PM集團檔案管理辦法

　　為加強PM集團檔案管理工作，嚴格工作制度、規范工作秩序、嚴肅工作紀律，提高檔案管理水平，特制定本管理辦法。

　　第一節 總則

　　第一條 為了加強PM集團檔案管理，有效地保護和利用檔案，為PM集團的經營和發展服務，進而帶動PM集團檔案管理水平上臺階，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，結合本PM集團實際情況，制定本管理辦法。

　　第二條 PM集團的檔案管理分為PM集團和分公司兩部分。PM集團的檔案是指公司在基本建設、經營發展、行政管理、會計工作等各項活動中形成的具有利用、保存價值的各種文字、圖表、圖紙、聲像以及其他不同載體，不同形式的歷史記錄。分公司的檔案是指公司在進行主營業務以及基本建設、行政管理、經濟活動、會計工作中形成的具有利用、保存價值的各種文字、圖表、圖紙、聲像以及其他不同載體，不同形式的歷史記錄。

　　根據PM集團的實際情況和檔案目標管理的要求，將檔案統一劃分為十六大類作為檔案管理的范疇。它們分別是：黨群工作類、決策類、監督類、行政管理類、經營管理類、營銷貿易類、生產管理類、產品類、科學技術類、設備儀器類、基本建設類、會計檔案類、員工檔案類、實物檔案類、聲像檔案類及電子檔案類。各分公司參照執行。

　　第三條 PM集團及分公司檔案工作的基本任務是貫徹國家關于檔案工作的方針、政策和指示精神，遵循檔案工作統一領導，分級管理的原則，維護PM集團及分公司檔案的完整、準確、系統、安全，為發展PM集團的事業服務。

　　第四條 PM集團和分公司的檔案工作是PM集團及分公司各項管理工作的重要組成部分，納入PM集團工作的發展規劃和年度工作計劃中，保證檔案管理職能、人員編制和經費適應整個PM集團檔案工作發展的需求。

　　第二節 管理體制與職責

　　第五條 PM集團應設置專人專崗負責檔案管理工作，分公司可參考總部，根據公司自身的情況設立專崗對檔案進行管理。

　　PM集團的檔案工作在總經理的領導下，實行檔案工作集中統一管理。行政部是PM集團檔案工作的行政管理部門，對檔案工作實行統一管理，統籌規劃、組織協調、統一制度;同時又是收集、保管PM集團檔案和提供利用服務的職能部門，并對各部門立卷歸檔工作進行指導和監督。

　　分公司的檔案工作在主管(總)經理的領導下，實行檔案工作集中統一管理。其方法可參考PM集團執行。

　　第六條 PM集團及分公司均應明確一名公司領導分管本公司檔案工作，在各部門應明確一名部門領導負責本部門檔案工作，并負責本辦法在該部門業務范圍內的貫徹實施;各部門應設立一名兼職檔案員，負責做好本部門檔案工作，并定期將整理好的檔案移交檔案室。

　　第七條 本辦法第二條所列檔案大類，根據各部門業務范圍，其具體負責的各類檔案為：

　　(一)行政部負責行政管理類、經營管理類中經營決策檔案、設備檔案、實物檔案、聲像檔案及電子檔案的收集、積累、整理和歸類;人事檔案、勞動人事方面檔案的收集、整理和歸類，保管和利用。

　　(二)計劃財務部負責監督類中審計管理、經營管理類中財務管理及會計檔案的收集、積累、整理和歸類;經營管理類財務管理中有關資金借款、擔保等合同、協議的收集、積累、整理和歸類;營銷貿易類中經營貿易檔案的收集、積累、整理和歸類。

