為控制與質(zhì)量體系要求有關(guān)的所有文件和資料(包括外來文件),公司制定并執(zhí)行《文件和資料控制程序》,文件和資料可以呈任何形式,如硬拷貝或電子體。
2、職責(zé)
2.1 管理者代表負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件和資料編制的組織及審定工作,并對(duì)其有效性負(fù)責(zé)。
2.2 辦公室是全公司質(zhì)量體系文件和資料的控制和歸口管理部門,也是外來文件的控制和管理部門。
2.3 技質(zhì)部是技術(shù)文件和資料的控制及歸口管理部門。
3、程序概要
3.1 文件和資料的批準(zhǔn)和發(fā)布
3.2文件和資料包括:質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、法令、法規(guī)、施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)措施、檢驗(yàn)規(guī)程、試驗(yàn)程序、www.dewk.cn操作規(guī)程、工藝文件、作業(yè)指導(dǎo)書、工程合同、采購文件等,還應(yīng)包括有關(guān)施工及驗(yàn)收規(guī)范、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)、各種圖紙、圖集以及執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。
3.3 文件和資料在發(fā)布前應(yīng)按程序文件規(guī)定履行審批手續(xù)。
a.質(zhì)量手冊(cè)由管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。程序文件由各職能部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。
b.針對(duì)公司的管理文件由公司辦公室審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。
c.針對(duì)各部門系統(tǒng)的管理文件由部門領(lǐng)導(dǎo)審核,公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
d.外部文件,由文件的對(duì)口管理部門主管批準(zhǔn)后方可使用,并負(fù)責(zé)跟蹤換版。
3.4 文件和資料分受控和非受控兩種,應(yīng)由發(fā)放部門統(tǒng)一編號(hào)、登記和標(biāo)識(shí)。以確保:
a.對(duì)質(zhì)量體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)場(chǎng)所都得到和使用相應(yīng)文件的有效版本;
b.及時(shí)從所有發(fā)放和使用場(chǎng)所撤走作廢文件;
a.為法律或積累知識(shí)的目的而保留的任何作廢文件都應(yīng)進(jìn)行記錄和標(biāo)識(shí)。
3.5 文件和資料的發(fā)放與回收
質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等受控文件需按受控范圍控制總份數(shù)、編制發(fā)放號(hào),加蓋“受控”印章,收回作廢文件一律蓋“作廢”印章并及時(shí)銷毀。用于存檔加蓋“存檔”印章標(biāo)識(shí)。為法律或積累知識(shí)而保留的作廢文件加蓋“作廢保留”印章。受控文件未經(jīng)公司原審批人批準(zhǔn),不得翻印和錄制。
4、文件和資料的更改
4.1 所有文件和資料的更改,必須按照《文件和資料控制程序》的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行,不允許未經(jīng)授權(quán)和批準(zhǔn)的任何更改。
4.2 文件的更改由該文件的原審批部門負(fù)責(zé),若指定其它部門審批時(shí),該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。
4.3文件更改均以書面形式進(jìn)行,在更改通知單上,注明更改內(nèi)容、更改原因、更改日期等事項(xiàng)。文件更改后應(yīng)在原文處作出明顯標(biāo)記。
4.4 一份文件經(jīng)過一定次數(shù)修改后,進(jìn)行修訂換版、重新印發(fā)。
