物業(yè)企業(yè)各部門前期準(zhǔn)備工作
1、行政部前期準(zhǔn)備工作
1.1 負(fù)責(zé)新建管理處所有標(biāo)識的設(shè)計、制作并指導(dǎo)安裝。
1.2 負(fù)責(zé)新建管理處員工工作服的訂制。
1.3 負(fù)責(zé)審核各類物資、設(shè)備工具的采購申請。物資的采購:根據(jù)《物業(yè)管理方案》負(fù)責(zé)辦公用品、辦公設(shè)備及維修工具、設(shè)備、安全保潔工具、設(shè)備的購置計劃的制定、詢價、報批及采購工作。包括:a.辦公用品:家私、各類文具等。b.辦公設(shè)備:打印機(jī)、電話、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、空調(diào)、電視機(jī)、音響等。c.后勤服務(wù)設(shè)施:食堂、宿舍用品、用具等。d.網(wǎng)絡(luò)設(shè)備:電腦等。e.清潔及綠化設(shè)備和工具:洗地機(jī)、吸塵器、剪草機(jī)、噴霧器等。f.安全設(shè)備:對講機(jī)、電警棍、手電筒等。g.加工維修設(shè)備工具:萬用表、兆歐表、電焊機(jī)、臺虎鉗等。
1.4 負(fù)責(zé)新項(xiàng)目入伙現(xiàn)場的策劃、布置及展板的設(shè)計、制作和擺放。
2、人力資源部前期準(zhǔn)備工作
2.1 負(fù)責(zé)在入伙前三個月正式下發(fā)管理處成立的文件。
2.2 根據(jù)《物業(yè)管理方案》審核新建管理處人員編制,并確保管理人員及專業(yè)技術(shù)人員入伙前三個月到位,保安員、保潔員提前一個月到位。
2.3 負(fù)責(zé)新建管理處人員的入職培訓(xùn)及管理專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)考核。
3、財務(wù)部前期準(zhǔn)備工作
3.1 負(fù)責(zé)前期介入費(fèi)用及新項(xiàng)目管理費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的測算,經(jīng)副總經(jīng)理審核、董事長審批后納入委托管理合同。
3.2 負(fù)責(zé)新項(xiàng)目各項(xiàng)服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的審定。
3.3 負(fù)責(zé)管理處接管物業(yè)入伙前清潔費(fèi)用的審定。
3.4 負(fù)責(zé)指導(dǎo)管理處出納按財務(wù)制度建賬及財務(wù)軟件的使用。
3.5 負(fù)責(zé)監(jiān)督新建管理處的物資采購工作。
4、品質(zhì)部前期準(zhǔn)備工作
4.1 負(fù)責(zé)新項(xiàng)目委托管理合同的評審,報副總經(jīng)理簽定。
4.2 負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件的發(fā)放及協(xié)助編寫相關(guān)作業(yè)指導(dǎo)文件。
4.3 協(xié)助管理處分類建立物業(yè)管理檔案資料。
4.4 負(fù)責(zé)審核各項(xiàng)規(guī)章制度及入伙資料。
4.5 協(xié)助新項(xiàng)目管理處質(zhì)量體系文件及入伙工作辦理程序的培訓(xùn)。
5、新建管理處經(jīng)理前期準(zhǔn)備工作
5.1 負(fù)責(zé)擬定入伙工作計劃時間表,包括:工作內(nèi)容、負(fù)責(zé)人及完成時間等,并報副總經(jīng)理審核、董事長審批。