　　(三)企業文化部負責行政管理類、經營管理類中信息管理和聲像檔案及電子檔案的收集、積累、整理和歸類。

　　注：黨群工作檔案由黨群組織負責人收集、積累、整理和歸類。

　　分公司可參照總部的責任辦法，制定公司內部各部門檔案管理職責。

　　第八條 歸檔時間

　　(一)管理類、營銷貿易類：一般每年三月各部門將上年度工作形成的文件材料收集、整理、立卷歸檔五月底前交檔案室，由檔案專管員統一編目。

　　(二)科研或產品項目：對于形成周期不長的課題研究或產品研制，可按項目結束時間歸檔;也可按工作階段歸檔，是指當一項科技、生產活動按其工作程序完成一個階段后，即將該階段形成的科技文件歸檔。

　　(三)設備檔案：應抓住設備開箱驗收和安裝、調試完畢兩個環節，將隨機文件材料和安裝、調試過程中形成的文件材料由專人收集，交檔案員歸檔。設備檔案應保證該設備資料齊全，使用完畢后及時立卷歸檔，設備維修記錄按年歸檔。

　　(四)建設項目：要分階段收集、整理，并在竣工驗收時完成全部檔案立卷歸檔工作。工程項目驗收結束后6個月內移交檔案室。

　　(五)會計檔案：由公司財會負責收集歸檔，在財會處保存一年后于次年五月底前送公司檔案室統一保管，此外并重視收集相關法律、法規、享受優惠的政策等。

　　(六)實物檔案：當證書、獎狀、獎杯等實物檔案形成時即進行收集、存檔，或將其復印件存檔，實物辦理借出手續后進行張貼或懸掛。

　　(七)聲像檔案：平時將反映公司主要職能活動的照片、錄音帶、錄像帶及時收集、整理、歸類，于每年六月將上一年度的聲像檔案進行歸檔。

　　(八)電子檔案：每年三月將上年度形成的反映本公司主要職能活動、存有重要數據信息的磁盤、光盤進行收集、整理、歸類，五月底前交檔案室歸檔。

　　(九)分公司當年的文件資料于次年由分公司自行歸檔并留本公司提供利用，在后年的第一季度內上繳PM集團。

　　第九條 為完善PM集團檔案管理工作，根據各自的特點，應制定一系列相關檔案管理制度，做到公司的檔案管理有法可依、有制度可依。

　　第十條 本辦法所規定的工作制度有：各類檔案的歸檔制度、管理制度、檔案管理人員的崗位責任制、考核獎懲辦法及檔案的分類及編號辦法。各部門、各分公司必須認真貫徹執行，不得違反。

　　第三節 檔案管理隊伍建設及培訓

　　第十一條 根據PM集團業務發展和檔案目標管理的要求，PM集團應配備專職檔案人員，各部門及各公司檔案管理人員在上崗前須經過檔案崗位培訓。培訓的內容包括宣傳貫徹《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業檔案管理辦法》等檔案工作法規性文件，以及檔案管理及保管等專業知識的培訓。

　　第四節 文件材料的形成與歸檔

　　第十二條 文件材料的形成、運轉、積累、整理和歸檔工作納入PM集團經營管理、基本建設的計劃和工作程序，實行“四同步”管理：在布置、檢查、總結、驗收各項工作時，要同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作，并納入部門領導和有關人員的崗位職責，作為各部門季度或年度考核的依據之一。

　　第十三條 為了加強對公司設備管理，將固定資產中設備建檔范圍定為單位價值在2萬元以上(含2萬元)的設備要立卷歸檔。

　　第十四條 凡PM集團的員工在經營管理、外事、以及黨政管理等各項工作中形成的具有保存價值的文件材料，在下一年度內均應向檔案管理部門移交入庫歸檔，上一年度的檔案資料任何人不得私自占有。

　　第十五條 PM集團員工在工作變動和離職時，必須將屬于歸檔范圍(上述第十四條)的文件資料全部移交歸檔，不得據為己有或私自帶到其他單位。

　　第十六條 文件材料一般歸檔一份，重要的或經常使用的可歸檔數份。

　　第十七條 歸檔要求

　　歸檔文件材料，應完整、準確、系統，簽署齊全，確定密級，保管期限(保

　　管期限分永久、長期〈25~50年〉、短期〈10~15年〉三種)，填寫移交清單，履行交接手續;

