物業(yè)公司內(nèi)審的組織和實(shí)施程序
1.0目的
規(guī)范內(nèi)部質(zhì)量審核(以下簡(jiǎn)稱內(nèi)審)活動(dòng)。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司內(nèi)審的組織和實(shí)施。
3.0職責(zé)
3.1管理者代表負(fù)責(zé)按計(jì)劃和追加審核的需要組織進(jìn)行內(nèi)審，審批有關(guān)文件，對(duì)內(nèi)審員審核過程進(jìn)行監(jiān)督檢查及批準(zhǔn)審核組人員的組成。
3.2品質(zhì)部負(fù)責(zé)審核的具體組織工作。
3.3內(nèi)審組及其成員負(fù)責(zé)獨(dú)立進(jìn)行內(nèi)審工作。
4.0程序要點(diǎn)
4.1審核計(jì)劃
4.1.1品質(zhì)部負(fù)責(zé)編制年度內(nèi)審計(jì)劃，管理者代表負(fù)責(zé)審批。
4.1.2追加審核時(shí)，審核的范圍由管理者代表決定。
無論是例行審核還是追加審核，品質(zhì)部均需在審核實(shí)施前至少3個(gè)工作日，下達(dá)《內(nèi)部質(zhì)量審核通知》，并確保受審部門、審核組成員在上述時(shí)限內(nèi)收到審核通知。
4.2審核準(zhǔn)備。
4.2.1審核準(zhǔn)備工作由審核組長(zhǎng)及其成員負(fù)責(zé)，受審部門也應(yīng)該做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。。
4.2.2審核組的準(zhǔn)備工作包括：
a)審核組長(zhǎng)召集審核組成員會(huì)議，分配各內(nèi)審員審核范圍，討論審核重點(diǎn)、關(guān)鍵和注意事項(xiàng);
b)收集與審核領(lǐng)域相關(guān)的信息、文件和記錄;
c)審核組長(zhǎng)根據(jù)審核領(lǐng)域相關(guān)信息、文件和記錄編制《內(nèi)部審核實(shí)施計(jì)劃》、《內(nèi)部審核檢查表》，在審核進(jìn)行前至少1個(gè)工作日取得受審部門負(fù)責(zé)人的確認(rèn)，審核組長(zhǎng)可根據(jù)受審部門負(fù)責(zé)人的意見或建議，在不違背規(guī)定的審核日期的前提下，對(duì)《內(nèi)部審核實(shí)施計(jì)劃》、《內(nèi)部審核檢查表》作適當(dāng)修改，否則應(yīng)報(bào)管理者代表批準(zhǔn);
d)準(zhǔn)備審核用《內(nèi)部審核不合格報(bào)告》、《體系審核會(huì)議簽到表》等空白表格。
4.3審核實(shí)施
審核實(shí)施的過程如下：首次會(huì)議--現(xiàn)場(chǎng)檢查--內(nèi)審組會(huì)議--向受審部門負(fù)責(zé)人通報(bào)審核結(jié)果(審核組長(zhǎng)認(rèn)為必要時(shí)才進(jìn)行)--末次會(huì)議--現(xiàn)場(chǎng)審核結(jié)果。
4.3.1首次會(huì)議。
a)首次會(huì)議由審核組長(zhǎng)主持，受審部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員參加。參加會(huì)議的人應(yīng)簽到，會(huì)議由審核組記錄。
b)首次會(huì)議的程序?yàn)椋?/p>
宣布首次會(huì)議開始;
介紹審核方法;
確認(rèn)審核日程安排
強(qiáng)調(diào)審核抽樣的特點(diǎn)及風(fēng)險(xiǎn);
通知末次會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)和參加人員;
散會(huì)，立即轉(zhuǎn)入現(xiàn)場(chǎng)檢查。
4.3.2現(xiàn)場(chǎng)檢查。
a)檢查方法：內(nèi)審員可根據(jù)實(shí)際情況采取順查法、逆查法或交叉查法。
b)檢查方法：查、問、看，必要時(shí)召開小型座談會(huì)：
查：應(yīng)該有的是否有;應(yīng)該做的是否做;以及不應(yīng)該做、不應(yīng)該有的是否存在;
問：過程是怎么進(jìn)行的及進(jìn)行的依據(jù);應(yīng)該知道、清楚、明白、懂得的是否知道、清楚、明白、懂得;
看：看狀態(tài)、看標(biāo)識(shí)、看客觀證據(jù);
c)現(xiàn)場(chǎng)檢查應(yīng)基本按照檢查表的檢查項(xiàng)目和檢查內(nèi)容現(xiàn)場(chǎng)隨機(jī)抽樣進(jìn)行，當(dāng)超出審核范圍時(shí)，應(yīng)經(jīng)審核組長(zhǎng)同意。
d)現(xiàn)場(chǎng)檢查基本上應(yīng)按《內(nèi)部審核檢查表》審核排定的時(shí)間進(jìn)行，內(nèi)審員應(yīng)具有嚴(yán)格的守時(shí)觀念。
e)做好現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄，記錄應(yīng)客觀、公正、詳實(shí)、具有可追溯性。
4.3.3審核組內(nèi)部會(huì)議。
a)現(xiàn)場(chǎng)檢查結(jié)束后，審核組長(zhǎng)應(yīng)準(zhǔn)時(shí)召開審核組內(nèi)部會(huì)議。
b)內(nèi)審組內(nèi)部會(huì)議的內(nèi)容為：
各審核員通報(bào)現(xiàn)場(chǎng)檢查情況;
報(bào)告發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng)，向受審核方提交的不合格項(xiàng)報(bào)告應(yīng)經(jīng)審核組長(zhǎng)同意并確認(rèn);
擬定對(duì)受審核方質(zhì)量體系運(yùn)行有效性的評(píng)價(jià);
內(nèi)審員起草確認(rèn)的不合格報(bào)告。
