YS物業(yè)公司檔案管理規(guī)程
一、 目的
加強(qiáng)上海YS物業(yè)檔案管理工作，落實(shí)檔案管理各項(xiàng)目標(biāo)。
二、 適用范圍
本程序適用于在上海YS物業(yè)管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案。(人事類、財(cái)務(wù)檔案除外)
三、 職責(zé)
1、執(zhí)行總經(jīng)理負(fù)責(zé)外單位(個(gè)人)查、借閱檔案的審批。
2、行政人事部經(jīng)理負(fù)責(zé)公司員工查、借閱檔案的審批及外單位(個(gè)人)查閱、借閱的審核工作。
3、檔案員(公司由行政助理兼)職責(zé)：
1)負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、編號(hào)、裝訂、存放;
2)檔案資料的移交;
3)檔案的借閱、登記、統(tǒng)計(jì);
4)保密;
5)檔案室設(shè)備、設(shè)施的保管維護(hù)等。
4、各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)指定專人配合公司檔案員做好本部門(mén)檔案資料的收集、整理及交接及資料前的保管等工作。
5、人力資源主管負(fù)責(zé)保管人事類檔案，財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)保管財(cái)務(wù)類檔案。
四、 程序
1、檔案資料的確定,凡屬下列幾類資料均屬歸檔資料：
1)物業(yè)項(xiàng)目基本情況資料，包括工業(yè)區(qū)規(guī)劃、建設(shè)、發(fā)展現(xiàn)狀資料及圖紙等;
2)物業(yè)項(xiàng)目業(yè)戶基本資料情況，包括業(yè)主接房資料、裝修資料及二次裝修驗(yàn)收資料，房屋租賃合同，供水、供電合同以及治安、消防等資料;
3)本公司基本情況資料，包括批文、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、代碼本、財(cái)產(chǎn)登記臺(tái)帳、 管理制度、承包合同、工作基本情況描述等資料;
4)公司行文，包括發(fā)文、發(fā)函、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告、請(qǐng)示等;
5)各部門(mén)資料，包括業(yè)務(wù)、行政管理等材料;
6)外來(lái)資料，包括中央、省、市、區(qū)、置業(yè)公司來(lái)文、友鄰單位及其它單位、組織來(lái)文等;
7)圖書(shū)等參考資料，包括參考書(shū)籍、期刊、報(bào)紙及其它宣傳資料等;
8) 其它。
2、檔案編號(hào)
1)檔案分劃
為便于系統(tǒng)化管理，根據(jù)檔案的內(nèi)容和形式特征，將公司檔案劃分為十四大類(為一級(jí)分類)，每一大類下再劃分出若干子類(為二、三、四級(jí)分類)。具體分劃詳見(jiàn)《檔案分劃編號(hào)表》。
各部門(mén)檔案的一級(jí)類目、二級(jí)類目均按本辦法規(guī)定設(shè)置，三級(jí)和三級(jí)以下類目由各部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況自行設(shè)置。
2)檔案編號(hào)
為方便查閱檔案資料，根據(jù)檔案分劃對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)。具體編號(hào)方法如下：
卷宗編號(hào)結(jié)構(gòu)形式
編號(hào)結(jié)構(gòu)形式采用五段制，編號(hào)由左到右排列，各段均用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，一至四段之間用“?”隔開(kāi)，四至五段之間用“-”隔開(kāi)。
*·*·**·****-***
部門(mén)縮寫(xiě)一級(jí)類目代碼二級(jí)類目代碼年 度 碼案 卷 流 水 號(hào)
例：*·1·01·20**·01表示是行政人事部?jī)?nèi)部管理制度20**年第1卷。
部門(mén)縮寫(xiě)代碼：
行政人事部-*
品質(zhì)管理部-P
財(cái)務(wù)部-C
項(xiàng)目環(huán)境管理部-H
項(xiàng)目秩序維護(hù)部-Z
項(xiàng)目工程維修部-G
項(xiàng)目客服中心及綜合-K
對(duì)項(xiàng)目下屬各部門(mén)資料，代碼前需加項(xiàng)目字母編寫(xiě)，如AB組團(tuán)項(xiàng)目部客服中心及綜合，則
