辦公+住宅項(xiàng)目檔案的建立和管理

　　一、檔案的建立

　　設(shè)立資料室、負(fù)責(zé)檔案建立和管理，配備專門的檔案專業(yè)管理人員，從接管開(kāi)始，建立各類檔案，采取電腦化管理。

　　1、系統(tǒng)化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、電腦化管理，制訂一系列管理制度。

　　2、建檔流程：收集-整理-歸類-編號(hào)-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查。

　　3、各部門廣泛收集，資料室集中管理。

　　4、分類明確，針對(duì)不同的檔案性質(zhì)，采用有不同的建檔和管檔方法，本公司將檔案分成五類由專職人員進(jìn)行管理，并將檔案管理列為我公司質(zhì)量體系的一個(gè)重要部分。

　　二、檔案管理

　　本公司檔案管理體系按照ISO9000質(zhì)量認(rèn)證體系標(biāo)準(zhǔn)，把它濃縮為：

　　（一）辦公室、人事檔案管理；

　　1、辦公室檔案由資料員進(jìn)行分類編號(hào)、整理、保管。

　　2、有關(guān)行政機(jī)關(guān)，公司上層有關(guān)文件及會(huì)議紀(jì)要均屬辦公室檔案文件。

　　3、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件入檔必須與領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。

　　4、所有人事檔案按照編號(hào)由資料員管理，并將個(gè)人所有資料輸入電腦保存軟盤，人離開(kāi)企業(yè)其檔案銷毀。

　　（二）質(zhì)量體系文件檔案管理；

　　1、公司本部ISO9000質(zhì)量體系文件的管理由管理處專人負(fù)責(zé)進(jìn)行管理。

　　2、所有質(zhì)量體系文件的編號(hào)、審批、發(fā)放、更改、作廢均應(yīng)有日期和負(fù)責(zé)人，批準(zhǔn)人及文件現(xiàn)狀態(tài)的記錄。

　　3、所有質(zhì)量體系文件均有規(guī)定的編號(hào)、易懂、易查、易察。

　　4、《文件清單》、《發(fā)放記錄》、《更改申請(qǐng)表》、《更改領(lǐng)取表》均應(yīng)填寫標(biāo)準(zhǔn)、明了。

　?。ㄈ┕こ虣n案管理；

　　1、從接管開(kāi)始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料和各種竣工圖及供電、發(fā)電、消防、排風(fēng)排水、煤氣管理、電梯、照明系統(tǒng)的有關(guān)資料均進(jìn)行編號(hào)，檔案由專人儲(chǔ)存于專柜中保管。

　　2、所有工程類國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)均勻進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)并附上受控負(fù)責(zé)人由專人保管于專柜中。

　　3、所有工程資料均應(yīng)規(guī)定保存期限，并建立銷毀檔案制度。

　?。ㄋ模┴?cái)務(wù)檔案管理；

　　1、每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷裝訂成冊(cè)。

　　2、保存的會(huì)計(jì)檔案向外單位提供利用時(shí)，須報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，但不得拆散原卷冊(cè)，并應(yīng)限期歸還。

　　3、會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)特點(diǎn)分永久、定期二類。

　　4、會(huì)計(jì)檔案保管期滿需銷毀時(shí)，應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，審查并編造會(huì)計(jì)檔案，銷毀設(shè)冊(cè)。

　?。ㄎ澹┳魴n案管理；

　　1、所有業(yè)主資料如購(gòu)房合同（含產(chǎn)權(quán)證）復(fù)印件、租戶合同復(fù)印件、房屋驗(yàn)收清單及業(yè)主、業(yè)主有關(guān)資料（身份證、戶口所在地、工作單位地址、常住地址、聯(lián)系電話）均應(yīng)按單元由資料員編號(hào)妥善保存并輸入電腦。

　　2、業(yè)主變更資料均勻由資料員妥善保存并輸入電腦。

　　3、業(yè)主資料根據(jù)一定期限銷毀，保存軟盤。

　?。┧袡n案必須進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便、同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保安制度，不得隨意堆放、嚴(yán)防毀損、散失和泄露。

