會 議 紀 要
*集行中會〔20**〕4號
會議名稱：20**年集團文秘工作會議
會議時間：4月2日（17：00-19：30）
地點：集團本部培訓室
會議方式：現場＋視頻＋電話
召 集 人：ZZ
與會人員：集團行政中心AA副總監、集團各高管秘書/文員、集團本部/各區域/各項目/各部門文員
記 錄 人：VV
本次會議有兩個議題，其中：集團行政中心AA副總監從行為規范角度宣講了怎樣做一個合格的文秘人員，對集團的文秘人員本身及集團文秘工作提出了要求;集團行政管理部ZZ就集團本部公文近期常見病例等和與會人員進行了分享。紀要如下：
一、AA副總監宣講文秘工作要求
A總指出文秘工作是公司溝通的樞紐，文秘人員是集團的機要工作人員，起著很重要的作用，在工作中須遵照公司的規章制度，找到自己工作的依據。集團《機要工作人員管理制度》之前只適用于董事局成員身邊的工作人員，本次會議后集團行政管理部要對其進行修訂，以適用于集團整個文秘系統，為大家開展工作提供更為具體的指引和規范。
會上，A總從形象禮儀和工作紀律兩方面介紹了集團對文秘工作人員的要求，并以文秘人員考核表為基礎，向大家介紹了文秘工作的職責及履行這些職責所必備的技能，向大家明確傳達了公司對文秘工作的期待。
（一）集團對文秘工作人員的形象禮儀要求
A總首先通報了集團行政管理對集團各有關人員接聽電話和在集團本部進行的辦公紀律檢查的結果，要求文秘工作人員尤其要在接打電話和著裝上注意自己的形象。
A總要求集團的所有文秘工作人員不能錯位和越位，大家要樹立"服務的領導不是自己的'領導'，而是自己的顧客"這樣一種觀念，不論自己服務的是部門領導，還是項目領導，抑或集團領導，也不論服務對象的級別有多高，他們都只是自己的服務對象，文秘工作人員一定要防止 "狐假虎威"的現象出現，具體到實際工作中，就是在上傳下達的過程中，與同事講話、接打電話時態度要謙虛，語氣要注意規范。
在穿著上，文秘人員的形象在一定程度上代表著公司形象，因此文秘人員在工作中要隨時注意自己的衣著，禁止露背，露臍裝，衣著應表現得職業和得體。
（二）集團對文秘工作人員的工作紀律要求
A總提醒集團所有在領導身邊工作必須隨時注意自己的行為規范，并重點強調了保密要求。A總指出，在最近對大家接聽電話的測試中，不僅發現了以上提到的禮儀問題，部分人員對接聽電話的反應也暴露了其保密意識有待加強。
A總要求，文秘人員應堅守自己的職業操守，要求大家避免在工作中和私人交往中泄露公司秘密。針對高管信息被泄露問題，要求大家對高官的私人信息守口如瓶，尤其在轉接電話中不能照單全收，應先過濾來電，再把安全的、有用的電話轉接給領導，防止無意間泄密;針對文印室文件隨便亂扔的現象，要求大家充分認識到公司里的任何一份文件，哪怕是已失去效用的文件，尤其是工程、裝修、材料報價的文件，對我們的競爭者來說都是很重要的，我們的資料一旦被泄密給了競爭對手，對我們公司造成的將不只是物質上的損失，更重要的是名譽上的損失，要求在平時的工作中如果有不再使用的文件一定要用碎紙機碎掉。
（三）集團文秘工作人員應履行的職責
A總以文秘人員考核表為依據，要求集團的文秘人員履行商務溝通、辦公室事務管理、文書工作、會議管理、商務活動、信息檔案管理的六大職責。
A總指出，以上六大職責中，目前發揮得不好，或者說整個文秘系統的軟肋在于文書工作和信息檔案管理這兩項，要求大家認識到：文秘人員如果不能完成這兩類工作，那么只是手腳被使用，充其量是一個勞動力;只有能完成兩類工作，腦力、智慧被使用，才是腦力勞動者，也才是真正的文秘。因此就要多練習，熟能生巧，尤其是公文寫作、發言稿的撰寫。A總還要求文秘人員會使用Outlook，尤其是會用該軟件中任務管理與會議管理功能。
二、文秘工作分享、介紹OA發文規則。
本次會議，集團行政管理部劉闖就集團本部公文近期發現的一些普遍性錯誤、公文的規范語言、公文格式和OA發文規則和與會人員進行了分享。會議歸納集團本部公文錯誤類型中頻率較高、錯誤較明顯的有以下幾種：
（一）文種
"通知"和"函"混用，要求熟悉各種文種的使用范圍，依據公文的實際內容來選擇文種。
（二）文件編號
年份號兩邊的括號選用錯誤或者編號為個位時流水號錯誤。年份兩邊的括號應選"〔〕"，不用"（）"、"【】"等;流水號為個位數時，前面不編虛位。