部門(mén)代碼為：AB-K
3) 電子檔案的編號(hào)參同文字檔案的類目編號(hào)要求，文件夾的命名參考《檔案分劃編號(hào)表》，保證電子檔案與文字檔案的一致性，對(duì)重要的文件、資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行光盤(pán)備份，并定期對(duì)電腦檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，光盤(pán)類檔案由對(duì)應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)保管。
3、機(jī)要檔案：
1)公司檔案按其內(nèi)容分為“機(jī)密”、“保密”二種。
2)劃分標(biāo)準(zhǔn)：
機(jī)密檔案：
A、公司執(zhí)行董事資料、重要或?qū)ｍ?xiàng)會(huì)議記要、保密期限內(nèi)的重要決定事項(xiàng);
B、公司中層以上員工人事考核、涉嫌違法違紀(jì)調(diào)查、未公布的人事任免、獎(jiǎng)懲決定;
C、公司的年度工作總結(jié)、財(cái)務(wù)預(yù)算決算報(bào)告、繳納稅款、經(jīng)營(yíng)報(bào)表和各種綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表;
D、公司有關(guān)經(jīng)營(yíng)資料、資源情報(bào)及供應(yīng)商資信調(diào)研資料;
E、公司與同行對(duì)手的競(jìng)爭(zhēng)策略、計(jì)劃。
保密檔案：
A、公司各部門(mén)人員調(diào)整、未公布的計(jì)劃;
B、公司員工違法違紀(jì)的檢舉、投訴、調(diào)查材料、發(fā)生案件事故的調(diào)查登記資料。
C、人事檔案、薪資性檔案、經(jīng)濟(jì)合同、勞動(dòng)合同;
3)檔案地址確定
檔案存放位置利用分類編號(hào)來(lái)確定。
確定檔案一級(jí)類存放區(qū)：根據(jù)各一級(jí)類檔案資料的多少在檔案架上劃定各一級(jí)類檔案存放區(qū)。各一級(jí)類檔案存放區(qū)依序按從右到左、從正面架到反面架的順序在檔案架上標(biāo)出。
各一級(jí)類檔案區(qū)內(nèi)的子級(jí)類檔案依序按從右到左、從上到下的順序排列。
每一份檔案均存放在某一級(jí)類的檔案盒內(nèi)。
同一個(gè)檔案盒內(nèi)的檔案資料按編號(hào)順序從下到上排列存放。
每一類檔案在柜架存放時(shí)均須留有一定余地，以保證新增檔案的存放。
4、 歸檔管理
1)歸檔前資料管理
分散在各部門(mén)的資料歸檔前由各部門(mén)(兼職)內(nèi)業(yè)負(fù)責(zé)管理。
各部門(mén)必須設(shè)置資料固定存放處，并將資料分類放入不同的卷宗內(nèi)。
各部門(mén)(項(xiàng)目)負(fù)責(zé)人對(duì)應(yīng)歸檔資料的完整、完好負(fù)責(zé)。
2)歸檔時(shí)間
各類檔案資料視其類別、性質(zhì)等不同，分別按如下原則確定歸檔時(shí)間。
公司批文、供水、供電增容計(jì)劃指標(biāo)下達(dá)執(zhí)行書(shū)等重要文件隨時(shí)歸檔;
法律訴訟、外來(lái)文件等資料處理完畢即行歸檔;
用戶(業(yè)主)資料在用戶辦理完各項(xiàng)手續(xù)后即行歸檔;
各項(xiàng)工程資料在驗(yàn)收后一個(gè)星期內(nèi)歸檔;
各部門(mén)當(dāng)年的業(yè)務(wù)、行政管理資料、行文、承包合同、人事勞資等資料在翌年的第一季度內(nèi)歸檔;
圖書(shū)資料購(gòu)買(mǎi)后即歸檔，期刊、雜志半年歸檔一次。
其它資料按公司領(lǐng)導(dǎo)確定的時(shí)間歸檔。
3)歸檔要求
歸檔資料必須完整，如文件的正文與附件、正式印本和稿本、設(shè)計(jì)圖紙及其更改通知等都必須齊全;
歸檔的文件資料必須是原件。部門(mén)須常用的資料可留用復(fù)印件，原件歸檔。書(shū)寫(xiě)材料必須是耐久的紙張、墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆;
歸檔資料必須準(zhǔn)確記錄各項(xiàng)活動(dòng)，凡涉及工程圖紙、管網(wǎng)分布及走向、埋深等，必須做到“圖物相符，數(shù)字準(zhǔn)確”，設(shè)計(jì)的修改也須在圖紙上反映出來(lái)。
4)檔案資料移交
資料歸檔前各部門(mén)須按類整理好，并填寫(xiě)《檔案資料移交清單》。