5.支持性程序文件
Q/CS02-4.5-2000《文件和資料控制程序》
篇2：探析物業(yè)管理文件資料送達(dá)和簽收
探析物業(yè)管理文件資料送達(dá)和簽收
作為物業(yè)管理從業(yè)者，熟知物業(yè)管理法律知識(shí)可以使我們很好地與發(fā)展商、客戶進(jìn)行溝通交流，對(duì)日常工作幫助很大。下面我們就一起去探討兩個(gè)在物業(yè)管理中經(jīng)常遇到的案例。
案例一：入伙后，管理處接到房屋質(zhì)量問題的報(bào)修，經(jīng)過現(xiàn)場(chǎng)查看，初步判定是施工質(zhì)量問題，工作人員填寫《工程質(zhì)量問題通知單》告知施工單位、請(qǐng)施工單位負(fù)責(zé)人簽收。這個(gè)簽收是否有效？幾年后，該單能否做證據(jù)使用、效力如何？
案例二：某小區(qū)入伙將近2年，有幾戶業(yè)主一直沒有來辦理入伙手續(xù)。管理處想給業(yè)主寄發(fā)催費(fèi)通知單，就按照發(fā)展商提供的業(yè)主身份證復(fù)印件上的地址寄發(fā)了催費(fèi)通知單。請(qǐng)問，按這個(gè)地址寄發(fā)的催費(fèi)通知單是否合適、是否具有法律效力？
案例一涉及文件資料的簽收問題，案例二涉及文件資料的送達(dá)和通訊地址問題，這都是在我們?nèi)粘９ぷ髦凶畛Ｒ?、?jīng)常發(fā)生的事情。對(duì)于上述提問，大家似乎不假思索的就能給出答案，“施工單位負(fù)責(zé)人都簽字了，單據(jù)肯定有效！身份證上面的地址是戶籍所在地，肯定具有法律效力！”
但事實(shí)呢？我們看看律師給出的專業(yè)意見。
案例一：經(jīng)過一段時(shí)間（如幾年）后，管理處如何證明該簽字人員是施工單位的負(fù)責(zé)人？即便證明了簽字人是施工單位的負(fù)責(zé)人，但又如何證明該簽字是其本人的簽字？
案例二：律師給出的意見是，按身份證上登記的地址寄送函件不一定有效！因?yàn)樯矸葑C上的地址是戶籍所在地，但通常人們的經(jīng)常居住地、實(shí)際居住地與戶籍所在地存在不一致的問題。而且，在商品房買賣合同中都會(huì)約定業(yè)主的實(shí)際通訊地址，該地址才是最具有法律效力的聯(lián)系地址！管理處寄發(fā)函件應(yīng)往業(yè)主留存在買賣合同中的地址為準(zhǔn)。
那么，在日常工作中我們?cè)撊绾尾僮?、注意哪些?xì)節(jié)，才能盡可能的規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)呢？
一、關(guān)于通訊地址和聯(lián)系人的問題。
1、新項(xiàng)目入伙前，以發(fā)展商整理登記的地址為準(zhǔn)（如發(fā)展商寄發(fā)《入伙通知書》的地址）。
2、新項(xiàng)目辦理業(yè)主入伙時(shí)，請(qǐng)業(yè)主重新登記最新的通訊地址（在登記表上，應(yīng)注明，該通訊地址作為日常聯(lián)系使用，具有法律效力），并請(qǐng)業(yè)主提供電子郵件地址。
3、如業(yè)主沒有辦理入伙手續(xù)，待入伙過程結(jié)束后，向發(fā)展商確認(rèn)業(yè)主的通訊地址（該地址一般以商品房買賣合同上的地址為準(zhǔn)，如業(yè)主更改了通訊地址，應(yīng)以最后登記地址為準(zhǔn)，并復(fù)印該合同和文件存檔）。
4、如業(yè)主辦理了入伙手續(xù)，但沒有居住在物業(yè)小區(qū)內(nèi)；如向業(yè)主發(fā)函，可以同時(shí)向小區(qū)內(nèi)的業(yè)主房屋地址、登記的通訊地址、身份證地址等寄發(fā)函件。
5、對(duì)于工程維保單位?？稍谌牖锴埃飿I(yè)公司與所有施工單位簽訂一份書面協(xié)議（或采用《會(huì)議紀(jì)要》形式），約定各個(gè)施工單位負(fù)責(zé)接收《維修通知單》負(fù)責(zé)人，并請(qǐng)負(fù)責(zé)人人在協(xié)議上留取簽字樣本?；蛘?，請(qǐng)發(fā)展商要求各施工單位發(fā)函給物業(yè)公司、管理處，明確施工單位接收《維修通知單》的負(fù)責(zé)人及簽字樣本。
6、對(duì)于其他供方、合作方及關(guān)聯(lián)方等，可在合同、協(xié)議文本中（或另行起草協(xié)議）約定雙方的通訊地址、聯(lián)系人、聯(lián)系人簽字樣本及聯(lián)系電話等內(nèi)容。