（三）標題
標題過長或標點中使用標點符號。除了書名號外在標題中一般不用其它的標點符號；標題應簡短，由"'關于'+事由+文種"構成，要避免把標題當正文寫。
此外，標題還存在文不對題現象，例如，明明是一份會議通知，卻把標題寫成了《關于確定***會議的事宜》，一次會議 "確定"不確定是相對主辦者和承辦者來講的，這與邀請別人參會完全是兩個不同的概念。
（四）主送部門、發文部門
把文件主送給不存在的部門或公司已撤銷、更名的部門，寫發文部門搞不清本部門名稱。要求文秘人員熟悉公司的架構，按照公司組織架構的標準名稱來寫主送、發文部門。
另外，還要注意在公司公文"發文單位"中最低一級應是集團、區域的二
級部門和項目的一級部門。（五）正文
1.正文中的引文只有編號，沒有文件名。要求引文應先寫文件名，再用括號的方式寫文件編號。
2.正文一頁寫完，在最后一行寫上"轉頁"或"見下頁"等字樣。因為公文是用頁碼分頁的，無需寫上提示性字詞。
3.正文的邏輯層次序號，公司大部分公文都不規范，要求用國標的格式分層編號。
（六）結尾用語
常見的錯誤是在在結尾用語手加上"！"，如"特此通知！"正確的用法是后面用句號或不用任何標點。
（七）附件
表示多個附件層次關系常見的錯誤是寫成"附件一、附件二……"、"附件：一、……"等，正確的寫法應是"附件：1.……"，注意的是附件名后面不用任何標點標點符號。
（八）抄送（抄呈）
常見的錯誤是發文單位自己抄送文件給自己：一是抄送給該份文件的簽發人;二是抄送給自己的組成部門，例如房管中心發文，抄送給"綜合管理部"，這兩種寫法都不符合行文規則。
應注意的是，只有當簽發人兼任多種職務時，才可將代表一種職務簽發的文件抄送給另一種職務的自己，例如經營管理職務的陸倩芳總裁簽發的文件，抄送給董事局職務的陸倩芳副主席;上級將公文抄送給下級的情形一般存在于答承性質的公文，例如，復函和批復。
會議要求文秘人員不僅在自己擬寫公文時避免以上常見的明顯錯誤，同時在上傳其他人員擬寫的公文到OA之前，也要檢查是不是存在以上錯誤并提前修改，以便提高公文審批流轉速度。
本次會議還與大家分享了公文的高頻用詞，并重申了公司公文的格式要求，要求 OA發文填寫主文檔的主題按照"發文單位＋'-'文件主題＋'的'＋文種"格式和要素填寫。
會議最后，AA副總監再次要求集團文秘系統的全體人員正確定位自己、發揮頭腦的潛能，并再次強調電話規范和文件流轉需要記錄。A總希望文秘系統的全體同事，提高素質，提高水平，履行好文秘工作的六大職責，為公司的高效運作貢獻自己的智慧和力量。
簽署：AA
篇2：會議紀要寫作要求及范例
會議紀要寫作要求及范例
可考系數：★★
適用范圍：會議紀要是一種應用非常普遍的通用公文，無論黨政軍機關、企事業單位、社會團體等組織，只要運用會議這一工作形式民主決策、研究問題、聽取意見等，就會使用會議紀要記載和傳達會議情況和議定事項。
例文參考：
全國抗震辦主任座談會會議紀要
為了貫徹《房屋建筑工程抗震設防管理規定》（建設部令第148 號）精神，加強全國抗震防災管理工作，建設部工程質量安全監督與行業發展司于20** 年5 月25 日至26 日在江西省九江市召開了“全國抗震辦主任座談會”。建設部工程質量安全監督與行業發展司司長徐波、副司長曾少華和江西省建設廳、九江市政府、九江市建設局的有關領導同志出席了會議。各省、自治區、直轄市抗震辦公室主任（處長），及有關專家參加了會議。現將會議主要內容紀要如下：
會議由曾少華同志主持。徐波同志在講話中進一步闡明了抗震防災工作的重要意義，總結了自去年在云南召開全國抗震辦主任座談會以來所做的主要工作，提出了建設系統開展抗震工作的總體要求和工作措施，部署了今后一個時期的重點工作。會上，江西省、新疆自治區、北京市、江蘇省抗震辦的負責同志分別介紹了各自的抗震工作經驗；全國超限高層抗震設防審查專家委員會、北京工業大學和中國建筑科學研究院的專家作了有關專題報告；代表們對《關于進一步加強村鎮建設抗震防災工作的通知（討論稿）》和《市政基礎設施工程抗震設防管理規定（草案）》提出了修改意見和建議。全體與會代表還赴瑞昌地震災區考察了震后建筑破壞情況和恢復重建工作，進一步增強了工作的責任感和緊迫感。
會議指出，今后建設系統的抗震防災工作要......
