物業(yè)公司質(zhì)量體系文件和資料管理標準作業(yè)規(guī)程

　　1.0目的

　　規(guī)范質(zhì)量體系文件和資料的管理，確保質(zhì)量體系文件和資料使用的有效性。

　　2.0適用范圍

　　適用與質(zhì)量體系文件、相關(guān)外來文件的管理。

　　3.0職責

　　品質(zhì)拓展部負責質(zhì)量體系文件和資料的管理。

　　4.0要點和實施

　　4.1質(zhì)量體系文件的編寫、審核、批準、發(fā)布、發(fā)放按《質(zhì)量體系文件編制標準作業(yè)規(guī)程》執(zhí)行。

　　4.2質(zhì)量體系文件的使用。

　　4.2.1品質(zhì)/拓展部應(yīng)確保凡授權(quán)范圍內(nèi)的人員均能及時得到有效版本的文件。

　　4.2.2各部門及所有工作人員應(yīng)確保不持有、不使用作廢/失效的文件。

　　4.2.3文件的持有部門和持有人員不得將持有的文件轉(zhuǎn)借、復(fù)印或作非授權(quán)的涂改。

　　4.3質(zhì)量體系文件的保管。

　　4.3.1文件的保管環(huán)境應(yīng)適宜于防止文件的丟失、損壞和涂改。

　　4.3.2文件保管方法應(yīng)便于存取查閱。

　　4.3.3應(yīng)保持文件夾的完整、齊全。

　　4.3.4文件的持有部門或持有人員應(yīng)持有經(jīng)批準的帶現(xiàn)行更改狀況的有效文件的清單，以便于了解文件變動的情況和檢索。

　　4.4質(zhì)量體系文件更改的控制。

　　4.4.1文件的更改必須由文件的原編寫部門負責填寫相關(guān)表格，經(jīng)文件原審核人和批準人審核、批準后方可進行更改。若原審核人、批準人發(fā)生變動，則應(yīng)由其職務(wù)的接任人負責審核、批準。文件更改的內(nèi)容由文件原編寫部門擬定。

　　4.4.2文件更改應(yīng)由品質(zhì)/拓展部通知的形式發(fā)布，以使文件夾的持有部門和持有人了解文件的更改內(nèi)容和更改后的標識。

　　4.4.3通知僅下達給公司持有該文件受控文本的部門和人員進行更改，但程序文件和質(zhì)量手冊換版時，則應(yīng)將換版后的文件送達第三方認證機構(gòu)。

　　4.4.4問更改的方式。

　　文件更改的方式在《文件更改申請表》上予以規(guī)定，并且由品質(zhì)/拓展部進行。更改的方式可以采用劃改、換頁或換版的方式進行，但劃改時，應(yīng)能辨認更改前的內(nèi)容。

　　4.4.5文件更改的標識和記錄

　　文件更改后應(yīng)在文件的版本標識、修改狀態(tài)標識上予以識別，在文件更改記錄上及時予以記錄，以便核對、識別。

　　4.4.6文件的換版。下列情況之一，文件應(yīng)予以換版：

　　(1)同一文件多次更改(如同一文件已更改5次以上)時;

　　(2)同一文件一次更改內(nèi)容較多時。

　　4.5作廢/失效質(zhì)量體系文件處置。

　　4.5.1品質(zhì)/拓展部應(yīng)在更換新頁或新版的同時，撤回舊頁或舊版本文件。

　　4.5.2撤出的舊頁或舊版本文件，品質(zhì)/拓展部資料管理員應(yīng)在《作廢/失效文件清單》上予以記錄，并在每頁上加蓋藍色“作廢”或“失效”印章。

　　4.5.3作廢/失效文件在適當?shù)臅r間(如一年)集中銷毀的方式應(yīng)考慮方便、適用、可行。銷毀前在《作廢/失效文件清單》上予以記錄。

　　4.5.4留作資料以供法律/累計知識需要的作廢文件，應(yīng)經(jīng)管理者代表同意，并在其每頁上加蓋藍色“參考”印章。

　　4.6外來文件的管理。

　　4.6.1外來文件包括：

　　(1)本行業(yè)強制執(zhí)行的法律、法規(guī)、條例;

　　(2)本公司選定執(zhí)行的國家或行業(yè)標準;

