業(yè)主檔案管理規(guī)程

　　1.0目的

　　規(guī)范業(yè)主檔案的管理，確保業(yè)主檔案保存完好率100%。

　　2.0范圍

　　適用于客服部業(yè)主檔案的管理。

　　3.0工作流程

　　3.1業(yè)主檔案的建立;(一個(gè)工作日內(nèi)完成)

　　3.1.1業(yè)主檔案包含內(nèi)容：入住通知單、購房合同、戶型圖、業(yè)主身份證復(fù)印件、業(yè)主資料(入住手續(xù)、業(yè)主自然情況登記表、業(yè)主臨時(shí)公約、裝修管理協(xié)議、業(yè)主入住資料及物品領(lǐng)取確認(rèn)書、房屋驗(yàn)收單);

　　3.1.2簽字要求：入住手續(xù)、資料組、協(xié)議組、收款組、鑰匙組、驗(yàn)房組必須有相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字;業(yè)主自然情況登記表：盡量留全業(yè)主的相關(guān)信息;業(yè)主臨時(shí)公約：必須有業(yè)主簽字;裝修管理規(guī)定：在業(yè)主辦理裝修申請(qǐng)同時(shí)業(yè)主簽字;業(yè)主入住資料及物品領(lǐng)取確認(rèn)書：必須有業(yè)主簽字及物業(yè)經(jīng)辦人簽字;房屋驗(yàn)收單：必須有業(yè)主及物業(yè)經(jīng)辦人簽字;應(yīng)交費(fèi)用：必須有業(yè)主、物業(yè)經(jīng)辦人及財(cái)務(wù)人員簽字;

　　3.1.3建檔要求：檔案管理員將業(yè)主檔案按房號(hào)進(jìn)行整理，歸檔并制成電子版材料;

　　3.1.4驗(yàn)房問題處理：業(yè)主驗(yàn)房后將存在問題的驗(yàn)房單復(fù)印件及業(yè)主留存的A鑰匙轉(zhuǎn)交到地產(chǎn)客服做好接收記錄(鑰匙借用/領(lǐng)用登記表)，并告知業(yè)主維修完成時(shí)間(大約1周時(shí)間);

　　3.2業(yè)主檔案的檢查。

　　檔案管理員在收到業(yè)主檔案時(shí)要認(rèn)真查驗(yàn)，若未按要求填寫及時(shí)與相關(guān)負(fù)責(zé)人聯(lián)系補(bǔ)充;建檔便意味著檔案簽字手續(xù)完全;同時(shí)將業(yè)主檔案的目錄制成電子版材料;

　　3.3業(yè)主檔案的更新。(一個(gè)工作日內(nèi)完成)

　　隨著業(yè)主的進(jìn)住，將于物業(yè)管理處簽訂一系列的申請(qǐng)、協(xié)議、維修單等，檔案管理員負(fù)責(zé)歸檔及電子版材料的更新工作。

　　3.4業(yè)主檔案的管理

　　3.4.1保密管理：客服所有人員有義務(wù)為業(yè)主保密，未經(jīng)業(yè)主認(rèn)可不允許向外透露任何業(yè)主信息。檔案管理員負(fù)責(zé)檔案柜鑰匙保管，休息時(shí)負(fù)責(zé)與專人交接，確保檔案管理具有連續(xù)性。

　　3.4.2借閱管理：原則上業(yè)主檔案非客服人員不可查閱，如需查閱必須由借閱部門負(fù)責(zé)人簽字借閱(裝修管理部簽訂裝修管理協(xié)議時(shí)除外)，并負(fù)責(zé)借閱期間的檔案保密管理。

　　4.0支持文件及記錄

　　《檔案借閱登記表》編號(hào)：地王/客服記錄-04

　　《業(yè)主檔案卷內(nèi)目錄》編號(hào)：地王/客服記錄-05

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務(wù)

　　本部門的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全客戶檔案才能準(zhǔn)確、及時(shí)地為客戶服務(wù)。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)、傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢跟進(jìn)；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時(shí)填具之資料

　　3.5客戶資料補(bǔ)充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯(lián)絡(luò)資料

　　3.5.3緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務(wù)常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業(yè)公司往來文件

　　3.7客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

　　3.8客戶報(bào)修記錄

篇3：長春市城市建設(shè)檔案管理?xiàng)l例(2014)

　　長春市城市建設(shè)檔案管理?xiàng)l例(20**)

　?。?0**年10月30日長春市第十四屆人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第六次會(huì)議通過20**年11月29日吉林省第十二屆人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第五次會(huì)議批準(zhǔn)20**年12月13日長春市人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)公告[十四屆]第7號(hào)公布自20**年1月1日起施行）

