**農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)物業(yè)資料管理計(jì)劃

　　科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為**農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)及公共設(shè)施的使用、維修、改建和各項(xiàng)管理工作提供指引和服務(wù)。**農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)作為高檔住宅項(xiàng)目，其檔案資料是十分繁雜的，我們擬采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、信息化的科學(xué)管理手段，明確指定檔案管理人員，抓住檔案資料的收集、整理、歸檔、利用四個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格、科學(xué)、集中的管理，達(dá)到提高物業(yè)管理水平、更好地服務(wù)業(yè)戶的目的。

　　1.物業(yè)資料管理流程：

　　收集：工程技術(shù)、維修、改造資料；

　　證件、裝修審批表；

　　歷次管理活動(dòng)書面、音像記錄

　　整理分類：產(chǎn)權(quán)資料；

　　技術(shù)資料；

　　管理規(guī)章及內(nèi)部管理制度；

　　歷次管理工作資料、記錄；

　　業(yè)委會(huì)文件、通知、資料、活動(dòng)記錄；

　　財(cái)務(wù)帳表及分布方案

　　歸檔：按國(guó)家示范住宅小區(qū)標(biāo)準(zhǔn)及評(píng)分細(xì)則及ISO9001（2000版）質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)建立雙檔制。

　　利用：按權(quán)限取用，領(lǐng)取時(shí)登記，使用后立即歸還。

　　2.檔案資料的分類檢索

　　（1）開發(fā)建設(shè)單位移交檔案資料

　　1)產(chǎn)權(quán)資料

　　項(xiàng)目批準(zhǔn)文件

　　用地批準(zhǔn)文件

　　建筑執(zhí)照

　　拆遷安置資料

　　2)技術(shù)資料

　　**農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)規(guī)劃圖

　　建筑施工圖

　　竣工圖

　　a.總平面圖

　　b.單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖

　　c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖

　　地質(zhì)勘測(cè)報(bào)告

　　工程合同

　　開、竣工報(bào)告

　　工程預(yù)決算

　　圖紙會(huì)審記錄

　　工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單（包括質(zhì)量事故處理記錄）

　　隱蔽工程驗(yàn)收簽證

　　沉降觀察記錄

　　竣工驗(yàn)收證明書

　　鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書

　　新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書

　　水電、衛(wèi)生器具等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書

　　砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告

　　供水試壓報(bào)告

　　3)物業(yè)資料

　　**農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)基本資料

　　**農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)分項(xiàng)資料

　　商業(yè)配套資料

　　娛樂(lè)設(shè)施資料

　　（2）管理處自建檔案資料

　　1)業(yè)戶資料

　　A.業(yè)戶基本情況

　　B.產(chǎn)權(quán)證書復(fù)印件

　　C.各項(xiàng)簽約文件

　　2)日常管理資料

　　A.環(huán)境管理記錄

　　a.日常巡查記錄

　　b.垃圾清運(yùn)記錄

　　c.消殺記錄

　　d.噪音檢測(cè)記錄

　　B.保安管理記錄

　　a.日常巡查記錄

　　b.交接班記錄

　　c.值班記錄

　　d.物資搬運(yùn)放行記錄

　　e.緊急事件處理記錄

　　f.車輛進(jìn)出記錄

　　g.夜間查崗記錄

　　C.車輛檔案

　　a.車輛詳細(xì)資料

　　b.車位使用協(xié)議

　　D.裝修管理資料檔案

　　E.維修服務(wù)檔案

　　a.維修委托單

　　b.維修服務(wù)回訪記錄

　　F收費(fèi)管理檔案

　　a.管理

費(fèi)收支公布表

　　b.管理處與外單位簽訂的各類合同

　　c.其它

　　G.設(shè)備管理檔案

　　a.公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄

　　b.機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修及運(yùn)行記錄

　　c.設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄

