物業(yè)程序文件：文件資料管理程序

　　1.目的　規(guī)范公司和各管理處/部門文件資料的管理，確保文件資料處于受控狀態(tài)。

　　2.范圍　適用于公司各管理處/部門文件資料的管理。

　　3、定義　無

　　4.職責(zé)　部門/崗位工作職責(zé)頻次/時間

　　總經(jīng)理審批公司紅頭文件，必要時對各管理處/部門收到的外來公文提出處理意見。1個工作日

　　分管負(fù)責(zé)人必要時對分管管理處、部門收到的外來公文提出處理意見。1個工作日

　　管理處/部門負(fù)責(zé)人審批以本管理處/部門名義發(fā)布的文件。

　　對本管理處/部門收到的外來公文提出處理意見。及時

　　經(jīng)辦人員編制需發(fā)布的文件、辦理文件規(guī)定的相關(guān)事項(xiàng)。及時

　　文件管理員文件的管理、控制。及時

　　辦公室負(fù)責(zé)對物業(yè)公司級行政文件、其他文件、外來公文的管理、控制及時

　　5.方法及過程控制

　　5.1文件的分類

　　5.1.1行政文件：公司級人事任免、獎懲決定、對內(nèi)外發(fā)文等以紅頭文件形式發(fā)布，公司日常往來函、公司級會議紀(jì)要、管理處/部門級行政文件以非紅頭文件形式發(fā)布。

　　5.1.2業(yè)務(wù)文件：包括各類管理制度、組織架構(gòu)、職務(wù)說明書等。

　　5.1.3其他文件：包括新聞稿件、宣傳海報等(不需編號)。

　　5.1.4外來文件：包括外來公文和外來標(biāo)準(zhǔn)/法規(guī)。外來公文指政府部門、上級公司下發(fā)的公文。外來標(biāo)準(zhǔn)/法規(guī)指政府部門制定的與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的各種行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、管理/技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī);上級公司下發(fā)的各種管理制度等。

　　5.2文件的編碼及格式

　　5.2.1公司級行政文件編號方法為：物總字【年度】序號，序號為三位數(shù)。須經(jīng)辦公室審批、統(tǒng)一管理。紅頭文件格式如下：　　紅色文件頭　　編號(小四宋體)　　文件名稱(小二號黑體、加粗)　　文件內(nèi)容(小四號宋體)　　簽署人(四號宋體)　　(小四號宋體)zz物業(yè)管理有限公司

　　(小四號宋體，中文數(shù)字)二○○五年六月七日　　5.2.2部門級行政文件編號方法為：部門/管理處簡稱【年度】序號，序號為三位數(shù)。部門/管理處簡稱如：辦公室、品質(zhì)、財(cái)務(wù)、經(jīng)管、世貿(mào)、城花、都花、新城、美樹、水晶城、東麗湖、西青，如增加新部門/管理處，由品質(zhì)管理部確定部門簡稱。格式為：　　物業(yè)公司文件(小三號黑體、加粗)　　文件編號(四號黑體)

　　文件名稱(小二號黑體、加粗)　　文件內(nèi)容(小四號宋體)　　(小四號宋體)zz物業(yè)管理有限公司　　(小四號宋體)部門/管理處名稱　　(小四號宋體)簽名：　　(小四號宋體，中文數(shù)字)二○○五年七月十五日　　注：業(yè)務(wù)部門文件的字體須符合以上要求，字號可根據(jù)具體情況確定，但須保持文件各部分字號大小的協(xié)調(diào)性。

　　5.2.3業(yè)務(wù)文件格式

　　5.2.3.1組織架構(gòu)和職務(wù)說明書　　*****組織架構(gòu)/職務(wù)說明書(三號黑體、加粗)　　部門/管理處簡稱-年度-編號(每年從01開始)(小四黑體)　　文件內(nèi)容(宋體)　　編制：審核：審批：(宋體)　　年月日年月日年月日(宋體)

　　5.2.3.2各類管理制度

　　A.文件表頭樣式　　***(管理處/部門名稱)管理制度編號TJzzWY(部門簡稱)-***　　名稱版本A/0第頁 共頁　　編制更改審核批準(zhǔn)生效期年　月　日