　　長春市城市建設(shè)檔案管理?xiàng)l例

　　第一章 總則

　　第一條 為了加強(qiáng)城市建設(shè)檔案的管理，發(fā)揮城市建設(shè)檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際，制定本條例。

　　第二條 本條例適用于本市行政區(qū)域內(nèi)城市建設(shè)檔案的管理。

　　本條例所稱城市建設(shè)檔案（以下簡稱城建檔案），是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種載體的文件材料。

　　第三條 市、縣（市）建設(shè)主管部門負(fù)責(zé)本轄區(qū)城建檔案管理工作，其檔案業(yè)務(wù)受同級(jí)檔案主管部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

　　有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)按照各自職責(zé)，依法做好城建檔案管理的相關(guān)工作。

　　第四條 市、縣（市）城建檔案管理機(jī)構(gòu)受同級(jí)建設(shè)主管部門委托，負(fù)責(zé)下列城建檔案管理工作：

　?。ㄒ唬┙邮蘸捅９軕?yīng)當(dāng)永久和長期保存的城建檔案；

　　（二）收集和征集重要的城建檔案；

　?。ㄈ┎捎矛F(xiàn)代科技手段修補(bǔ)、完善、管理城建檔案；

　　（四）編制各種檢索工具，開展城建檔案的利用工作；

　?。ㄎ澹┍O(jiān)督和指導(dǎo)城建檔案業(yè)務(wù)工作，培訓(xùn)業(yè)務(wù)人員；

　?。﹨⒓咏ㄔO(shè)工程竣工檔案驗(yàn)收；

　?。ㄆ撸┙M織和參與城建檔案學(xué)術(shù)研究活動(dòng)；

　?。ò耍┬麄髫瀼爻墙n案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章；

　?。ň牛┢渌婕俺墙n案管理的工作。

　　第五條 市、縣（市）人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)城建檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把城建檔案事業(yè)納入國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃，建立健全城建檔案管理機(jī)構(gòu)。確定必要的人員編制，統(tǒng)籌安排城建檔案事業(yè)所需經(jīng)費(fèi)。

　　第六條 對(duì)在城建檔案管理工作中做出突出貢獻(xiàn)的單位或者個(gè)人，應(yīng)當(dāng)按照國家和省有關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)規(guī)定給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。

　　第二章 報(bào)送、移交、接收

　　第七條 下列城建檔案應(yīng)當(dāng)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送或者移交：

　　（一）工業(yè)建筑、民用建筑、市政基礎(chǔ)設(shè)施、公用基礎(chǔ)設(shè)施、交通基礎(chǔ)設(shè)施、園林建設(shè)、風(fēng)景名勝建設(shè)、市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)、城市防洪工程、抗震工程、人防工程（機(jī)密級(jí)以上的工程除外）等建設(shè)工程檔案；

　　（二）城市地下建（構(gòu)）筑物以及供水、排水、燃?xì)狻崃Α㈦娏?、電信、有線電視等各類管線工程檔案及地下管網(wǎng)普查、補(bǔ)測(cè)、補(bǔ)繪成果檔案。軍事工程檔案資料中，除軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的穿越市區(qū)的地下管線走向和有關(guān)隱蔽工程的位置圖；

　　（三）建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案；

　?。ㄋ模┯嘘P(guān)城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理的方針、政策、法規(guī)、計(jì)劃方面的文件、科學(xué)研究成果和城市歷史、自然、經(jīng)濟(jì)等方面的基礎(chǔ)資料。

　　第八條 建設(shè)單位在辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證前，應(yīng)當(dāng)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)登記，并與城建檔案管理機(jī)構(gòu)簽訂建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書。

　　相關(guān)部門在核發(fā)建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)工程施工許可證時(shí)，應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書。

　　第九條 建設(shè)單位編制建設(shè)工程檔案應(yīng)當(dāng)與工程進(jìn)度同步，保證建設(shè)工程檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。因建設(shè)單位提供虛假檔案，給利用單位或者個(gè)人造成損失的，由檔案提供單位依法承擔(dān)賠償責(zé)任。

　　城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)向建設(shè)單位提出報(bào)送工程檔案的具體要求，并及時(shí)進(jìn)行檢查、指導(dǎo)。

　　第十條 報(bào)送城建檔案應(yīng)當(dāng)符合下列要求：

　?。ㄒ唬n案資料應(yīng)當(dāng)是原件。依照有關(guān)規(guī)定可以報(bào)送副本或者復(fù)制件的，復(fù)制件上應(yīng)當(dāng)注明原件的保存處，并加蓋原件保存單位印章；