會議提出了以下工作措施：......
與會代表表示，會后要向相關負責同志匯報、傳達會議精神，進一步振奮精神，努力工作，結合各地實際情況，把會議精神落到實處。
【提醒】
會議紀要的一般結構可分為標題、開頭、正文、結尾幾個部分。
1、標題
會議紀要的標題要完整和明確，要在“紀要”前冠以會議的名稱，使人一目了然。會議的名稱要寫全稱，“紀要”的具體名稱也要寫明白。具體形式一般包括單標題和雙標題兩種，大多數的公文中的會議紀要都采用單標題。
2、開頭
一般介紹會議的基本情況，包括會議召開的根據、目的、起止時間、地點，參加會議的單位、人員、主要領導人，會議的議程和主要活動等等。這一部分主要是會議自然情況的介紹，要用簡短的文字把會議的概貌敘述出來，給人以總的印象，對會議有總的了解。
3、正文
這是會議的主體部分，包括會議所討論的工作的意義、會議研究的問題、討論的意見、今后工作的指導思想、工作的要求和具體措施。其主體安排通常有三種：一是分項式。二是發文記錄式。三是綜合式。
4、結尾部分
一般是用單獨的一個段落，以提出希望和發出號召結束文件，也可不另起段落，只是在正文的最后一個段落之后寫上結語。前一種的特點是有較強的鼓動性和鞭策性，后一種的特點是自然收尾，干脆利落，減少重復。
其他需要了解一下黨的公文特有的四種，公報、決議、條例、規定。
篇3：會議紀要寫作格式及范文
會議紀要寫作格式及范文
會議紀要是對重要會議，特別是集體研究某些問題，需照此執行的重要會議的概括性紀錄，是一種常用的非常重要的行政公文樣式，在強調集體決策、民主決策的大形勢下尤顯重要。
會議紀要要注明會議召開的時間、地點、主持人、研究的問題、得出的結論、出席人員和列席人員。
會議紀要不是文件，不需加文號。
標準格式如下：
zz縣人民政府
常務會議紀要
（二0一一年第五次）
4月1日，縣長zzz在縣政府二樓會議室主持召開縣政府20**年第五次常務會議，就縣政府十屆二次全會、產業集聚區建設問題進行了研究。現紀要如下：
一、關于縣政府十屆二次全會籌備問題
會議聽取了縣政府辦公室關于縣政府十二屆四次全體會議籌備情況的匯報。會議決定：原則上同意縣政府辦公室關于縣政府十二屆四次全體會議籌備情況的籌備意見，決定3月5日正式召開會議。
二、關于產業集聚區建設問題
會議聽取了縣產業聚集區管理委員會辦公室關于20**年產業集聚區基礎設施建設問題的匯報。會議原則同意縣產業聚集區管委會辦公室關于產業集聚區基礎設施建設的意見。要求：（一）高度重視，抓好落實。......。（二）明確責任，協調推進。......。（三）大力招商引資，加快項目入駐。......。
出席
縣政府：zzzzzzzzzzzzzzzzzz（副縣級人員）
政府辦：zzz監察局：zzz
列席
政府辦：zzz產業集聚區管委會辦公室：zzz
住建局：zzz國土局：zzz
工信局：zzz發改委：zzz
電業局：zzz環保局：zzz
安監局：zzz交通運輸局：zzz