　　B.管理處/部門可根據(jù)需要將管理制度分為"顧客關(guān)系"、"環(huán)境"、 "職能"、 "安全"、"工程"等類別，并通過文件編號予以區(qū)分，如：花園新城"客戶關(guān)系"類文件編號為"TJzzWY(新城)- K**(**：為序號，從01開始)"。

　　C.版本控制：按體系文件控制方法執(zhí)行。

　　5.3文件的發(fā)布

　　5.3.1所有文件均需經(jīng)過審批后方可發(fā)布。通過宣傳欄向顧客公布的信息須保存審批記錄。

　　5.3.2重要文件送達(dá)開發(fā)商、業(yè)主/業(yè)主委員會及相關(guān)業(yè)務(wù)單位時，須請對方在《文件發(fā)放簽收表》簽收，并保存簽收記錄。

　　5.4文件的更改

　　5.4.1文件如需更改，須由原文件擬定部門進(jìn)行更改并按文件原審批程序重新報批。

　　5.5外來文件的處理

　　5.5.1當(dāng)管理處收到外來公文需處理時，填寫《文件處理表》，由管理處負(fù)責(zé)人提出處理意見，同時抄送辦公室、品質(zhì)管理部，必要時報相關(guān)職能部門提出處理意見后進(jìn)行處理，處理完后由文件管理員負(fù)責(zé)存檔。

　　5.5.2 收到外來標(biāo)準(zhǔn)/法規(guī)時，按《質(zhì)量記錄及文檔管理程序》處理。

　　5.6文件的存檔

　　按照《質(zhì)量記錄及文檔管理程序》執(zhí)行。

　　5.7電子文檔的管理

　　按照《質(zhì)量記錄及文檔管理程序》執(zhí)行。

　　5.8文件的保密

　　5.8.1公司需嚴(yán)格保密的文件包括：總經(jīng)理辦公會議紀(jì)要、公司經(jīng)營戰(zhàn)略性會議紀(jì)要、重大事故分析報告、薪金福利制度、獎金分配數(shù)額及其它重要文件等。

　　5.8.2保密文件以電子文檔形式傳送時，須加密碼。

　　5.8.3有權(quán)閱讀保密文件的公司職員對保密文件負(fù)有保密責(zé)任。

　　6.支持性文件

　　TJzzWY4.2.4-Z01《質(zhì)量記錄及文檔管理程序》

　　7.質(zhì)量記錄表格

　　TJzzWY4.2.3-Z01-F2 《文件發(fā)放簽收表》

　　TJzzWY4.2.3-Z02-F1 《文件資料存儲清單》

　　TJzzWY4.2.3-Z02-F2《文件處理表》

篇2：探析物業(yè)管理文件資料送達(dá)和簽收

　　探析物業(yè)管理文件資料送達(dá)和簽收

　　作為物業(yè)管理從業(yè)者，熟知物業(yè)管理法律知識可以使我們很好地與發(fā)展商、客戶進(jìn)行溝通交流，對日常工作幫助很大。下面我們就一起去探討兩個在物業(yè)管理中經(jīng)常遇到的案例。

　　案例一：入伙后，管理處接到房屋質(zhì)量問題的報修，經(jīng)過現(xiàn)場查看，初步判定是施工質(zhì)量問題，工作人員填寫《工程質(zhì)量問題通知單》告知施工單位、請施工單位負(fù)責(zé)人簽收。這個簽收是否有效？幾年后，該單能否做證據(jù)使用、效力如何？

　　案例二：某小區(qū)入伙將近2年，有幾戶業(yè)主一直沒有來辦理入伙手續(xù)。管理處想給業(yè)主寄發(fā)催費(fèi)通知單，就按照發(fā)展商提供的業(yè)主身份證復(fù)印件上的地址寄發(fā)了催費(fèi)通知單。請問，按這個地址寄發(fā)的催費(fèi)通知單是否合適、是否具有法律效力？