　　d.設(shè)備設(shè)施巡視檢查記錄

　　e.設(shè)備臺(tái)帳

　　H.業(yè)戶意見調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄

　　I.業(yè)戶訪問(wèn)記錄

　　J.業(yè)戶投訴及處理記錄

　　K.員工管理檔案

　　a.員工個(gè)人詳細(xì)資料

　　b.員工培訓(xùn)考核記錄

　　c.員工業(yè)績(jī)考核記錄

　　d.員工內(nèi)務(wù)管理檢查記錄

　　L.培訓(xùn)檔案

　　a.培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施記錄

　　b.培訓(xùn)考核及跟查記錄

　　c.軍事訓(xùn)練及消防演習(xí)記錄

　　M.行政文件

　　a.政府部門文件

　　b.公司規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件

　　c.公司榮譽(yù)資料

　　N.其它

　　3、檔案、資料使用流程：

　　4、檔案資料收、發(fā)管理程序

　　（1）公司重要資料（如開發(fā)建設(shè)單位提供的資料）接收必須經(jīng)過(guò)管理處主任或其指定負(fù)責(zé)人驗(yàn)收，完善交接手續(xù)后方能分卷歸檔。

　　（2）日常管理文件按照公司制定的文件管理程序進(jìn)行發(fā)放及接收，并分卷歸檔。

　　5、秀嘉農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)檔案資料管理要求

　　（1）采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式，如電腦磁盤、光碟、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等，并采用相適應(yīng)的保管、儲(chǔ)存方法。

　　（2）盡可能把其它形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案儲(chǔ)存，便于查找和利用。

　　（3）電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理，并定期按相關(guān)管理流程清除過(guò)期失效文件。

　　（4）原始文件按照文件使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類，并編制相應(yīng)的文件目錄。當(dāng)文件狀況有所變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)內(nèi)容，以保證查閱者及時(shí)找到有效的文件。

　　（5）檔案的鑒定必須由管理處指定人員負(fù)責(zé)，對(duì)檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定，未經(jīng)授權(quán)人士無(wú)權(quán)決定。

　　（6）檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊，以內(nèi)容分類，統(tǒng)一編號(hào)，登記造冊(cè)，編輯目錄，分類保存。

　　（7）檔案保管必須有專人負(fù)責(zé)，以達(dá)到文檔管理要求，必須做到檔案標(biāo)識(shí)清晰，分類明確，易查找；檔案出室必須由授權(quán)人員經(jīng)過(guò)登記后方可借出，文件借閱者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毀等，否則追究相關(guān)責(zé)任；檔案入室時(shí)必須經(jīng)過(guò)檢查，如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ)，損壞嚴(yán)重需追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員應(yīng)定期檢查檔案借閱情況，以便及時(shí)收回在外文件，防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件丟失和泄密。

　　（8）檔案保管環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)等，配置有效的滅火器材和防潮物品及設(shè)施，檔案管理人員需及時(shí)進(jìn)行檢查和清理，保證文檔保管條件符合管理處文檔管理要求。

篇2：物業(yè)檔案、資料管理的內(nèi)容

　　物業(yè)項(xiàng)目檔案、資料管理的內(nèi)容

　　1、資料的收集

　　資料的收集堅(jiān)持"來(lái)源多、內(nèi)容廣"的原則。從物業(yè)管理的實(shí)際工作出發(fā)，擴(kuò)大信息資料的來(lái)源，從建筑規(guī)劃到工程竣工;從建筑物本體維護(hù)到一花一木的養(yǎng)護(hù)都有詳盡的檔案資料收集。

　　2、檔案資料的分類

　　所收集的檔案資料，根據(jù)其來(lái)源、內(nèi)容、形式，進(jìn)行集中整理和科學(xué)分類，做到條理清晰、分類合理，便于使用、查找、檢索。

　　移交資料

　　項(xiàng)目資料名稱

　　規(guī)劃資料

　　1.項(xiàng)目批準(zhǔn)文件

　　2.用地批準(zhǔn)文件

　　3.投資許可證、建筑許可證、開工許可證

　　4.拆遷安置資料

　　5.房地產(chǎn)平面圖

　　工程技術(shù)資料

　　1.竣工圖、總平面圖，建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備及附屬工程及隱蔽工程的全套圖紙

