中國建筑第三工程局程序文件
記錄控制程序
1目的
對記錄進行有效的控制，保證記錄的真實性、準確性、完整性、有效性和可追溯性，為工程質(zhì)量符合規(guī)定要求和質(zhì)量管理體系的有效運行情況提供客觀證據(jù)，為質(zhì)量管理體系改進提供依據(jù)。
2適用范圍
本程序?qū)τ涗浀奶顚憽⑹占俗R、保管、歸檔、借閱、保存期限和處置等作出了具體規(guī)定，適用于與質(zhì)量管理體系、工程質(zhì)量有關(guān)的所有記錄的控制。
3引用文件
3.1 中建三局ZJS.QM101 《質(zhì)量手冊》
3.2 中建三局ZJS.QM202 《文件控制程序》
4術(shù)語
本程序采用 GB/T19000-2000 《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語》中有關(guān)的術(shù)語和定義。
5職責
5.1 局企業(yè)管理部負責質(zhì)量管理體系運行記錄的標識、貯存、保護、檢索、保存期限和處置的控制。
5.2 局科技部、工程部負責工程施工質(zhì)量記錄的控制、檢查和管理。
5.3 各有關(guān)部門、公司、項目經(jīng)理部負責執(zhí)行本程序，使之達到相應(yīng)規(guī)定要求，包括：
a)如實、按規(guī)定填寫有關(guān)的記錄；
b)編制記錄清單，建立資料檔案；
c)保存各種記錄、對借閱情況登記、督促到期的記錄的銷毀；
d)收集來自供方的記錄并注意保存。
6措施和方法
6.1 記錄的產(chǎn)生和范圍
本工程局所有質(zhì)量活動均形成各種記錄或報告，這些記錄和報告為及時準確提供工程質(zhì)量和質(zhì)量管理體系運行符合規(guī)定要求提供證據(jù)，為有追溯性要求的場合提供可靠依據(jù)。在本工程局所執(zhí)行的各程序文件和各種規(guī)范、標準中，均規(guī)定了形成記錄的范圍。
6.2記錄的分類、標識和編目
6.2.1 記錄的分類：
a)施工記錄:與工程質(zhì)量、技術(shù)管理有關(guān)并最終形成工程竣工資料的記錄；
b)質(zhì)量管理體系運行記錄：除施工記錄之外的其它所有記錄。
6.2.2 本工程局范圍內(nèi)所有記錄采用統(tǒng)一標識和具體編碼，記錄表格的標識和編碼的方式見《文件控制程序》，形成記錄后每份記錄編順序號(流水號)。
6.2.3 各部門、單位和項目經(jīng)理部根據(jù)實際情況將已形成的記錄進行編目，以便于分類保管和查找。
6.3記錄填寫
6.3.1 記錄填寫時做到字跡清晰、能準確辨認，內(nèi)容完整、準確。
6.3.2 記錄填寫后嚴禁隨意涂改，若確因筆誤而錯填、誤填時，用兩條平行細線將錯誤部分劃去，在其上方補填正確內(nèi)容。
6.3.3 記錄中有關(guān)責任人員簽名必須使用真實姓名或有文件確定的代號，不得隨意用簡寫、縮寫，一般也不宜蓋章。
6.4 記錄的收集
6.4.1 施工記錄在工程技術(shù)部門指導下由項目經(jīng)理部負責收集。項目經(jīng)理部指派專人負責將已發(fā)生的施工記錄按竣工技術(shù)資料的有關(guān)要求收集齊全，并整理造冊，于單位工程結(jié)束后交工程技術(shù)部門審核。
6.4.2 與質(zhì)量管理體系運行有關(guān)的記錄在局企業(yè)管理部指導下由各部門、各單位、各項目經(jīng)理部分別指定專人負責收集。各部門、各單位、各項目經(jīng)理部將發(fā)生的質(zhì)量管理體系運行記錄收集齊全，并整理造冊、分類編目后按規(guī)定的保管年限妥為保管。
6.4.3 供方與施工有關(guān)的記錄由有關(guān)項目經(jīng)理部督促供方指定人員收集齊全后收歸本項目技術(shù)資料內(nèi)。
6.5 記錄的歸檔、保管
6.5.1 記錄歸檔前，由各發(fā)生部門、單位和項目經(jīng)理部負責管理。
6.5.2 施工記錄在工程施工階段，由項目經(jīng)理部指定的專門人員收集、分類、整理，工程完工后由工程技術(shù)部門按規(guī)定途徑移交或歸檔；質(zhì)量管理體系記錄由產(chǎn)生部門、單位、項目經(jīng)理部自行保管。
6.5.3 歸檔的記錄分類存放,編制清單,以便于查找。保管作到環(huán)境適宜，防火、防潮、防蟲蛀鼠害。
6.6 記錄的查詢借閱
6.6.1 查詢和借閱記錄須經(jīng)部門負責人同意。
6.6.2借閱記錄時要辦理手續(xù)，在表 203-01 《記錄借閱登記表》上注明借閱的記錄名稱、借閱人和歸還時間。
6.6.3當合同有要求時，記錄可以在商定期限內(nèi)提供給業(yè)主及其代表查閱。
6.7 記錄的保存期限
施工記錄按檔案管理的規(guī)定予以保存，質(zhì)量管理體系運行記錄的保存期限為三年。
6.8 記錄的處置
歸檔的記錄由檔案室按照檔案銷毀的要求進行銷毀，不需歸檔的記錄在保存期滿后，各部門根據(jù)需要按表 203-02 填報《記錄處置審批單》經(jīng)主管領(lǐng)導批準后，自行銷毀，對仍有參考價值的記錄要標明“作廢”字樣。