5.2 負(fù)責(zé)內(nèi)部管理運(yùn)作相關(guān)工作:A.編制管理處組織結(jié)構(gòu)、各崗位職責(zé),報人力資源部及副總經(jīng)理審核、董事長審批。B.根據(jù)物業(yè)實(shí)際情況,完善閉路監(jiān)控、停車場設(shè)施、背景音樂、泛光照明、信箱、康樂休閑文化設(shè)施、園林綠化等公共設(shè)施。C.指定專人記錄入伙前后發(fā)生的清潔、返修及配套完善工程等所產(chǎn)生的各項(xiàng)費(fèi)用,以便與地產(chǎn)公司結(jié)算。
5.3 將《入住指引》、《業(yè)主(住戶)資料卡》于入伙前十天交建設(shè)單位,與《入伙通知書》一并發(fā)放業(yè)主。
5.4 負(fù)責(zé)入伙前一周準(zhǔn)備好入伙應(yīng)備資料,包括:A. 《入伙流程》B. 《委托銀行代收款協(xié)議書》;C. 《臨時管理規(guī)約》;D. 《業(yè)戶手冊》;E. 《前期物業(yè)管理協(xié)議書》F. 《房屋交付驗(yàn)收表》;G. 《常規(guī)服務(wù)項(xiàng)目表》H. 水、電、氣、有線電視開戶申請資料;I. 防盜門、窗花、陽臺推拉門圖樣(包括材料、規(guī)格、尺寸、安裝要求等);J. 房內(nèi)配送電器或其他需操作設(shè)施用品的說明書、保修卡;K. 房間設(shè)計平面圖(含水電走向);L. 其他與業(yè)主相關(guān)資料;M. 現(xiàn)場入伙宣傳展板及相關(guān)入伙指引標(biāo)識;N. 所有“入伙資料” 的填寫樣本。
5.5 進(jìn)行入伙模擬演練,檢驗(yàn)入伙流程、資源配置等準(zhǔn)備工作是否充分。
篇2:涉外項(xiàng)目前期物管工作心得
涉外項(xiàng)目前期物管工作心得
在房地產(chǎn)快速發(fā)展的今天,物業(yè)管理競爭已進(jìn)入品牌逐力時代。物管品牌成為業(yè)主購房時考量的重要因素。品牌企業(yè)在競爭中的優(yōu)勢得到了充分的體現(xiàn),很多新開發(fā)的樓盤被品牌企業(yè)跨市或省接管(下稱涉外)。涉外物管,尤其是涉外前期物業(yè)管理面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。下面,筆者結(jié)合自己在中山市三鄉(xiāng)鎮(zhèn)“綠茵庭”高尚住宅前期物業(yè)管理的實(shí)踐中所獲得的體會與同行們分享。
一、相關(guān)手續(xù)的辦理
1. 必須依據(jù)《物業(yè)管理合同》在當(dāng)?shù)氐墓ど绦姓?/a>部門注冊辦理營業(yè)執(zhí)照,隨后辦理稅務(wù)登記、開設(shè)銀行帳戶以及到當(dāng)?shù)匚锕苄姓芾聿块T進(jìn)行相關(guān)資質(zhì)咨詢并按要求辦理有關(guān)手續(xù)等。
2.認(rèn)真了解并掌握當(dāng)?shù)匚飿I(yè)管理方面的相關(guān)政策法規(guī),融入當(dāng)?shù)氐男袠I(yè)管理。
二、人員編制確定與招聘
首先,根據(jù)小區(qū)物業(yè)整體狀況和相應(yīng)的等級管理標(biāo)準(zhǔn),為確保服務(wù)質(zhì)量設(shè)定最低的人員編制底線,做到人員精干高效,服務(wù)保障有力,管理監(jiān)管到位,使服務(wù)成本從一開始就得到嚴(yán)格控制。其次在管理服務(wù)人員的招聘中,在嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)的前提下,能在當(dāng)?shù)卣衅傅谋M可能在當(dāng)?shù)卣衅福员銥橐院蟮墓芾矸?wù)工作減少阻力創(chuàng)造條件,營造與當(dāng)?shù)卣跋嚓P(guān)部門的和諧關(guān)系。
三、物管品牌的創(chuàng)立
物業(yè)管理企業(yè)的重要管理目標(biāo)是建立物業(yè)管理品牌。要打好品牌,培訓(xùn)是關(guān)鍵。
