萬科房地產(chǎn)資料管理員職位說明書

　　職位名稱：

　　資料管理員

　　所屬部門

　　直接上級(jí)

　　設(shè)計(jì)管理部經(jīng)理

　　直接下級(jí)

　　任職資格

　　1.學(xué)歷、專業(yè)知識(shí)

　　大學(xué)專科及以上，檔案管理、信息管理等相關(guān)專業(yè)知識(shí)，熟悉房地產(chǎn)工程資料、各種建筑圖紙等各種檔案管理知識(shí)

　　2.工作經(jīng)驗(yàn)

　　兩年以上房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)

　　職責(zé)概要

　　全面負(fù)責(zé)房地產(chǎn)工程資料、建筑圖紙的日常管理工作

　　1.做好工程項(xiàng)目資料、建筑圖紙及相關(guān)合同文本的收集與歸檔工作

　　2.負(fù)責(zé)辦理工程檔案、圖紙的查閱、借閱及檔案統(tǒng)計(jì)工作

　　3.認(rèn)真做好檔案的日常安全管理工作

　　4.完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他工作

　　相關(guān)說明

篇2：項(xiàng)目資料管理歸檔工作建議函件

　　項(xiàng)目資料管理及歸檔工作建議函件

　　北京**管委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)：

　　根據(jù)貴管委會(huì)、北京市有關(guān)部門對(duì)基建項(xiàng)目資料歸檔的相關(guān)規(guī)定要求及市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程的有關(guān)規(guī)定，**項(xiàng)目在工程竣工后需按不同存檔單位或部門的標(biāo)準(zhǔn)編制4套竣工檔案，分別移交北京市城建檔案館（1套）、貴管委檔案管理部門（1套）監(jiān)理單位（1套）及總包施工單位（1套）。

　　由于在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程中各類資料的種類、數(shù)量非常繁多，部分資料只有一份原件，一旦丟失很難彌補(bǔ)。為了更好地做好日常資料管理及歸檔工作，明確相關(guān)參建單位的管理責(zé)任和工作程序，現(xiàn)結(jié)合我司對(duì)資料管理及歸檔工作的經(jīng)驗(yàn)，特?cái)M定本項(xiàng)目的管理辦法：

　　1、基建文件中的所有前期報(bào)批文件（重要手續(xù)、批復(fù)等）

　　前期報(bào)批文件的原件均由貴司保存，貴委在取得重要報(bào)批文件后請(qǐng)?zhí)峁┙o我司方一份復(fù)印件，如我司方需要原件時(shí)需到貴委辦理借閱手續(xù)，并在使用完后及時(shí)歸還。工程竣工后我司負(fù)責(zé)協(xié)助貴委將前期報(bào)批文件的原件統(tǒng)一歸檔在移交貴委檔案管理部門的檔案卷內(nèi)，移交其它單位的部門的檔案中如有需要?jiǎng)t以復(fù)印件歸檔。

　　2、基建文件中的招投標(biāo)文件、合同文件

　　招標(biāo)文件請(qǐng)貴委提供給我司電子版文件及復(fù)印件。工程竣工后我司負(fù)責(zé)協(xié)助貴委將招標(biāo)文件移交貴委檔案管理部門的檔案卷內(nèi)。

　　所有投標(biāo)文件請(qǐng)貴委提供至少一份復(fù)印件，如我司方有需要查閱，可到貴委辦理借閱手續(xù)，并在使用完后及時(shí)歸還貴委。工程竣工后我司負(fù)責(zé)協(xié)助將中標(biāo)單位的投標(biāo)文件正本歸入移交貴司檔案管理部門的檔案中。

