前廳制度與程序

　　FRONT OFFICE POLICY & PROCEDURES

　　程序

　　PROCEDURE 接收客人委托向外發(fā)出傳真的工作程序 編號(hào)

　　REF.NO.

　　執(zhí)行職位

　　POSITION RESPONSIBLE 商務(wù)中心文員 涉及部門

　　DEPT.

　　CONCERNED

　　接收客人委托向外發(fā)出傳真的工作程序

　　Fa* Sending Procedure

　　1、稿件的放置

　　a) 將稿件正面朝下放置在稿臺(tái)上，調(diào)整紙導(dǎo)板到稿件的寬度。

　　b) 一次只允許30張信紙尺寸的稿件，稿件的發(fā)送是從最底一張開(kāi)始向上按順序發(fā)送出去。

　　c) 一次能放置10張B4或A3的稿件。

　　2、添加稿件

　　當(dāng)稿件從操作臺(tái)輸出，大約剩下2CM時(shí)，插入下一面稿件與前面的那一頁(yè)稍微重疊。

　　3、稿件阻塞

　　如果稿件阻塞或中途停下，按“STOP”鍵，打開(kāi)操作面板將稿件拉出。

　　4、發(fā)送步驟

　　在發(fā)送過(guò)程中的任何一步發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)，按“STOP”鍵，并再重新開(kāi)始。

　　a)放置稿件

　　b)撥號(hào)

　　c)按“START”鍵

　　5、存儲(chǔ)器的接收

　　d)在稿件接收期間，記錄紙用完了，而傳真機(jī)設(shè)備在自動(dòng)接收方式，稿件內(nèi)容將存儲(chǔ)在存儲(chǔ)器里。

　　e)打印出存儲(chǔ)器的稿件步驟。

　　i.存儲(chǔ)器接收顯示(CHECK PAPER)。

　　ii.自動(dòng)存儲(chǔ)(RECEIVED IN MEMORY)。

　　iii.重新裝記錄紙。

　　iv.存儲(chǔ)完畢之后，按“START”鍵。

　　“PAPER CUT”，“MEMORY COPY”切完記錄紙后打印出結(jié)帳稿件。

　　注：1、用存儲(chǔ)器最多能儲(chǔ)7張標(biāo)準(zhǔn)信紙尺寸稿件。

　　2、只有裝上正確尺寸的記錄紙，才能打印出稿件。

　　3、如果存儲(chǔ)器在接收期間，發(fā)生電源故障，存儲(chǔ)器里的內(nèi)容就會(huì)被刪除。

　　6、自動(dòng)撥號(hào)

　　用自動(dòng)發(fā)送時(shí)，如果被叫方不回答或線路忙，會(huì)每隔兩分鐘自動(dòng)拔號(hào)兩次。

　　7、人工重?fù)?/p>

　　再呼叫前面所撥的號(hào)碼，可只按“#”鍵。

　　8、復(fù)印

　　按“START”鍵，“COPY”

　　(1) 先將客人要發(fā)傳真情況登記在登記本上。

　　(2)按照客人登記的傳真號(hào)碼為客人撥發(fā)。

　　(3) 傳真發(fā)出后，將撥發(fā)正本交回客人，并請(qǐng)客人簽收。按酒店規(guī)定向客人收取費(fèi)用。

　　政策制定人-- 審批人-- 執(zhí)行日期--

篇2：酒店客人接收傳真郵件服務(wù)程序

　　酒店客人接收傳真、郵件服務(wù)程序

　　Objectives目標(biāo)

　　xto ensure that the incoming fa*es / Emails for the hotel guest are delivered within 30 minutes.

　　確保為客人接收的傳真/郵件在30分鐘內(nèi)被分發(fā)。

　　xto ensure that the incoming fa*es / Emails are billed to the guest appropriately.

　　確保對(duì)客人收取合理的接收傳真/郵件的費(fèi)用。

　　Policy Statement政策闡述

　　*It is the policy of the hotel to provide efficient fa* / Email services to the guests.

　　這是酒店關(guān)于為客人提供高效的傳真/郵件服務(wù)的政策。

　　Procedures程序

　　1.The GRO on evening shift and the Guest Service Manager on night shift will check all fa* machines in the hotel during their rounds (e.g. Business Centre, Reservations, Sales & Marketing, F&B Office, E*ecutive Office), to ensure that guest fa*es are not kept waiting till the next morning when the offices open.

　　夜班賓客關(guān)系主任和夜班經(jīng)理將在其巡查期間檢查酒店內(nèi)的傳真機(jī)（如商務(wù)中心、預(yù)定部、銷售部、餐飲部辦公室、行政辦公室等），以確保辦公室開(kāi)門時(shí)客人的傳真不會(huì)被耽誤到第二天。

　　2. The GRO / Guest Service Manager records down the incoming fa* / Email and charges the guest accordingly.

　　賓客關(guān)系主任/大堂經(jīng)理記錄接收到傳真/郵件的相應(yīng)費(fèi)用。

　　3. He ensures that the door is properly locked and hands the Fa* / Email over to the Bellman for delivery to the room.

　　確保房門上鎖并將傳真/郵件交給行李員送到客人房間。