首先制定整套培訓(xùn)計劃,將知識、能力、態(tài)度三位一體地進(jìn)行綜合培訓(xùn)。引導(dǎo)員工認(rèn)知個人發(fā)展前途與品牌目標(biāo)息息相關(guān),充分發(fā)掘員工個人的潛能,使他們能開創(chuàng)性工作。
其次,必須制定嚴(yán)格規(guī)范的各項(xiàng)職責(zé)、服務(wù)考核標(biāo)準(zhǔn)、獎罰制度以及配裝必要的技防裝置等,做到量化清晰,考核有據(jù)、客觀實(shí)際、措施得力、品牌確立。
四、前期物業(yè)管理介入的作用
前期物業(yè)管理能為接管后規(guī)范管理奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。
介入前期管理,物管企業(yè)可能在設(shè)計之后、建設(shè)之中充分地熟悉樓宇的結(jié)構(gòu)、管線的走向、消防管道的位置、排污排水管理的分布,以及包括樓面、主體梁、柱、板、頂棚、地面、門窗、插座、線盒、配電房及報警器等等內(nèi)容,為日后管理服務(wù)工作打下良好的基礎(chǔ)。
五、物業(yè)的接管驗(yàn)收
我們從物業(yè)人的角度出發(fā),要站在產(chǎn)權(quán)人立場上嚴(yán)把質(zhì)量關(guān),對房屋主體結(jié)構(gòu)、外墻、屋面、樓地面以及電、氣、水、附屬工程和其它項(xiàng)目部位,進(jìn)行質(zhì)量和使用功能的驗(yàn)收,發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題應(yīng)及時與開發(fā)商協(xié)調(diào),予以及時處理,減少后顧之憂。
六、配套設(shè)施的完善
業(yè)主收樓后,會發(fā)現(xiàn)工程質(zhì)量一些地瑕疵和規(guī)劃設(shè)計上不盡人意的地方,物業(yè)公司應(yīng)盡力協(xié)調(diào)各方進(jìn)行補(bǔ)救。如:增設(shè)自行車棚;更換問題開關(guān);增設(shè)分段水路控制閥門、安全防護(hù)設(shè)施;完善停車場配套設(shè)施等等。以上問題如能得到及時合理解決,既體現(xiàn)了開發(fā)商的高度責(zé)任心,也彰顯了物業(yè)公司專業(yè)、親和素質(zhì),更能贏得業(yè)主們的充分信賴和合作。
七、加強(qiáng)與業(yè)主的溝通交流
新入住的業(yè)主們從四面八方聚集到一個新的生活環(huán)境下,肯定有少量有著期望值過高的消費(fèi)心理,他們遇到某些不理想或碰到一些煩惱事,會做出“不講理的事情”來,外地來的物業(yè)公司不予信任,甚至做出一些欺外的行為。對這種局面,涉外物業(yè)公司必須自我調(diào)整心態(tài),主動創(chuàng)造和諧溝通的氛圍,主動引導(dǎo)輿論導(dǎo)向,在業(yè)主沒有完全認(rèn)可接受的困難情況下,應(yīng)積極主動地去多做一些宣傳示好工作,如積極配合開發(fā)商促銷多搞些與業(yè)主聯(lián)誼活動等,加強(qiáng)溝通,將物管服務(wù)理念漸進(jìn)地深入業(yè)主;對極個別的業(yè)主在工作上的不配合要恩威并施,剛?cè)峄?jì);在樹立物管品牌的同時,讓業(yè)主們真正享受到品牌物業(yè)的服務(wù)。
筆者認(rèn)為,涉外物管,真誠守信、人性化管理是根本,品牌服務(wù)是核心,建立與業(yè)主互信的氛圍是保證,經(jīng)濟(jì)效益和社會效益相兼顧是目的。
篇3:物業(yè)管理前期介入必要性及管理工作
物業(yè)管理前期介入必要性及管理工作
一、前期介入的含義
物業(yè)管理的前期介入,是一個長效服務(wù)的概念,是指物業(yè)管理公司在接管物業(yè)以前的各個階段(項(xiàng)目可行性階段、建筑物規(guī)劃方案設(shè)計階段、施工階段等)就參與決策,制定出物業(yè)管理方案,并從管理和運(yùn)作的角度為開發(fā)商提出從樓宇設(shè)計、施工監(jiān)管、設(shè)備選用、功能規(guī)劃、房屋租賃、工程交接等多方面有建設(shè)性的意見。