　　2.地質(zhì)勘查報(bào)告、工程建設(shè)投標(biāo)文件

　　3.工程合同及竣工報(bào)告

　　4.工程預(yù)決算

　　5.圖紙會(huì)審記錄

　　6.工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)

　　7.隱蔽工程驗(yàn)收簽證

　　8.沉降觀察記錄

　　9.竣工驗(yàn)收證明書

　　10.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書

　　11.新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書

　　12.水電氣、空調(diào)、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書

　　13.砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告

　　14.供水、供氣、空調(diào)的試壓報(bào)告

　　15.園林綠化圖紙和清樣

　　16.設(shè)備清單、設(shè)備供貨合同，設(shè)備安裝調(diào)試記錄，使用注意事項(xiàng)、說(shuō)明，質(zhì)保書和保修單

　　17.工程監(jiān)理報(bào)告

　　日常物業(yè)管理檔案、信息資料

　　項(xiàng)目資料名稱

　　物業(yè)資料--物業(yè)基本資料、分區(qū)資料、商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料、娛樂(lè)設(shè)施資料等

　　業(yè)主資料--業(yè)主須知、業(yè)主基本資料、租賃合同、物品出入登記等

　　裝修資料--裝修申請(qǐng)表、報(bào)建批文、裝修工程圖、裝修施工安全責(zé)任書、裝修施工人員出入證、施工單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照、裝修巡查記錄、裝修驗(yàn)收記錄等

　　維修資料--維護(hù)計(jì)劃與方案、維修申報(bào)表、維修服務(wù)派工單、維修回訪記錄、公共設(shè)施維修記錄等

　　綠化養(yǎng)護(hù)資料--綠化檢查記錄、綠化養(yǎng)護(hù)記錄、禮儀擺花協(xié)議等

　　清潔、保潔資料--清潔服務(wù)整改通知單、保潔日檢記錄等

　　消防管理資料--消防巡視記錄、消防設(shè)施檢查記錄、動(dòng)火作業(yè)審批表、消防設(shè)施運(yùn)行記錄、火災(zāi)隱患整改通知等

　　治安交通管理資料--日常巡查記錄、交接班記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶、緊急事件處理記錄、車輛管理記錄、保安巡邏簽到表、安全隱患整改通知等

　　設(shè)備管理資料--設(shè)備臺(tái)帳、設(shè)備維修保養(yǎng)計(jì)劃與申請(qǐng)報(bào)告、設(shè)備維修保養(yǎng)記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、設(shè)備維修分包協(xié)議、設(shè)備檢查記錄等

　　社區(qū)文化活動(dòng)資料--活動(dòng)實(shí)施方案、活動(dòng)宣傳圖片、錄像記錄、傳媒報(bào)導(dǎo)、總結(jié)報(bào)告等

　　員工管理資料--員工個(gè)人資料、聘用表、員工培訓(xùn)計(jì)劃、員工培訓(xùn)記錄、員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄、員工內(nèi)務(wù)管理記錄等

　　服務(wù)質(zhì)量反饋資料--服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、展戶、參展人員意見調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄、業(yè)主人員投訴及處理記錄等行政文件資料--政府相關(guān)文件、法規(guī)、法律;房地產(chǎn)公司有關(guān)文件、通知、函件;物業(yè)規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件;物業(yè)榮譽(yù)檔案;物業(yè)接待、參觀記錄等

　　3、檔案資料管理的要點(diǎn)

　　⑴、重要的檔案資料(如竣工資料)的交接必須經(jīng)過(guò)雙方負(fù)責(zé)人或其指定責(zé)任人驗(yàn)收，完善交接手續(xù)后方能分卷立檔。