　　(二)歸檔的文件資料須制成材料優良、符合規定、字跡線條和圖像清晰，手稿須用碳素或藍黑墨水書寫，粘貼、裝訂應符合檔案保護的要求;

　　(三)歸檔的文件資料應是原件(文件里頁允許打印，但封面必須手工簽署完整)。

　　(四)檔案的裝具采用國家標準的科技檔案卷皮、卷夾、卷盒和表式。會計檔案按照會計檔案的憑證、帳冊、報表分類組卷,采用會計憑證、帳冊盒。

　　第五節 檔案的保管及庫房管理

　　第十八條 PM集團各類檔案由總部檔案室庫房集中統一保管。分公司按規定未到移交期的各類檔案由分公司集中統一保管。保持歸檔文件的完整、系統、準確的反映PM集團及分公司各項經營管理活動的面貌，符合統一規范。

　　第十九條 PM集團及分公司檔案管理部門應加強檔案資料的收集工作，并對接收到的檔案分門別類系統整理、登記和安全保管。

　　第二十條 對案卷保存情況應定期檢查，定期更換防蟲藥物,發現霉變、破損等情況，應立即報告領導并及時采取搶救措施。

　　第二十一條 檔案管理人員調動工作時，嚴格做好移交手續。

　　第二十二條 為確保檔案的安全和有效提供利用，PM集團實行檔案庫房與行政部、閱覽室三分開;檔案庫房須保持適宜的溫、濕度，同時必須具備防火、防盜、防蟲等應急安全措施。分公司應參照總部的標準，配備相應的檔案管理硬件設施，確保檔案管理工作順利開展。

　　第二十三條 嚴禁在檔案庫房內吸煙及存放易燃易爆物品。

　　第二十四條 檔案庫房是機要重地，未經管理人員許可，不得擅自進入庫房。檔案庫房應隨手關門，妥善保管好庫房鑰匙，下班前要檢查門窗，切斷電源。

　　第六節 檔案的密級設定與保密

　　第二十五條 PM集團的檔案分為內部級和保密級二大類;保密級檔案的密級由低到高依次分為：秘密級、機密級、絕密級。按國家有關規定，保密期限原則上為15年以內。具有一定密級的檔案在超過保密時效后，自動解密--密級下調一個等級。

　　第二十六條 檔案密級的設定由各歸檔部門經理與檔案管理員協商決定，并報主管副總經理審核。

　　第二十七條 密級檔案的查閱、借閱需經指定負責人批準后方可辦理查閱、借閱手續。與利用目的無關的密級檔案資料不得查閱、借閱。

　　第二十八條 銷毀檔案文件,必須嚴格履行批準手續。銷毀時要嚴格檢查、嚴格控制銷毀現場，防止失密、泄密。

　　第二十九條 未經公司領導批準，不得多制和摘抄密級檔案。

　　第三十條 確定秘密級以上的檔案，必須嚴格保管。

　　第三十一條 密級檔案要經常查對，發現丟失要及時報告有關部門處理。

　　第三十二條 對故意遺失檔案或故意泄密者，必須依法追究責任。

　　第七節 檔案的借閱與利用

　　第三十三條 PM集團內部級檔案資料向所有員工開放，提供檔案信息的利用，為公司經營發展服務。需要查閱時應向行政部檔案管理人員辦理查閱手續，查閱本部門內部級檔案填寫檔案借閱登記表;查閱相關部門內部級檔案，還需填寫借閱申請單，詳見檔案借閱審批流程。

　　第三十四條 檔案查閱完畢，須及時歸還，檔案的借閱期限一般為一周，若有特殊原因需延長借閱期限者，應向檔案管理人員辦理需借手續。檔案管理人員應及時催繳，以免檔案材料遺失。