4.3.4與受審核方負(fù)責(zé)人的溝通。審核組長(zhǎng)認(rèn)為有必要時(shí)，審核組可向受審核方負(fù)責(zé)人通報(bào)審核中發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng)及審核評(píng)價(jià)。
4.3.5末次會(huì)議。
a)末次會(huì)議由審核組長(zhǎng)主持，參加會(huì)議的范圍可較首次會(huì)議擴(kuò)大，會(huì)議仍需由審核組負(fù)責(zé)簽到和記錄。
b)末次會(huì)議的程序?yàn)椋?/p>
宣布會(huì)議開始;
重申審核目的、審核依據(jù)、審核范圍;
再次強(qiáng)調(diào)審核抽樣檢查的特點(diǎn);
由各審核員逐項(xiàng)報(bào)告“不合格報(bào)告”;
征詢對(duì)不合格報(bào)告的異議;
提出糾正措施的要求;
對(duì)受審核方的支持和配合表示感謝;
受審核方的負(fù)責(zé)人簡(jiǎn)短講話;
散會(huì)，宣布現(xiàn)場(chǎng)審核結(jié)束。
4.4審核報(bào)告
4.4.1現(xiàn)場(chǎng)審核結(jié)束后不超過3個(gè)工作日，審核組長(zhǎng)應(yīng)編制完畢《質(zhì)量環(huán)境體系內(nèi)部審核報(bào)告》，并經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后發(fā)出。審核報(bào)告的發(fā)放的范圍為：總經(jīng)理、管理者代表、公司其他部門負(fù)責(zé)人、品管部以及受審核部門和相關(guān)的責(zé)任部門。
4.4.2管理者代表應(yīng)確保將內(nèi)部質(zhì)量環(huán)境審核的實(shí)施及其效果提交管理評(píng)審。
4.5糾正措施及其驗(yàn)證。
4.5.1受審核方負(fù)責(zé)人根據(jù)審核報(bào)告的要求和內(nèi)審組提交的不合格報(bào)告，按《不合格糾正、預(yù)防標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》制定并實(shí)施糾正措施。
4.5.2品管部應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)糾正措施的實(shí)施及效果進(jìn)行檢查驗(yàn)證。
4.5.3審核報(bào)告下達(dá)，相應(yīng)的一次內(nèi)審結(jié)束。
4.6內(nèi)審結(jié)束后，由管理者代表負(fù)責(zé)為參加內(nèi)審的內(nèi)審員填寫內(nèi)審員審核經(jīng)歷記錄。
4.7品管部負(fù)責(zé)建立并長(zhǎng)期保存下列記錄。
4.7.1內(nèi)審員證書復(fù)印件。
4.7.2內(nèi)審員任命書復(fù)印件。
4.7.3內(nèi)審員審核經(jīng)歷記錄。
4.7.4內(nèi)審員清單。
5.0記錄
5.1《內(nèi)部審核通知》PG/QEW06-06-R1
5.2《內(nèi)部審核實(shí)施計(jì)劃》PG/QEW06-06-R2
5.3《內(nèi)部審核不合格報(bào)告》PG/QEW06-06-R3
5.4《質(zhì)量環(huán)境體系內(nèi)部審核報(bào)告》PG/QEW06-06-R4
5.5《內(nèi)部審核檢查表》PG/QEW06-06-R5
5.6《內(nèi)部審核簽到表》PG/QEW06-06-R6
6.0相關(guān)支持文件
6.1《不合格糾正、預(yù)防標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
篇2：內(nèi)部審核實(shí)施:內(nèi)審末次會(huì)議
文 件 名:內(nèi)部審核實(shí)施
內(nèi)審末次會(huì)議
●末次會(huì)議的任務(wù)
(1)向受審核方介紹審核情況，以便他們能夠清楚地理解審核的結(jié)果，并予確認(rèn)。
(2)報(bào)告審核發(fā)現(xiàn)(重點(diǎn)在不合格項(xiàng))和審核結(jié)論。
(3)提出后續(xù)工作要求(糾正措施、跟蹤審核等)。
(4)結(jié)束現(xiàn)場(chǎng)審核。
●末次會(huì)議的內(nèi)容
審核方對(duì)受審核方的整個(gè)審核期間的合作表示感謝，要真誠(chéng)具體，但不必聲勢(shì)很大，過分熱情。與會(huì)者應(yīng)簽到。
(1)重申審核目的和范圍。考慮到參加末次會(huì)議的人員不一定參加過首次會(huì)議，審核組長(zhǎng)應(yīng)重申。
(2)強(qiáng)調(diào)審核的局限性。審核是抽樣進(jìn)行的，存在一定風(fēng)險(xiǎn)。但審核組已盡量使這種 抽樣具有代表性，使審核意見具有公正性。
(3)宣讀不合格項(xiàng)報(bào)告(可選擇主要部分)。
(4)提出糾正措施要求。審核組向受審核方提出采取糾正措施的要求，包括確定糾正 措施的時(shí)間，完成糾正措施的期限，驗(yàn)證糾正措施的方法等。
(5)宣讀審核意見。審核組長(zhǎng)宣布審核意見，并說明審核報(bào)告的發(fā)布時(shí)間、方式及其 他后續(xù)工作要求。
(6)受審核方領(lǐng)導(dǎo)表態(tài)，并對(duì)糾正作出承諾。
(7)會(huì)議結(jié)束，審核方表示謝意。
●末次會(huì)議的注意事項(xiàng)
(1)末次會(huì)議不僅是第三方審核結(jié)束時(shí)的一個(gè)重要會(huì)議，也是內(nèi)部審核結(jié)束時(shí)的一個(gè)重要會(huì)議，不能省略。
(2)末次會(huì)議的重點(diǎn)應(yīng)圍繞著不合格項(xiàng)提出糾正措施及要求。
(3)審核結(jié)果、意見涉及到的重要部門和人員應(yīng)到會(huì)，以便實(shí)施糾正。所有到會(huì)的人員應(yīng)簽到。