移交時(shí)，檔案員須仔細(xì)核對(duì)移交的資料，核對(duì)無(wú)誤后，交接人在移交清單上簽字。
移交清單一式兩份，交接人各留存一份。
5)資料編號(hào)歸檔
檔案員把各類移交資料按編號(hào)辦法進(jìn)行整理、編號(hào)。
檔案員須把每份檔案資料名稱、編號(hào)和歸檔時(shí)間等逐一登記在《登記冊(cè)》上。
編號(hào)后的檔案，按本規(guī)定第4.3條“檔案地址確定”的規(guī)定上架排列存放。
5、檔案管理
1)檔案室由行政主管負(fù)責(zé)管理，行政助理指定檔案員負(fù)責(zé)具體管理工作。
2)檔案員必須完成公司安排的其它相關(guān)工作任務(wù)。
3)檔案保管
保存期限(國(guó)家若有特殊規(guī)定的，按國(guó)家規(guī)定執(zhí)行;國(guó)家無(wú)特殊或強(qiáng)制規(guī)定的且作業(yè)文件中有具體規(guī)定的，以該作業(yè)文件要求期限為準(zhǔn))檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：
A、永久保存：1、公司章程;2、股東名簿;3、股東會(huì)、執(zhí)行董事、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要;4、公司證照;5、各級(jí)批文;6、印鑒;7、公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃;8、公司年度經(jīng)營(yíng)總結(jié);9、年度財(cái)務(wù)報(bào)表;10、技術(shù)資料;11、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;12、人事資料;13、大型活動(dòng)圖片、音像資料;14、其他核定須永久保存的文書(shū)。
B、十年保存：1、會(huì)計(jì)憑證;2、其他經(jīng)核定須十年保存的文書(shū)。
C、五年保存：1、期滿或解除的合同協(xié)議;2、完結(jié)后的項(xiàng)目方案;3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書(shū)。
D、二年保存：1、部門(mén)工作計(jì)劃及工作總結(jié);2、完結(jié)后的部門(mén)請(qǐng)求報(bào)告;3、完結(jié)后無(wú)長(zhǎng)期保存必要文書(shū)。
檔案保管必須做好防塵、防火、防潮、防霉、防鼠、防盜等工作。
4)檔案的銷(xiāo)毀：超過(guò)保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案的管理期限，每年編制銷(xiāo)毀計(jì)劃及清單，報(bào)執(zhí)行總經(jīng)理審批，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的由行政人事部統(tǒng)一銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)注意對(duì)備份件、附件的同時(shí)銷(xiāo)毀。
超過(guò)保存期，且無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷(xiāo)毀。
需銷(xiāo)毀的檔案由保管部門(mén)填報(bào)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。
部門(mén)內(nèi)部檔案由部門(mén)(項(xiàng)目)經(jīng)理核準(zhǔn)銷(xiāo)毀;機(jī)要檔案由執(zhí)行總經(jīng)理核準(zhǔn)后統(tǒng)一由行政人事部銷(xiāo)毀。
銷(xiāo)毀檔案須兩人以上人員共同完成，行政人事部指定專人監(jiān)督銷(xiāo)毀，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀登記表》。
檔案銷(xiāo)毀每年進(jìn)行一次，即每年的2月清理上年度需銷(xiāo)毀檔案。
《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》、《檔案銷(xiāo)毀登記表》各一式二份，申請(qǐng)部門(mén)一份，行政人事部一份。
銷(xiāo)毀檔案編號(hào)的處理
經(jīng)鑒定不需保存但暫時(shí)不能銷(xiāo)毀的檔案，將其從原存放架上取出，用*(表示暫存記號(hào))標(biāo)識(shí)流水號(hào)，并將其裝訂放入專門(mén)存放區(qū)內(nèi)。