　　⑵、檔案資料實(shí)行專人專職管理。

　　⑶、檔案資料實(shí)行嚴(yán)格的借閱登記制度，歸還入檔時(shí)，必須經(jīng)過(guò)審核檢查，如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ)，損壞嚴(yán)重的須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員須定時(shí)檢查檔案借閱情況，以便及時(shí)收回在外文件，防止因管理疏忽導(dǎo)致文件流失。

　　⑷、檔案資料管理實(shí)行嚴(yán)格的鑒定制度。檔案資料的鑒定必須由主要負(fù)責(zé)人或其指定的責(zé)任人負(fù)責(zé)，對(duì)檔案是否有效、作廢以及保存數(shù)量等做出決定。當(dāng)文件狀況有所變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù)，以保證查閱者及時(shí)找到有效文件。

　　⑸、檔案資料的管理必須做到"七防"，即防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防變質(zhì)、防高溫。必須配置有效的滅火器材，潮濕天氣需放置生石灰等防潮物，檔案管理人員須定期檢查和清理，保證檔案資料管理環(huán)境條件符合要求。

　　4、檔案資料管理制度

　　⑴、管理處檔案資料員負(fù)責(zé)整理收集各類檔案資料。

　　⑵、管理處工作人員日常工作中必須完成工作范圍內(nèi)的各類文件、記錄，以便檔案員收集。

　　⑶、管理處資料室收檔、存檔的文件、批文必須是原始記錄，其他資料確沒有原始記錄，也可存復(fù)印件。

　　⑷、檔案員負(fù)責(zé)做好檔案、資料的防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防盜、防高溫工作。

　　⑸、管理處檔案資料分類：用戶檔案資料、裝修審批資料、維修保養(yǎng)資料、工程竣工資料及管理處相關(guān)資料。

　　⑹、已歸檔的資料，每月進(jìn)行抽查，每季進(jìn)行全面檢查，年度進(jìn)行清理、檢查，對(duì)超期或已無(wú)保存價(jià)值的檔案，嚴(yán)格按銷毀規(guī)程進(jìn)行。

　　⑺、對(duì)外借閱

　　用戶借閱或其他人有關(guān)檔案資料，須向管理處提出書面申請(qǐng)，經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后，交檔案員備案查找。所有借閱檔案資料不得帶出檔案室，如遇特殊情況需復(fù)印的，應(yīng)交納一定的保證金。

　　⑻、對(duì)內(nèi)借閱

　　管理處內(nèi)部工作人員查閱檔案資料時(shí)，經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后，交檔案室檔案員查找，但不得隨意復(fù)印。

　　5、檔案資料管理體系

　　檔案資料管理系統(tǒng)(略)

　　6、檔案資料銷毀規(guī)程

　　⑴、每年年底由檔案資料員對(duì)檔案資料作一次全面認(rèn)真檢查、整理，并提出超過(guò)期限或已無(wú)保存價(jià)值的檔案。

　　⑵、根據(jù)各類檔案資料的保管期限，在確定該檔案已超過(guò)保存期限或已無(wú)保存價(jià)值時(shí)，由檔案資料員填寫銷毀單并報(bào)主任鑒定。

　　⑶、主任在接到銷毀單10個(gè)工作日內(nèi)，結(jié)合實(shí)際情況，并經(jīng)管理處辦公會(huì)議進(jìn)行鑒定，確認(rèn)無(wú)誤后，執(zhí)行銷毀。

　　⑷、銷毀檔案資料時(shí)，應(yīng)有詳細(xì)記錄。

篇3：物業(yè)公司質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

　　物業(yè)公司質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

　　1.0目的

　　規(guī)范質(zhì)量體系文件和資料的管理，確保質(zhì)量體系文件和資料使用的有效性。

　　2.0適用范圍

　　適用與質(zhì)量體系文件、相關(guān)外來(lái)文件的管理。

　　3.0職責(zé)