物業(yè)管理服務(wù)最好是在物業(yè)開發(fā)的初期,即基礎(chǔ)工程建設(shè)開始就介入,但此時不是全面介入,通常只是由一位熟諳工程和設(shè)備的專家參與,該專家將根據(jù)物業(yè)管理的需要對有關(guān)結(jié)構(gòu)設(shè)計和設(shè)備配置等技術(shù)性問題提出專業(yè)意見,并且參與部分工程的施工監(jiān)管。同時,由于物業(yè)管理公司熟知這些問題,因而能在前期介入時就提出專業(yè)意見。
二、前期介入的必要性
要讓物業(yè)管理由“后續(xù)部隊(duì)”變成“先行官”,那么,物業(yè)管理要從圖紙設(shè)計開始就參與房地產(chǎn)開發(fā)的全過程,從管理和服務(wù)的角度提出意見和建議。物業(yè)管理的“先行官”作用有以下幾個方面:
第一,物業(yè)管理的前期介入,有利于優(yōu)化設(shè)計,完善設(shè)計細(xì)節(jié),減少返工,防止后遺癥。
物業(yè)管理公司在項(xiàng)目設(shè)計和施工階段,從業(yè)主和使用人的角度,憑專業(yè)人士的經(jīng)驗(yàn)對所管物業(yè)進(jìn)行審視,對不當(dāng)之處提出解決方案,從而減少物業(yè)接管后的返工,避免一些在后期工作中難以解決的問題。
第二,物業(yè)管理的前期介入,有利于提高施工質(zhì)量。
“質(zhì)量是企業(yè)的生命”,這句話同樣適用于房地產(chǎn)開發(fā),物業(yè)管理早期介入,參與圖紙設(shè)計的修改及工程施工,了解工程進(jìn)度,加強(qiáng)對隱敝工程的驗(yàn)收,并根據(jù)日后管理、維修、保養(yǎng)、服務(wù)的需要,及時向開發(fā)商提出設(shè)想和建議,防患于未然,變“事后”為“事前”就顯得尤為重要。其次,要把一般意義上的“售后服務(wù)’’工作做好。
對房屋建筑及其設(shè)備、市政公用設(shè)施、綠化、衛(wèi)生、交通、治安和環(huán)境容貌等管理項(xiàng)目進(jìn)行及時有效地維護(hù)、修繕與整治,并向星級物業(yè)管理看齊,不斷提高服務(wù)檔次。
第三,物業(yè)管理的前期介入,有利于加強(qiáng)對所管物業(yè)的全面了解。
物業(yè)管理公司要想做到對物業(yè)及其附屬設(shè)施、設(shè)備安裝等情況了如指掌,就得對圖紙改動或增、減部分作出認(rèn)真記錄。例如,管線節(jié)點(diǎn)的設(shè)置往往和設(shè)計圖紙所標(biāo)位置有一定差距,如果布置管線時不在現(xiàn)場作記錄,在后期管理中,可能就會出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象。相對來說,物業(yè)管理人員對土建結(jié)構(gòu)部分不用了解得太深,而對設(shè)備安裝、管線布置等情況則應(yīng)充分掌握,便于后期管理。
第四,物業(yè)管理的前期介入,有利于后期管理工作的進(jìn)行。
在物業(yè)管理前期工作中,就應(yīng)該設(shè)計出物業(yè)管理方案,草擬和制定各項(xiàng)規(guī)章制度,籌備成立業(yè)主管理委員會,印制各類證件,安排好機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員聘用、上崗培訓(xùn)等工作,以便物業(yè)一旦移交,物業(yè)管理公司就能有序地工作。
第五,物業(yè)管理的前期介入,有利于物業(yè)管理發(fā)揮營造社區(qū)文化、引導(dǎo)消費(fèi)的作用。