6、檔案借閱
1)檔案資料一般只限于公司員工及置業(yè)公司需要查閱的人員查閱。
2)外單位及個(gè)人因工作需要查閱檔案的，必須經(jīng)審批權(quán)限對(duì)應(yīng)人員批準(zhǔn)。
3)檔案一般只限于在檔案室內(nèi)查閱，因工作需要借出時(shí)，必須填寫(xiě)《檔案/文件查閱/借閱/復(fù)印登記表》。
4)審批表經(jīng)部門(mén)(項(xiàng)目)經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后，交相關(guān)權(quán)限人員批準(zhǔn)簽字，方可借出檔案。
5)借出檔案者必須保證檔案的完好，不得在檔案上涂改、劃線、圈點(diǎn)等，不得缺頁(yè)、遺失，并保證如期歸還。
6)檔案借還情況須在登記本上登記。
7、檔案統(tǒng)計(jì)
1)檔案資料定期進(jìn)行清理、統(tǒng)計(jì)。
2)檔案員必須每季度統(tǒng)計(jì)一次檔案增刪、使用及管理情況，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)行政人事部經(jīng)理。
8、檔案管理意外事件處理程序
1) 檔案失盜、借出檔案人丟失或損毀檔案、潮霉鼠咬損毀檔案等均屬于檔案管理中的意外事件。
2)處理程序
發(fā)生意外事件時(shí)，首先應(yīng)立即將事件情況報(bào)告行政人事部經(jīng)理和執(zhí)行總經(jīng)理。
當(dāng)發(fā)生檔案失盜或借出檔案人丟失檔案事件時(shí)，應(yīng)立即設(shè)法追回所失檔案;
當(dāng)發(fā)生借出人損毀檔案或潮霉鼠咬等損毀檔案事件時(shí)，應(yīng)立即對(duì)損毀檔案設(shè)法進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)原;
若無(wú)法追回、修補(bǔ)損失的檔案，則應(yīng)請(qǐng)有關(guān)部門(mén)協(xié)助設(shè)法重新補(bǔ)制。
在進(jìn)行補(bǔ)救工作的同時(shí)，對(duì)意外事件發(fā)生的原因由品質(zhì)主管進(jìn)行調(diào)查，追究有關(guān)人員的責(zé)任。
根據(jù)意外事件發(fā)生的性質(zhì)及檔案損毀程度，對(duì)有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行行政和經(jīng)濟(jì)處罰。
對(duì)發(fā)生的意外事件及處理情況須進(jìn)行登記。
五、 記錄
1、 《檔案資料移交清單》
2、 《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》
3、 《檔案銷(xiāo)毀登記表》
4、 《檔案借閱/復(fù)印申請(qǐng)單》
5、 《檔案/文件查閱/借閱/復(fù)印登記表》
6、 《卷內(nèi)檔案目錄》
六、 附錄
1、 《檔案分劃編號(hào)表》
檔案分劃編號(hào)表
一級(jí)類目編號(hào)表
一級(jí)類目類號(hào)
制度類1
行政人事類2
工作計(jì)劃、報(bào)告、預(yù)算3
往來(lái)文件4
會(huì)議記錄5
合同類6
會(huì)計(jì)類7
物業(yè)移交資料類8
物業(yè)管理類9
工程類10
剪報(bào)11
特殊介質(zhì)類12
產(chǎn)品說(shuō)明類13
證照類14
(一)制度類檔案歸檔范圍及保管期限
一級(jí)類目二級(jí)類目歸檔范圍保管期限保管部門(mén)
類名類號(hào)類名類號(hào)
制度類1內(nèi) 部 管 理 制 度01崗位職責(zé)長(zhǎng)期行政人事部及對(duì)應(yīng)之部門(mén)
員工守則長(zhǎng)期
各崗操作程序長(zhǎng)期
其它管理辦法長(zhǎng)期
公 共 管 理 制 度02裝修守則長(zhǎng)期行政人事部及對(duì)應(yīng)部門(mén)
業(yè)戶守則長(zhǎng)期
管理公約長(zhǎng)期
各種收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)長(zhǎng)期
其它長(zhǎng)期
總部下發(fā) 制度03長(zhǎng)期行政人事部
(二)行政人事類檔案歸檔范圍及保管期限
一級(jí)類目二級(jí)類目歸檔范圍保管期限保管部門(mén)
類名類號(hào)類名類號(hào)
行政人事類2人事01人員異動(dòng)統(tǒng)計(jì)五年行政人事部
獎(jiǎng)懲統(tǒng)計(jì)五年
