業主檔案建立、管理規程
1.0目的
規范業主檔案的管理，確保業主檔案保存完好率100%。
2.0范圍
適用于客服部業主檔案的管理。
3.0工作流程
3.1業主檔案的建立;(一個工作日內完成)
3.1.1業主檔案包含內容：入住通知單、購房合同、戶型圖、業主身份證復印件、業主資料(入住手續、業主自然情況登記表、業主臨時公約、裝修管理協議、業主入住資料及物品領取確認書、房屋驗收單);
3.1.2簽字要求：入住手續、資料組、協議組、收款組、鑰匙組、驗房組必須有相關負責人簽字;業主自然情況登記表：盡量留全業主的相關信息;業主臨時公約：必須有業主簽字;裝修管理規定：在業主辦理裝修申請同時業主簽字;業主入住資料及物品領取確認書：必須有業主簽字及物業經辦人簽字;房屋驗收單：必須有業主及物業經辦人簽字;應交費用：必須有業主、物業經辦人及財務人員簽字;
3.1.3建檔要求：檔案管理員將業主檔案按房號進行整理，歸檔并制成電子版材料;
3.1.4驗房問題處理：業主驗房后將存在問題的驗房單復印件及業主留存的A鑰匙轉交到地產客服做好接收記錄(鑰匙借用/領用登記表)，并告知業主維修完成時間(大約1周時間);
3.2業主檔案的檢查。
檔案管理員在收到業主檔案時要認真查驗，若未按要求填寫及時與相關負責人聯系補充;建檔便意味著檔案簽字手續完全;同時將業主檔案的目錄制成電子版材料;
3.3業主檔案的更新。(一個工作日內完成)
隨著業主的進住，將于物業管理處簽訂一系列的申請、協議、維修單等，檔案管理員負責歸檔及電子版材料的更新工作。
3.4業主檔案的管理
3.4.1保密管理：客服所有人員有義務為業主保密，未經業主認可不允許向外透露任何業主信息。檔案管理員負責檔案柜鑰匙保管，休息時負責與專人交接，確保檔案管理具有連續性。
3.4.2借閱管理：原則上業主檔案非客服人員不可查閱，如需查閱必須由借閱部門負責人簽字借閱(裝修管理部簽訂裝修管理協議時除外)，并負責借閱期間的檔案保密管理。
4.0支持文件及記錄
《檔案借閱登記表》編號：DW/客服記錄-04
《業主檔案卷內目錄》編號：DW/客服記錄-05
篇2：物業知識培訓：業主入伙裝修檔案建立
物業知識培訓：業主入伙裝修檔案建立
入伙裝修期的檔案建立
第一節業主入伙檔案
一、業主入伙資料,主要包括：
1、《入伙通知書》；
2、房產證或購房合同復印件；
3、業主身份證復印件和代辦人份證復印件及授權委托書；
4、營業執照復印件、法人授權委托書及法人代表和辦理人的身份證復印件(業主屬法人單位)；
6、《業主(臨時)公約》；
7、《收樓書》存根；
8、《整改項目報告》。
二、業主家庭情況資料,主要包括：
1、業主檔案(身份證明文件復印件及《業主/住戶情況登記表》)；
2、隨住人員檔案(身份證明文件復印件及《業主/住戶情況登記表》)；
3、暫住人員檔案(身份證明文件復印件及《業主/住戶情況登記表》)；
4、業戶車輛情況資料(《車輛情況登記表》)；
5、辦理停車手續資料(《車位有償使用協議書》)。
第二節 業主裝修檔案
一、裝修申請審批資料,主要包括：
1、《裝修申請/驗收表》；
2、《裝修審批通知書》；
3、裝修圖紙及審批資料；
4、裝修施工單位營業執照及資質證書復印件；
二、裝修管理檔案,主要包括：
1、《裝修管理協議》；
2、裝修施工人員檔案(《施工出入證辦證登記表》)；
3、裝修巡查記錄(《裝修巡視檢查記錄表》)；
4、《違反裝修規定整改通知書》及《裝修驗收整改通知書》；
5、裝修竣工驗收單(《裝修申請/驗收表》)。
以上業主入伙檔案及業主裝修檔案合并為業主檔案,按檔案管理規程由兼職檔案員進行管理。