提高物業(yè)管理的品位,就要建立必要的文教娛樂設(shè)施,并通過一系列的工作和舉辦各類活動,引導(dǎo)住戶文明生活工作,讓社區(qū)充滿歡樂祥和的氣氛。因此,如果物業(yè)管理的主角作用發(fā)揮得好必會大大有利于房地產(chǎn)項(xiàng)目的順利經(jīng)營,如上海的萬科城市花園就是以物業(yè)管理有特色而立足于上海樓市的。
第六,物業(yè)管理的前期介入,有利于促進(jìn)銷售。
在房屋銷售中,許多開發(fā)商都亮出“業(yè)主至上,承諾是金”的信條,但由于房產(chǎn)銷售工作人員對房地產(chǎn)知識缺乏和對物業(yè)管理的不了解,為片面追求銷售業(yè)績,對顧客作了許多空白承諾,試圖以此來吸引顧客,以至造成了承諾的許多事項(xiàng)偏離了現(xiàn)實(shí)。
如果物業(yè)管理早期介入,那么,物業(yè)管理企業(yè)將會配合開發(fā)商在物業(yè)的建設(shè)與銷售上制訂可行性方案,并依據(jù)開發(fā)樓盤的總體規(guī)劃,拿出既可行又有新意的方法,統(tǒng)一銷售口徑,真正體現(xiàn)“以人為本,居有所值”。
總的來說,物業(yè)管理公司的提前介入,對于發(fā)展商來講可謂有百益而無一害,既可以豐富發(fā)展商的設(shè)計思路,節(jié)約建造成本,又可以提高市場競爭力,增加賣點(diǎn)。
三、物業(yè)管理前期介入的管理工作
物業(yè)管理前期介入的工作可以具體體現(xiàn)在參與物業(yè)的設(shè)計與施工。物業(yè)管理人員如果能從后期管理的角度,就物業(yè)的設(shè)計以及工程選料和安裝方法提出合理性意見,就可以通過事前參與避免一些后期工作中難以解決的問題,確保物業(yè)交付時遺漏工程大大減少。我們可以將物業(yè)施工周期分為四個階段,物業(yè)管理提前參與的工作在各個階段可表現(xiàn)如下:
1.立項(xiàng)決策階段
房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)在取得土地開發(fā)使用權(quán)后,要對市場進(jìn)行調(diào)研并對項(xiàng)目做可行性研究。一些有遠(yuǎn)見的開發(fā)商還會聘請專業(yè)的物業(yè)管理人員對其項(xiàng)目進(jìn)行評估分析,例如對同檔次的樓盤中的定位、未來業(yè)主的構(gòu)成及其消費(fèi)力水平如何等,并探討物業(yè)未來的服務(wù)檔次標(biāo)準(zhǔn)。除此以外,還要了解物業(yè)周邊的競爭對手的物業(yè)管理情況,估算管理成本、利潤等。如果可以的話,物業(yè)管理專家可對項(xiàng)目日后的管理提出書面咨詢報告,以便開發(fā)商在預(yù)算決策時能綜合考慮各方面的意見,減少決策的盲目性和主觀隨意性,同時也有效節(jié)省了項(xiàng)目后期運(yùn)作的成本。如,廣電物業(yè)管理公司總經(jīng)理方佑和提到,物業(yè)管理要在開發(fā)全過程中進(jìn)行配合,能了解開發(fā)物業(yè)的設(shè)計理念、文化內(nèi)涵、人文環(huán)境等,才能研究如何開展物業(yè)管理。
2.規(guī)劃設(shè)計階段
規(guī)劃設(shè)計是物業(yè)能否形成完整、舒適、便利的功能區(qū)域的先天制約因素,但目前考慮得最多的是與房屋相關(guān)的一些配套設(shè)施,而往往忽略了使用人將來的需求趨勢,以及日后給物業(yè)管理造成的矛盾和遺憾。所以,物業(yè)管理的早期介入,能使建成后的物業(yè)發(fā)揮最佳效用,以最好的方式滿足業(yè)主和使用人的要求。物業(yè)管理可從用戶的角度,詮釋用戶服務(wù)要求,分析樓宇設(shè)計,審查建筑物設(shè)計圖紙,審核評估設(shè)計及施工程宇,建議一切必須改善及改良的工程,如是否考慮了足夠的停車位或車棚、車庫,是否考慮了商業(yè)配套用房和管理用房,樓盤電量設(shè)計是否足夠,空調(diào)位置有否考慮,電梯數(shù)量夠不夠,還有建筑物內(nèi)部的管線布局是否利于日后的維修養(yǎng)護(hù)等等。