本文提要：當(dāng)操作記錄超過規(guī)定保存期限時,由部門責(zé)任人填寫《過期操作記錄處理登記表》,連同過期操作記錄一并送管理處客服中心文員,由管理處決定處理方式統(tǒng)一處理,并記錄在《過期操作記錄處理登記表》中。對需要長期保存的操作記錄,各部門按公司相關(guān)檔案管理制度執(zhí)行。
1.0程序目的通過對管理處所有與管理有關(guān)的記錄的標(biāo)識、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管和處理之控制,確保記錄完整、準(zhǔn)確、清晰,以證明物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量滿足規(guī)定要求,管理處的管理體系在有效地運行,并為實現(xiàn)可追溯性及采取糾正和預(yù)防措施提供依據(jù)。
2.0適用范圍
適用于管理處所有與管理有關(guān)記錄的管理和控制。
3.0主要職責(zé)和權(quán)限
3.1管理處負責(zé)監(jiān)督《操作記錄控制程序》執(zhí)行和管理處所有操作記錄表格的管理。
3.2各部門負責(zé)與本部門工作相關(guān)的質(zhì)量記錄的領(lǐng)用、收集、整理、標(biāo)識、歸檔、貯存、保存。
4.0工作程序
4.1.1質(zhì)量記錄表格的名稱、編號及版次由管理處負責(zé)編制,確保每種表格均有唯一的名稱和編號。具體編號方法參照《文件控制程序》執(zhí)行。
4.1.2對規(guī)定有"記錄編號" 的操作記錄由操作記錄填寫人按時間日期順序進行編號填寫,確保每份記錄均有唯一的記錄編號。編號方式如下:
□□ - □□-□□-□□
分序號(必要時加,如01、02)
日期(如‘09’表示9日)
月份(如‘08’表示8月)
年份(如‘07’表示20**年)
4.1.3 外購的操作記錄空白表格采用原表格編號或不做表格編號和記錄編號要求。
4.1.4 管理處所有操作記錄空白表格由管理處客服部文員統(tǒng)一管理,并編制《操作記錄表格一覽表》,隨操作記錄空白表格一起發(fā)給各部門責(zé)任人。各部門必須按規(guī)定使用操作記錄表格。
4.2質(zhì)量記錄的收集、歸檔、檢索、貯存及防護
4.2.1 填寫的操作記錄由各部門定期收集并按類別分別裝訂成冊,并基本保證編號的順序,以便檢索。
4.2.2 各部門責(zé)任人在接收操作記錄表格時,應(yīng)注意檢查操作記錄項目填寫是否齊全,確保所收集的操作記錄有效。
4.2.3 各部門責(zé)任人應(yīng)將操作記錄表格保存在適宜的環(huán)境中,防止操作記錄被更改、丟失或破壞,必要時應(yīng)采取防潮、防鼠措施,確保操作記錄的完好。
4.3操作記錄的查閱、www.dewk.cn保存期限及過期的處理
4.3.1 管理處負責(zé)編制《操作記錄表格一覽表》,在表中規(guī)定操作記錄的保存期限和其它需注意事項,當(dāng)管理體系文件發(fā)生更改變動時,管理處應(yīng)相應(yīng)修訂《操作記錄表格一覽表》,具體執(zhí)行參考《文件控制程序》。
4.3.2 當(dāng)業(yè)主(住戶)或管理處人員需要查閱記錄時,須經(jīng)管理處主任及經(jīng)理同意,由部門責(zé)任人協(xié)助查閱,防止操作記錄被損壞或更改。
4.3.3 當(dāng)操作記錄超過規(guī)定保存期限時,由部門責(zé)任人填寫《過期操作記錄處理登記表》,連同過期操作記錄一并送管理處客服中心文員,由管理處決定處理方式統(tǒng)一處理,并記錄在《過期操作記錄處理登記表》中。對需要長期保存的操作記錄,各部門按公司相關(guān)檔案管理制度執(zhí)行。
4.4操作記錄空白表格的增加、更改
4.4.1 各部門可根據(jù)實際工作的需要,增加或更改現(xiàn)有的操作記錄空白表格,具體由使用部門提出申請,填寫《管理體系文件更改申請表》,按照《文件控制程序》執(zhí)行。
4.4.2 管理處客服中心文員在收到經(jīng)過審批的《管理體系文件更改申請表》后,應(yīng)及時撤回作廢舊有的操作記錄空白表格,同時發(fā)放新的空白表格。
4.4.3 對新增或取消操作記錄空白表格的情況,管理處客服中心文員還應(yīng)更改《操作記錄表格一覽表》,具體按照《文件控制程序》執(zhí)行。
4.5其他要求
使用操作記錄空白表格的人員應(yīng)清楚地填寫表格中的各項內(nèi)容,需要簽名時應(yīng)嚴格按要求執(zhí)行,確保操作記錄完整、準(zhǔn)確、清晰,如實反映實際情況。
5.0支持性文件
5.1《操作記錄表格一覽表》
6.0質(zhì)量記錄
6.1《過期操作記錄處理登記表》
篇2：房地產(chǎn)公司質(zhì)量手冊:質(zhì)量記錄控制工作程序
房地產(chǎn)公司質(zhì)量手冊：質(zhì)量記錄控制程序
1.目的