　　案例一涉及文件資料的簽收問題，案例二涉及文件資料的送達(dá)和通訊地址問題，這都是在我們?nèi)粘９ぷ髦凶畛Ｒ姟⒔?jīng)常發(fā)生的事情。對于上述提問，大家似乎不假思索的就能給出答案，“施工單位負(fù)責(zé)人都簽字了，單據(jù)肯定有效！身份證上面的地址是戶籍所在地，肯定具有法律效力！”

　　但事實(shí)呢？我們看看律師給出的專業(yè)意見。

　　案例一：經(jīng)過一段時間（如幾年）后，管理處如何證明該簽字人員是施工單位的負(fù)責(zé)人？即便證明了簽字人是施工單位的負(fù)責(zé)人，但又如何證明該簽字是其本人的簽字？

　　案例二：律師給出的意見是，按身份證上登記的地址寄送函件不一定有效！因?yàn)樯矸葑C上的地址是戶籍所在地，但通常人們的經(jīng)常居住地、實(shí)際居住地與戶籍所在地存在不一致的問題。而且，在商品房買賣合同中都會約定業(yè)主的實(shí)際通訊地址，該地址才是最具有法律效力的聯(lián)系地址！管理處寄發(fā)函件應(yīng)往業(yè)主留存在買賣合同中的地址為準(zhǔn)。

　　那么，在日常工作中我們該如何操作、注意哪些細(xì)節(jié)，才能盡可能的規(guī)避法律風(fēng)險呢？

　　一、關(guān)于通訊地址和聯(lián)系人的問題。

　　1、新項(xiàng)目入伙前，以發(fā)展商整理登記的地址為準(zhǔn)（如發(fā)展商寄發(fā)《入伙通知書》的地址）。

　　2、新項(xiàng)目辦理業(yè)主入伙時，請業(yè)主重新登記最新的通訊地址（在登記表上，應(yīng)注明，該通訊地址作為日常聯(lián)系使用，具有法律效力），并請業(yè)主提供電子郵件地址。

　　3、如業(yè)主沒有辦理入伙手續(xù)，待入伙過程結(jié)束后，向發(fā)展商確認(rèn)業(yè)主的通訊地址（該地址一般以商品房買賣合同上的地址為準(zhǔn)，如業(yè)主更改了通訊地址，應(yīng)以最后登記地址為準(zhǔn)，并復(fù)印該合同和文件存檔）。

　　4、如業(yè)主辦理了入伙手續(xù)，但沒有居住在物業(yè)小區(qū)內(nèi)；如向業(yè)主發(fā)函，可以同時向小區(qū)內(nèi)的業(yè)主房屋地址、登記的通訊地址、身份證地址等寄發(fā)函件。

　　5、對于工程維保單位。可在入伙前，物業(yè)公司與所有施工單位簽訂一份書面協(xié)議（或采用《會議紀(jì)要》形式），約定各個施工單位負(fù)責(zé)接收《維修通知單》負(fù)責(zé)人，并請負(fù)責(zé)人人在協(xié)議上留取簽字樣本。或者，請發(fā)展商要求各施工單位發(fā)函給物業(yè)公司、管理處，明確施工單位接收《維修通知單》的負(fù)責(zé)人及簽字樣本。

　　6、對于其他供方、合作方及關(guān)聯(lián)方等，可在合同、協(xié)議文本中（或另行起草協(xié)議）約定雙方的通訊地址、聯(lián)系人、聯(lián)系人簽字樣本及聯(lián)系電話等內(nèi)容。

　　二、關(guān)于文件資料的送達(dá)和簽收問題。

　　送達(dá)是法律術(shù)語，是指人民法院依照法律規(guī)定的程序和方式，將訴訟文書送交當(dāng)事人或者其他訴訟參與人的行為。目前我國法律沒有對通知、往來函件等非訴訟類文件的送達(dá)做出規(guī)范，但在實(shí)際工作，文件資料送達(dá)是很多很頻繁的，如工程維修通知、催費(fèi)通知、與發(fā)展商的往來函件等，這些文件資料如在日后涉及到訴訟、仲裁等法律程序，就需要舉證人證明文件資料已送到收件人手中。但通常我們認(rèn)為實(shí)實(shí)在在是對方簽收文件資料，在律師眼中不堪一擊、沒有什么證據(jù)力。除本文最初列舉的第2個案例，還有以下常見的不太具有證據(jù)力或證據(jù)力很弱的情況，如：

