SC物業程序文件：文件控制程序

　　1.0 目的

　　為了通過對所有與質量服務有關的文件的編寫、審批、發放、更改、保管、借閱和作廢等全過程進行控制，確保公司所有受控環節使用的文件和資料均適用,并且為有效版本，特制定本程序。

　　2.0 適用范圍

　　本程序適用于公司所有與質量服務有關的文件的管理和控制。

　　3.0 職責

　　3.1

　　3.2品質管理部負責所有與質量體系運行有關的文件的指導和監督。

　　3.2 各職能部及各項目負責各自相關文件的控制和管理。

　　4.0 程序要點

　　4.1 文件分類

　　4.1.1 長期有效文件：質量體系運行中長期起指導作用的文件，

　　a)質量管理體系文件：質量手冊、程序文件、管理規定，公司長期有效制度;

　　b)公司內部制定的服務標準;

　　c)與質量體系運行有關的外來文件(如：國家行業法令、法規、制度以及標準)。

　　4.1.2 短期有效文件：內部或外來的一次性短期內有效的文件，如通知、計劃總結性報告等。

　　4.1.3 技術資料：如移交的物業資料，工程技術資料等。

　　4.2 文件的識別、編寫。(見附表1)

　　4.2.1 外來文件需綜合管理部識別之后，按4.1進行分類,進行相應的管理。

　　4.3 短期有效文件的控制：包括通知、計劃、報告等短期內有效的文件，由各發出部門統一發放。收文者在《文件發放(領用)登記表》上簽字，不用控制其收回。

　　4.4 技術資料的控制：包括移交的物業資料，由各項目自行管理。工程技術資料由技術業務部進行登記建立清單。合同類，由技術業務部統一留存。

　　4.5 有效文件的管理。

　　4.5.1 文件標識

　　質量管理體系文件封面必須標明文件的編號，標明其現行修訂狀態，確保文件使用人使用文件的有效版本，具體參照質量手冊中有關文件編號的規定;受控文件必須加蓋紅色“受控”印章，此標識由品質管理部統一控制管理;下發時每份都標有不同的下發編號，并有審批人的簽字。

　　部門/項目對于本部門下發文件需要統一編號。

　　4.5.2 文件發放

　　品質管理部根據文件執行需求對質量管理體系文件進行標識，復印相應份數的副本，下發時填寫《文件發放(領用)登記表》，同時文件持有者在發文本上簽字。

　　部門/項目根據需要下發文件，按照公司文件下發統一要求格式書寫。在經過相關負責人批準確認后，方可下發。下發時填寫《文件發放(領用)登記表》。

　　4.5.3 文件更改

　　質量管理體系受控文件更改時，其更改或增減原因由相關部門提出，必須填寫《文件更改審批表》(附更改或增減頁)，上報管理者代表審核，經批準后，及時按上述規定下發新版受控文件并及時發布新文件目錄。通知原文件持有者到品質管理部換取新版文件，確保各職能部門及管理者使用有效版本。

　　部門/項目已經下發文件更改時，必須填寫《文件更改審批表》(附更改或增減頁)，上報相關負責人批準后，按照4.5.2執行。

　　4.5.4 文件保管

　　品質管理部負責各類質量管理體系受控文件受控版本原版統一存檔工作，并填寫《文件目錄》。受控文件下發后，各文件持有人負責保管所持受控文件，避免損壞和丟失，并在收文本上登記。

　　部門/項目負責將收文及發文進行存檔。按照綜合管理部檔案管理要求執行。

　　4.5.5 文件的借閱

　　需借閱的人員填寫《檔案資料借閱登記表》，經管理者代表批準后方可借閱文件。借閱者在規定時間內歸還文件，到期不歸還，由文件管理員負責收回。原版文件一律不得外借，防止丟失和損壞。

　　4.5.6文件的作廢和銷毀

　　質量管理體系文件管理部門提出文件廢棄申請，經管理者代表審批后，文件管理員負責收回已作廢的文件和資料并填寫《作廢文件記錄》。如有保存價值的文件和資料，文件管理員要到品質管理部，在作廢文件和資料封面的右上角醒目位置加蓋藍色“作廢留存”章并進行登記，同時確保已從原文件中及時撤出。已經作廢文件需要銷毀時，統一交至綜合管理部。由綜合管理部執行銷毀并填寫《銷毀文件(記錄)記錄》。