通過對質(zhì)量記錄的控制和管理，為產(chǎn)品符合規(guī)定要求及質(zhì)量體系的有效運行提供客觀證據(jù)。
2.范圍
適用于公司質(zhì)量體系運行和項目開發(fā)建設(shè)全過程質(zhì)量記錄的控制。
3．職責(zé)
3.1 工程部負責(zé)質(zhì)量記錄的設(shè)置，編制質(zhì)量記錄清單，監(jiān)督檢查各部門的執(zhí)行情況。
3.2 各部門負責(zé)所分管質(zhì)量活動中質(zhì)量記錄的管理，并按規(guī)定進行有關(guān)記錄的移交。
3.3 總經(jīng)理工作部負責(zé)公司的檔案管理工作。
4．控制程序
4.1 質(zhì)量記錄的設(shè)置
4.1.1 工程部負責(zé)對質(zhì)量體系文件中涉及的質(zhì)量記錄進行匯總，編制質(zhì)量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》。
4.1.2 當(dāng)質(zhì)量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫“質(zhì)量記錄變更申請單”，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。
4.1.3 工程部負責(zé)對批準(zhǔn)使用的質(zhì)量記錄進行編號，并將其列入質(zhì)量記錄清單。
4.2 質(zhì)量記錄的編號
質(zhì)量記錄的編號由設(shè)置編號和填報編號兩部分組成：
4.2.1 質(zhì)量記錄的設(shè)置編號位于記錄左上方，其結(jié)構(gòu)為：QRSS-**
其中：QR-表示質(zhì)量記錄
SS-**該記錄順序號
4.2.2 質(zhì)量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結(jié)構(gòu)為：
MMM-SS-***
其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》；
SS-填報年號
***-填報的順序號
4.3 質(zhì)量記錄的填寫要求做到：
字跡清楚，表達明確；
真實、客觀、準(zhǔn)確、及時地反映活動的過程和結(jié)果；
具備記錄人的簽字和填寫的日期；
4.4 質(zhì)量記錄的傳遞
4.4.1由各部門資料員負責(zé)按照質(zhì)量記錄的傳遞路線，進行質(zhì)量記錄的傳遞。
4.4.2質(zhì)量記錄的傳遞，以相關(guān)人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內(nèi)文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記“質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺帳”和“質(zhì)量記錄接收登記臺帳”。
4.5 質(zhì)量記錄的收集、貯存和歸檔
4.5.1 各部門資料員負責(zé)收集整理質(zhì)量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。
4.5.2 根據(jù)Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責(zé)對質(zhì)量記錄進行整理歸檔。
4.5.3 總經(jīng)理工作部負責(zé)對歸檔后的質(zhì)量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
4.5.4 各部門保管的質(zhì)量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。
4.6 質(zhì)量記錄的查閱
查閱人員需查閱質(zhì)量記錄時，應(yīng)征得部門負責(zé)人同意后，方可進行查閱。當(dāng)顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關(guān)的質(zhì)量記錄。
5.質(zhì)量記錄
5.1 QR19-01 質(zhì)量記錄變更申請單
5.2 QR19-02 質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺帳
5.3 QR19-03 質(zhì)量記錄接收登記臺帳
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》
6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.3 Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》
篇3：房地產(chǎn)公司質(zhì)量記錄控制工作程序(3)
