復(fù)印程序：

　　--所有須復(fù)印的文件、資料必須先在《復(fù)印記錄本》上登記，然后再復(fù)印；

　　--復(fù)印頁數(shù)在3份（含）以上或10頁以上的，須部門負責(zé)人在《打印復(fù)印審批表》上批準(zhǔn)簽字后，方可復(fù)印；

　　--復(fù)印人員做好登記以后，調(diào)定復(fù)印紙規(guī)格及復(fù)印的深淺度后，選定復(fù)印份數(shù)按"開始"鍵復(fù)印；

　　--復(fù)印機管理員檢查復(fù)印數(shù)量及登記記錄是否屬實，屬實的，在《復(fù)印記錄本》上簽名確認；不屬實的，將情況匯報辦公區(qū)域主管人員處理：一般情況下，第一次違規(guī)給予口頭警告；第二次或以上違規(guī)給予書面警告處分；

　　--如果復(fù)印機出錯，應(yīng)將報廢紙張數(shù)量予以登記。

　　C.復(fù)印機一般情況下每天開機、關(guān)機各一次，盡量避免頻繁開關(guān)；

　　D.為節(jié)約紙張，不重要的復(fù)印件應(yīng)使用可以復(fù)印的廢紙張背面復(fù)印。

　　4.2.4傳真機：

　　傳真機一般情況下保持24小時開機。正確使用傳真機的程序按傳真機有關(guān)操作說明書進行操作。

　　A.接收傳真：

　　--辦公區(qū)域文員應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真機信號是否穩(wěn)定；

　　--收到傳真件后，由辦公區(qū)域文員及時將傳真件取下，并將傳真的有關(guān)內(nèi)容（發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真題目、傳真時間、接收部門、接收人等）登記在《傳真登記表》內(nèi)；

　　--10分鐘以內(nèi)通知接收部門/人領(lǐng)取傳真件，并要求在《傳真登記表》中簽收，并注明簽收時間。

　　B.發(fā)送傳真：

　　發(fā)送傳真實行一級審批制度：即部門傳真件由部門負責(zé)人審批；公司的傳真件由公司行政人事部經(jīng)理審批，內(nèi)容包括：

　　--辦公區(qū)域文員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在《發(fā)送傳真記錄本》上登記，內(nèi)容包括：發(fā)送部門、發(fā)送人、傳真內(nèi)容題目、接收單位、接收人、傳真號碼、要求完成時間等；

　　--辦公區(qū)域文員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發(fā)送過去；

　　--辦公區(qū)域文員應(yīng)在3分鐘之內(nèi)致電對方確認是否收到傳真件，直至對方收到為止，然后將實際發(fā)送的時間登記在《發(fā)送傳真記錄表》內(nèi)。

　　C.傳真機的正確使用程序按傳真機有關(guān)操作說明書進行操作。

　　4.2.5電話：

　　正確使用電話機的程序按電話機有關(guān)操作說明書進行操作。

　　A.為有效控制電話費，一般情況下，電話應(yīng)設(shè)定限制呼出功能；

　　B.除總經(jīng)理批準(zhǔn)的電話外，其他電話均須取消長途直拔功能，須打長途電話的部門/人均需辦理審批手續(xù)，并在辦公室登記后，方可操作；

　　C.公司所有電話均應(yīng)取消聲訊電話功能；

　　D.上班時間原則上禁止打私人長途電話，特殊情況須經(jīng)部門經(jīng)理審批，到辦公室登記后，方可操作，電話費從工資中扣除；

　　E.個別部門因業(yè)務(wù)需要經(jīng)總經(jīng)理特批后，可開通長途直拔功能，部門經(jīng)理需指定人員做好登記記錄，次月1日報辦公室備案；

　　F.辦公室/物業(yè)服務(wù)中心每季度至少進行一次所轄范疇的電話費查詢：

　　--到電信局打印電話費清單；

　　--逐項核對登記記錄；

　　--將未登記的長途電話登記在《長途電話登記表》內(nèi)，報行政人事部經(jīng)理審核，內(nèi)容包括：日期、部門、姓名、所撥號碼、打電話時間、通話時間、通話費用、偷打長途電話的，除雙倍扣罰電話費外，還將給予警告處分；