二、關(guān)于文件資料的送達(dá)和簽收問題。
送達(dá)是法律術(shù)語，是指人民法院依照法律規(guī)定的程序和方式，將訴訟文書送交當(dāng)事人或者其他訴訟參與人的行為。目前我國法律沒有對(duì)通知、往來函件等非訴訟類文件的送達(dá)做出規(guī)范，但在實(shí)際工作，文件資料送達(dá)是很多很頻繁的，如工程維修通知、催費(fèi)通知、與發(fā)展商的往來函件等，這些文件資料如在日后涉及到訴訟、仲裁等法律程序，就需要舉證人證明文件資料已送到收件人手中。但通常我們認(rèn)為實(shí)實(shí)在在是對(duì)方簽收文件資料，在律師眼中不堪一擊、沒有什么證據(jù)力。除本文最初列舉的第2個(gè)案例，還有以下常見的不太具有證據(jù)力或證據(jù)力很弱的情況，如：
1、向業(yè)主送達(dá)催費(fèi)通知單、裝修整改通知單等不利于業(yè)主的文件資料，業(yè)主往往拒簽、或者是由業(yè)主家庭成員簽收的。
2、將催費(fèi)通知單、裝修整改通知單等文件資料貼在業(yè)主家的大門上，然后附加當(dāng)日?qǐng)?bào)紙（著重突出報(bào)紙日期）拍照存檔，作為證據(jù)。
3、將催費(fèi)通知單、各類通知等資料直接投遞到業(yè)主信箱中。但事后查找《前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議》、《物業(yè)服務(wù)合同》、《管理規(guī)約》等文件資料中都沒有業(yè)主同意或認(rèn)可、將業(yè)主信箱約定成法定通訊地址的約定內(nèi)容。
4、發(fā)展商或相關(guān)單位發(fā)函。
（1）使用傳真方式，但沒有合同或協(xié)議約定傳真號(hào)碼。
?。?）有書面簽收的，但簽收人不是合同或協(xié)議約定的簽收人，或者書面簽收人不是單位的法人代表、負(fù)責(zé)人或具有收發(fā)文件職責(zé)的行政、門崗人員。
?。?）發(fā)文單位請(qǐng)簽收人員在簽收表上簽名，但事后不能證明簽字文件內(nèi)容與留存文件內(nèi)容相一致。
?。?）發(fā)文單位請(qǐng)簽收人在發(fā)函函件復(fù)印件上簽收，但只有簽名和日期，無詳細(xì)的簽收單位和簽收人的職務(wù)，證據(jù)力很弱。
那我們?cè)趯?shí)踐中如何送達(dá)和簽收函件，才是合法有效、才能成為以后雙方爭(zhēng)議乃至訴訟時(shí)對(duì)己方有利的證據(jù)。我們可以：
1、按本文前段內(nèi)容，提前在合同和協(xié)議中約定聯(lián)系地址、通訊地址（送達(dá)地址）和聯(lián)系人或文件簽收人（預(yù)留簽名樣式），以便文件的直接送達(dá)。
2、直接送達(dá)。自然人的必須由本人簽收（無完全民事行為能力人由法定代理人簽收）；受送達(dá)人是法人或者其他組織的，應(yīng)當(dāng)由法人的法定代表人、其他組織的主要負(fù)責(zé)人或者該法人、組織負(fù)責(zé)收件的人簽收；受送達(dá)人有代理人（需提前書面告知，或有合同、協(xié)議約定），可以送交其代理人簽收。
3、郵寄送達(dá)。目前常用的是采用“EMS”郵政快遞或其他快遞公司郵寄送達(dá)。但須注意：
（1）發(fā)件人一定要在快遞運(yùn)單上的“物品名稱”及“數(shù)量”一欄中詳細(xì)記載文件的準(zhǔn)確名稱及份數(shù)（如：郵寄催費(fèi)通知單，在快遞運(yùn)單上要注明“物業(yè)服務(wù)費(fèi)催繳通知單、文件份數(shù)和頁數(shù)、欠費(fèi)期間、欠費(fèi)金額等”）。
?。?）保存好快遞運(yùn)單的底單和函件復(fù)印件；如快遞被退回，將退回的快遞保存好。
?。?）如郵寄函件是多頁的、需注意函件要加蓋騎縫章。
（4）業(yè)主具體居住地址不確定的，可多發(fā)幾份快遞，可以同時(shí)向身份證登記地址、提前約定的通訊地址及物業(yè)小區(qū)內(nèi)的房屋地址等擊發(fā)快遞。
（5）、重要文件或需要證據(jù)力很強(qiáng)的文件，可采用“公正送達(dá)”。
4、電子郵箱送達(dá)。電子郵箱作為現(xiàn)代人常用的聯(lián)系方式，以其快速、便利、成本低等優(yōu)勢(shì)已成為人們生活中不可或缺的一部分。而且，電子郵件被新合同法所確認(rèn)，采用電子郵箱形式發(fā)送函件是具有法律效力的。另外，發(fā)送電子郵件等數(shù)據(jù)電文、只要該數(shù)據(jù)電子到達(dá)被送達(dá)人的特定系統(tǒng)就視為送達(dá)，不存在拒收的情況。發(fā)送電子郵件，我們需要注意：
