投資開發公司檔案管理補充規定

　　為進一步規范公司檔案管理，提高檔案管理水平，保證檔案資料的齊全、完整、準確和及時歸檔，結合公司現有的檔案管理規定及其他相關制度，現將檔案管理作以下補充規定：

　　一、檔案移交

　　1．公司檔案實行統一管理制度，任何人不得將檔案資料據為己有，由辦公室統一保管。各部門要及時收集、整理本部門的檔案，各經辦人應負責將本年度的所有檔案資料于次年三月底前整理后移交辦公室進行歸檔。有關公司的重大事件重要資料應隨時向辦公室移交。

　　2．所有歸檔材料內容必須填寫完整，特別是合同、協議日期及簽字欄。

　　3．所有需加蓋公司印章的材料，辦公室必須留存一份原件存檔，確因情況特殊，無法以原件備存的，應以復印件存檔。所有合同、協議（除財務合同）完成簽訂后，應及時移交辦公室歸檔；財務合同由計劃財務部負責于每季度末月25日前向辦公室統一移交一次。

　　4．建設項目的檔案工作，應做到與項目建設進程同步。在項目申請立項后，項目主管要按照檔案清單內容開始進行資料的積累、整理工作：

　　（1）施工許可證申領完成后1個月內，應將項目前期資料移交至公司檔案室；

　　（2）項目竣工驗收合格，取得建設工程質量監督報告后，應在15天內完成后期業主檔案資料的移交工作；

　　（3）施工、監理方除按規定直接將檔案交至區城建檔案館外，另一套裝訂成冊，由項目主管驗收后移交至公司檔案室。

　　5．項目前期資料自上交區城建檔案館起三個月內，項目主管需完成資料的補齊完善工作。

　　6．會計檔案由計劃財務部負責歸檔，滿兩年后于次年3月移交至公司檔案室統一保管。

　　7．檔案移交工作需堅持誰項目誰負責原則，并將此項工作納入個人年度績效考核中，如超出規定期限未移交或整改的，酌情扣分。

　　各類檔案歸檔移交期限表

　　檔案類型　歸檔內容　移交時限　責任部門/責任人

　　文書檔案　各類合同、協議等（除財務合同）　簽訂后一周內　各部門

　　其他資料　次年三月底前　各部門

　　財務檔案　財務合同　每季度末25日前　計劃財務部

　　所有會計檔案　每年三月　計劃財務部

　　工程檔案　公司歸檔前期業主

　　檔案資料　待施工許可證申領完成后1個月內　項目主管　公司歸檔后期業主

　　檔案資料　竣工驗收合格，取得建設工程質量監督報告后15天內　項目主管

　　移交城建檔案館資料　上交城建檔案館起三個月內完成檔案前期資料移交工作　項目主管

　　二、檔案利用

　　（一）公司內部借閱、查閱

　　公司檔案內部借閱、查閱范圍僅限本公司員工。

　　1．借閱、查閱檔案時，需填寫《檔案借閱、查閱審批表》（詳見附件）。如借閱、查閱本部門檔案，由部門負責人簽字同意；如借閱、查閱非本部門檔案，另需檔案所屬部門負責人審批簽字；重要檔案及機密檔案原則不予借閱、查閱，特殊情況須總經理批準同意。

　　2．借閱檔案需限時歸還，借閱人在《檔案借閱、查閱審批表》中應注明借閱期限，按期歸還，逾期未歸還的，將視情況計入個人年度績效考核成績；確因特殊情況無法及時歸還的，可申請延期，并辦理延期審批手續。

　　3．借閱人必須嚴格保密，不準泄露檔案內容，如發現遺失必須及時匯報，并報辦公室備案，嚴重者追究責任。

　　4．必須愛護檔案，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等；不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等，必須保持檔案完整及整潔。

　　（二）外部人員借閱、查閱

　　公司檔案原則不予外部人員查閱、借閱，若因工作需要，確需查閱、借閱的，按相關程序辦理。

　　1．未經許可，公司員工不得替外部人員借閱、查閱檔案，不得向外部人員提供一切檔案，不得私帶外部人員到檔案室查閱檔案。

　　2．外部人員查閱相關檔案，須經公司分管領導批準；如重要檔案，須經公司總經理批準。

　　3．外部人員借閱相關檔案，須經公司總經理批準，限期歸還，并由檔案管理員負責跟蹤催討。

　　附件：檔案借閱查閱申請表

　　附件：檔案借閱查閱申請表

　　□借閱□查閱

　　申請人：

　　檔案名稱：

　　事由：

　　時間：

　　借閱檔案：□原件□復印件

　　借閱期限：

　　歸還日期：

　　部門領導審批：

　　年月日

　　辦公室審批：

　　年月日

>

　　分管副總審批：

　　年月日

　　總經理審批：

　　年月日

篇2：公司會計檔案管理規定

　　公司會計檔案管理規定

　　1.0 目的

　　會計檔案是記錄和反映公司各項經濟業務的重要史料和證據，財務部要切實加強對會計檔案的管理工作，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀等制度，切實把會計檔案管好。

　　2.0 適用范圍

　　2.1會計憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對帳單、銀行存款余額調節表。 2.2會計帳薄:現金和銀行存款日記帳、明細帳、總帳、固定資產卡片、輔助帳薄。