　　第三十五條 不得將檔案材料拿給無關人員閱讀或憑私人關系隨意借閱。非檔案管理人員不得隨意進入檔案庫房，檔案管理人員不得將檔案帶到室外，不得和外人談論庫內情況。分公司內部級檔案向所有該公司員工開放，手續可參照上述辦法執行。

　　第三十六條 保密檔案的借閱規定

　　(一)凡借閱行為應在檔案閱覽室進行，任何人未經允許不得將保密檔案帶出檔案室外。如有特殊情況需借出檔案庫房，必須在借閱手續中注明。

　　(二)PM集團各部門只能查閱本部門業務范圍內的保密檔案。具體程序為：填寫借閱申請單，經本部門經理簽字并報分管領導批準后，向檔案管理人員辦理查閱手續并查閱。

　　(三)查閱與本部門業務有關的其他類別的保密檔案除辦理第三十六條第二點的手續外，還需經相關部門經理簽字并報相關部門的分管領導批準后方可查閱。查閱財務、投資類的保密檔案以及其他絕密級的檔案必須統一經總經理批準。

　　(四)摘錄批準查閱的保密檔案或對檔案內容進行復制，應在查閱申請單中復制欄內加以說明(批準程序同上)，并由檔案管理人員負責操作，在復制件上加蓋“PM集團檔案室”的標識章后，方為有效。

　　(五)分公司保密檔案的查閱、復制辦法可參照PM集團的規定執行。

　　第三十七條 外單位來PM集團調閱檔案，必須持組織介紹信，寫明查閱內容，由相關部門經理簽字并經PM集團行政副總批準后，方可查閱。

　　第三十八條 黨委檔案只限黨委領導查閱，其他部門不得調閱。外單位需調閱須經黨委書記批準。

　　第三十九條 借閱人員必須愛護好檔案。

　　(一)查閱檔案的人員，必須愛護檔案材料，維護檔案的完整、清潔并注意摘錄或復制材料的安全和保密。

　　(二)檔案管理人員對調閱的檔案材料，必須做到手續清楚，歸還時詳細檢查，如有損壞、拆散、失竊等情況，應及時向行政部領導匯報追查處理。

　　第四十條 檔案管理人員應嚴格遵守本制度以及其他檔案相關制度。如有違反，將在本人績效考核中視情節輕重予以扣分處罰;情節嚴重的，將賠償經濟損失，辭退直至追究法律責任。

　　第四十一條 凡單位或個人贈給總部的檔案，PM集團按有關規定給予表彰和獎勵外，該單位或個人還享有該檔案的無償優先利用權。

　　第八節 檔案的統計

　　第四十二條 檔案的統計數據以原始記錄為依據，做到準確、可靠、內容齊全。

　　第四十三條 檔案數量統計：

　　(一)對本公司案卷按檔案的門類分別進行數量統計;

　　(二)對檔案破損情況進行統計;

　　(三)按類別、保管期限做好銷毀檔案數量統計。

　　第四十四條 檔案利用效果統計：

　　(一)檔案借閱人次、卷次統計;

　　(二)檔案利用社會效果、經濟效果統計。

　　第九節 檔案的鑒定與銷毀

　　第四十五條 檔案庫房的檔案鑒定、銷毀工作由PM集團檔案管理部門和有關業務部門組成工作小組實施，鑒定檔案要按照“保存從寬”、“銷毀從嚴”的原則。

　　第四十六條 檔案庫房銷毀的檔案，指己過保管期限案卷，經過鑒定確認無保存價值的檔案材料。

　　第四十七條 檔案需銷毀時，應由檔案管理人員提出初步書面意見，經工作小組提出鑒定銷毀意見，由檔案管理人員負責編制銷毀清單，經主管領導審批后執行。

　　第四十八條 對批準銷毀的檔案，只能化為紙漿或焚毀，不能出賣或作其他用途。

　　第四十九條 銷毀檔案時，應派兩人監銷。銷毀后，監銷人員應在銷毀清單上注明“已銷”字樣和銷毀日期及銷毀方式，并簽名以示負責。

　　第五十條 銷毀清單應一式兩份，一份交檔案室歸檔，一份交上級主管領導。

　　第十節 獎懲

　　第五十一條 對于在檔案的收集、保管、提供利用和檔案編研、管理等方面做出顯著成績的部門或個人，每年年底組織專項評比工作，由檔案管理部門匯總材料報請PM集團領導給予表彰和獎勵。