　　(3)業(yè)主或其他單位提供的有關(guān)物業(yè)管理的來文、來函。

　　4.6.2屬于本程序前條的第1、2項的外來文件一律應(yīng)處于受控狀態(tài)，既在其封面或首頁上加蓋藍色“受控文件”的印章。需分發(fā)的，還應(yīng)編號并辦理發(fā)放簽收。

　　4.6.3對于外來文件，品質(zhì)/拓展部資料管理員應(yīng)建立收/發(fā)臺帳，以便追溯其來源和分布。

　　4.7文件的歸檔。

　　4.7.1質(zhì)量體系文件和外來文件一律應(yīng)歸檔。

　　4.7.2歸檔文件一律為正本且不加蓋受控狀態(tài)標識和編號(外來文件除外)。

　　4.7.3文件的發(fā)布、更改、處理的相關(guān)表格應(yīng)隨正本一起歸檔。

　　4.7.4文件的更改通知、更改換頁、換版的文件一律歸檔。

　　4.7.5品質(zhì)/拓展部應(yīng)按本規(guī)程文件更改條款規(guī)定，對歸檔文件實施更改。但原歸檔文件不撤出，僅加蓋“作廢”或“參考”藍色印章。

　　4.8文件的補發(fā)按《質(zhì)量體系文件編制標準作業(yè)規(guī)程》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.9質(zhì)量體系文件的借閱。

　　4.9.1公司外部人員需借閱文件時應(yīng)符合下列條件之一：

　　(1)是公司的服務(wù)對象;

　　(2)是公司的主管上級;

　　(3)是公司的承包方;

　　(4)按法律、法規(guī)或合同規(guī)定提供借閱的需方。

　　4.9.2公司可以借閱的文件應(yīng)不涉及公司人事、商業(yè)和技術(shù)機密，但上款第4項的除外。

　　4.10人員離開公司或工作崗位發(fā)生變化時，品質(zhì)/拓展部負責回收所發(fā)文件，并在文件發(fā)放簽收-記錄中注明回收原因和時間。

　　4.11公開文件的控制。

　　4.11.1凡公開的文件如向業(yè)主或住戶提交或發(fā)布的程序、手冊、規(guī)定、收費標準等均屬受控文件范圍。

　　4.11.2凡公開的文件均應(yīng)注明文件編碼、版本號、生效日期。

　　4.11.3負責實施公開文件的部門應(yīng)指定專業(yè)人員負責此項工作。

　　4.11.4凡公開的文件夾發(fā)生更改時，應(yīng)以原公開的形式，在原發(fā)放或公布的范圍內(nèi)今年性更改，以便更改的內(nèi)容為業(yè)主或住戶所了解。

　　4.11.5凡張貼于公司內(nèi)部的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書，包括公開張貼文件其中的部分(外來文件除外)，均應(yīng)標明文件編碼、版本號并加蓋“受控文件”印章。

　　4.12品質(zhì)/拓展部負責保存文件和資料管理形成的全套記錄，各部門或文件持有人負責保存持有的記錄，保存期為3年。

　　5.0記錄

　　5.1《文件銷毀申請表》文件編碼：

　　6.0相關(guān)支持文件。

篇2：物業(yè)管理招標文件編制須注意的問題

　　物業(yè)管理招標文件編制須注意的問題

　　隨著《成都市物業(yè)管理招標投標暫行辦法》的實施，物業(yè)管理招投標在成都市逐漸興起，據(jù)不完全統(tǒng)計，至20**年初，全市通過招投標方式選聘物業(yè)管理企業(yè)的已達160個項目。

　　通過一年來對本市物業(yè)管理招投標活動的參與，現(xiàn)就有關(guān)物業(yè)管理招標文件編制中應(yīng)注意的問題談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