　　品質(zhì)拓展部負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件和資料的管理。

　　4.0要點(diǎn)和實(shí)施

　　4.1質(zhì)量體系文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、發(fā)放按《質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》執(zhí)行。

　　4.2質(zhì)量體系文件的使用。

　　4.2.1品質(zhì)/拓展部應(yīng)確保凡授權(quán)范圍內(nèi)的人員均能及時(shí)得到有效版本的文件。

　　4.2.2各部門及所有工作人員應(yīng)確保不持有、不使用作廢/失效的文件。

　　4.2.3文件的持有部門和持有人員不得將持有的文件轉(zhuǎn)借、復(fù)印或作非授權(quán)的涂改。

　　4.3質(zhì)量體系文件的保管。

　　4.3.1文件的保管環(huán)境應(yīng)適宜于防止文件的丟失、損壞和涂改。

　　4.3.2文件保管方法應(yīng)便于存取查閱。

　　4.3.3應(yīng)保持文件夾的完整、齊全。

　　4.3.4文件的持有部門或持有人員應(yīng)持有經(jīng)批準(zhǔn)的帶現(xiàn)行更改狀況的有效文件的清單，以便于了解文件變動(dòng)的情況和檢索。

　　4.4質(zhì)量體系文件更改的控制。

　　4.4.1文件的更改必須由文件的原編寫部門負(fù)責(zé)填寫相關(guān)表格，經(jīng)文件原審核人和批準(zhǔn)人審核、批準(zhǔn)后方可進(jìn)行更改。若原審核人、批準(zhǔn)人發(fā)生變動(dòng)，則應(yīng)由其職務(wù)的接任人負(fù)責(zé)審核、批準(zhǔn)。文件更改的內(nèi)容由文件原編寫部門擬定。

　　4.4.2文件更改應(yīng)由品質(zhì)/拓展部通知的形式發(fā)布，以使文件夾的持有部門和持有人了解文件的更改內(nèi)容和更改后的標(biāo)識(shí)。

　　4.4.3通知僅下達(dá)給公司持有該文件受控文本的部門和人員進(jìn)行更改，但程序文件和質(zhì)量手冊(cè)換版時(shí)，則應(yīng)將換版后的文件送達(dá)第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)。

　　4.4.4問(wèn)更改的方式。

　　文件更改的方式在《文件更改申請(qǐng)表》上予以規(guī)定，并且由品質(zhì)/拓展部進(jìn)行。更改的方式可以采用劃改、換頁(yè)或換版的方式進(jìn)行，但劃改時(shí)，應(yīng)能辨認(rèn)更改前的內(nèi)容。

　　4.4.5文件更改的標(biāo)識(shí)和記錄

　　文件更改后應(yīng)在文件的版本標(biāo)識(shí)、修改狀態(tài)標(biāo)識(shí)上予以識(shí)別，在文件更改記錄上及時(shí)予以記錄，以便核對(duì)、識(shí)別。

　　4.4.6文件的換版。下列情況之一，文件應(yīng)予以換版：

　　（1）同一文件多次更改（如同一文件已更改5次以上）時(shí)；

　　（2）同一文件一次更改內(nèi)容較多時(shí)。

　　4.5作廢/失效質(zhì)量體系文件處置。

　　4.5.1品質(zhì)/拓展部應(yīng)在更換新頁(yè)或新版的同時(shí)，撤回舊頁(yè)或舊版本文件。

　　4.5.2撤出的舊頁(yè)或舊版本文件，品質(zhì)/拓展部資料管理員應(yīng)在《作廢/失效文件清單》上予以記錄，并在每頁(yè)上加蓋藍(lán)色“作廢”或“失效”印章。

　　4.5.3作廢/失效文件在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間（如一年）集中銷毀的方式應(yīng)考慮方便、適用、可行。銷毀前在《作廢/失效文件清單》上予以記錄。