　　第五十二條 各部門、各分公司的檔案工作列入對部門、公司負責人、兼職檔案管理員的績效考核內容。

　　第五十三條 有下列行為之一者，由PM集團檔案管理部門、相關主管部門責令限期整改，并視不同情節，對直接負責的主管人員或其他直接責任人員報請PM集團領導給予行政處分;構成犯罪的，提請司法機關追究其刑事責任。

　　(一)損毀、丟失屬于國家所有的檔案的;

　　(二)涂改、偽造檔案的;

　　(三)擅自出賣或轉讓檔案的;

　　(四)倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送外國的;

　　(五)將職務活動中形成的應歸檔的文件、資料占為己有，拒不歸檔或不按規定期限向檔案管理部門移交檔案的;

　　(六)將具有一定密級的公司內部檔案文件內容對外泄密，甚至造成PM集團損失的。

　　第十一節 經費

　　第五十四條 PM集團及各公司檔案工作的經費，納入PM集團財務管理的年度計劃中，保證檔案工作的正常開展。

　　第五十五條 各門類檔案的歸檔所需經費從各相關業務的經費中支出。

　　第五十六條 檔案人員培訓經費由教育經費中支出。

　　第十二節 驗收

　　第五十七條 PM集團在每年年底對總部及各分公司當年的檔案管理工作進行驗收。驗收主要從以下幾個方面進行：

　　(一)檔案管理工作的領導負責制以及專人專崗的推行落實情況;

　　(二)根據制定的檔案管理崗位職責，對PM集團和各公司的檔案管理情況進行評定;

　　(三)檢查PM集團及各公司檔案管理制度的制定情況，是否達到制度配套、齊全;

　　(四)檔案歸檔的落實情況：

　　1、完整、齊全度：

　　主要按照相關檔案及其二、三級類目的歸檔范圍進行檢查，看歸檔文件是否按照歸檔范圍進行歸檔，以及是否有所缺損，并如何解決。

　　2、歸檔檔案的質量：

　　(1)文件、案卷的裝訂的質量：

　　每份文件是否已去除所有金屬裝訂物，紙張是否折疊整齊，頁面是否清楚、無污等。

　　(2)卷內文件目錄的質量：

　　每一卷檔案是否均備有卷內文件目錄，目錄編寫是否清楚，有無遺漏卷內文件，目錄中檔號是否與文件上的檔號相一致等。

　　(3)卷內頁碼的質量：

　　每卷檔案是否均編有流水頁碼，每頁的頁碼是否清晰無誤等。

　　(4)檔號的質量：

　　每份文件是否均編有相對應的獨立且唯一的檔號。檔號的編制是否符合檔號編制規范的要求，以及檔號的書寫是否清晰可辨等。

　　一般完整的驗收程序如下：

　　首先，由PM集團及各分公司主要檔案管理人員向PM集團提交檔案管理年度總結報告，請求對PM集團及各分公司的檔案工作進行評審驗收。PM集團接受報告后，組成一個驗收組，由主管檔案工作的領導和在PM集團中形成各項檔案的現行工作負責人員組成。隨后，即召開驗收工作會。其驗收過程為：首先驗收組聽主要檔案管理人員對于當年檔案工作的情況小結，然后，驗收組根據上述驗收準則進行認真、細致的檢查(檢查可采用抽樣形式)。檔案人員對于在檢查中發現的問題應及時進行記錄，并于驗收工作結束后立即實行整改。