出勤統(tǒng)計(jì)五年
考核統(tǒng)計(jì)五年
員工檔案長(zhǎng)期
薪資、福利02工資發(fā)放表五年行政人事部
薪資統(tǒng)計(jì)五年
各類補(bǔ)貼發(fā)放表五年
薪資標(biāo)準(zhǔn)長(zhǎng)期
培訓(xùn)03培訓(xùn)考核統(tǒng)計(jì)長(zhǎng)期行政人事部及相應(yīng)部門(mén)
培訓(xùn)計(jì)劃長(zhǎng)期
培訓(xùn)記錄長(zhǎng)期
培訓(xùn)協(xié)議五年
物資管理04物資申購(gòu)長(zhǎng)期行政人事部
物資臺(tái)帳長(zhǎng)期
(三)工作計(jì)劃、預(yù)算及報(bào)告檔案歸檔范圍及保管期限
一級(jí)類目二級(jí)類目歸檔范圍保管期限保管部門(mén)
類名類號(hào)類名類號(hào)
工作計(jì)劃、預(yù)算及報(bào)告3工作計(jì)劃01月度計(jì)劃五年行政人事部及相應(yīng)部門(mén)
年度計(jì)劃及目標(biāo)長(zhǎng)期
工作報(bào)告02月度報(bào)告五年行政人事部及相應(yīng)部門(mén)
季度報(bào)告十年
年度報(bào)告長(zhǎng)期
預(yù)算03年度預(yù)算長(zhǎng)期行政人事部及財(cái)務(wù)部
其它
(四)往來(lái)文件檔案歸檔范圍及保管期限
一級(jí)類目二級(jí)類目歸檔范圍保管期限保管部門(mén)
類名類號(hào)類名類號(hào)
往來(lái)文件4與地產(chǎn)公司01文件傳簽單長(zhǎng)期行政人事部及相關(guān)部門(mén)
上報(bào)類文件長(zhǎng)期
來(lái)文長(zhǎng)期
其它長(zhǎng)期
與工程部02工作聯(lián)系單長(zhǎng)期行政人事部及相關(guān)部門(mén)
收文長(zhǎng)期
其它長(zhǎng)期
與營(yíng)銷(xiāo)部03工作聯(lián)系單長(zhǎng)期行政人事部及相關(guān)部門(mén)
收文長(zhǎng)期
其它長(zhǎng)期
其它長(zhǎng)期
與政府部門(mén)04工商長(zhǎng)期行政人事部
房管局長(zhǎng)期
物業(yè)管理協(xié)會(huì)長(zhǎng)期
物價(jià)局長(zhǎng)期
與其它部門(mén)05發(fā)文長(zhǎng)期行政人事部及相關(guān)部門(mén)
收文長(zhǎng)期
其它長(zhǎng)期
公司內(nèi)部06通知長(zhǎng)期行政人事部及相關(guān)部門(mén)
通報(bào)長(zhǎng)期
其它長(zhǎng)期
(五)會(huì)議記錄檔案歸檔范圍及保管期限
一級(jí)類目二級(jí)類目歸檔范圍保管期限保管部門(mén)
類名類號(hào)類名類號(hào)
會(huì)議記錄5管理例會(huì)紀(jì)要01公司年度、月度及周例會(huì)長(zhǎng)期行政人事部
專項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要02長(zhǎng)期
地產(chǎn)公司會(huì)議紀(jì)要03長(zhǎng)期
其它04長(zhǎng)期行政、部門(mén)
(六)合同檔案歸檔范圍及保管期限
一級(jí)類目二級(jí)類目歸檔范圍保管期限保管部門(mén)
類名類號(hào)類名類號(hào)
合同6物業(yè)服務(wù)合同01長(zhǎng)期行政人事部
購(gòu)置合同02長(zhǎng)期
其它03長(zhǎng)期
(七)會(huì)計(jì)類檔案歸檔范圍及保管期限
一級(jí)類目二級(jí)類目歸檔范圍保管期限保管部門(mén)
類名類號(hào)類名類號(hào)
會(huì)計(jì)類7憑 證 類01原始憑證長(zhǎng)期財(cái)務(wù)部
記帳憑證長(zhǎng)期
涉外憑證長(zhǎng)期
匯總憑證長(zhǎng)期
工資單長(zhǎng)期
其他長(zhǎng)期
帳 簿 類02日記帳長(zhǎng)期財(cái)務(wù)部
明細(xì)帳長(zhǎng)期
總帳長(zhǎng)期
銀行存款帳長(zhǎng)期
固定資產(chǎn)帳長(zhǎng)期
涉外會(huì)計(jì)帳長(zhǎng)期
其他長(zhǎng)期
報(bào) 表 類03月、季會(huì)計(jì)報(bào)表長(zhǎng)期財(cái)務(wù)部
年度會(huì)計(jì)報(bào)表長(zhǎng)期
其他報(bào)表長(zhǎng)期
其 他 類04會(huì)計(jì)檔案移交帳冊(cè)長(zhǎng)期財(cái)務(wù)部