(4)末次會(huì)議的召開時(shí)間是在審核計(jì)劃中確定的，應(yīng)保持審核風(fēng)格和良好的氛圍。“ 準(zhǔn)時(shí)開 始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束”，會(huì)議時(shí)間通常為一小時(shí)。受審核方想延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)，可滿足其正當(dāng)要求。末 次會(huì)議切忌拖沓，發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)。審核組長(zhǎng)見已達(dá)到末次會(huì)議目的后，應(yīng)堅(jiān)決而有策略地予以“ 關(guān)閉”。
(5)末次會(huì)議應(yīng)有會(huì)議記錄，并保存。記錄應(yīng)包括到會(huì)人員的簽到。
(6)有些不合格項(xiàng)受審核方已在末次會(huì)議前采取了糾正措施，經(jīng)審核員驗(yàn)證也較滿意 ，可不在會(huì)上提出或在會(huì)上表示滿意態(tài)度。
(7)末次會(huì)議應(yīng)適當(dāng)肯定受審核方取得的成功經(jīng)驗(yàn)和好的做法，不要一味談問題。
(8)宣讀不合格項(xiàng)報(bào)告或?qū)κ軐徍朔讲焕Y(jié)論時(shí)，應(yīng)充分準(zhǔn)備，選擇適當(dāng)措辭，防止 陷入“僵局”。
(9)所有的審核都具有一定的不確定因素。由于審核是利用有限資源在有限時(shí)間內(nèi)開 展工作 ，因此審核期間所收集的信息不可避免地只是建立在對(duì)可獲得信息的抽樣基礎(chǔ)上。所以這就 導(dǎo)致了所有的審核都具有一定的不確定因素，審核結(jié)論的使用者應(yīng)對(duì)這種不確定性加以關(guān)注 。
(10)在末次會(huì)議之前審核組應(yīng)進(jìn)行內(nèi)部商議，以便：
①評(píng)審所有審核發(fā)現(xiàn);
②達(dá)成一致的審核結(jié)論;
③討論審核的跟蹤措施。
篇3：內(nèi)部審核實(shí)施:內(nèi)審首次會(huì)議
文 件 名:內(nèi)部審核實(shí)施
內(nèi)審首次會(huì)議
首次會(huì)議是實(shí)施審核的開端，是審核組全體成員與受審核方領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員共同參加的 會(huì)議 。首次會(huì)議由審核組長(zhǎng)主持，向受審核方介紹具體內(nèi)容及方法，并協(xié)調(diào)、澄清有關(guān)問題。到 會(huì)人員要有簽到記錄。
●首次會(huì)議的作用
(1)傳達(dá)并落實(shí)審核計(jì)劃。
(2)簡(jiǎn)要介紹審核采用的方法和程序。
(3)建立審核組與受審核方的正式聯(lián)系。
(4)提出并落實(shí)審核有關(guān)要求。
(5)澄清并協(xié)調(diào)有關(guān)審核問題。
●首次會(huì)議的要求
(1)建立審核活動(dòng)的風(fēng)格。
(2)準(zhǔn)時(shí)、簡(jiǎn)短、明了，會(huì)議以不超過半小時(shí)為宜。
(3)獲得受審核方的理解并得到支持。
(4)由審核組長(zhǎng)主持會(huì)議。
(5)參加首次會(huì)議的人員應(yīng)包括:審核組全體成員，高層管理者(必要時(shí))，受審核部門代表及主要工作人員等。
●首次會(huì)議的內(nèi)容
(1)會(huì)議開始。參加會(huì)議人員簽到，審核組長(zhǎng)宣布會(huì)議開始。
(2)人員介紹。審核組長(zhǎng)介紹審核組成員及分工，受審核部門介紹將要參加陪同工作的人員。受審核部門重要人物未到場(chǎng)時(shí)，應(yīng)詢問原因。
(3)申明審核目的和范圍。明確審核目的、審核準(zhǔn)則和審核將涉及的部門、班組或崗位。
(4)傳達(dá)審核計(jì)劃。審核計(jì)劃應(yīng)征得受審核部門的最后確認(rèn)，一般情況下，審核計(jì)劃不宜作大的調(diào)整。
(5)強(qiáng)調(diào)審核的原則。強(qiáng)調(diào)公正客觀立場(chǎng)，說明審核是一個(gè)抽樣過程，有一定局限性 ，但審 核將盡可能取其有代表性的樣本，使得審核結(jié)論公正;說明相互配合是審核順利進(jìn)行和獲得 公正結(jié)論的重要條件，提出不合格項(xiàng)報(bào)告的形式等。
(6)闡明、澄清有關(guān)問題。對(duì)有疑問的問題進(jìn)行澄清，交流雙方關(guān)心的具體問題，確定末次會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)及出席人員等。
(7)落實(shí)后勤安排。必要時(shí)，應(yīng)對(duì)辦公、交通、就餐作出安排。
(8)會(huì)議結(jié)束。以審核組長(zhǎng)的致謝詞結(jié)束會(huì)議。
●首次會(huì)議的注意事項(xiàng)
(1)首次會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束，通常時(shí)間不應(yīng)超過半小時(shí)。
(2)會(huì)議應(yīng)始終圍繞主題，簡(jiǎn)明扼要。
(3)規(guī)模較小、時(shí)間較短或常規(guī)性內(nèi)審，可不開首次會(huì)議，有關(guān)問題可以通知審核形 式替代，即使召開首次會(huì)議，上述內(nèi)容及環(huán)節(jié)可視具體情況增刪。
(4)首次會(huì)議應(yīng)致力于建立一個(gè)良好的審核“風(fēng)格”和“氛圍”。
(5)與會(huì)人員簽到，審核組長(zhǎng)發(fā)現(xiàn)受審核部門重要人物未到場(chǎng)時(shí)應(yīng)詢問原因。
(6)審核目的、范圍和計(jì)劃一般不在首次會(huì)議上作更改，較小的計(jì)劃變更是允許的。
(7)陪同人員的作用
①為審核組提供支持;