物業(yè)管理要堅持以人為本的現(xiàn)代設(shè)計理念,在規(guī)劃布局、功能結(jié)構(gòu)、廚衛(wèi)安排、公共設(shè)施、環(huán)境綠化、采光通風(fēng)、室(內(nèi))外交通等方面把人的需要、人的方便、人的舒適放在第一位,將現(xiàn)代科技成果在經(jīng)濟(jì)可行范圍內(nèi),盡可能地融入能提高生活質(zhì)量的住宅產(chǎn)品之中,以表現(xiàn)出完整的人情和人性。
3.施工安裝階段
在此階段,物業(yè)管理應(yīng)審查有關(guān)工程及設(shè)備的優(yōu)劣,分析物業(yè)建造的材料及安裝方法,提供機(jī)電安裝及能源分配的有關(guān)專業(yè)管理意見。如維修檢查通道的位置及供電量的設(shè)計,避免日后維修工作中的麻煩,降低遺漏工程,改善設(shè)備使用效果,減輕后期管理的壓力,或因增加設(shè)備而影響其他的運(yùn)作,以至于損害整個物業(yè)的外觀和形象。
另外,物業(yè)管理的專家也應(yīng)提供功能布局或用料更改的有關(guān)專業(yè)管理意見。施工期內(nèi)對樓宇布局或用料,由管理人員從物業(yè)管理的角度提供有關(guān)意見,會令有關(guān)修改更能達(dá)到理想效果,更能直接地把以往開發(fā)中“先天不足”所造成的后果反映出來,以防患于未然。最終可使日后管理期的操作成本減少及物業(yè)經(jīng)濟(jì)效益增長。
4.竣工驗(yàn)收階段
在物業(yè)交付給業(yè)主使用前,物業(yè)管理公司有責(zé)任先行對物業(yè)進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收。一般而言,管理人員應(yīng)重點(diǎn)檢查以下部位或設(shè)施的質(zhì)量問題:
(1)門窗部位。門窗是否密縫、貼合,框架是否牢固、安全、平整,門鎖有無質(zhì)量問題等;
(2)供排水設(shè)施。水管、水表、水龍頭是否完好,下水道是否有堵塞,地漏、馬桶排水是否通暢,是否有注水現(xiàn)象;
(3)墻面、屋頂、地板。墻面、屋頂及地板是否平整,是否有剝落或起砂現(xiàn)象,是否滲水等;
(4)供電系統(tǒng)。電線、電燈、電表是否有質(zhì)量缺陷,空調(diào)是否漏水,制冷效果是否正常。若確是因施工驗(yàn)收時的疏漏而存在的質(zhì)量問題,物業(yè)公司應(yīng)及時通知施工單位或房地產(chǎn)開發(fā)公司盡快整修。
而且,物業(yè)管理公司不僅要對物業(yè)進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收,還要針對物業(yè)制定各類設(shè)施的使用、維修及保養(yǎng)的規(guī)章制度,以確保設(shè)施的正常使用以延長其經(jīng)濟(jì)壽命,減少及避免人為事故的發(fā)生。
值得注意的是:由于超前介入,設(shè)計人員、監(jiān)理人員、開發(fā)企業(yè)以及物業(yè)管理人員都參與開發(fā)過程,在發(fā)生問題時容易產(chǎn)生扯皮推諉,從而產(chǎn)生監(jiān)管部門多而監(jiān)管力度差的現(xiàn)象,造成質(zhì)量難以提高的局面。因此,開發(fā)企業(yè)在這幾個階段應(yīng)協(xié)調(diào)好各類人員的關(guān)系,尤其是對物業(yè)管理人員。要把握好他們是“配角”的定位,明確其責(zé)任,規(guī)定其處理問題的程序,嚴(yán)格按照程序與職權(quán)行事,以避免“越權(quán)”和推卸責(zé)任現(xiàn)象的發(fā)生。