7支持性文件
7.1 《工程技術(shù)資料管理規(guī)定》
7.2 《記錄清單》
8記錄
8.1 表 203-01 《記錄借閱登記表》
8.2 表 203-02 《記錄處理審批單》
篇2：房地產(chǎn)公司質(zhì)量手冊:質(zhì)量記錄控制工作程序
房地產(chǎn)公司質(zhì)量手冊：質(zhì)量記錄控制程序
1.目的
通過對質(zhì)量記錄的控制和管理，為產(chǎn)品符合規(guī)定要求及質(zhì)量體系的有效運行提供客觀證據(jù)。
2.范圍
適用于公司質(zhì)量體系運行和項目開發(fā)建設(shè)全過程質(zhì)量記錄的控制。
3．職責
3.1 工程部負責質(zhì)量記錄的設(shè)置，編制質(zhì)量記錄清單，監(jiān)督檢查各部門的執(zhí)行情況。
3.2 各部門負責所分管質(zhì)量活動中質(zhì)量記錄的管理，并按規(guī)定進行有關(guān)記錄的移交。
3.3 總經(jīng)理工作部負責公司的檔案管理工作。
4．控制程序
4.1 質(zhì)量記錄的設(shè)置
4.1.1 工程部負責對質(zhì)量體系文件中涉及的質(zhì)量記錄進行匯總，編制質(zhì)量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》。
4.1.2 當質(zhì)量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫“質(zhì)量記錄變更申請單”，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。
4.1.3 工程部負責對批準使用的質(zhì)量記錄進行編號，并將其列入質(zhì)量記錄清單。
4.2 質(zhì)量記錄的編號
質(zhì)量記錄的編號由設(shè)置編號和填報編號兩部分組成：
4.2.1 質(zhì)量記錄的設(shè)置編號位于記錄左上方，其結(jié)構(gòu)為：QRSS-**
其中：QR-表示質(zhì)量記錄
SS-**該記錄順序號
4.2.2 質(zhì)量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結(jié)構(gòu)為：
MMM-SS-***
其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》；
SS-填報年號
***-填報的順序號
4.3 質(zhì)量記錄的填寫要求做到：
字跡清楚，表達明確；
真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結(jié)果；
具備記錄人的簽字和填寫的日期；
4.4 質(zhì)量記錄的傳遞
4.4.1由各部門資料員負責按照質(zhì)量記錄的傳遞路線，進行質(zhì)量記錄的傳遞。
4.4.2質(zhì)量記錄的傳遞，以相關(guān)人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內(nèi)文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記“質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺帳”和“質(zhì)量記錄接收登記臺帳”。
4.5 質(zhì)量記錄的收集、貯存和歸檔
4.5.1 各部門資料員負責收集整理質(zhì)量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。
4.5.2 根據(jù)Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質(zhì)量記錄進行整理歸檔。
4.5.3 總經(jīng)理工作部負責對歸檔后的質(zhì)量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
4.5.4 各部門保管的質(zhì)量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。
4.6 質(zhì)量記錄的查閱
查閱人員需查閱質(zhì)量記錄時，應(yīng)征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關(guān)的質(zhì)量記錄。
5.質(zhì)量記錄
5.1 QR19-01 質(zhì)量記錄變更申請單
5.2 QR19-02 質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺帳
5.3 QR19-03 質(zhì)量記錄接收登記臺帳
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》