　　所有涉及業(yè)主方的合同文件均為業(yè)主方保留一正一副文件（另外為我司保留一副本）。工程竣工后由我司負(fù)責(zé)將其歸入移交貴司的檔案中。

　　3、監(jiān)理資料

　　監(jiān)理管理資料（含監(jiān)理規(guī)劃、項(xiàng)目月報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等）請(qǐng)貴委指定監(jiān)理單位向我司提交1份紙質(zhì)文件（電子文件視需要提供），我司方審閱后會(huì)認(rèn)真保管，并在歸檔前退還給貴委組卷。

　　監(jiān)理工作記錄，此部分包含各類監(jiān)理表格，有關(guān)工程款支付、費(fèi)用索賠、工程延期、監(jiān)理通知、工作聯(lián)系單等少數(shù)重要表格轉(zhuǎn)發(fā)給我司外，由我司或施工單位保存，并在工程竣工后負(fù)責(zé)歸檔。如貴委方有需要，我司可提供復(fù)印件。

　　4、管理資料

　　此部分是我司承擔(dān)全過程項(xiàng)目管理工作而特有的文件，大部分是與貴委之間工作的往來文件，對(duì)其中的重要文件我司為貴司整理www.dewk.cn一套檔案（移交貴司檔案管理部門）。

　　造價(jià)控制文件：包括項(xiàng)目成本控制計(jì)劃、資金使用計(jì)劃、成本控制情況報(bào)告、B類材料/設(shè)備認(rèn)價(jià)單、合同付款單、工程結(jié)算確認(rèn)書等，我司在日常工作中會(huì)向貴委提供一份，請(qǐng)貴委審閱并批示后認(rèn)真保管，并在歸檔前退還給我司組卷；

　　計(jì)劃文件：其中的總控計(jì)劃、月計(jì)劃、專項(xiàng)計(jì)劃三類文件我司會(huì)定期向貴委提交一份，請(qǐng)貴委審閱并批示后認(rèn)真保管，并在歸檔前由我司協(xié)助組卷；周計(jì)劃及周計(jì)劃執(zhí)行情況將以電子文件方式每周提供給貴委，不需歸檔。

　　項(xiàng)目發(fā)文：致貴委方函我司向貴委提交一份，致其它單位函我司會(huì)抄送貴委一份，請(qǐng)業(yè)主方審閱后認(rèn)真保管；

　　項(xiàng)目收文：所有項(xiàng)目收文均保存在貴委并由我司負(fù)責(zé)協(xié)助貴委歸檔，其中涉及貴委的收文我司會(huì)轉(zhuǎn)發(fā)貴委。

　　對(duì)于本項(xiàng)目的資料來說，要由項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)本項(xiàng)目的具體情況在資料管理上要進(jìn)行明確地分工，不同類別資料的管理（包括編制、收集、整理、保管等）要責(zé)任到人，同時(shí)我司項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)定期進(jìn)行檢查，以真正做到“整理及時(shí)、真實(shí)齊全、分類有序。

　　上述是對(duì)鍋爐廠南路西延項(xiàng)目資料管理及歸檔工作的設(shè)想，妥否，請(qǐng)貴委批示！

　　特此函告！

　　另，為了配合發(fā)改委對(duì)本項(xiàng)目的稽察工作，更為了保證項(xiàng)目的順利推進(jìn)，請(qǐng)市政管委進(jìn)快協(xié)助我司對(duì)前期資料進(jìn)行整理，需要資料清單詳見附件。

　　**項(xiàng)目管理部

　　二O一三年十一月十九日

篇3：物業(yè)檔案、資料管理的內(nèi)容

　　物業(yè)項(xiàng)目檔案、資料管理的內(nèi)容

　　1、資料的收集

　　資料的收集堅(jiān)持"來源多、內(nèi)容廣"的原則。從物業(yè)管理的實(shí)際工作出發(fā)，擴(kuò)大信息資料的來源，從建筑規(guī)劃到工程竣工;從建筑物本體維護(hù)到一花一木的養(yǎng)護(hù)都有詳盡的檔案資料收集。

