企業文件管理制度格式

　　第一章 總則

　　第一條 為了減少發文數量,提高辦公速度和發文質量,充分發揮文件在各項工作中的指導作用,根據中央關于文書處理的有關規定,結合我廠的實際情況,特制訂本制度.

　　第二條 文件管理內容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本廠上報下發的各種文件、資料.

　　第三 條 按照黨政分工的原則,全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦公室(以下簡稱兩辦)歸口管理.

　　第二章 收文的管理

　　第四條 公文的簽收

　　1.凡來廠公啟文件(除廠領導親啟的外)均由廠收發員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交兩辦機要秘書拆封.在簽收和拆封時,收發員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳.對開口和郵票撕毀函件慶查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收.

　　2.對上級機要部門發來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的 “四對口”核定.如果其中一項不對口,慶立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號.

　　第五條 公文的編號保管

　　1.兩辦機要秘書對上級來文拆封后 慶及時附上 “文件處理傳閱單”,并分類登記編號,保管.須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟文件,廠領導啟封后,也應分別交兩辦辦理正常手續.

　　2.本廠外出人員開會帶回文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管,不得個人保存.

　　第六條 公文的閱批與分轉

　　1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后,由機要秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送廠領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦.為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完緊急 文要即閱即辦.

　　2.一般函、電、單據等,分別由兩機要秘書直接分轉處理.如涉及幾個單位會辦的文件,應同主辦單位聯系后再分轉處理.

　　3.為加速文件運轉,機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門,如關系到兩個以上業務部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外).

　　第七條 文件的傳閱與催辦

　　1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定,有得將有密級的文件帶回家、宿和公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看.對尚未傳達的文件不得向外泄露內容.

　　2.閱讀文件慶抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交機要室,閱批文件一般不得超過兩天,閱后應簽名以示負責.如有領導 “批示”、 “擬辦意見”兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜.

　　3.閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續,經防止丟失泄密.

　　4.文件閱完后,慶送交兩辦機要秘書,切忌橫傳.

　　5.兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件函電應立即指定專人辦理.不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規定,并征得兩辦同意后,予以復印或摘抄,原件慶及時歸檔周轉.

　　6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關部門定期組織有關文件,或由兩辦機要室通知機要室閱文.

　　第三章 發文的管理

　　第八條 發文的規定

　　1.全廠上報下發正式文件的權力分別集中于黨委和廠部,各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下放送正式文件.

　　2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨委、廠部提出發文申請,并將文件底稿分別交兩辦審核.黨委、廠部同意發文,則由兩辦分別按黨、政機構設置與業務分工統一歸口經黨×字、廠×字發文.群眾團體文件由黨委批轉.

　　3.對全廠影響較大,涉及兩個以上分管廠領導分管范圍的文件,須由黨書記或廠長批準簽發.其余文年均由分管廠領導批準簽發.

　　第九 發文的范圍:

　　1.凡以黨委、廠部名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發文范圍.

　　2.黨委、廠部下發文件主要用于:

　　a.公布全廠規章制度;

　　b.轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件;

　　c.公布工廠體制機構變動或干部任免事項;

　　d.公布全廠的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等作的決定;

　　e.發布有關獎懲決定和通報;

　　f.其他有關全的重大事項.

　　3.黨委、廠部上行文、外發文主要用于:

　　a.對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;

　　b.對兄弟單位聯系有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜.

　　4.在工廠日常生產、技術、經營管理、黨群工作中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經分管廠領導批準后,由主管業務科書面或口頭通知執行一,般不用廠部文件發布.

　　5.凡各業務科室召開專題會議所作的決定,一般都不應發文,為備查考,可以科室名義《工作簡訊》發會議紀要.

　　6.各業務科室與外單位發生的一般業務聯系,可用各科室的名義對外發函(應各自編號備查)不用廠部名義發文.