　　對于外來文件的作廢、銷毀由綜合管理部統一管理。

　　4.5.7 文件的丟失與補發

　　質量管理體系受控文件丟失后，應及時向發放部門書面說明情況，文件發放部門在核實情況后，按照本程序4.5.2有關規定進行補發。

　　4.6 技術類文件由相關部門和文件持有人負責收集，歸檔管理。

　　4.7 短效文件，不受相關受控文件有關規定控制，僅做發放、登記管理。

　　4.8 與本文件有關質量記錄按《質量記錄控制程序》中相關規定執行。

　　5.0支持性文件

　　5.1《質量手冊》SW-QM

　　5.2《質量記錄控制程序》SW-CHW7-2

　　6.0相關質量記錄

　　《文件發放(領用)登記表》 SW-JL-G-111

　　《檔案資料借閱登記表》SW-JL-056

　　《文件更改審批表》SW-JL-G-103

　　《作廢文件記錄》

　　《銷毀文件(記錄)記錄》

　　附表1：

　　一級負責人

　　(總經理) 二級負責人

　　管理者代表 一級部門

　　品質管理部 二級部門

　　其他職能部門 三級部門

　　各物業管理中心

　　長效文件 質量手冊

　　程序文件

　　批準 審核 編制、更改

　　管理規定

　　公司長期有效制度 批準 審核 編制、更改

　　薪資、人事及與其他影響到企業經濟利益的文件 批準 審核 編制、更改

　　公司內部制定的服務標準 批準 編制、更改

　　審核 編制、更改

　　短期效文件 通

　　知 重大質量管理體系的調整 批準 審核 編制

　　更改

　　與質量管理體系有關的行為 批準 編制、更改、審核 編制

　　更改 編制

　　更改

　　計劃、總結性報告 批準 編制、更改\

　　審核 編制、更改 編制、更改 編制、更改

　　技術資料 批準 審核 編制、更改

篇2：公司文件控制程序（十三）

　　公司文件控制程序(十三)

　　1.目的：

　　對文件進行控制，確保文件的使用場所使用有效文件，并及時從所有發放或使用場所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯用、誤用，從而保證管理體系的有效運行。

　　2.范圍：

　　本程序適用于管理體系有效運行的所有部門或個人的所有文件和資料(包括外來文件)的控制，規定了文件的編寫、審批、發布、實施、標識、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。

　　3.職責：

　　3.1總裁負責管理文件的批準。

　　3.2管理者代表負責管理文件的審核。

　　3.3辦公室負責文件的管理和控制，包括外來文件的管理和控制。

　　3.4各部門負責本部門所有使用文件的管理和控制。

　　4.程序：

　　4.1文件的編寫、審批。

　　4.1.1公司文件根據文件的性質有相關部門起草。

　　a) 管理體系文件由總裁批準。

　　b) 行政文件由辦公室起草或委托有關部門起草，辦公室主任審核，總裁批準。

　　c) 作業性文件如產品標準圖樣、工藝、作業指導書、操作規程、檢驗規程、確認規定、規章制度等文件由各部門負責編制，經部門領導人審核后，由主管領導批準。

　　4.2文件的編號

　　所有文件都應有唯一的編號，以便區別、歸檔、保存。具體編號方法：

　　a)管理手冊的編號方法

　　SY MM ****

　　年代號

　　管理手冊代號(MM-Management Manual：管理手冊)

　　公司代號()

　　b)程序文件的編號方法

　　SY PF **

　　順序號

　　程序文件代號(PF-Procedure File：程序文件)

　　公司代號()

　　c)作業文件的編號方法

　　SY OF ***

　　順序號

　　作業文件代號(OF-Operantion File)

　　公司代號()

　　d)記錄文件的編號方法

　　RF ** **

　　順序號

　　程序文件順序號

　　記錄代號(RF-Record File：記錄文件)

　　e)行政文件和技術文件按公司文件方法編號。

　　4.3文件的發布

　　4.3.1文件發放前應規定文件的發放范圍，經管理者代表審批，并填寫好《文件發放范圍簽收表》(QR0501)

　　4.3.2經審批后的管理手冊、程序文件、作業性文件(管理性)統一由辦公室發放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.3.3各部門內部文件由部門負責人發放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.4文件的標識

　　4.4.1管理手冊、程序文件、作業性文件由辦公室需在文件的封面的中間標明受控狀態、分發號、持有者。

　　4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。

　　4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁右上角加蓋作廢章。

　　4.4.4對需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁右上角加蓋的保留章。

　　4.4.5內部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標簽標識。

　　4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標簽，標明編號及標識類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進行必要的書面記錄。

　　4.5文件的使用的實施

　　4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。

　　4.5.2受控文件不可轉抄、外傳，管理手冊、程序文件經管理者代表審批方可復印。作業文件及外來文件由辦公室審批方可復印。

　　4.5.3工作場所如發現過期或作廢文件，應交辦公室處理，過期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場所使用。

　　4.5.4文件要完好保存，如損壞或缺頁應及時向辦公室申請更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫。

　　4.5.6各部門應編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。

　　4.5.7辦公室每季度至少一次對文件進行檢查，以監督文件的完好保存及貫徹實施，并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)