　　一、目前物業(yè)管理招標文件普遍存在的問題

　　1）對招標項目基本情況的描述過于簡略，各類技術(shù)參數(shù)和指標不完整。

　　招標文件對招標項目的描述是投標人據(jù)已對項目進行評估和編制投標文件的主要依據(jù)，也是評標時專家必須了解和掌握的重要數(shù)據(jù)。但是在相當一部分招標文件中，“項目簡要說明”只僅僅是表明地理位置、總建筑面積、總戶數(shù)、容積率、綠地率、有多少個停車位等。而有關(guān)項目的配套設(shè)施設(shè)備、環(huán)境條件、投標人必須掌握的各類技術(shù)參數(shù)和指標則很不完整。據(jù)了解，造成如此狀況的原因有二:一是開發(fā)商對物業(yè)管理不太重視，僅提供一些基本數(shù)據(jù)就讓相關(guān)人員(或代理機構(gòu))編制招標文件;二是倉促招標，資料本身就不完整。

　　《成都市物業(yè)管理招標投標暫行辦法》規(guī)定:“預(yù)售新建商品房項目的，應(yīng)當在取得《商品房預(yù)售許可證》之前完成”，但是并沒有明確各類項目在具備什么條件下才能進行物業(yè)管理招標。

　　因此，一些開發(fā)商為了早日取得《商品房預(yù)售許可證》，就“盡可能地將工作做在前面”，在配套設(shè)施設(shè)備還沒有最后確定的情況下就倉促招標，故無法提供較為詳細的技術(shù)參數(shù)。還有一種情況是開發(fā)商對項目實行總體規(guī)劃、分期開發(fā)，在進行物業(yè)管理招標時，招標人只能提供首期開發(fā)物業(yè)的數(shù)據(jù)，但是又要對項目進行總體招標，因此根本就沒有完整的數(shù)據(jù)。

　　招標項目的技術(shù)參數(shù)和指標是招標文件的要件之一，不完整的項目信息使投標人很難準確地編制投標文件，盡管“現(xiàn)場勘察”和“答疑”也可以增加對項目的了解，但是對于在建項目而言，“現(xiàn)場”只是一個工地;在配套設(shè)施設(shè)備尚未確定的情況下，“答疑會”也無法回答相關(guān)問題。這種現(xiàn)象實際上損害了投標人的利益，因為在配套設(shè)施設(shè)備未確定、技術(shù)參數(shù)和指標的不完整的情況下投標人是無法比較準確地測算出物業(yè)管理成本的，如果成本測算偏低，則將造成日后的經(jīng)營虧損;如果成本測算偏高，又有可能造成因報價高而投標不中。

　　同時，招標項目數(shù)據(jù)的不完整還影響了評標委員會對投標文件的評審。法律、法規(guī)、規(guī)章和招標文件是評標委員會對投標文件評審的依據(jù)，招標文件提供的情況、數(shù)據(jù)不完整，使評標委員會成員難以判斷投標文件中的管理服務(wù)措施是否適合項目需要;人員配置是否合理;成本測算是否準確等，從而影響了評標的科學性。

　　2）文件前后不對應(yīng)，評標內(nèi)容、方法、標準界定不嚴密，缺乏邏輯性。

　　一些招標文件前后不對應(yīng)，邏輯性較差，例如:有的招標文件在“技術(shù)規(guī)范及要求”或“投標文件的編寫”中提出了一些要求投標人響應(yīng)的內(nèi)容、要求和標準，但是，這些內(nèi)容、要求和標準在評標內(nèi)容、評分標準中卻未得到體現(xiàn)，而一些在招標文件中沒有要求的內(nèi)容卻出現(xiàn)在評分標準中。這種文件邏輯上的矛盾不僅使評標專家無所適從，而且還使招標的擇優(yōu)性大打折扣。

　　此外，在筆者所見到的不少招標文件中，對評標的方法和標準界定不嚴密，“評分細則”不細，例如:在“評分細則”中只是簡單的標注“好(或合理)得多少分(通常是滿分);一般得多少分(通常是滿分的50%);不好得多少分(通常是0分)”，但是，什么標準是“好、一般、不好”，文件并沒有描述，這一方面增加了評標的難度，另一方面增大了評標中的隨意性。

　　3）技術(shù)要求雷同，評分標準缺乏對項目的針對性。

　　為了有利于物業(yè)管理招投標的實施，成都市房管局印發(fā)了《物業(yè)管理招標文件(示范文本)》。“示范文本”主要為住宅小區(qū)的前期物業(yè)管理招標提供了招標文件的范本，但是一些招標人和代理機構(gòu)卻照本宣科，不分物業(yè)類型、不管項目特點，一律按照“示范文本”編制招標文件，這就造成了各類物業(yè)技術(shù)要求雷同，項目的個性需求難以滿足。