　　第四章 發文程序與要求

　　第十條 發文程序規定:

　　1.各單位需要發文,應事先分別黨委、廠部提出申請;

　　2.黨委、廠部同意發文時,主辦單位應以黨的方針、政策和國法令,上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;

　　3.草擬文稿必須從全廠角度出,做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整.嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;

　　4.文稿擬就后,擬稿人應填附發文稿紙首頁,詳細寫明文件標題、發送范圍、印制分數、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標定日期和密級;

　　5.兩辦應根據黨委、廠部的要求和上級有關指示精神,有關文件規定,對文稿進行審查和修改.對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿;

　　6.經兩辦審查修改后的文稿,送部門主管領導核稿(對文稿內容,質量負責);

　　7.對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬稿部門重新謄寫清楚;

　　8.需經會簽的文稿,應在交付打印前送會簽部門會簽;

　　9.文稿審核會簽后,按批準權限的規定分別呈送黨委,廠部領導審定批準簽發;

　　10.經領導批準簽發后的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打印室打印;

　　11.文件打印清樣,應由擬稿人校對.校對人員應在發文稿上簽名;

　　12.文件打字后,由兩辦派專人按數印刷,再由兩辦機要秘書分發并檢查落實情況,對印刷質量不好的文件,機要秘書應拒絕蓋印分發.

　　第五章 文件的借閱和清退

　　第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件,需經本部門負責人簽寫便條,對有密級的文件須經兩辦主任同意后方可借閱.

　　第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續,就地閱看,按時歸還.任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃.

　　第十三條 兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作.(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清.)如發現文件丟失,必須及時查明原因和責任者,并如實向領導報告.

　　第十四條 各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作.

　　第六章 文件的立卷與歸檔

　　第十五條 文件的歸檔范圍:

　　1.凡下列文件統一的分別由兩辦負責歸檔:

　　a.上級機關來文,包括上級對工廠報告、申請的批復;

　　b.黨委、廠部發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的各類計劃統計、季度、年度報告等;

　　c.廠黨委會、廠長辦公會、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業例會記錄;

　　d.廠黨代會、職代會、工會會員代表大、團代會等一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報,會議記錄等;

　　e.有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果;

　　f.參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報發言材料等;

　　g.上級機關領導電來廠檢查視察工作的報告、指示記錄,以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料;

　　h.反映本廠生產、經營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品;

　　I.工廠日志和大事記;

　　j.工廠向上級批復的文件及上報的有關材料;

　　2.業務科室,各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔.

　　第十六條 產卷要求:

　　1.文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔.

　　2.立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性.

　　3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則.重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔.

　　4.上年度形成的文件材料,要求在下年度五月份以前整理完.六月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份.(接交單位各留存一份備查).

　　第七章 文件的銷毀

　　第十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,兩相要室應定期清理造冊,并按上級有關規定,辦理申請銷毀手續.

　　第十八條 經審核同意銷毀的文件,應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷毀.