②可代表受審核方見證審核活動(dòng);
③其他職責(zé)。如確保現(xiàn)場(chǎng)審核員知道有關(guān)安全和保安方面的要求。審核員應(yīng)注意確保陪同不施加過分的影響或進(jìn)行干預(yù)。
(8)強(qiáng)調(diào)在審核所安排日程(時(shí)間)段中，被審核部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在場(chǎng)。
篇4：一體化審核內(nèi)審員教材：一體化審核的實(shí)施
一體化審核內(nèi)審員教材：
第七章 一體化審核的實(shí)施
管理體系審核通常分兩個(gè)階段，質(zhì)量管理體系審核第一階段是對(duì)管理體系文件的審核，第二階段是對(duì)管理體系符合性和有效性的審核，這個(gè)階段的審核要在受審核方的現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行，也稱為現(xiàn)場(chǎng)審核。
環(huán)境管理體系審核也分兩個(gè)階段，第一階段為預(yù)審，用于確定第二階段的審核一般安排，第二階段的審核可以和其他體系審核一起進(jìn)行，即一體化審核。
現(xiàn)場(chǎng)審核不僅是要評(píng)價(jià)受審核方是否建立起一個(gè)符合所選擇標(biāo)準(zhǔn)要求的管理體系，更重要的是通過到現(xiàn)場(chǎng)收集證據(jù)，確定受審核方管理體系的有效性和達(dá)到規(guī)定目標(biāo)的能力。
審核的實(shí)施包括：首次會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)審核、不符合項(xiàng)報(bào)告、審核組內(nèi)部會(huì)議、未次會(huì)議、審核報(bào)告與跟蹤審核等幾方面的內(nèi)容。
第一節(jié) 首次會(huì)議
首次會(huì)議是現(xiàn)場(chǎng)審核的第一步，對(duì)隨后的審核工作具有非常重要的影響。因此，應(yīng)把首次會(huì)議開好。為審核的順利進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。
首次會(huì)議由審核組長(zhǎng)主持，時(shí)間控制在半小時(shí)左右。參加會(huì)議的人員為審核組全體成員，公司管理層代表和受審核部門負(fù)責(zé)人。
附：首次會(huì)議演示(參考)
一、 請(qǐng)出席會(huì)議的人員簽到(事先準(zhǔn)備好簽到表)
二、 人員介紹(由審核組長(zhǎng)或分別由審核組長(zhǎng)代表審核組講話)
大家好!受公司的委托，由我們幾個(gè)人組成本次內(nèi)部審核的審核組，來操作本次內(nèi)部審核。我先介紹一下我們審核組的成員。我叫***，是公司聘用的內(nèi)部審核員，擔(dān)任本次審核的組長(zhǎng)(再一一介紹審核組的其他成員)。接下來我把本次審核的一些事項(xiàng)向大家再介紹一下，看大家有什么意見。
三、 介紹審核的目的、依據(jù)和范圍
1、 審核的目的：這次審核的目的是驗(yàn)證公司建立的管理體系與ISO9001：2000和OHSMS18001標(biāo)準(zhǔn)的符合性和有效性。
2、 審核的依據(jù)：有四個(gè)方面：□標(biāo)準(zhǔn);□公司的管理體系文件; □合同;□相關(guān)的法律法規(guī)。
3、 審核的范圍：產(chǎn)品+主要過程(如 ╳╳ 產(chǎn)品的設(shè)計(jì)和制造)
四、 明確審核計(jì)劃
在開會(huì)之前，我們已將審核計(jì)劃發(fā)到各個(gè)部門，在這里，我再宣讀一下審核計(jì)劃，看大家有無補(bǔ)充或修改意見。
五、 簡(jiǎn)單介紹審核方法
本次審核是一次抽樣調(diào)查活動(dòng)，我們將盡量保證抽樣具有代表性。在審核過程中，我們將會(huì)查閱有關(guān)的文件、調(diào)閱有關(guān)的記錄，并和有關(guān)人員進(jìn)行交談，通過參觀有關(guān)的現(xiàn)場(chǎng)或要求有關(guān)人員重復(fù)某些已經(jīng)完成的過程來了解管理體系的運(yùn)作情況。從中尋找客觀證據(jù)，評(píng)價(jià)管理體系是否符合ISO和OHSMS相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，是否符合法律法規(guī)的要求，是否符合合同要求，是否符合本公司管理體系文件的要求。
需要說明的是：本次審核活動(dòng)雖然覆蓋了管理體系(標(biāo)準(zhǔn))的所有要求，但不可能對(duì)公司管理體系的所有活動(dòng)或所有文件全部進(jìn)行檢查，我們只能采取抽樣調(diào)查的方法來進(jìn)行審核，因此在審核中審核組沒有發(fā)現(xiàn)的問題可能還存在于我們的體系中，各部門還要進(jìn)行自查，盡量把所有不符合標(biāo)準(zhǔn)要求的問題找出來，需要時(shí)，制定相應(yīng)的糾正或預(yù)防措施。
六、 審核結(jié)果的報(bào)告
本次審核我們是從正面來尋找客觀證據(jù)(主要是符合性的證據(jù))，當(dāng)然，在審核過程中，也會(huì)發(fā)現(xiàn)一些與標(biāo)準(zhǔn)要求不符合或潛在不符合的證據(jù)。對(duì)此，我們將會(huì)以不符合項(xiàng)報(bào)告或觀察項(xiàng)報(bào)告的形式來報(bào)告審核中發(fā)現(xiàn)的問題。就是我們通常所說的：“正面審核，負(fù)面報(bào)告”。
不符合項(xiàng)分為嚴(yán)重不符合項(xiàng)和一般不符合項(xiàng)。
嚴(yán)重不符合項(xiàng)：是指在審核中發(fā)現(xiàn)的可能導(dǎo)致管理體系失效，或?qū)е逻^程或產(chǎn)品失效、或可能導(dǎo)致顧客嚴(yán)重不滿的客觀事實(shí);