?。?）必須提前在合同、協(xié)議或者其他書面文件中約定好電子郵箱，并注明該電子郵箱作為有效通訊聯(lián)系地址、具有法律效力。
?。?）對(duì)外發(fā)送相關(guān)郵件時(shí)務(wù)必使用公司郵箱 ；在公司郵箱的設(shè)置上，設(shè)置發(fā)送回執(zhí)，這樣對(duì)方收到郵件后打開即發(fā)送送達(dá)回執(zhí)，表明對(duì)方已收到。
（3）注意保存電子郵件，不要隨便刪除，以便應(yīng)對(duì)不時(shí)之需；重要的郵件要另外備份，重裝電腦系統(tǒng)等要備份出所有郵件。
?。?）通過郵件的后續(xù)行為確定電子郵件的存在，例如在發(fā)出電子郵件交易信息后，發(fā)出方在之后的交易單證中證明了前期電子郵件中的內(nèi)容。
?。?）重要文件可采用掃描儀等器材制作成圖片、作為附件發(fā)送，避免篡改。
在日常工作中，如須向業(yè)主、發(fā)展商及相關(guān)供方送達(dá)文件資料，在直接送達(dá)存在困難的情況下，我建議應(yīng)采用快遞和電子郵件形式送達(dá)。
三、關(guān)于外來函件的簽收問題。
我們?cè)谌粘９ぷ髦校?jīng)常碰到業(yè)主、發(fā)展商拿著書面函件（不利于我方的函件）要求簽收。簽還是不簽，大家心里很糾結(jié)，因?yàn)榇蠹彝ǔＵJ(rèn)為簽收函件就相當(dāng)于確認(rèn)了函件的內(nèi)容了，其實(shí)不然。律師告訴我們，外來函件大部分都可以簽收，但若涉及到與公司有關(guān)權(quán)利處分的事宜時(shí)，當(dāng)場(chǎng)不要做任何有關(guān)責(zé)任方面的承諾即可。
那么，收到外來函件（直接、郵件或者電子郵件等）我們?cè)撟⒁馐裁茨兀?/p>
1、簽收確認(rèn)。在簽收后要做好登記記錄（包括簽收時(shí)間），對(duì)于簽收的函件應(yīng)充分重視，所有來函應(yīng)保留存檔以備隨時(shí)查詢。
2、如有異議應(yīng)及時(shí)回函。對(duì)來函中所述內(nèi)容如有異議的，則應(yīng)及時(shí)回函澄清，表明觀點(diǎn)。
3、如對(duì)方又回函表示新的不同意見時(shí)，應(yīng)再予回函澄清。如無新意見，則不必回函。
以上，就是本人的片面之見，希望能起到拋磚引玉的作用，引起大家思考和注意。
周勇/《深圳物業(yè)管理》/20**年第7期
篇3：X公司文件和資料控制規(guī)定
某公司文件和資料控制規(guī)定
總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)按《文件和資料控制程序》對(duì)公司執(zhí)行的質(zhì)量文件、引用外部標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件進(jìn)行總體控制，保證公司相關(guān)管理人員、操作人員執(zhí)行的質(zhì)量文件、技術(shù)資料、引用外部標(biāo)準(zhǔn)均為最新版本的有效文件。
1.各部門執(zhí)行《文件和資料控制程序》，控制本部門使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、引用的外部標(biāo)準(zhǔn).保證本部門使用的這些文件和資料均為有效最新版本。
2.公司使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、外部標(biāo)準(zhǔn)，均須得到總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，方能生效執(zhí)行。
3.發(fā)至部門應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容涉及的部門、確定文件分發(fā)范圍，并做好發(fā)至記錄，必須文件更改、作廢時(shí)，能及時(shí)撤回，防止誤用失效、作廢文件。
4.文件的頁改必須得到控制，原則上文件和資料的頁改由原批準(zhǔn)人進(jìn)行，如果指定更改人則更改人應(yīng)有原批準(zhǔn)人所依據(jù)的背景資料。
5.文件和資料的作廢，須由原發(fā)放部門根據(jù)發(fā)文記錄文件和資料使用部門及時(shí)撤回防止使用作廢文件。