　　在驗收組對PM集團或各分公司的檔案工作進行了較為全面的審查后，由驗收組對該項工作作出最后的評審驗收結論，并在PM集團內部以簡報形式向各部門及各分公司通報該次檔案工作的驗收情況。至此，歸檔檔案驗收工作告一段落。

　　第十三節 附則

　　第五十八條 本實施辦法適用于PM集團及各分公司的檔案工作。

　　第五十九條 各分公司可根據本辦法，結合公司實際情況，制定相應檔案工作制度報行政部備案。

　　第六十條 本實施辦法由集團行政部負責解釋。

篇2：集團公司檔案管理辦法

　　集團公司檔案管理辦法范本

　　第一章 總 則

　　第一條為了加強EE公司系統的檔案管理，實現檔案管理的規范化、制度化、更好地為EE公司各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關規定，結合公司實際情況，特制定本辦法。

　　第二條凡總公司各部門、專業公司(下稱各單位)在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向總公司機要檔案室移交，集中管理，任何單位和個人不得據為已有。

　　第三條各單位的領導應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

　　第四條EE公司系統的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責監督和指導。

　　第二章 歸檔范圍

　　第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片J員片等)均屬歸檔范圍。

　　第六條上級機關文件材料應歸檔的有。

　　(一)上級機關頒發的需要公司貫徹執行的文件材料;

　　(二)黨和國家領導人及上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊。

　　(三)代上級機關草擬并被采用為文件的定稿和印本。

　　(四)其他文件材料。

　　第七條公司文件材料應歸檔的有。

　　(一)公司頒發的(包括轉發及其他單位聯合頒發的)各種正式文件的簽發稿、印本、重要文件的修改稿。

　　(二)公司的請求與上級機關的批復文件，各部門、各專業公司、各子公司及其他各所屬企業的請求與本公司的批復文件;

　　(三)公司及各部門的工作計劃、總結、報告;

　　(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;

　　(五)公司領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關的文件材料;

　　(六)公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;

　　(七)反映公司經營和管理的專業文件材料，如實業投資項目、房地產開發、貿易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉貸等業務中產生的各種文件、資料、合同、樣票等;

　　(八)公司或公司匯總的統計報表和統計分析資料(包括計算機盤片等);

　　(九)公司及各部門、各專業公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料;

　　(十)公司及各部門、各專業公司制定的規章制度等;

　　(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　(十二)公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本;

　　(十三)公司及各部門、各專業公司干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、職工的錄用、轉正、定級、調資退職、退休、醫療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;

　　(十四)公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表;

　　(十五)公司干部、工人轉移工資、行政、黨、團關系的介紹信存根;

　　(十六)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等;

　　(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;

　　(十八)公司或部門、專業公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等文件材料;

　　(十九)公司固定資產登記，財產，物資、檔案等移交憑證;

　　(二十)公司購置大型設備和基建工作中形成的憑證、協議合同、圖紙文件材料。

　　第八條同級機關和非隸屬機關文件材料應歸檔的有：

　　(一)同級機關和非隸屬機關頒發的非本公司經營范圍但需要執行的法規性文件;

　　(二)有關業務機關檢查本公司工作形成的重要文件;

　　(三)同級機關和非隸屬機關與本公司聯系、協商工作的來往文件。

　　第三章 立卷歸檔要求

　　第九條公司各單位應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。

　　第十條各單位必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續。

　　第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴格履行移交手續。

　　第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：

　　(一)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協議、合同、營業執照(復印件)、章程、項目人員任兔文件，有關項目業務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業務的音像制品、計算機盤片等。

　　(二)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應全在一立卷。

　　(三)卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(四)卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