一般不符合項(xiàng)：是指在審核中發(fā)現(xiàn)的不符合事實(shí)較輕微個(gè)別現(xiàn)象，不致于使管理體系失效或產(chǎn)品失效的，不會(huì)導(dǎo)致顧客的嚴(yán)重不滿。
審核結(jié)束以后，審核組將會(huì)以審核報(bào)告的方式對(duì)公司管理管理體系做出評(píng)價(jià)意見和結(jié)論。如果不符合項(xiàng)較多，或者不符合項(xiàng)分布范圍較廣，我們會(huì)繪制不符合項(xiàng)分布表來幫助各部門分析管理體系的薄弱環(huán)節(jié)。
七、 明確審核的陪同人員
為方便審核，希望各部門指定陪同人員。陪同人員有三重作用：
一是當(dāng)向?qū)?帶路);二是做全程記錄; 三是共同驗(yàn)證。陪同人員
應(yīng)熟悉審核領(lǐng)域情況，能及時(shí)協(xié)調(diào)審核組與被審核區(qū)域的活動(dòng)安排。
八、 確認(rèn)審核所需要的資源和設(shè)備
公司應(yīng)提供給審核組臨時(shí)辦公的場(chǎng)所，以供審核組開內(nèi)部會(huì)議時(shí)用。
九、 明確限制范圍和事項(xiàng)
在審核過程中，如果有某些區(qū)域或特殊事項(xiàng)不宜審核組人員介入的，如危險(xiǎn)區(qū)域或牽涉機(jī)密事項(xiàng)，陪同人員在陪同過程予以提醒，只要不影響審核目的的達(dá)到，審核組將予以回避或在審核過程中不作記錄。
十、 重申保密規(guī)定
在這里我代表我們審核組申明：我們作為公司的一員，在審核期間所獲得的有關(guān)信息保密，審核組不到處亂說。請(qǐng)大家監(jiān)督，如有反違上述規(guī)定的取消其審核員資格，并根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度給予必要的處罰。
十一、再次征求意見，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)講話。(需要時(shí)可巡視工廠，開始審核)
第二節(jié) 現(xiàn)場(chǎng)審核
一、收集證據(jù)
1、現(xiàn)場(chǎng)收集客觀證據(jù)
審核員從首次會(huì)議和現(xiàn)場(chǎng)巡視開始，就應(yīng)著手收集客觀證據(jù)。從這時(shí)開始，您所聽到的有關(guān)人員的談話或看到的事實(shí)，經(jīng)證實(shí)后均可作為客觀證據(jù)。
⑴ 從文件和記錄中收集證據(jù)：管理體系的各種文件、報(bào)告，設(shè)計(jì)輸出的計(jì)算數(shù)據(jù)、圖紙、工藝規(guī)范，以及各種質(zhì)量記錄，其中不符合規(guī)定要求和錯(cuò)誤的地方均可作為客觀證據(jù)。
⑵ 通過巡視現(xiàn)場(chǎng)(辦公室、實(shí)驗(yàn)室、倉(cāng)庫(kù)、生產(chǎn)和服務(wù)場(chǎng)所)收集證據(jù);
⑶ 通過找有關(guān)人員交談來收集證據(jù);
⑷ 通過驗(yàn)證資源的充分性來收集證據(jù);
⑸ 審核員還可以用抽取已檢驗(yàn)過的產(chǎn)品重新檢驗(yàn)搜集證據(jù)。
2、抽樣要公正、有代表性。
收集證據(jù)應(yīng)采取隨機(jī)抽樣的方法進(jìn)行，最重要的是保證所抽樣本具有代表性，能夠真實(shí)地反映受審核方質(zhì)量管理體系的原貌。一般可以按檢查表的順序隨機(jī)抽樣，有經(jīng)驗(yàn)的審核員還可根據(jù)質(zhì)量手冊(cè)的審核結(jié)果、首次會(huì)議聽到的對(duì)話、現(xiàn)場(chǎng)觀察獲取的信息以及審核員的審核經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)，進(jìn)行定向抽樣。
二、審核控制
1、目標(biāo)明確
在收集證據(jù)期間，審核員心中就在時(shí)刻記住審核目標(biāo)。范圍和計(jì)劃安排，不要輕易偏離檢查表，經(jīng)常對(duì)照檢查表來校正審核方向。
2、合作
當(dāng)兩人一小組審核時(shí)，應(yīng)相互配合，避免重復(fù)或遺漏審核內(nèi)容。需要去其他部門調(diào)取文件或袖取樣本，應(yīng)由一名審核員隨同工廠人員一起去取，以保證及時(shí)和樣本的真實(shí)性。
3、靈活性
檢查表應(yīng)該成為審核員的“工具”，而不應(yīng)成為審核員的“主人”。在審核中，如果發(fā)現(xiàn)新的情況，可以偏離檢查表甚至調(diào)查審核計(jì)劃。通常，發(fā)現(xiàn)新線索后，作好記錄，判斷其重要性。對(duì)于一般的信息，可以不過問或者交待其他審核員附帶調(diào)查。對(duì)有重要意義的問題，在征得組長(zhǎng)同意后，可以偏離檢查表或改變審核計(jì)劃進(jìn)行跟蹤。
三、分析整理
1、小結(jié)會(huì)
小結(jié)會(huì)應(yīng)有審核員、對(duì)方陪同人員和受審核部門代表參加，會(huì)上由審核組介紹一天的審核進(jìn)展情況和發(fā)現(xiàn)的問題，與對(duì)方交流信息，征求對(duì)方對(duì)審核工作的意見。對(duì)不符合項(xiàng)報(bào)告應(yīng)要求對(duì)方簽字確認(rèn)。如果受審核部門的人員對(duì)報(bào)告內(nèi)容有異議，可把異議寫在報(bào)告上或撤銷事實(shí)尚不充分的不符合項(xiàng)。
2、審核組內(nèi)部會(huì)議
在審核組內(nèi)部會(huì)上，審核員應(yīng)對(duì)收集到的客觀證據(jù)進(jìn)行分析、整理，以確定哪些不符合項(xiàng)要寫成報(bào)告;哪些還缺少足夠的事實(shí)，有待進(jìn)一步證實(shí)或舍棄;哪些是偶然因素或已經(jīng)糾正。
第三節(jié) 不符合項(xiàng)報(bào)告