　　--每月電話費用控制情況作為考核各部門工作的指標(biāo)之一。

　　G.電話接打技巧詳見《公司員工服務(wù)規(guī)范》。

　　4.2.6.辦公室每月10日前將各部門的打印費、復(fù)印費、傳真費、電話費登記在《月份辦公費用統(tǒng)計表》內(nèi)，予以通報。

　　4.2.7.常用辦公設(shè)備應(yīng)進行以下日常維護保養(yǎng)與維修：

　　A.常用辦公設(shè)備應(yīng)進行以下日常維護，維護辦法參照各設(shè)備有關(guān)維護操作說明書：

　　--防塵；

　　--防曬；

　　--防潮；

　　--防腐蝕；

　　--其他需要預(yù)防的事項。

　　B.保養(yǎng)與維修：常用辦公設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)，一般情況下需要委托專業(yè)公司進行，詳見《對外委托服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》：

　　4.3環(huán)境管理

　　4.3.1.衛(wèi)生：

　　辦公區(qū)衛(wèi)生由環(huán)境部負責(zé)，辦公區(qū)各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)由辦公室進行處理，詳見《室內(nèi)保潔標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。

　　A.辦公室文員每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況，要求墻壁無灰塵、污跡，地面無垃圾、煙頭和痰跡，窗明幾凈，空氣無異味；

　　B.各崗位員工應(yīng)于每天上班時檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔狀況，辦公用品是否擺放整齊，文件資料是否排列有序。

　　4.3.2綠化：

　　辦公區(qū)綠化由環(huán)境管理部負責(zé)，各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)由辦公室進行處理，詳見《室內(nèi)綠化保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。

　　A.辦公室文員于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化狀況，檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰當(dāng)、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象；

　　B.各崗位員工應(yīng)于每天上班時檢查本崗位轄區(qū)綠化狀況，檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰當(dāng)、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象。

　　4.4安全管理

　　4.4.1工程部應(yīng)檢查辦公區(qū)的水、電設(shè)施設(shè)備運轉(zhuǎn)是否正常。

　　4.4.2安保部應(yīng)檢查辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當(dāng)，滅火器材擺放是否規(guī)范，有無損壞、丟失現(xiàn)象。

　　4.4.3各崗位員工應(yīng)加強安全防患意識，下班時應(yīng)將重要資料放入安全地點，鎖好抽屜，關(guān)好電閘及門窗。

　　4.4.4公司辦公區(qū)晚間的安全管理由安保部負責(zé)，值班安保人員應(yīng)定時巡查以下重要部位，并做好相應(yīng)的記錄，詳見《治安巡邏作業(yè)規(guī)程》：

　　A.消防設(shè)施、配電房；

　　B.領(lǐng)導(dǎo)辦公室、電腦室、檔案室、財務(wù)室；

　　C.水源、空調(diào)的關(guān)閉情況；

　　D.加班情況等。

篇2：辦公室日常管理制度(5)

　　辦公室日常管理制度范文(五)

　　1、早晨到崗及時打掃衛(wèi)生，準(zhǔn)備茶水、整理文件資料;

　　2、認真完成總經(jīng)理交給的各項任務(wù)，并協(xié)調(diào)好各部門的工作，重大問題請示總經(jīng)理以批示;

　　3、了解當(dāng)日客情，有重要接待任務(wù)要通知到各部門并做好協(xié)調(diào)及督導(dǎo)工作;

　　4、有事外出要向總經(jīng)理報告并說明原因;

　　5、接聽電話使用禮貌用語，當(dāng)事人不在時，在對方愿意的情況下，仔細記錄要辦事項以便轉(zhuǎn)告，接待客人要文明禮貌、熱情周到;

　　6、下班前檢查當(dāng)天工作是否落實，做好督辦。