篇2：公司藥業文件管理制度

　　**藥業文件管理制度

　　1.目 的：為確保文件收發等事務正常、順利進行，規范文件管理，特制定本規定。

　　2.適用范圍：本制度適用于總公司，各分子公司應根據本制度制定細則并報總公司批準后執行。

　　3.權責說明：總經辦管理公司的收發文工作，各部門負責本部門相關文件的管理。4.公司發文

　　4.1公司發文由公司總經理(或其授權人)簽發，加蓋公章有效。任何個人和部門不得隨意起草以公司名義發布的文件。

　　4.2公司發文程序

　　4.2.1各部門制作以公司名義對外接洽或匯報的文件，必須經分管領導同意后起草，交總經辦核稿后呈送總經理簽發。

　　4.2.2總經理簽發后由總經辦制作文件，并將總經理簽發原件一起送印鑒管理員蓋章。

　　4.2.3蓋章完畢后，由總經辦辦理發、送、呈、存檔事宜。

　　4.2.4未簽發的文件，總經辦按收文分類登記;簽發后的文件按發文分類登記?？偨涋k需做好收文及發、送、呈登記，并將有總經理簽字的原件存檔。

　　4.3公司發文分類、編號：西藏藥業〔20**〕××號。

　　4.4對外文件必須做成紅頭，以示嚴肅和正規，格式附后。

　　4.5無總經理或總經理授權人簽字的文稿一律不得加蓋公章。

　　5.公司部門發文

　　5.1公司部門在內部行文一律以部門第一負責人、部門分管領導同時簽署生效，不再加蓋部門印章;任何部門不得以個人簽名或部門名義對外行文。

　　5.2公司部門發文主要分為總經辦發文和其他部門發文。

　　5.2.1總經辦發文：在管理制度內制訂的實施細則，以及不必對子公司及公司外的其他單位發布的文件，原則上可由總經辦制訂、分管領導簽發生效。

　　5.2.2其他部門發文。其他部門可在其部門職權范圍內對公司內部部門行文，經部門經理、部門分管領導簽發后，在公司內部有效。

　　5.3公司部門發文格式附后。

　　5.4部門發文超出部門職權范圍，又不應由公司發文的，須由相關部門共同簽發，經分管領導批準后行文。

　　5.5公司內部發文按以下辦法分類、編號：

　　西藏藥業(總經辦、信息部、***)發〔20××〕××號

　　6.收文

　　6.1公司以外單位送、發給我公司的文件由收文單位簽收，包括：政府職能部門行文、業務管理部門行文、合作、協作單位行文等，同時填寫《收發文登記表》，格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當日立即填寫《收文處理表》報送有關部門和有關人員，不得積壓延誤;屬于急件的，應在接件后立即報送。

　　6.2各部門應指定專人辦理收文事宜。

　　6.3各部門應將處理完后的來文、處理過程和處理結果一并交總經辦存檔，同時，每半年清理一次，沒有及時存檔的全部存檔，并將填寫的《收發文登記表》一起存檔。

　　7.其他

　　7.1文件的發文、收文部門負責人應注明文件密級或者"不得復印"、"不得攜出"字樣。

　　7.1.1絕密：絕密檔案涉及公司重大決策的核心機密，如董事會、公司經營體制度改革、財務制度改革、兼并關聯企業等文件，公司項目招投標文件、財務賬冊、營銷策劃方案、項目設計方案等文件。

　　7.1.2機密：機密檔案為公司重要證件批文、合同協議、技術資料、人事勞資體系等文件。

　　7.1.3 秘密：秘密檔案為僅可內部公開的一般文件資料。

　　7.2各部門對各類文件必須嚴格分類、專人管理并妥善保管。

　　7.3單位、個人調、借閱文件或部門間借閱文件，必須按規定填寫文件借閱登記表，屬秘密級以上的文件需分管領導以上人員批準。

　　7.4文件及有關資料的打印、復印、簽章，必須按規定嚴格辦理，并做好登記，嚴禁未經同意私自處理。

　　7.5收發文處理不當或不及時造成損失的，由公司專題會討論處理辦法。失密、泄密的按專項管理制度規定處理，沒有或不及時歸檔的，每次貢獻50元愛心基金。

　　8.附則

　　8.1 本制度由總經辦負責解釋。

　　8.2本制度施行后，凡既有的類似規章制度或與之相抵觸的規定即行廢止。

　　8.3 本制度經總經理批準后自頒布之日起執行。修改時亦同。

　　附：

篇3：酒店文件管理制度（6）

　　酒店文件管理制度(六)

　　1.公文辦理包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發、打印、傳遞、歸檔和銷毀程序。

　　2.收到的公文由行政辦公室簽收登記，分類后遞交行政辦公室主任擬辦意見。

　　3.總經理批辦的公文，根據批示，由行政辦公室轉交承辦部門和傳閱員，并進行簽收登記。

　　4.因工作需要，借閱文件和檔案，按規定程序辦理借閱手續，用完后及時歸還，秘密級以上的文件和檔案，各級領導均不得攜離酒店。

　　5.各部門或個人對承辦的公文，必須認真負責，按規定期限及時辦理，不得拖延和積壓;對承辦批示存有異議，及時提出書面意見。

　　6.各部門均應實行公文催辦制度，負責辦理公文的人員，對自己經手處理的公文負有催辦義務，轉辦要及時，催辦有結果，防止積壓誤事。

　　7.公文處理過程中，要做好平時歸卷工作，辦完后，及時將公文定稿，正本和有關材料整理成卷，每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。

　　8.的所有人員調動和離職時，應將文件清理移交，沒有移交清理完畢的，不予辦理調動和離職手續;參加會議帶回的文件，應及時交欄案室登記和保管。

　　9.行政辦公室沒有保存價值的文件，經過鑒別和行政辦公室主任的批準，予以定期銷毀。