　　2、檔案資料的分類

　　所收集的檔案資料，根據(jù)其來源、內(nèi)容、形式，進(jìn)行集中整理和科學(xué)分類，做到條理清晰、分類合理，便于使用、查找、檢索。

　　移交資料

　　項(xiàng)目資料名稱

　　規(guī)劃資料

　　1.項(xiàng)目批準(zhǔn)文件

　　2.用地批準(zhǔn)文件

　　3.投資許可證、建筑許可證、開工許可證

　　4.拆遷安置資料

　　5.房地產(chǎn)平面圖

　　工程技術(shù)資料

　　1.竣工圖、總平面圖，建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備及附屬工程及隱蔽工程的全套圖紙

　　2.地質(zhì)勘查報(bào)告、工程建設(shè)投標(biāo)文件

　　3.工程合同及竣工報(bào)告

　　4.工程預(yù)決算

　　5.圖紙會(huì)審記錄

　　6.工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)

　　7.隱蔽工程驗(yàn)收簽證

　　8.沉降觀察記錄

　　9.竣工驗(yàn)收證明書

　　10.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書

　　11.新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書

　　12.水電氣、空調(diào)、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書

　　13.砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告

　　14.供水、供氣、空調(diào)的試壓報(bào)告

　　15.園林綠化圖紙和清樣

　　16.設(shè)備清單、設(shè)備供貨合同，設(shè)備安裝調(diào)試記錄，使用注意事項(xiàng)、說明，質(zhì)保書和保修單

　　17.工程監(jiān)理報(bào)告

　　日常物業(yè)管理檔案、信息資料

　　項(xiàng)目資料名稱

　　物業(yè)資料--物業(yè)基本資料、分區(qū)資料、商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料、娛樂設(shè)施資料等

　　業(yè)主資料--業(yè)主須知、業(yè)主基本資料、租賃合同、物品出入登記等

　　裝修資料--裝修申請(qǐng)表、報(bào)建批文、裝修工程圖、裝修施工安全責(zé)任書、裝修施工人員出入證、施工單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照、裝修巡查記錄、裝修驗(yàn)收記錄等

　　維修資料--維護(hù)計(jì)劃與方案、維修申報(bào)表、維修服務(wù)派工單、維修回訪記錄、公共設(shè)施維修記錄等

　　綠化養(yǎng)護(hù)資料--綠化檢查記錄、綠化養(yǎng)護(hù)記錄、禮儀擺花協(xié)議等

　　清潔、保潔資料--清潔服務(wù)整改通知單、保潔日檢記錄等

　　消防管理資料--消防巡視記錄、消防設(shè)施檢查記錄、動(dòng)火作業(yè)審批表、消防設(shè)施運(yùn)行記錄、火災(zāi)隱患整改通知等

　　治安交通管理資料--日常巡查記錄、交接班記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶、緊急事件處理記錄、車輛管理記錄、保安巡邏簽到表、安全隱患整改通知等

　　設(shè)備管理資料--設(shè)備臺(tái)帳、設(shè)備維修保養(yǎng)計(jì)劃與申請(qǐng)報(bào)告、設(shè)備維修保養(yǎng)記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、設(shè)備維修分包協(xié)議、設(shè)備檢查記錄等

　　社區(qū)文化活動(dòng)資料--活動(dòng)實(shí)施方案、活動(dòng)宣傳圖片、錄像記錄、傳媒報(bào)導(dǎo)、總結(jié)報(bào)告等

　　員工管理資料--員工個(gè)人資料、聘用表、員工培訓(xùn)計(jì)劃、員工培訓(xùn)記錄、員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄、員工內(nèi)務(wù)管理記錄等

　　服務(wù)質(zhì)量反饋資料--服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、展戶、參展人員意見調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄、業(yè)主人員投訴及處理記錄等行政文件資料--政府相關(guān)文件、法規(guī)、法律;房地產(chǎn)公司有關(guān)文件、通知、函件;物業(yè)規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件;物業(yè)榮譽(yù)檔案;物業(yè)接待、參觀記錄等