對(duì)現(xiàn)場(chǎng)審核中發(fā)現(xiàn)的問題，諸如違反管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求、合同要求和有關(guān)法規(guī)要求，違反質(zhì)量手冊(cè)，程序，作業(yè)指導(dǎo)書的規(guī)定等，將以不符合項(xiàng)報(bào)告的方式提交受審核部門，并以此做出對(duì)管理體系有效性評(píng)價(jià)的結(jié)論。
一、不符合項(xiàng)報(bào)告的內(nèi)容和要求
不符合項(xiàng)報(bào)告應(yīng)簡(jiǎn)單明了，只陳述客觀事實(shí)，不進(jìn)行分析。描述所發(fā)現(xiàn)的客觀事實(shí)違反了什么要求?既要反映問題，又要使受審核方容易接受和理解，便于受審核方查找原因并制定糾正措施。
不符合項(xiàng)報(bào)告的內(nèi)容和要求：
- 寫明在什么時(shí)間發(fā)現(xiàn)的問題;
- 寫明在哪里發(fā)現(xiàn)的問題;
- 寫明是什么事情(只陳述客觀事實(shí)，不作任何分析、評(píng)判);
- 寫明是誰說的或是誰做的(一般只寫職務(wù)，不寫姓名);
- 寫明規(guī)定要求的具體內(nèi)容;
- 寫明對(duì)應(yīng)的管理體系標(biāo)準(zhǔn)條款號(hào);
- 寫明必要的細(xì)節(jié)(如合同號(hào)、圖紙?zhí)枴⒃O(shè)備號(hào)、校準(zhǔn)證書或檢驗(yàn)報(bào)告編號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)/手冊(cè)/程序/作業(yè)指導(dǎo)書的章節(jié)號(hào)等);
- 使用本行業(yè)術(shù)語(yǔ)，內(nèi)容簡(jiǎn)明清晰，便于受審核部門理解;
- 應(yīng)對(duì)受審核部門有幫助(便于其分析原因并糾正);
- 應(yīng)有受審核部門負(fù)責(zé)人的簽字確認(rèn)。
不符合項(xiàng)報(bào)告示例：
公司QP0308《不合格品控制程序》第6條規(guī)定，“檢驗(yàn)科對(duì)返工和返修后的不合格品應(yīng)重新按檢驗(yàn)規(guī)程進(jìn)行檢驗(yàn)。”
審核時(shí)發(fā)現(xiàn)，三臺(tái)編號(hào)為01002、01003、01004的變壓器在做(10KV)耐壓試驗(yàn)時(shí)，第三組線圈均被擊穿，試驗(yàn)員換上新線圈后，未重新按檢驗(yàn)規(guī)程進(jìn)行檢驗(yàn)，即簽發(fā)了產(chǎn)品合格證，運(yùn)往成品倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)存。
以上事實(shí)，不符合ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)第8.3條要求“應(yīng)對(duì)糾正后的產(chǎn)品再次進(jìn)行驗(yàn)證，以證實(shí)符合要求。”
不符合項(xiàng)報(bào)告格式:
不 符 合 項(xiàng) 報(bào) 告
審核部門：檢驗(yàn)科 審核日期：20**年3月9日 合同號(hào)：008
審核依據(jù)：ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)條款8.3
審核員：張明
不符合項(xiàng)描述：
公司QP0308《不合格品控制程序》第6條規(guī)定：“檢驗(yàn)科對(duì)返工和返修后的不合格品應(yīng)重新按檢驗(yàn)規(guī)程進(jìn)行檢驗(yàn)。”
審核時(shí)發(fā)現(xiàn)，三臺(tái)編號(hào)為1002、1003、1004的變壓器(10KV)在做耐壓試驗(yàn)時(shí)，第三組線圈均被擊穿，試驗(yàn)員換上新線圈后，未重新按檢驗(yàn)規(guī)程進(jìn)行檢驗(yàn)，即簽發(fā)了產(chǎn)品合格證，運(yùn)往成品倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)存。
以上事實(shí)，不符合ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)第8.3條要求“應(yīng)對(duì)糾正后的產(chǎn)品再次進(jìn)行驗(yàn)證，以證實(shí)符合要求”
受審核方代表：李 俊
不符合項(xiàng)種類：嚴(yán)重
糾正措施：
1. 對(duì)此三臺(tái)未重新檢驗(yàn)的變壓器進(jìn)行檢驗(yàn)，見附件一。
2. 因檢驗(yàn)員不熟悉《不合格品控制程序》，檢驗(yàn)科應(yīng)組織檢驗(yàn)員的培訓(xùn)，并確保所有檢驗(yàn)員了解有關(guān)文件規(guī)定，不再發(fā)生類似情況，見附件二。
3. 抽查其它產(chǎn)品，防止有類似問題存在，見附件3。
受審核方代表：李 俊
糾正措施跟蹤情況：
糾正措施已完成，并運(yùn)行有效。
審核員：張 明
二、不符合項(xiàng)的嚴(yán)重程度
對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問題，一般按其嚴(yán)重程序分為嚴(yán)重不符合項(xiàng)、一般不符合項(xiàng)和觀察項(xiàng)。
1、嚴(yán)重不符合項(xiàng)的定義：
與管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求嚴(yán)重不符合或可導(dǎo)致管理體系失效或 “不能確保所提供產(chǎn)品(服務(wù))的質(zhì)量符合要求或會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重后果或違反管理體系要求的一般不符合項(xiàng)數(shù)量太多。
2、一般不符合項(xiàng)的定義：
與管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求輕微不符合或違反管理體系要求的孤立的(單獨(dú)的)輕微事件.