6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.3 Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》
篇3：房地產(chǎn)公司質(zhì)量記錄控制工作程序(3)
房地產(chǎn)公司質(zhì)量記錄控制程序（三）
1.目的
通過對質(zhì)量記錄的控制和管理，為產(chǎn)品符合規(guī)定要求及質(zhì)量體系的有效運行提供客觀證據(jù)。
2.范圍
適用于公司質(zhì)量體系運行和項目開發(fā)建設(shè)全過程質(zhì)量記錄的控制。
3．職責
3.1工程部負責質(zhì)量記錄的設(shè)置，編制質(zhì)量記錄清單，監(jiān)督檢查各部門的執(zhí)行情況。
3.2各部門負責所分管質(zhì)量活動中質(zhì)量記錄的管理，并按規(guī)定進行有關(guān)記錄的移交。
3.3總經(jīng)理工作部負責公司的檔案管理工作。
4．控制程序
4.1質(zhì)量記錄的設(shè)置
4.1.1工程部負責對質(zhì)量體系文件中涉及的質(zhì)量記錄進行匯總，編制質(zhì)量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》。
4.1.2當質(zhì)量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫"質(zhì)量記錄變更申請單"，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。
4.1.3工程部負責對批準使用的質(zhì)量記錄進行編號，并將其列入質(zhì)量記錄清單。
4.2質(zhì)量記錄的編號
質(zhì)量記錄的編號由設(shè)置編號和填報編號兩部分組成：
4.2.1質(zhì)量記錄的設(shè)置編號位于記錄左上方，其結(jié)構(gòu)為：QRSS-**
其中：QR-表示質(zhì)量記錄
SS-**該記錄順序號
4.2.2質(zhì)量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結(jié)構(gòu)為：
MMM-SS-***
其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》；
SS-填報年號
***-填報的順序號
4.3質(zhì)量記錄的填寫要求做到：
a.字跡清楚，表達明確；
b.真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結(jié)果；
c.具備記錄人的簽字和填寫的日期；
4.4質(zhì)量記錄的傳遞
4.4.1由各部門資料員負責按照質(zhì)量記錄的傳遞路線，進行質(zhì)量記錄的傳遞。
4.4.2質(zhì)量記錄的傳遞，以相關(guān)人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內(nèi)文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記"質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺帳"和"質(zhì)量記錄接收登記臺帳"。
4.5質(zhì)量記錄的收集、貯存和歸檔
4.5.1各部門資料員負責收集整理質(zhì)量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。
4.5.2根據(jù)Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質(zhì)量記錄進行整理歸檔。
4.5.3總經(jīng)理工作部負責對歸檔后的質(zhì)量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
4.5.4各部門保管的質(zhì)量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。
4.6質(zhì)量記錄的查閱
查閱人員需查閱質(zhì)量記錄時，應(yīng)征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關(guān)的質(zhì)量記錄。
5.質(zhì)量記錄
5.1QR19-01質(zhì)量記錄變更申請單
5.2QR19-02質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺帳
5.3QR19-03質(zhì)量記錄接收登記臺帳
6.支持性文件
6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》
6.2Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.3Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》