　　2.3會計報表:月、季度會計報表，年度會計報表。 2.4電腦磁盤:儲存會計核算資料、電腦核算程序。 2.5其他會計資料:帳單、發票、收據存根、計劃統計報表、經濟合同、會計移交清冊等等。

　　3.0工作職責

　　(略)

　　4.0 程序要點

　　4.1公司每年形成的會計檔案，都應由財務部按照歸檔要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案在會計年度終了后可暫由財務部保管一年，期滿之后，由財務部編造清冊歸檔入庫。

　　4.2已入庫的會計檔案，應保持原卷冊的封裝，需拆封整理的，由會計檔案管理人員處理。

　　4.3會計檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損，散失和泄密。

　　4.4會計檔案的保管期限據財政部的有關規定執行。

　　4.5公司保存的會計檔案應根據本單位的業務需要，積極給予利用。公司其他部門查閱會計檔案，須經有關負責人同意，要向保管人說明查閱范圍，并按規定進行登記，查閱后及時歸檔。

　　4.6外單位查閱會計檔案，需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人還應出示身份證件，經財務部經理批準后，才能辦理登記查閱手續。

　　4.7查閱會計檔案必須由保管人陪同，不得讓查閱人單獨在場。

　　4.8查閱時會計檔案需保持原樣，不得拆抽，涂改，如需復印的，須經財務部經理同意。

　　4.9會計檔案保管期滿，需銷毀時，應指定專人鑒定審查、編造會計檔案銷毀清冊，經酒店領導同意，報主管部門批準后方能銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始，應單獨抽出，另行立卷，保管到結清為止。建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。

　　5.0 記錄文件與控制表格

　　6.0 支持文件

　　無

篇3：廣告公司檔案管理規定

　　廣告傳媒公司檔案管理規定

　　(一)公司的檔案范圍

　　1、企業行政文書檔案：包括法規性文件;各種合同及協議書;會議文件;工作計劃、規劃和工作總結;有關人員的任免、獎勵和處分、調配人事材料;職工花名冊、人事檔案等。

　　2、企業管理檔案：包括企業生產經營計劃、各種指標類定額類文件、企業管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產及辦公用品名冊，產品質量、用戶檔案等。

　　3、企業技術檔案：包括技術研究檔案、項目方案、樣片等。

　　4、企業會計檔案：包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案等。

　　5、企業業務檔案：包括與客戶往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務報告、業務單據等。

　　6、企業聲像檔案：包括照片、錄音、錄像檔案等。

　　(二)公司檔案管理體制

　　1、公司檔案管理機構：辦公室統一管理公司各類檔案(會計檔案除外)。

　　2、公司指定專人分管公司檔案工作，保管人須維護檔案的完整與安全，并接受必要的培訓。

　　(三)立卷歸檔制度

　　1、檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各業務部門將辦(理)完畢的文件材料，經過挑選，立卷，定期移交各檔案室集中保存。

　　2、歸檔范圍：凡本單位具有考查利用價值的文件材料。包括與客戶的往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務報告、業務單據，以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。

　　3、歸檔時間：辦(理)完畢的文件，按工作階段性進行歸檔：

　　(1)按年形成的文件，第二年第一季度歸檔。

　　(2)凡有法律效用的文件材料，簽訂后就立即歸檔。當事人、部門負責人留復印件備查。

　　(3)凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。

　　(4)項目、科研課題，鑒定，驗收后，兩個月內歸檔。

　　4、歸檔要求

　　(1)材料完整齊全。

　　(2)系統、條理、保持有機聯系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內在聯系，并區分它們不同的保存價值。文件分類準確、立卷合理。

　　(3)立卷時，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復等統一立卷，不得分散。

　　(4)在進行卷內文件排列時，要合理安排文件的先后秩序，按時間先后排列。對于同一事情的同一文件，應統一規定進行，比如：正件與附件，應正件在前，附件在后等。

　　(5)由檔案部門對業務部門加以指導，協助業務部門共同做好舊檔的組織工作。辦(理)移交手續，雙方在移交清冊上簽字。

　　5、部門歸檔要求

　　(1)編制立卷項目，將辦(理)完畢的文件按有關條款歸入卷內，便于次年立卷。

　　(2)文件按時間順序排列，最近的在最上面。

　　(3)一個客戶一個立卷，一個項目立一個卷，一個檔案盒。

　　(4)貿易檔案與往來函件分開放，貿易檔案分筆次按各自的辦(理)流水號放在文件袋里。

　　(5)定時交檔案室：文件量少的，一季交一次，季后第一個月收集。文件量大的，一月交一次。

　　6、檔案室在收到業務部門的歸檔和各類文件后進行分類編目排列。

　　7、記錄檔案文件材料目錄須打印，統一用A4紙。

　　(四)、檔案管理工作

　　1、檔案的管理：區分全宗，正確立檔單位;分類，依據檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別;案卷排列并編制案卷目錄。

　　2、檔案保管：公司設立專用文件庫保存檔案。

　　3、檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

　　4、檔案的銷毀編制銷毀清冊;辦(理)銷毀手續，經總經理批準，方能銷毀;銷毀要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。

　　(五)、檔案利用工作

　　1、凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據借閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能借閱。借閱檔案應在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數量、期限。

　　2、檔案利用方式有：提供檔案原件;提供檔案復印件;提供文獻索引資料。

　　3、檔案管理部門要主動向部門員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、市場信息等。

　　4、依據國家統計和有關法律法規，做好企業檔案統計工作。