3、觀察項(xiàng)的定義：
潛在的不符合事項(xiàng)
說明：
①判定不符合項(xiàng)的嚴(yán)重與否應(yīng)考慮兩個(gè)問題：
a.如果不符合項(xiàng)不糾正，會(huì)出現(xiàn)什么后果?
b.出現(xiàn)這種后果的可能性有多大?
②判定由‘違反管理體系要求的一般不符合項(xiàng)數(shù)量太多”構(gòu)成的嚴(yán)重不符合項(xiàng)，應(yīng)考慮以下兩個(gè)問題：
a、不符合項(xiàng)是否相對(duì)集中子某一部門或過程或要求?
b、可能造成什么后果?
(可使用“不符合項(xiàng)分布表”幫助分析)
第四節(jié) 審核組內(nèi)部會(huì)議
審核組長(zhǎng)應(yīng)在每天審核結(jié)束及未次會(huì)議前召開審核組內(nèi)部會(huì)議以研究審核情況。
每天審核結(jié)束后召開簡(jiǎn)短的審核組內(nèi)部會(huì)議，以便審核員交流審核情況，統(tǒng)一對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)問題的看法，協(xié)調(diào)安排對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)疑點(diǎn)或線索進(jìn)一步查證落實(shí)，確認(rèn)或調(diào)整次日審核計(jì)劃安排，以便審核任務(wù)順利完成。
未次會(huì)議前，審核組應(yīng)召開內(nèi)部會(huì)議以對(duì)發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)進(jìn)行討論，對(duì)不符合項(xiàng)的性質(zhì)和分布進(jìn)行分析，以便對(duì)組織管理體系的符合性作出合理判斷，準(zhǔn)確作出推薦意見。會(huì)議內(nèi)容可包括：
一、確定不符合項(xiàng)
在末次會(huì)之前審查不符合項(xiàng)報(bào)告是非常必要的。確定不符合項(xiàng)主要應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：
1、不符合項(xiàng)的證據(jù)是否確切;
2、是否包括了所有必要的細(xì)節(jié);
3、違反的規(guī)定要求是否確切;
4、是否簡(jiǎn)明扼要，容易被理解;
5、是否便于受審核部門采取糾正措施等。
如缺少必要細(xì)節(jié)的，要加以補(bǔ)充;不符合項(xiàng)報(bào)告中引用的規(guī)定要求應(yīng)明確具體。
二、對(duì)不符合項(xiàng)統(tǒng)計(jì)分類
審核組內(nèi)部會(huì)議上要做的另一項(xiàng)工作是對(duì)現(xiàn)場(chǎng)審核結(jié)果進(jìn)行整理、分類和分析，以判定組織管理體系的有效性。
將全部不符合項(xiàng)按下列內(nèi)容進(jìn)行分析整理：
1、“嚴(yán)重”不符合項(xiàng);
2、“一般”不符合項(xiàng);
3、各質(zhì)量管理體系要求不符合項(xiàng)的數(shù)目;
4、各部門或過程、區(qū)域不符合項(xiàng)的數(shù)目。
制作不符合項(xiàng)分布表，如附表：
不 符 合 項(xiàng) 分 布 表
部門/過程ISO9001條款 設(shè)
計(jì)
部 生
產(chǎn)
部 供
應(yīng)
部 銷
售
部 質(zhì)量
保
證部 檢
驗(yàn)
部 ...... 合計(jì)
4.1 1 1
4.2 12 2 1 2 1 3 21
5.1 1 1
5.2 1 1 2
5.3 3 1 4
5.4 2 2 1 1 6
5.5
......
合計(jì) 15 9 1 3 3 4 35
通過對(duì)不符合項(xiàng)的分類統(tǒng)計(jì)，可以找出管理體系的薄弱環(huán)節(jié)。
第五節(jié) 末次會(huì)議
末次會(huì)議是對(duì)審核工作做出結(jié)論的會(huì)議，通常是在有關(guān)審核的全部調(diào)查和分析工作完成之后召開的。會(huì)議的主要目的是向受審核部門報(bào)告審核的結(jié)果。會(huì)議由審核組長(zhǎng)主持，按預(yù)定的時(shí)間舉行。
末次會(huì)議演示：
一、 出席會(huì)議人員簽到
二、感謝受審方的合作(由審核組長(zhǎng)或分別由審核組長(zhǎng)代表審核組講話)
大家好!兩天以來，各部門給予我們大力支持和積極配合，使得審核工作得以順利完成，在此，我代表審核組對(duì)各部門的支持與合作表示深深的謝意。
二、 重申審核是抽樣調(diào)查活動(dòng)
這里我重申一下，審核是一項(xiàng)抽樣調(diào)查活動(dòng)。在審核過程中，對(duì)承擔(dān)職責(zé)比較多的部門或過程，審核員抽樣會(huì)多一些，抽樣多，可能發(fā)現(xiàn)的問題也會(huì)多，抽樣少，發(fā)現(xiàn)的問題也可能會(huì)少。但是，沒發(fā)現(xiàn)問題不等于沒有問題，問題可能沒抽到。因此我們不提倡以被發(fā)現(xiàn)問題的多少或不符合項(xiàng)的多少作為評(píng)價(jià)該部門工作的唯一依據(jù)，因?yàn)橐话銇碚f，做得多錯(cuò)的機(jī)會(huì)也多。希望各部門針對(duì)存在的問題，分析原因，采取切實(shí)有效的措施，糾正不符合項(xiàng)。通過自查、數(shù)據(jù)分析、過程監(jiān)控，不斷地發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，持續(xù)改進(jìn)。
三、 肯定受審核方在質(zhì)量工作上的優(yōu)點(diǎn)和成績(jī)
在審核中，我們也發(fā)現(xiàn)各部門在管理上做了大量的工作，也取得了一定的成績(jī)，這里就不詳細(xì)講了，我要重點(diǎn)報(bào)告所發(fā)現(xiàn)的問題。
四、 報(bào)告不符合項(xiàng)和觀察項(xiàng)
1.通過審核，在肯定公司和各部門工作成績(jī)的同時(shí)，也發(fā)現(xiàn)了一些不符合要求的地方，這次審核，我們共形成了 ___ 個(gè)不符合項(xiàng)報(bào)告。需要說明一下：審核中，在哪個(gè)部門發(fā)現(xiàn)問題，不符合項(xiàng)報(bào)告就開給哪個(gè)部門，但責(zé)任不一定是那個(gè)部門。
下面我宣讀不符合項(xiàng)報(bào)告......