　　4.5.4留作資料以供法律/累計(jì)知識(shí)需要的作廢文件，應(yīng)經(jīng)管理者代表同意，并在其每頁(yè)上加蓋藍(lán)色“參考”印章。

　　4.6外來(lái)文件的管理。

　　4.6.1外來(lái)文件包括：

　　（1）本行業(yè)強(qiáng)制執(zhí)行的法律、法規(guī)、條例；

　　（2）本公司選定執(zhí)行的國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；

　　（3）業(yè)主或其他單位提供的有關(guān)物業(yè)管理的來(lái)文、來(lái)函。

　　4.6.2屬于本程序前條的第1、2項(xiàng)的外來(lái)文件一律應(yīng)處于受控狀態(tài)，既在其封面或首頁(yè)上加蓋藍(lán)色“受控文件”的印章。需分發(fā)的，還應(yīng)編號(hào)并辦理發(fā)放簽收。

　　4.6.3對(duì)于外來(lái)文件，品質(zhì)/拓展部資料管理員應(yīng)建立收/發(fā)臺(tái)帳，以便追溯其來(lái)源和分布。

　　4.7文件的歸檔。

　　4.7.1質(zhì)量體系文件和外來(lái)文件一律應(yīng)歸檔。

　　4.7.2歸檔文件一律為正本且不加蓋受控狀態(tài)標(biāo)識(shí)和編號(hào)（外來(lái)文件除外）。

　　4.7.3文件的發(fā)布、更改、處理的相關(guān)表格應(yīng)隨正本一起歸檔。

　　4.7.4文件的更改通知、更改換頁(yè)、換版的文件一律歸檔。

　　4.7.5品質(zhì)/拓展部應(yīng)按本規(guī)程文件更改條款規(guī)定，對(duì)歸檔文件實(shí)施更改。但原歸檔文件不撤出，僅加蓋“作廢”或“參考”藍(lán)色印章。

　　4.8文件的補(bǔ)發(fā)按《質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.9質(zhì)量體系文件的借閱。

　　4.9.1公司外部人員需借閱文件時(shí)應(yīng)符合下列條件之一：

　　（1）是公司的服務(wù)對(duì)象；

　　（2）是公司的主管上級(jí)；

　　（3）是公司的承包方；

　　（4）按法律、法規(guī)或合同規(guī)定提供借閱的需方。

　　4.9.2公司可以借閱的文件應(yīng)不涉及公司人事、商業(yè)

和技術(shù)機(jī)密，但上款第4項(xiàng)的除外。

　　4.10人員離開公司或工作崗位發(fā)生變化時(shí)，品質(zhì)/拓展部負(fù)責(zé)回收所發(fā)文件，并在文件發(fā)放簽收-記錄中注明回收原因和時(shí)間。

　　4.11公開文件的控制。

　　4.11.1凡公開的文件如向業(yè)主或住戶提交或發(fā)布的程序、手冊(cè)、規(guī)定、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等均屬受控文件范圍。

　　4.11.2凡公開的文件均應(yīng)注明文件編碼、版本號(hào)、生效日期。

　　4.11.3負(fù)責(zé)實(shí)施公開文件的部門應(yīng)指定專業(yè)人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

　　4.11.4凡公開的文件夾發(fā)生更改時(shí)，應(yīng)以原公開的形式，在原發(fā)放或公布的范圍內(nèi)今年性更改，以便更改的內(nèi)容為業(yè)主或住戶所了解。

　　4.11.5凡張貼于公司內(nèi)部的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書，包括公開張貼文件其中的部分（外來(lái)文件除外），均應(yīng)標(biāo)明文件編碼、版本號(hào)并加蓋“受控文件”印章。

　　4.12品質(zhì)/拓展部負(fù)責(zé)保存文件和資料管理形成的全套記錄，各部門或文件持有人負(fù)責(zé)保存持有的記錄，保存期為3年。

　　5.0記錄

　　5.1《文件銷毀申請(qǐng)表》文件編碼：

　　6.0相關(guān)支持文件。