　?。ǘ┙ㄔO(shè)工程文件、圖紙簽字不得使用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具；

　　（三）檔案資料應(yīng)當(dāng)真實(shí)、齊全、完整、字跡清楚、規(guī)格統(tǒng)一；

　?。ㄋ模┙ㄔO(shè)工程竣工圖圖樣清晰，與工程實(shí)體相符，并加蓋竣工圖章；

　?。ㄎ澹└鞣N管線工程竣工圖應(yīng)當(dāng)以竣工測(cè)量成果為依據(jù)。

　　建設(shè)單位在報(bào)送建設(shè)工程項(xiàng)目紙質(zhì)檔案的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)將工程聲像、電子檔案一并報(bào)送城建檔案管理機(jī)構(gòu)。

　　第十一條 建設(shè)單位在申請(qǐng)辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證前，應(yīng)當(dāng)?shù)匠墙n案管理機(jī)構(gòu)查詢并取得施工地段的地下建（構(gòu)）筑物、管線工程現(xiàn)狀資料；沒有現(xiàn)狀資料的，應(yīng)當(dāng)委托具有相應(yīng)資質(zhì)的測(cè)繪單位進(jìn)行補(bǔ)測(cè)、補(bǔ)繪，并及時(shí)將測(cè)繪成果報(bào)送城建檔案管理機(jī)構(gòu)。

　　第十二條 建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)當(dāng)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)申請(qǐng)建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收。

　　城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)自收到建設(shè)單位預(yù)驗(yàn)收申請(qǐng)之日起十個(gè)工作日內(nèi)預(yù)驗(yàn)收完畢。建設(shè)工程檔案符合要求的，出具建設(shè)工程檔案認(rèn)可文件；不符合要求的，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)按照城建檔案管理機(jī)構(gòu)提出的要求補(bǔ)充、完善，并重新提請(qǐng)預(yù)驗(yàn)收。

　　未進(jìn)行建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收或者預(yù)驗(yàn)收不合格的，建設(shè)單位不得組織竣工驗(yàn)收。

　　建設(shè)主管部門在辦理工程竣工驗(yàn)收備案時(shí)，應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)城建檔案管理機(jī)構(gòu)核發(fā)的建設(shè)工程檔案認(rèn)可文件。

　　政府投資主管部門組織或者委托組織進(jìn)行竣工驗(yàn)收的重大固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目，由同級(jí)檔案管理部門組織工程檔案驗(yàn)收。

　　第十三條 建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)自建設(shè)工程竣工驗(yàn)收合格之日起三個(gè)月內(nèi)，向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送建設(shè)工程檔案。

　　地下建（構(gòu)）筑物、管線工程竣工驗(yàn)收前，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織竣工測(cè)繪，形成竣工測(cè)繪成果，并在竣工驗(yàn)收合格之日起十五日內(nèi)，向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送測(cè)繪成果。

　　第十四條 停建、緩建工程的檔案，暫由建設(shè)單位保管。建設(shè)單位被撤銷或者注銷的，建設(shè)工程檔案應(yīng)當(dāng)向上級(jí)主管機(jī)關(guān)或者城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送。

　　第十五條 改建、擴(kuò)建的工程項(xiàng)目，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織勘察、設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理單位據(jù)實(shí)修改、補(bǔ)充原建設(shè)工程檔案。凡結(jié)構(gòu)和平面布置等改變的，應(yīng)當(dāng)重新編制建設(shè)工程檔案，并在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送。

　　第十六條 地下管線普查、補(bǔ)測(cè)、補(bǔ)繪形成的檔案，應(yīng)當(dāng)在普查、測(cè)繪結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)報(bào)送或者移交城建檔案管理機(jī)構(gòu)。

　　第十七條 城建檔案管理機(jī)構(gòu)在收到符合規(guī)定要求的建設(shè)工程檔案后，應(yīng)當(dāng)在五個(gè)工作日內(nèi)向建設(shè)單位核發(fā)建設(shè)工程檔案合格證。

　　第十八條 建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，以及其他單位形成的具有永久保存價(jià)值的城建檔案，應(yīng)當(dāng)在三年內(nèi)全部向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交。

　　第十九條 縣（市）城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在每年第一季度，向市城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送上年度城建檔案目錄。

　　第二十條 開發(fā)區(qū)的建設(shè)工程檔案由所在地市、縣（市）城建檔案管理機(jī)構(gòu)接收；跨市、縣（市）的建設(shè)工程檔案，由市城建檔案管理機(jī)構(gòu)接收。

　　第二十一條 市、縣（市）人民政府應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)單位，有計(jì)劃地收集、征集、恢復(fù)、完善缺失的以及具有保存價(jià)值的歷史城建檔案。

　　第三章 保護(hù)、利用

　　第二十二條 市、縣（市）人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)城建檔案保護(hù)利用設(shè)施建設(shè)，建立城建檔案信息動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)。