房地產(chǎn)公司質(zhì)量記錄控制程序（三）
1.目的
通過對質(zhì)量記錄的控制和管理，為產(chǎn)品符合規(guī)定要求及質(zhì)量體系的有效運行提供客觀證據(jù)。
2.范圍
適用于公司質(zhì)量體系運行和項目開發(fā)建設(shè)全過程質(zhì)量記錄的控制。
3．職責(zé)
3.1工程部負責(zé)質(zhì)量記錄的設(shè)置，編制質(zhì)量記錄清單，監(jiān)督檢查各部門的執(zhí)行情況。
3.2各部門負責(zé)所分管質(zhì)量活動中質(zhì)量記錄的管理，并按規(guī)定進行有關(guān)記錄的移交。
3.3總經(jīng)理工作部負責(zé)公司的檔案管理工作。
4．控制程序
4.1質(zhì)量記錄的設(shè)置
4.1.1工程部負責(zé)對質(zhì)量體系文件中涉及的質(zhì)量記錄進行匯總，編制質(zhì)量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》。
4.1.2當(dāng)質(zhì)量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫"質(zhì)量記錄變更申請單"，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。
4.1.3工程部負責(zé)對批準(zhǔn)使用的質(zhì)量記錄進行編號，并將其列入質(zhì)量記錄清單。
4.2質(zhì)量記錄的編號
質(zhì)量記錄的編號由設(shè)置編號和填報編號兩部分組成：
4.2.1質(zhì)量記錄的設(shè)置編號位于記錄左上方，其結(jié)構(gòu)為：QRSS-**
其中：QR-表示質(zhì)量記錄
SS-**該記錄順序號
4.2.2質(zhì)量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結(jié)構(gòu)為：
MMM-SS-***
其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》；
SS-填報年號
***-填報的順序號
4.3質(zhì)量記錄的填寫要求做到：
a.字跡清楚，表達明確；
b.真實、客觀、準(zhǔn)確、及時地反映活動的過程和結(jié)果；
c.具備記錄人的簽字和填寫的日期；
4.4質(zhì)量記錄的傳遞
4.4.1由各部門資料員負責(zé)按照質(zhì)量記錄的傳遞路線，進行質(zhì)量記錄的傳遞。
4.4.2質(zhì)量記錄的傳遞，以相關(guān)人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內(nèi)文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記"質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺帳"和"質(zhì)量記錄接收登記臺帳"。
4.5質(zhì)量記錄的收集、貯存和歸檔
4.5.1各部門資料員負責(zé)收集整理質(zhì)量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。
4.5.2根據(jù)Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責(zé)對質(zhì)量記錄進行整理歸檔。
4.5.3總經(jīng)理工作部負責(zé)對歸檔后的質(zhì)量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
4.5.4各部門保管的質(zhì)量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。
4.6質(zhì)量記錄的查閱
查閱人員需查閱質(zhì)量記錄時，應(yīng)征得部門負責(zé)人同意后，方可進行查閱。當(dāng)顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關(guān)的質(zhì)量記錄。
5.質(zhì)量記錄
5.1QR19-01質(zhì)量記錄變更申請單
5.2QR19-02質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺帳
5.3QR19-03質(zhì)量記錄接收登記臺帳
6.支持性文件
6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》
6.2Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.3Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》