　　(五)永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。

　　(六)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

　　(七)本公司各部門及各專業公司立卷所需的案卷封皮、卷內文件目錄表由總公司辦公室統一發給。

　　第四章 檔案保管期限

　　第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

　　第十四條確定公司檔案保管期限的原則

　　(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

　　(二)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

　　(三)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

　　第五章 檔案的鑒定與銷毀

　　第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。

　　第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

　　第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經公司有關領導批準后，方可銷毀。

　　第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。

　　第六章 檔案的借閱

　　第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單，方可借閱。

　　第二十條公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或公司領導批準。

　　第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

　　第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任批準。

　　第二十三條借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

　　第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進行處罰。

　　第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。

　　第七章 罰 則

　　第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。

　　第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例)進行處理。對涂改、拆散或未經辦公室領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其單位領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。

　　第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

　　第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進行處理。

　　第八章 附 則

　　第三十條本辦法由總公司辦公室負責解釋。

　　第三十一條各子公司應根據本辦法，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。

　　第三十二公司以往的相關規定與本辦法不一致的，以本辦法為準。

篇3：公司文書檔案管理辦法(6)

　　公司文書檔案管理辦法(六)

　　1 總則

　　為進一步加強文書檔案的管理，規范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統計、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關程序，特制定本管理標準。

　　2 適用范圍

　　本標準適用于公司文書檔案管理。

　　3 術語和定義

　　文書檔案：是指機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議紀錄、計劃和總結等。

　　4 管理職責

　　4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負責，并接受市主管機關業務指導。

　　4.2.負責公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產、經營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機要文件保管為重點，同時保證文書檔案的完整、保密和安全。

　　4.3負責文檔的收集、整理、保管、簽定和統計。

　　5 管理活動、程序及要求

　　5.1.文書檔案收集

　　5.1.1文書檔案收集的范圍

　　5.1.1.1上級來文及資料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司歷史檔案。

　　5.1.1.4已撤消舊機構的檔案。

　　5.1.1.5上級領導來公司檢查工作及活動的音像資料。

　　5.1.1.6公司榮獲的各項榮譽稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。

　　5.1.1.7公司發生的重大事件及各項重要活動的音像資料。

　　5.1.2文書檔案的收集

　　5.1.2.1按照文書檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關的資料。

　　5.1.2.2交接檔案的當事人在接收檔案時根據移交目錄清點核對，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。

　　5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，并由各部門主管領導審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權拒收。

　　5.2.立卷與歸檔

　　5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負責，具體工作按文檔管理和上級業務規定執行。

　　5.2.2需歸檔的音像檔案，要認真填寫說明，編號登記。每半年對文檔重新整理，時間在每年的1月份和7月份。

　　5.3文書檔案的整理和保管

　　5.3.1文書檔案以卷宗為單位進行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類，單獨保管。

　　5.3.2文書檔案室在收集零散文件時，要認真區分，依照分類進行立卷。

　　5.3.3文書檔案發現文件破損要及時修復或復制。

　　5.4.文書檔案的統計和檢查

　　5.4.1文書檔案室要設立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時登記、注銷，對檔案的收進及提出情況進行數量統計。

　　5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進行一次全面檢查，遇到特殊情況及時檢查，并及時上報檢查結果。

　　5.4.3負責保管文書檔案的人員調動工作時要辦理移交手續。

　　5.5.文書檔案的利用和借閱

　　5.5.1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調閱，需要查閱檔案時，由借閱單位提出借閱申請，經公司辦公室主任批準后方可將檔案借出。

　　5.5.2復制檔案資料時，需經公司辦公室主任批準，方可復制翻印。翻印時應說明翻印的單位、日期、份數和印發范圍和用途，并由文書檔案室進行復印。

　　5.6.文書檔案的鑒定和銷毀

　　5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進行鑒定。根據檔案的政治、歷史，科學和現實價值確定其是否需要繼續保存，并將不需要繼續保存的檔案剔出銷毀。

　　5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負責承辦，對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時，要經相關部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業發展部組成。

　　5.6.3文書檔案室對予批準銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準后對檔案進行銷毀，并由兩人或兩人以上監銷。檔案銷毀后，監銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時標注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。