會(huì)計(jì)檔案保管帳冊(cè)長(zhǎng)期
銷(xiāo)毀帳冊(cè)長(zhǎng)期
其他長(zhǎng)期
(八)物業(yè)移交資料檔案歸檔范圍及保管期限
一級(jí)類目二級(jí)類目歸檔范圍保管期限保管部門(mén)
類名類號(hào)類名類號(hào)
物業(yè)移交資料8設(shè)施設(shè)備01長(zhǎng)期工程部
房屋初驗(yàn)收02長(zhǎng)期
遺漏工程記錄03長(zhǎng)期
鑰匙04長(zhǎng)期
房屋正式驗(yàn)收05長(zhǎng)期
竣工資料06長(zhǎng)期
(九)物業(yè)管理類檔案歸檔范圍及保管期限
一級(jí)類目二級(jí)類目歸檔范圍保管期限保管部門(mén)
類名類號(hào)類名類號(hào)
物業(yè)管理類9業(yè)主資料01入住資料長(zhǎng)期客服中心
裝修資料長(zhǎng)期
業(yè)主自治管理02長(zhǎng)期
物管服務(wù)03保潔、安全、客戶服務(wù)文件長(zhǎng)期
社區(qū)文化活動(dòng)長(zhǎng)期
重點(diǎn)工作記錄長(zhǎng)期
投訴/報(bào)事處理04長(zhǎng)期
其它05長(zhǎng)期
(十)工程類檔案歸檔范圍及保管期限
一級(jí)類目二級(jí)類目歸檔范圍保管期限保管部門(mén)
類名類號(hào)類名類號(hào)
工程類10服務(wù)月報(bào)表01長(zhǎng)期工程維修部
設(shè)備操作說(shuō)明書(shū)02長(zhǎng)期
運(yùn)行類03設(shè)備運(yùn)行長(zhǎng)期
檢查保養(yǎng)記錄長(zhǎng)期
事故處理情況長(zhǎng)期
其它04長(zhǎng)期
(十一)剪報(bào)類檔案歸檔范圍及保管期限
一級(jí)類目二級(jí)類目歸檔范圍保管期限保管 部門(mén)
類名類號(hào)類名類號(hào)
剪報(bào)類11物管類01長(zhǎng)期行政人事部
房產(chǎn)類02長(zhǎng)期
招聘類03長(zhǎng)期
其它04長(zhǎng)期
(十二)特殊介質(zhì)類檔案歸檔范圍及保管期限
一級(jí)類目二級(jí)類目歸檔范圍保管期限保管部門(mén)
類名類號(hào)類名類號(hào)
特殊介質(zhì)類12照片類01長(zhǎng)期行政人事部及相關(guān)部門(mén)
軟盤(pán)類02長(zhǎng)期
光盤(pán)類03長(zhǎng)期
磁帶類04長(zhǎng)期
其它05長(zhǎng)期
(十三)產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)類檔案歸檔范圍及保管期限
一級(jí)類目二級(jí)類目歸檔范圍保管期限保管部門(mén)
類名類號(hào)類名類號(hào)
產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)類13辦公設(shè)備類01長(zhǎng)期行政人事部
工程設(shè)備類02長(zhǎng)期行政人事部及維修服務(wù)部
(十四)證照類檔案歸檔范圍及保管期限
一級(jí)類目二級(jí)類目歸檔范圍保管期限保管部門(mén)
類名類號(hào)類號(hào)類號(hào)
證照類14原件類01長(zhǎng)期行政人事部
復(fù)件類02長(zhǎng)期
空白樣表03長(zhǎng)期
檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表
年月日
申請(qǐng)部門(mén)經(jīng)辦人
銷(xiāo)毀原因：
檔案名稱：
銷(xiāo)毀份數(shù)：
部門(mén)(項(xiàng)目)負(fù)責(zé)人 意見(jiàn)
行政人事部 負(fù)責(zé)人意見(jiàn)
執(zhí)行總經(jīng)理 意見(jiàn)
檔案借閱/復(fù)印申請(qǐng)單
年月日
申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人
用途：□ 借閱 □ 復(fù)印
檔案名稱：
份數(shù)：
部門(mén)(項(xiàng)目)負(fù)責(zé)人 意見(jiàn)
行政人事部 負(fù)責(zé)人意見(jiàn)
執(zhí)行總經(jīng)理 意見(jiàn)
檔案銷(xiāo)毀登記表
序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題頁(yè)數(shù)所屬 部門(mén)歸檔 日期保存 期限銷(xiāo)毀 時(shí)間備注
卷內(nèi)檔案目錄
序號(hào)文件編號(hào)文件名稱頁(yè)數(shù)頁(yè)碼歸檔日期備注