　　4.5.8文件在使用過程中發現有錯誤或操作性不強，可申請更改，更改程序按本程序4.6條執行。

　　4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準擅自拷貝和外泄，并妥善保管。

　　4.6文件的更改

　　4.6.1文件更改程序

　　4.6.1.1更改申請由文件更改人填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經審批后交原發放部門執行更改。

　　4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進行，若指定其他部門審批時，該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料(委托、授權、或其他)。

　　4.6.1.3糾正和預防措施、管理評審、內部質量審核涉及的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經管理者代表審核，總裁批準后，辦公室統一發放。

　　4.6.2文件更改方式

　　4.6.2.1筆誤可用劃改。

　　4.6.2.2文件只改動某頁內容時，可用換頁方式。

　　4.6.2.3文件內容多處或多次改動，可用改版方式。

　　4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態控制清單》(QR0509)并保存，以控制文件修改狀態。

　　4.6.4《文件更改申請單》(QR050

　　4)應注冊更改性質：筆誤、更改、刪除、新增。

　　4.7作廢文件處置

　　4.7.1更改后的文件發放由原發放部門按原《文件發放范圍/簽收表》范圍發放， 并從原使用場所收回失效文件。

　　4.7.2收回的作廢文件以及過期文件由辦公室填寫《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)，經管理者代表審批后銷毀。

　　4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)經管理者代表審批，辦公室按4.4.4標識后方可繼續保留作廢文件。

　　4.7.4電子媒體文件作廢處置程序

　　4.7.4.1由申請人填寫《文件銷毀(保留)控制清單》。

　　4.7.4.2經管理者代表審核，總裁批準。

　　4.7.4.3由電腦操作員進行清除。

　　4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫《文件銷毀(保留)控制清單》，經總裁批準后自行銷毀。

　　4.8文件的歸檔

　　4.8.1文件經批準發布后，經批準人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。

　　4.8.2外來文件由辦公室對其運用性、有效性進行檢查，再登記歸檔。需貫徹執行的外來文件，經審批后(審批手續按4.3)將復印件轉發到相關部門貫徹執行。

　　4.9文件和資料的借閱

　　4.9.1部門經理及以下人員借閱文件，應填寫《文件和資料借閱登記卡》(QR0507)，在公司內閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。

　　4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。

　　4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。

　　4.9.4外來文件的管理控制：標準和法規、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術性的外來資料分別由辦公室、營銷部、技術開發部、總裁或其委托人按本程序進行管理控制，并作好登記。

　　4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質管部，技術文件由技術部按本程序控制。

　　5.相關文件：

　　SYPF02 《記錄控制程序》

　　6.記錄：

　　QR0501《文件發放范圍/簽收表》

　　QR0502《文件清單》

　　QR0503《文件檢查記錄表》

　　QR0504《文件更改申請單》

　　QR0505《文件和資料銷毀(保留)控制清單》

　　QR0506《文件和資料歸檔登記卡》

　　QR0507《文件和資料借閱登記卡》

　　QR0508《文件和資料編號登記卡》

　　QR0509《文件和資料修改狀態控制清單》

篇3：酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序

　　酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序

　　現各部門為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據的傳遞效率，特規定以下程序：

　　備忘錄的傳遞：

　　各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來，并有起草備忘錄的部門經理的簽字，交總經辦審核，如有修改，請各部門修改后再遞交總經辦，由總經辦遞交總經理批閱后，總經辦負責向各部門下發、專遞，如有修改，總經辦應及時通知其超備忘錄的部門，按照總經理的意見修改后，再次按照以上程序遞交。

　　采購單的傳遞：

　　各部門的采購單先遞交采購部庫管，如沒有庫存，此單由采購部負責向財務部傳遞，財務部審批后送總經理審批，審批后的采購單由總經辦負責傳采購部。

　　文件的傳遞：

　　各部門外出開會和接到得上級或職能部門的文件，應先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經理批閱，辦公室按照總經理批閱的內容進行落實，相關部門落實完畢后，在文件上注明完成的時間和內容交辦公室，由辦公室向總經理匯報并保存。

　　周會紀要的傳遞：

　　每周的周會紀要，由總經辦整理打印后，按以下部門經理簽閱后自行向下一個部門傳遞，不得在部門滯留，部門經理請假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財務部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經辦。

　　EOD檢查整改：

　　每天的EOD檢查記錄，由總經辦分類電話通知相關部門，各部門能夠整改的，整改后電話通知總經辦整改結果，總經辦要認真記錄部門的反饋；如果當時不能整改或需要其他部門協助的，必須書面反饋總經辦，并且在第二天的早回上匯報和協調；

　　緊急文件和單據的傳遞：

　　當有緊急的文件、備忘錄、采購單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經理，按照總經理的意見處理。

　　自行傳遞的內容：

　　各部門的單據需要傳遞3/F總公司的和需要說明的，由各部門自行傳遞。