對(duì)以上的不符合項(xiàng)報(bào)告，如果不清楚的或有疑義的?可以提出來。
2.請(qǐng)各位審核員補(bǔ)充說明審核中發(fā)現(xiàn)的其他情況(有些問題可以作為觀察項(xiàng)，不一定以書面報(bào)告提出，可以口頭報(bào)告，以引起有關(guān)方注意)。
五、 總結(jié)和結(jié)論
審核組長(zhǎng)對(duì)審核工作進(jìn)行總結(jié)，宣讀審核報(bào)告;
六、 征求受審方的意見
審核組長(zhǎng)征求各部門對(duì)審核結(jié)果的意見。如果沒意見，進(jìn)入下一步。
七、 請(qǐng)受審核方代表在不符合項(xiàng)報(bào)告上簽字。
八、 商定未盡事宜。
商定采取糾正措施的時(shí)間(說明應(yīng)在___個(gè)月內(nèi)整改完畢)。
九、 再次表示感謝
再次對(duì)各部門的合作與支持表示感謝。
十一、請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)講話(結(jié)束會(huì)議)
第六節(jié) 審核報(bào)告
審核報(bào)告是審核工作的重要成果，是審核形成的正式文件。
一、審核報(bào)告的內(nèi)容
審核報(bào)告通常包括以下內(nèi)容：
1、基本情況;
(1)審核目的、范圍、依據(jù);
(2)審核計(jì)劃的安排及審核組成員名單;(詳見審核計(jì)劃);
(3)共調(diào)查了多少個(gè)部門等。
2、審核結(jié)果的描述：
(1)不符合項(xiàng)數(shù)目(分嚴(yán)重不符合項(xiàng)和一般不符合項(xiàng));
(2)不符合項(xiàng)分布情況(在標(biāo)準(zhǔn)的哪些條款、哪些部門);
(3)觀察項(xiàng)數(shù)目及分布情況。
3、審核結(jié)論;
評(píng)價(jià)意見(評(píng)價(jià)管理體系與標(biāo)準(zhǔn)的符合程度及其有效性，評(píng)價(jià)管理體系對(duì)達(dá)到規(guī)定方針、目標(biāo)的能力)。
4、預(yù)計(jì)被審部門采取糾正措施的時(shí)間;
5、審校組長(zhǎng)簽字;
6、審核報(bào)告分發(fā)清單;
7、附件目錄，如：
(1)不符合項(xiàng)報(bào)告;
(2)觀察項(xiàng)報(bào)告;
(3)審核計(jì)劃;
(4)出席首次會(huì)議人員名單(簽到表);
(5)出席未次會(huì)議人員名單(簽到表)。
二、審核報(bào)告的寫作要點(diǎn)
1、審核報(bào)告一般由審核組長(zhǎng)親自起草，也可指定其他審核員按組長(zhǎng)的指示代為起草，但審核組長(zhǎng)對(duì)報(bào)告的準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。
2、審核報(bào)告一般要編制成表格，按表格的欄目將有關(guān)內(nèi)容填上。
3、審核報(bào)告應(yīng)清楚明了，使用確切的語(yǔ)言，如實(shí)地反映審核工作的做法和結(jié)果，觀點(diǎn)應(yīng)明確，敘述得體，結(jié)論客觀，公正。
4、受審核部門采取糾正措施的時(shí)間一項(xiàng)，是審核組長(zhǎng)根據(jù)受審核部門存在問題的類型、嚴(yán)重程度。范圍，以及受審核部門對(duì)采取糾正措施的承諾而決定的，以便于安排跟蹤審核。
內(nèi)部審核報(bào)告示例：
內(nèi) 部 審 核 報(bào) 告
審核范圍：
審核依據(jù)：□ISO和OHSMS相關(guān)標(biāo)準(zhǔn) □組織管理體系文件
□合同 □適用的法律法規(guī)
審核組成員：
審核日期：
審核概況：
1.本次審核共調(diào)查了( )個(gè)部門的管理體系過程或活動(dòng)(見審核計(jì)劃)
2.審核中發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重不符合項(xiàng)( )項(xiàng)，一般不符合項(xiàng)( )項(xiàng)，觀察項(xiàng)( )項(xiàng)(見不符合項(xiàng)分布表)
審核組對(duì)組織管理體系的評(píng)價(jià)：
預(yù)計(jì)受審核部門完成糾正措施所需時(shí)間：
附件：□簽到表 □審核計(jì)劃 □不符合項(xiàng)報(bào)告 □觀察項(xiàng)報(bào)告
審核組長(zhǎng)簽字：
年 月 日
管理者代表意見：
簽字(蓋章) 年 月 日
特別說明：
1、 本次審核基于抽樣調(diào)查，不能包括組織全部質(zhì)量活動(dòng)，因此未發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)可能仍會(huì)存在于目前的管理體系中。
2、如對(duì)審核結(jié)論有不同意見，請(qǐng)向管理者代表反映。
第七節(jié) 跟蹤審核
對(duì)審核中提出的不符合項(xiàng)，受審核部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)確保及時(shí)采取措施，以消除所發(fā)現(xiàn)的不合格及其原因。包括：
一 評(píng)審不合格;
一 確定不合格原因;
一 評(píng)價(jià)確保不合格不再發(fā)生的措施的需求;
一 確定和實(shí)施所需的措施;
一 審核組跟蹤審該，包括：
對(duì)所采取措施的驗(yàn)證和驗(yàn)證結(jié)果的報(bào)告;
一 推動(dòng)管理體系持續(xù)改進(jìn)。