檔案資料移交清單
移交時(shí)間移交原因移交文件內(nèi)容移交份數(shù)移交人簽名接收人簽名備注
檔案查閱/借閱/復(fù)印登記表
日 期類別事 由文件名稱經(jīng)辦人審批人檔案員簽字備 注
查閱借閱復(fù)印
預(yù)計(jì)歸還時(shí)間實(shí)際歸還日期份數(shù)
篇2：業(yè)主檔案管理工作規(guī)程
一、目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
二、適用范圍
適用于物業(yè)業(yè)主檔案的保管與跟蹤
三、職責(zé)
1、事務(wù)部主管負(fù)責(zé)業(yè)主檔案與跟蹤工作。
2、管理員負(fù)責(zé)依照本程序具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
四、程序要點(diǎn)
1、業(yè)主檔案內(nèi)容
(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書(shū)》。
(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。
(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。
(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。
(6)《業(yè)主入住驗(yàn)房表》。
(7)《裝修施工申請(qǐng)表》、相關(guān)圖紙及施工單位資料。
(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。
(9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
(10)其他應(yīng)保存的資料。
2、將業(yè)主的有關(guān)資料放在相應(yīng)的文件袋內(nèi)。
3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。
4、業(yè)主檔案的跟蹤
(1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí)，服務(wù)處員工應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中：
①通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí);
②業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。
(2)業(yè)主檔案跟蹤管理，由服務(wù)處員工每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查，對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電綱和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主，管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。
5、業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報(bào)管理處主任批準(zhǔn)，經(jīng)事務(wù)部檔案管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱。
6、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
7、將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。
篇3：物業(yè)服務(wù)中心檔案管理規(guī)程
物業(yè)服務(wù)中心檔案管理規(guī)程
1目的
對(duì)重要資料文件等進(jìn)行有效保管，以便查閱。
2范圍
適用于EE物業(yè)服務(wù)中心檔案管理工作。
3標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)要求
3.1歸檔范圍包括但不限于下列具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件：
a)管理文件：各部門(mén)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的質(zhì)量記錄文件。
b)證照文件：經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類證、照等。