　　3、檔案資料管理的要點(diǎn)

　　⑴、重要的檔案資料(如竣工資料)的交接必須經(jīng)過雙方負(fù)責(zé)人或其指定責(zé)任人驗(yàn)收，完善交接手續(xù)后方能分卷立檔。

　　⑵、檔案資料實(shí)行專人專職管理。

　　⑶、檔案資料實(shí)行嚴(yán)格的借閱登記制度，歸還入檔時(shí)，必須經(jīng)過審核檢查，如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ)，損壞嚴(yán)重的須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員須定時(shí)檢查檔案借閱情況，以便及時(shí)收回在外文件，防止因管理疏忽導(dǎo)致文件流失。

　　⑷、檔案資料管理實(shí)行嚴(yán)格的鑒定制度。檔案資料的鑒定必須由主要負(fù)責(zé)人或其指定的責(zé)任人負(fù)責(zé)，對(duì)檔案是否有效、作廢以及保存數(shù)量等做出決定。當(dāng)文件狀況有所變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù)，以保證查閱者及時(shí)找到有效文件。

　　⑸、檔案資料的管理必須做到"七防"，即防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防變質(zhì)、防高溫。必須配置有效的滅火器材，潮濕天氣需放置生石灰等防潮物，檔案管理人員須定期檢查和清理，保證檔案資料管理環(huán)境條件符合要求。

　　4、檔案資料管理制度

　　⑴、管理處檔案資料員負(fù)責(zé)整理收集各類檔案資料。

　　⑵、管理處工作人員日常工作中必須完成工作范圍內(nèi)的各類文件、記錄，以便檔案員收集。

　　⑶、管理處資料室收檔、存檔的文件、批文必須是原始記錄，其他資料確沒有原始記錄，也可存復(fù)印件。

　　⑷、檔案員負(fù)責(zé)做好檔案、資料的防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防盜、防高溫工作。

　　⑸、管理處檔案資料分類：用戶檔案資料、裝修審批資料、維修保養(yǎng)資料、工程竣工資料及管理處相關(guān)資料。

　　⑹、已歸檔的資料，每月進(jìn)行抽查，每季進(jìn)行全面檢查，年度進(jìn)行清理、檢查，對(duì)超期或已無保存價(jià)值的檔案，嚴(yán)格按銷毀規(guī)程進(jìn)行。

　　⑺、對(duì)外借閱

　　用戶借閱或其他人有關(guān)檔案資料，須向管理處提出書面申請(qǐng)，經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后，交檔案員備案查找。所有借閱檔案資料不得帶出檔案室，如遇特殊情況需復(fù)印的，應(yīng)交納一定的保證金。

　　⑻、對(duì)內(nèi)借閱

　　管理處內(nèi)部工作人員查閱檔案資料時(shí)，經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后，交檔案室檔案員查找，但不得隨意復(fù)印。

　　5、檔案資料管理體系

　　檔案資料管理系統(tǒng)(略)

　　6、檔案資料銷毀規(guī)程

　　⑴、每年年底由檔案資料員對(duì)檔案資料作一次全面認(rèn)真檢查、整理，并提出超過期限或已無保存價(jià)值的檔案。

　　⑵、根據(jù)各類檔案資料的保管期限，在確定該檔案已超過保存期限或已無保存價(jià)值時(shí)，由檔案資料員填寫銷毀單并報(bào)主任鑒定。

　　⑶、主任在接到銷毀單10個(gè)工作日內(nèi)，結(jié)合實(shí)際情況，并經(jīng)管理處辦公會(huì)議進(jìn)行鑒定，確認(rèn)無誤后，執(zhí)行銷毀。

　　⑷、銷毀檔案資料時(shí)，應(yīng)有詳細(xì)記錄。