　　另外，一些招標文件的評分標準缺乏對項目的針對性，例如:本市曾有一座7萬多平方米的大型、智能化程度較高的辦公大樓進行物業(yè)管理招標，但是，在招標文件有關(guān)投標人資信的評分標準中，卻沒有突出投標人應(yīng)具有大型、高智能化辦公樓宇的管理經(jīng)驗，而僅以管理過普通1萬平方米辦公樓的經(jīng)驗作為評定管理業(yè)績的標準。眾所周知，一座7萬多平方米的大型辦公樓宇和一個1萬余平方米的小型寫字樓不論是在設(shè)施設(shè)備的配置，還是在對管理服務(wù)技術(shù)支持的需求上都是有很大的差異的，管理過多個小型辦公樓的經(jīng)驗并不一定適用于一座大型辦公樓宇。評分標準缺乏對項目的針對性，極有可能造成招標結(jié)果違背招標人的初衷。

　　4）評標方法欠規(guī)范，影響其合法性。

　　《成都市物業(yè)管理評標規(guī)則(試行)》規(guī)定:“物業(yè)管理評標方法一般采用綜合評估法，或者法律、行政法規(guī)允許的其他評標方法”，并明確規(guī)定:“資信部分、技術(shù)部分、商務(wù)部分、現(xiàn)場答辯部分評審評分權(quán)重比例可以為20:30:30:20 ”。另外，政府采購，財政部令第18號《政府采購貨物和服務(wù)招標投標管理辦法》也明確規(guī)定:“采用綜合評分法的，貨物項目的價格分值占總分值的比重(即權(quán)值)為30~60%;服務(wù)項目的價格分值占總分值的比重(即權(quán)值)為10%至30%”。以上兩個文件均明確了采用綜合評分法的商務(wù)分值(價格分值)的評分權(quán)重比例最高為30%。

　　目前成都市對物業(yè)管理招投標的評標方法基本上都采用綜合評估法，但是有不少的招標人(其中包括政府采購)并未按文件規(guī)定設(shè)置評分權(quán)重，而隨意將商務(wù)分值的評分權(quán)重比例提高到35%或40%，甚至更高。

　　物業(yè)管理招標是一項服務(wù)采購，采用綜合評分法的目的是為了最大限度地滿足招標人的實質(zhì)性要求，如果招標人決定以價格作為確定中標候選人的主要因素，那么就應(yīng)該選用最低評標價法。在采用綜合評估法作為物業(yè)管理招投標的評標方法的前提下，過分強調(diào)商務(wù)分值(價格分值)不僅其合法性值得商榷，而且還有可能造成評標結(jié)果偏離招標人的實質(zhì)性要求。

　　二、關(guān)于規(guī)范招標文件的建議

　　招標文件是招標活動最直接的依據(jù)，對招標項目的描述、技術(shù)規(guī)范及要求、投標人須知、技術(shù)響應(yīng)、評標程序和標準、投標文件格式等項目是其主要的內(nèi)容，文件內(nèi)在的邏輯性、完整性、對項目的針對性和合法性是其精髓所在。規(guī)范物業(yè)管理招投標活動，首先應(yīng)當規(guī)范招標文件的編制。為此，筆者建議通過加強物業(yè)管理招標備案的審核來控制和減少招標文件中的不規(guī)范、不嚴謹?shù)默F(xiàn)象:

　　1）增加對物業(yè)管理招標條件的限制。

　　“建住房〔20**)130號”文件和地方行業(yè)主管部門的有關(guān)文件對完成物業(yè)管理招標投標工作的時限做了規(guī)定，但是都沒有就物業(yè)管理招標所應(yīng)具備的條件做出界定，由此就出現(xiàn)了前述的招標文件要件不全的現(xiàn)象。為了杜絕這一問題的出現(xiàn)，建議對物業(yè)管理招標的前提條件進行規(guī)范。