　?。ㄆ撸┧锌奢斎腚娔X的檔案均應(yīng)輸入電腦，保存軟盤。

　?。ò耍┧袡n案的借閱均應(yīng)通過(guò)資料保管員（有必要時(shí)應(yīng)有負(fù)責(zé)人許可同意）并進(jìn)行登記簽字。

　　（九）所有檔案保管環(huán)境要求干燥、通風(fēng)、如有遺失，應(yīng)通知有關(guān)人員負(fù)責(zé)。

篇2：物業(yè)知識(shí)培訓(xùn)：業(yè)主入伙裝修檔案建立

　　物業(yè)知識(shí)培訓(xùn)：業(yè)主入伙裝修檔案建立

　　入伙裝修期的檔案建立

　　第一節(jié)業(yè)主入伙檔案

　　一、業(yè)主入伙資料,主要包括：

　　1、《入伙通知書》；

　　2、房產(chǎn)證或購(gòu)房合同復(fù)印件；

　　3、業(yè)主身份證復(fù)印件和代辦人份證復(fù)印件及授權(quán)委托書；

　　4、營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法人授權(quán)委托書及法人代表和辦理人的身份證復(fù)印件(業(yè)主屬法人單位)；

　　6、《業(yè)主(臨時(shí))公約》；

　　7、《收樓書》存根；

　　8、《整改項(xiàng)目報(bào)告》。

　　二、業(yè)主家庭情況資料,主要包括：

　　1、業(yè)主檔案(身份證明文件復(fù)印件及《業(yè)主/住戶情況登記表》)；

　　2、隨住人員檔案(身份證明文件復(fù)印件及《業(yè)主/住戶情況登記表》)；

　　3、暫住人員檔案(身份證明文件復(fù)印件及《業(yè)主/住戶情況登記表》)；

　　4、業(yè)戶車輛情況資料(《車輛情況登記表》)；

　　5、辦理停車手續(xù)資料(《車位有償使用協(xié)議書》)。

　　第二節(jié) 業(yè)主裝修檔案

　　一、裝修申請(qǐng)審批資料,主要包括：

　　1、《裝修申請(qǐng)/驗(yàn)收表》；

　　2、《裝修審批通知書》；

　　3、裝修圖紙及審批資料；

　　4、裝修施工單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證書復(fù)印件；

　　二、裝修管理檔案,主要包括：

　　1、《裝修管理協(xié)議》；

　　2、裝修施工人員檔案(《施工出入證辦證登記表》)；

　　3、裝修巡查記錄(《裝修巡視檢查記錄表》)；

　　4、《違反裝修規(guī)定整改通知書》及《裝修驗(yàn)收整改通知書》；

　　5、裝修竣工驗(yàn)收單(《裝修申請(qǐng)/驗(yàn)收表》)。

　　以上業(yè)主入伙檔案及業(yè)主裝修檔案合并為業(yè)主檔案,按檔案管理規(guī)程由兼職檔案員進(jìn)行管理。

　　附件一：以下為入伙裝修期間所使用的文件及表格

　　1、入伙通知書

　　2、收樓須知

　　3、入伙預(yù)交費(fèi)用一覽表

　　(1)業(yè)主/住戶情況登記表(個(gè)人)

　　(2)業(yè)主/住戶情況登記表(單位)

　　4、收樓手續(xù)流程條

　　5、收樓證明書

　　6、業(yè)主公約

　　7、委托銀行代收費(fèi)協(xié)議書

　　8、業(yè)戶手冊(cè)

　　9、裝修指南

　　10、住宅質(zhì)量保證書

　　11、住宅使用說(shuō)明書

　　12、收樓書

　　13、整改項(xiàng)目報(bào)告

　　14、其它入伙代辦手續(xù)簽約表格

　　15、裝修申請(qǐng)/驗(yàn)收表

　　16、裝修審批通知書

　　17、房屋裝修管理規(guī)定

　　18、裝修管理協(xié)議

　　19、施工出入證辦證登記表

　　20、單元施工許可證

　　21、出入證

　　22、動(dòng)火許可證

　　23、違反裝修規(guī)定整改通知書

　　24、裝修驗(yàn)收整改通知書

　　25、裝修巡視檢查記錄表

篇3：物業(yè)管理員試題《物業(yè)管理檔案建立與管理》

　　物業(yè)管理員試題《物業(yè)管理檔案建立與管理》

　　一、單選題

　　228、物業(yè)中的公共設(shè)施和房屋公共部位是多個(gè)產(chǎn)權(quán)人共有財(cái)產(chǎn)，其維修養(yǎng)護(hù)費(fèi)用應(yīng)由()