　　1、向業(yè)主送達(dá)催費(fèi)通知單、裝修整改通知單等不利于業(yè)主的文件資料，業(yè)主往往拒簽、或者是由業(yè)主家庭成員簽收的。

　　2、將催費(fèi)通知單、裝修整改通知單等文件資料貼在業(yè)主家的大門上，然后附加當(dāng)日報紙（著重突出報紙日期）拍照存檔，作為證據(jù)。

　　3、將催費(fèi)通知單、各類通知等資料直接投遞到業(yè)主信箱中。但事后查找《前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議》、《物業(yè)服務(wù)合同》、《管理規(guī)約》等文件資料中都沒有業(yè)主同意或認(rèn)可、將業(yè)主信箱約定成法定通訊地址的約定內(nèi)容。

　　4、發(fā)展商或相關(guān)單位發(fā)函。

　　（1）使用傳真方式，但沒有合同或協(xié)議約定傳真號碼。

　　（2）有書面簽收的，但簽收人不是合同或協(xié)議約定的簽收人，或者書面簽收人不是單位的法人代表、負(fù)責(zé)人或具有收發(fā)文件職責(zé)的行政、門崗人員。

　　（3）發(fā)文單位請簽收人員在簽收表上簽名，但事后不能證明簽字文件內(nèi)容與留存文件內(nèi)容相一致。

　　（4）發(fā)文單位請簽收人在發(fā)函函件復(fù)印件上簽收，但只有簽名和日期，無詳細(xì)的簽收單位和簽收人的職務(wù)，證據(jù)力很弱。

　　那我們在實(shí)踐中如何送達(dá)和簽收函件，才是合法有效、才能成為以后雙方爭議乃至訴訟時對己方有利的證據(jù)。我們可以：

　　1、按本文前段內(nèi)容，提前在合同和協(xié)議中約定聯(lián)系地址、通訊地址（送達(dá)地址）和聯(lián)系人或文件簽收人（預(yù)留簽名樣式），以便文件的直接送達(dá)。

　　2、直接送達(dá)。自然人的必須由本人簽收（無完全民事行為能力人由法定代理人簽收）；受送達(dá)人是法人或者其他組織的，應(yīng)當(dāng)由法人的法定代表人、其他組織的主要負(fù)責(zé)人或者該法人、組織負(fù)責(zé)收件的人簽收；受送達(dá)人有代理人（需提前書面告知，或有合同、協(xié)議約定），可以送交其代理人簽收。

　　3、郵寄送達(dá)。目前常用的是采用“EMS”郵政快遞或其他快遞公司郵寄送達(dá)。但須注意：

　　（1）發(fā)件人一定要在快遞運(yùn)單上的“物品名稱”及“數(shù)量”一欄中詳細(xì)記載文件的準(zhǔn)確名稱及份數(shù)（如：郵寄催費(fèi)通知單，在快遞運(yùn)單上要注明“物業(yè)服務(wù)費(fèi)催繳通知單、文件份數(shù)和頁數(shù)、欠費(fèi)期間、欠費(fèi)金額等”）。

　　（2）保存好快遞運(yùn)單的底單和函件復(fù)印件；如快遞被退回，將退回的快遞保存好。

　　（3）如郵寄函件是多頁的、需注意函件要加蓋騎縫章。

　　（4）業(yè)主具體居住地址不確定的，可多發(fā)幾份快遞，可以同時向身份證登記地址、提前約定的通訊地址及物業(yè)小區(qū)內(nèi)的房屋地址等擊發(fā)快遞。

　　（5）、重要文件或需要證據(jù)力很強(qiáng)的文件，可采用“公正送達(dá)”。

　　4、電子郵箱送達(dá)。電子郵箱作為現(xiàn)代人常用的聯(lián)系方式，以其快速、便利、成本低等優(yōu)勢已成為人們生活中不可或缺的一部分。而且，電子郵件被新合同法所確認(rèn)，采用電子郵箱形式發(fā)送函件是具有法律效力的。另外，發(fā)送電子郵件等數(shù)據(jù)電文、只要該數(shù)據(jù)電子到達(dá)被送達(dá)人的特定系統(tǒng)就視為送達(dá)，不存在拒收的情況。發(fā)送電子郵件，我們需要注意：