　　2）實行專家審核制度。

　　在物業(yè)管理招標備案時，可由行業(yè)主管部門安排，在專家?guī)熘须S機抽取2~3名物業(yè)管理評標專家對招標文件進行審核，將發(fā)現(xiàn)的不規(guī)范、不嚴密或有礙公平、公正等的相關(guān)內(nèi)容向招標人(或代理機構(gòu))提出，并請其修正;同時，專家還可以根據(jù)招標人的實際需求提出相關(guān)的建設(shè)性意見。

　　通過規(guī)范招標文件，將能更好地堅持和貫徹物業(yè)管理招標“三公一誠”的原則。

　　參考文獻:

　　①成都市房產(chǎn)局，《 成都市物業(yè)管理招標文件(示范文本)》[20**]210號

　　②謝紹志，《物業(yè)管理與招標投標實務(wù)全書》，安徽文化音像出版社，20**.11

篇3：工程招標文件編制作業(yè)指引

　　工程招標文件編制作業(yè)指引

　　1.目的

　　及時、準確編制工程招標文件，為工程發(fā)標提供依據(jù)。

　　2.適用范圍

　　適用于對內(nèi)部邀請招標工作的工程招標文件及附表資料的編制。

　　3.職責

　　3.1項目公司造價部:負責編制工程招標文件的經(jīng)濟標部分；

　　3.2項目公司工程技術(shù)部:負責編制工程招標文件的技術(shù)部分；

　　3.3公司招標領(lǐng)導(dǎo)小組：負責審批單項造價500萬元以上（含500萬元）的工程招標文件。

　　4.工作程序

　　4.1工程招標文件編制原則

　　4.1.1工程招標文件內(nèi)容不能違反國家的法律法規(guī)；

　　4.1.2工程招標文件必須完整準確地反映項目的實際情況，如招標工作的性質(zhì)、規(guī)模、結(jié)構(gòu)特征、工期要求、質(zhì)量要求、建設(shè)條件等，以使投標單位的投標建立在可靠的基礎(chǔ)上，防止在履約過程中發(fā)生爭議；

　　4.1.3工程招標文件中各部分內(nèi)容力求統(tǒng)一，用詞力求準確、嚴謹，以避免對文件的理解和解釋產(chǎn)生分歧而形成糾紛。

　　4.2工程招標文件的主要內(nèi)容（根據(jù)招標項目的規(guī)模及性質(zhì)，下述內(nèi)容可酌情增減）

　　（1）工程名稱、地址、現(xiàn)場條件；

　　（2）工程規(guī)模及特征；

　　（3）工程招標范圍及招標指定分包項目；

　　（4）工程承包方式；

　　（5）工程質(zhì)量、工期要求；

　　（6）投標人資質(zhì)等級要求及投標人項目經(jīng)理資格要求；

　　（7）工程量計算依據(jù)及工程計價方法及工程量清單；

　　（8）工程預(yù)付款支付、進度款支付及結(jié)算方式；

　　（9）投標擔保、履約擔保金額及支付方式；

　　（10）投標文件格式、組成、份數(shù)等要求；

　　（11）評標、定標方法；

　　（12）投遞投標文件的地點和截止時間；

　　4.2工程招標文件組成

　　4.2.1工程招標文件一般包含如下主要章節(jié)(根據(jù)招標項目的規(guī)模及性質(zhì)不同，內(nèi)容可酌情增減)。

　　（1）第一章致投標人

　　（2）第二章投標須知

　　投標須知及附表

　　（3）第三章合同條款

　　通用條款

　　專用條款

　　（4）第四章合同文件格式

　　協(xié)議書

　　（5）第五章標準、規(guī)范和技術(shù)要求

　　（6）第六章圖紙

　　圖紙清單

　　標準圖集清單

　　（7）第七章工程量清單

　　工程量清單的說明及投標報價說明

　　工程量清單格式

　　（8）第八章投標文件格式

　　投標函部分

　　商務(wù)標部分

　　技術(shù)標部分

　　（9）第九章中標通知書

　　4.2.2招標人在投標截止日期前7日以書面形式發(fā)出的招標文件的澄清（答疑）紀要、修改（補充）函件，均是招標文件的組成部分，均構(gòu)成對招投標人的約束作用。

　　4.3工程招標文件審核

　　由公司招標領(lǐng)導(dǎo)小組或項目公司相關(guān)部門負責工程招標文件的審核。

　　5.支持性文件

　　5.1無

　　6.記錄管理

　　無