　　城建檔案信息動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)由城市規(guī)劃主管部門負(fù)責(zé)提供并及時(shí)更新。

　　第二十三條 城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將建設(shè)工程檔案信息及時(shí)導(dǎo)入城建檔案信息動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)城建檔案信息的動(dòng)態(tài)管理。

　　第二十四條 城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)遵守下列規(guī)定：

　　（一）檔案館館庫選址、設(shè)計(jì)、建設(shè)符合國家規(guī)定的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)；

　?。ǘ┡渲眠m宜安全保存檔案的專門庫房，配備恒溫、恒濕、防盜、防火、防蟲、防磁、防塵、防有害生物和防污染等必要設(shè)施；

　?。ㄈ┬枰谰帽４娴臋n案，采取光盤、磁盤及其他現(xiàn)代技術(shù)手段備份保存和保護(hù)；

　?。ㄋ模╇娮訖n案的存放，符合信息安全要求，具備載體存放環(huán)境。同時(shí)進(jìn)行異地備份；

　?。ㄎ澹┙n案資料信息庫、目錄庫，匯編檔案綜合信息。

　　第二十五條 城建檔案形成單位，應(yīng)當(dāng)建立健全檔案管理制度，配備檔案管理人員，做好城建檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、報(bào)送、移交和利用工作。

　　第二十六條 城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具的載有本單位印章的檔案復(fù)制品，具有與檔案原件同等的效力。

　　第二十七條 城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定，向社會(huì)公開館藏檔案結(jié)構(gòu)、案卷目錄信息，方便社會(huì)公眾利用。

　　第二十八條 向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交、捐贈(zèng)、寄存檔案的單位和個(gè)人，可以對(duì)其檔案中不宜向社會(huì)開放的部分提出限制利用的意見，城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)維護(hù)其合法權(quán)益。

　　第二十九條 公民、法人和其他組織持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用已開放的城建檔案。

　　利用城建檔案應(yīng)當(dāng)遵守有關(guān)規(guī)定，不得有損毀、涂改等行為。

　　第三十條 城建檔案管理機(jī)構(gòu)依照有關(guān)規(guī)定?？梢允杖〕墙n案服務(wù)費(fèi)。其服務(wù)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)由價(jià)格主管部門核定。

　　第四章 法律責(zé)任

　　第三十一條 違反本條例第十三條、第十五條、第十六條規(guī)定的，由建設(shè)主管部門責(zé)令改正，并按照下列規(guī)定予以處罰；

　?。ㄒ唬┯馄谌齻€(gè)月以下的，處一萬元以上三萬元以下罰款；

　?。ǘ┯馄谌齻€(gè)月以上六個(gè)月以下的，處三萬元以上五萬元以下罰款；

　　（三）逾期六個(gè)月以上九個(gè)月以下的，處五萬元以上八萬元以下罰款；

　?。ㄋ模┯馄诰艂€(gè)月以上的，處八萬元以上十萬元以下罰款；

　?。ㄎ澹┙o予單位罰款處罰的，對(duì)單位直接負(fù)責(zé)的主管人員處單位罰款額的百分之五以上百分之十以下罰款。

　　第三十二條 違反本條例第二十九條第二款規(guī)定的，由建設(shè)主管部門處一千元以下的罰款；造成損失的，應(yīng)當(dāng)依法賠償。

　　第三十三條 建設(shè)單位有下列情形之一的，由建設(shè)主管部門責(zé)令限期改正；逾期未改正的，由建設(shè)主管部門記入建設(shè)行為不良信用記錄：

　　（一）未與城建檔案管理機(jī)構(gòu)簽訂建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書的；

　　（二）未按照工程進(jìn)度編制、收集建設(shè)工程檔案材料的；

　?。ㄈ﹫?bào)送的建設(shè)工程檔案不符合本條例規(guī)定的；

　　（四）未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)送建設(shè)工程檔案的。

　　第三十四條 城建檔案管理工作人員有下列行為之一的，按照有關(guān)規(guī)定給予處理；構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任：

　?。ㄒ唬p毀、丟失城建檔案的；

　　（二）擅自提供、抄錄、公布、銷?城建檔案的；

　?。ㄈ┩扛?、偽造城建檔案的；

　?。ㄋ模┟髦４娴臋n案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成城建檔案損失的；

　?。ㄎ澹┢渌婧雎毷?、濫用職權(quán)、徇私舞弊的。

　　第五章 附則

　　第三十五條 本條例施行前已驗(yàn)收合格的建設(shè)工程，其建設(shè)工程檔案未向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送的，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)按照本條例的有關(guān)規(guī)定報(bào)送。

　　第三十六條 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理，按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第三十七條 本條例自20**年1月1日起施行。