附件一：以下為入伙裝修期間所使用的文件及表格
1、入伙通知書
2、收樓須知
3、入伙預交費用一覽表
(1)業主/住戶情況登記表(個人)
(2)業主/住戶情況登記表(單位)
4、收樓手續流程條
5、收樓證明書
6、業主公約
7、委托銀行代收費協議書
8、業戶手冊
9、裝修指南
10、住宅質量保證書
11、住宅使用說明書
12、收樓書
13、整改項目報告
14、其它入伙代辦手續簽約表格
15、裝修申請/驗收表
16、裝修審批通知書
17、房屋裝修管理規定
18、裝修管理協議
19、施工出入證辦證登記表
20、單元施工許可證
21、出入證
22、動火許可證
23、違反裝修規定整改通知書
24、裝修驗收整改通知書
25、裝修巡視檢查記錄表
篇3：物業管理員試題《物業管理檔案建立與管理》
物業管理員試題《物業管理檔案建立與管理》
一、單選題
228、物業中的公共設施和房屋公共部位是多個產權人共有財產，其維修養護費用應由()
A、共有人按產權比例分擔B、共有人按人口數量分
229、物業檔案資料是指人們在物業的開發和管理活動中形成的，作為()保存起來以備查考的各種文件。
A、原始記錄B、業主檔案C、管理制度D、用戶信息
230、客戶投訴記錄應每年更新，舊的記錄一般()后可以銷毀。
A、半年B、1年C、2年D、3年
231、制作房地產分幅平面圖應按照()的比例
A、1:200B、1:500C、1:1000D、1:5000
232、物業管理檔案中的()是指在物業管理活動過程中形成的各種文字資料
A、圖B、表C、檔D、冊
233、物業管理檔案中()的特點是內容濃縮，檢索方便。
A、圖B、表C、卡D、冊
234、一個有序的物業管理資料庫是一個完整的()。
A、樹形圖B、菱形圖C、矩形圖D、環形圖
235、在管理檔案的各個環節中，()的重點是去偽存真，留下物業管理有用的資料。
A、收集B、整理C、歸檔D、利用
236、歸檔就是按照資料本身的()進行科學地分類與保存。
A、大小順序B、字母排列C、內在規律D、圖表卡冊
237、物業資料歸檔要做到()。
A、去偽存真B、盡可能完整C、盡可能準確D、十清
二、多選題
238、在物業管理工作中，用戶檔案的建立與管理是通過()完成的。
A、收集檔案資料B、分類存檔C、建立管理制度D、建立使用制度
239、檔是物業管理檔案資料的主要成分，包括()。
A、房屋接管驗收記錄B、房屋分戶平面圖
C、管理合同副本D、房屋產權證副本
240、物業檔案資料的作用有()。
A、制約作用B、憑證作用C、參考作用D、協調作用
241、物業檔案資料是()
A、銷售、出租物業時的憑證B、前期建設開發成果的記錄
C、實施物業管理時工程維修和配套發行的依據D、更換物業管理企業是必須移交的內容之一
242、計算機在物業管理中的應用包括()。
A、編輯、處理、打印、保管各種文書和資料B、制作規劃設計圖紙，存儲各項基礎資料
C、確保物業具備正常的使用功能D、建立網絡，溝通信息，實現資料、設備共享
243、有物業管理系統中的計算機技術主要用于()等方面。
A、電子數據處理B、管理信息系統C、決策系統D、消防系統
三、判斷題
244、()房地產的權屬登記和產權備案是物業管理中的重要環節。
245、()在對物業管理檔案進行分類時，通常是采用一種方法比較好。
246、()檔案資料的建立主要抓住收集、整理、歸檔、利用四個環節。
247、()使用電子數據處理技術不僅可以節省人力、物力，而且使管理工作更加科學化、規范化和現代化，從而提高服務水平。