　　A、共有人按產(chǎn)權(quán)比例分擔(dān)B、共有人按人口數(shù)量分

　　229、物業(yè)檔案資料是指人們?cè)谖飿I(yè)的開(kāi)發(fā)和管理活動(dòng)中形成的，作為()保存起來(lái)以備查考的各種文件。

　　A、原始記錄B、業(yè)主檔案C、管理制度D、用戶信息

　　230、客戶投訴記錄應(yīng)每年更新，舊的記錄一般()后可以銷毀。

　　A、半年B、1年C、2年D、3年

　　231、制作房地產(chǎn)分幅平面圖應(yīng)按照()的比例

　　A、1:200B、1:500C、1:1000D、1:5000

　　232、物業(yè)管理檔案中的()是指在物業(yè)管理活動(dòng)過(guò)程中形成的各種文字資料

　　A、圖B、表C、檔D、冊(cè)

　　233、物業(yè)管理檔案中()的特點(diǎn)是內(nèi)容濃縮，檢索方便。

　　A、圖B、表C、卡D、冊(cè)

　　234、一個(gè)有序的物業(yè)管理資料庫(kù)是一個(gè)完整的()。

　　A、樹(shù)形圖B、菱形圖C、矩形圖D、環(huán)形圖

　　235、在管理檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)中，()的重點(diǎn)是去偽存真，留下物業(yè)管理有用的資料。

　　A、收集B、整理C、歸檔D、利用

　　236、歸檔就是按照資料本身的()進(jìn)行科學(xué)地分類與保存。

　　A、大小順序B、字母排列C、內(nèi)在規(guī)律D、圖表卡冊(cè)

　　237、物業(yè)資料歸檔要做到()。

　　A、去偽存真B、盡可能完整C、盡可能準(zhǔn)確D、十清

　　二、多選題

　　238、在物業(yè)管理工作中，用戶檔案的建立與管理是通過(guò)()完成的。

　　A、收集檔案資料B、分類存檔C、建立管理制度D、建立使用制度

　　239、檔是物業(yè)管理檔案資料的主要成分，包括()。

　　A、房屋接管驗(yàn)收記錄B、房屋分戶平面圖

　　C、管理合同副本D、房屋產(chǎn)權(quán)證副本

　　240、物業(yè)檔案資料的作用有()。

　　A、制約作用B、憑證作用C、參考作用D、協(xié)調(diào)作用

　　241、物業(yè)檔案資料是()

　　A、銷售、出租物業(yè)時(shí)的憑證B、前期建設(shè)開(kāi)發(fā)成果的記錄

　　C、實(shí)施物業(yè)管理時(shí)工程維修和配套發(fā)行的依據(jù)D、更換物業(yè)管理企業(yè)是必須移交的內(nèi)容之一

　　242、計(jì)算機(jī)在物業(yè)管理中的應(yīng)用包括()。

　　A、編輯、處理、打印、保管各種文書和資料B、制作規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙，存儲(chǔ)各項(xiàng)基礎(chǔ)資料

　　C、確保物業(yè)具備正常的使用功能D、建立網(wǎng)絡(luò)，溝通信息，實(shí)現(xiàn)資料、設(shè)備共享

　　243、有物業(yè)管理系統(tǒng)中的計(jì)算機(jī)技術(shù)主要用于()等方面。

　　A、電子數(shù)據(jù)處理B、管理信息系統(tǒng)C、決策系統(tǒng)D、消防系統(tǒng)

　　三、判斷題

　　244、()房地產(chǎn)的權(quán)屬登記和產(chǎn)權(quán)備案是物業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)。

　　245、()在對(duì)物業(yè)管理檔案進(jìn)行分類時(shí)，通常是采用一種方法比較好。

　　246、()檔案資料的建立主要抓住收集、整理、歸檔、利用四個(gè)環(huán)節(jié)。

　　247、()使用電子數(shù)據(jù)處理技術(shù)不僅可以節(jié)省人力、物力，而且使管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，從而提高服務(wù)水平。