　　（1）必須提前在合同、協(xié)議或者其他書面文件中約定好電子郵箱，并注明該電子郵箱作為有效通訊聯(lián)系地址、具有法律效力。

　　（2）對外發(fā)送相關(guān)郵件時務(wù)必使用公司郵箱 ；在公司郵箱的設(shè)置上，設(shè)置發(fā)送回執(zhí)，這樣對方收到郵件后打開即發(fā)送送達(dá)回執(zhí)，表明對方已收到。

　　（3）注意保存電子郵件，不要隨便刪除，以便應(yīng)對不時之需；重要的郵件要另外備份，重裝電腦系統(tǒng)等要備份出所有郵件。

　　（4）通過郵件的后續(xù)行為確定電子郵件的存在，例如在發(fā)出電子郵件交易信息后，發(fā)出方在之后的交易單證中證明了前期電子郵件中的內(nèi)容。

　　（5）重要文件可采用掃描儀等器材制作成圖片、作為附件發(fā)送，避免篡改。

　　在日常工作中，如須向業(yè)主、發(fā)展商及相關(guān)供方送達(dá)文件資料，在直接送達(dá)存在困難的情況下，我建議應(yīng)采用快遞和電子郵件形式送達(dá)。

　　三、關(guān)于外來函件的簽收問題。

　　我們在日常工作中，經(jīng)常碰到業(yè)主、發(fā)展商拿著書面函件（不利于我方的函件）要求簽收。簽還是不簽，大家心里很糾結(jié)，因?yàn)榇蠹彝ǔＵJ(rèn)為簽收函件就相當(dāng)于確認(rèn)了函件的內(nèi)容了，其實(shí)不然。律師告訴我們，外來函件大部分都可以簽收，但若涉及到與公司有關(guān)權(quán)利處分的事宜時，當(dāng)場不要做任何有關(guān)責(zé)任方面的承諾即可。

　　那么，收到外來函件（直接、郵件或者電子郵件等）我們該注意什么呢？

　　1、簽收確認(rèn)。在簽收后要做好登記記錄（包括簽收時間），對于簽收的函件應(yīng)充分重視，所有來函應(yīng)保留存檔以備隨時查詢。

　　2、如有異議應(yīng)及時回函。對來函中所述內(nèi)容如有異議的，則應(yīng)及時回函澄清，表明觀點(diǎn)。

　　3、如對方又回函表示新的不同意見時，應(yīng)再予回函澄清。如無新意見，則不必回函。

　　以上，就是本人的片面之見，希望能起到拋磚引玉的作用，引起大家思考和注意。

　　周勇/《深圳物業(yè)管理》/20**年第7期

篇3：X公司文件和資料控制規(guī)定

　　某公司文件和資料控制規(guī)定

　　總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)按《文件和資料控制程序》對公司執(zhí)行的質(zhì)量文件、引用外部標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件進(jìn)行總體控制，保證公司相關(guān)管理人員、操作人員執(zhí)行的質(zhì)量文件、技術(shù)資料、引用外部標(biāo)準(zhǔn)均為最新版本的有效文件。

　　1.各部門執(zhí)行《文件和資料控制程序》，控制本部門使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、引用的外部標(biāo)準(zhǔn).保證本部門使用的這些文件和資料均為有效最新版本。

　　2.公司使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、外部標(biāo)準(zhǔn)，均須得到總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，方能生效執(zhí)行。

　　3.發(fā)至部門應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容涉及的部門、確定文件分發(fā)范圍，并做好發(fā)至記錄，必須文件更改、作廢時，能及時撤回，防止誤用失效、作廢文件。

　　4.文件的頁改必須得到控制，原則上文件和資料的頁改由原批準(zhǔn)人進(jìn)行，如果指定更改人則更改人應(yīng)有原批準(zhǔn)人所依據(jù)的背景資料。

　　5.文件和資料的作廢，須由原發(fā)放部門根據(jù)發(fā)文記錄文件和資料使用部門及時撤回防止使用作廢文件。