c)合同文件：經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類合同等。
d)員工人事檔案：包括勞動(dòng)合同、身份證復(fù)印件、應(yīng)聘信息登記表、廉政承諾書(shū)(后勤員工)、照片、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件、體檢報(bào)告、職稱/技能證書(shū)、原單位勞動(dòng)合同解除證明，包括但不限于在司期間各階段性考評(píng)資料以及違紀(jì)行為過(guò)失的處罰等;特殊崗位、職務(wù)人員檔案還應(yīng)包括家訪記錄表、政審表、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等。
3.2檔案的收集整理
3.2.1質(zhì)量記錄文件
3.2.1.1質(zhì)量記錄表單按照規(guī)定時(shí)限，每月5號(hào)前由各部門(mén)負(fù)責(zé)人整理歸檔，行政人事專員每月檢查;
3.2.1.2質(zhì)量管理文件由行政人事專員歸檔保存;
3.2.1.3與物業(yè)管理相關(guān)的外來(lái)文件由行政人事專員收集整理，并保存。
3.2.2其他檔案文件由行政人事部及時(shí)整理歸檔。
3.3檔案保存
3.3.1須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作，保證檔案完好無(wú)缺;一旦出現(xiàn)險(xiǎn)情，須立即向部門(mén)經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
3.3.2嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員參閱檔案，非檔案管理人員不得干涉檔案管理工作。
3.3.3檔案發(fā)生損毀、丟失時(shí)，根據(jù)損失程度追究有關(guān)人員責(zé)任。
3.3.4離職員工的檔案須保存2年以上，關(guān)鍵崗位保存3年以上，并建立《離職員工檔案登記表》，以便查詢。
3.4檔案借閱
3.4.1外部門(mén)人員借閱或借出檔案原件(包括復(fù)印件)，須經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理同意后辦理登記手續(xù);使用完畢須及時(shí)、完整地歸還檔案，不得私自留存;使用過(guò)程中注意不遺漏、不丟失原件，否則須承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
3.4.2任何人借閱檔案原件，原則上不準(zhǔn)拆散案卷、折頁(yè)、摘抄、復(fù)制;不準(zhǔn)在檔案上作記號(hào)、涂改、污損;確因工作確需摘抄、復(fù)制，須經(jīng)借出部門(mén)的負(fù)責(zé)人同意方可。
3.4.3借閱檔案者須嚴(yán)守公司機(jī)密，絕不可外泄檔案內(nèi)容;由于泄密而給公司造成損失的，公司將追究其有關(guān)責(zé)任。
3.4.4短期使用檔案借閱期不得超過(guò)7天，長(zhǎng)期使用檔案借閱期不得超過(guò)15天，如確需延期須提前辦理續(xù)借手續(xù)。
3.5檔案移交
3.5.1如檔案需向其他部門(mén)移交，須經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理批準(zhǔn)，并建立《檔案移交簽收表》，由經(jīng)辦人簽字，以明確責(zé)任。
3.5.2員工進(jìn)行公司間調(diào)動(dòng)后，由調(diào)入公司人力資源部在員工辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)后一周內(nèi)向調(diào)出公司人力資源部取回調(diào)動(dòng)人員的人事檔案，調(diào)出公司人力資源部建立《檔案移交簽收單》，由雙方經(jīng)辦人當(dāng)場(chǎng)簽字，以便查詢。
3.6檔案檢查
3.6.1檢查內(nèi)容：檔案是否齊全，檔案有無(wú)存放錯(cuò)誤。
3.6.2檢查時(shí)間：每月自行檢查一次。
3.7檔案銷(xiāo)毀
檔案銷(xiāo)毀需經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理批準(zhǔn)。
4質(zhì)量要求
4.1行政人事專員管理檔案需進(jìn)行編號(hào)排序，方便能夠快捷地查閱文件。
5記錄表單
5.1《檔案借閱登記表》AW-QR-OM-13
5.2《檔案移交簽收單》AW-QR-OM-14