1.0目的
規(guī)范對記錄進(jìn)行設(shè)計(jì)、編號標(biāo)識、收集、編目、查閱、申購、領(lǐng)用、歸檔、貯存、保管和處理的職責(zé)和方法，以證明各項(xiàng)服務(wù)活動符合規(guī)定的要求，并為公司管理體系的有效運(yùn)行提供可追溯性的證據(jù)。
2．0適用范圍
本規(guī)定適用于本公司所有與質(zhì)量管理工作有關(guān)的記錄的控制。
3.0職責(zé)
3.1物業(yè)品質(zhì)部職責(zé)
3.1.1質(zhì)量管理記錄控制的歸口管理部門，負(fù)責(zé)制定本制度。
3.1.2負(fù)責(zé)記錄的編號標(biāo)識、編目、申購、發(fā)放、歸檔、登記和處理；
3.1.3負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)各部門有關(guān)記錄的設(shè)計(jì)、填寫和管理；
3.1.4負(fù)責(zé)歸口管理項(xiàng)目記錄的設(shè)計(jì)、收集、歸檔、借閱管理。
3.2各單位職責(zé)
3.2.1各部門負(fù)責(zé)本部門歸口管理的記錄的設(shè)計(jì)、收集、歸檔、借閱、管理。
3.2.2負(fù)責(zé)按要求填寫各種記錄。
3.2.3負(fù)責(zé)按要求及時(shí)提供本部門的有關(guān)記錄以供查詢。
4.0控制程序
4.1記錄的設(shè)計(jì)、編號、編目管理
4.1.1設(shè)計(jì)：
（1）各部門按照管理制度和自身的工作要求確定需記錄的工作項(xiàng)目，需要增加表格的由使用部門制定，填寫《質(zhì)量記錄增減申請表》經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核，品質(zhì)部審批和統(tǒng)一編號后遞公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)公司批準(zhǔn)后使用。
?。?）質(zhì)量記錄是執(zhí)行有關(guān)要求、規(guī)定或制度的個(gè)體體現(xiàn)，在提出增加質(zhì)量記錄表格申請時(shí)，必須附上有關(guān)規(guī)定或制度。
?。?）當(dāng)已發(fā)布的表格不能在某項(xiàng)工作中通用、兼容或空缺時(shí)，使用部門可提出申請?jiān)鰷p質(zhì)量記錄表格，經(jīng)品質(zhì)部審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可使用。
4.1.2修改：已發(fā)布的表格不能適應(yīng)工作需要，使用部門可填寫《質(zhì)量記錄更改申請表》
提出更改申請，并在申請表后附上更改后記錄表格格式樣式。
4.1.2編號：記錄表格由品質(zhì)部按《文件控制程序》對各種記錄表格進(jìn)行編號。
4.1.3編目
?。?） 品質(zhì)部負(fù)責(zé)對記錄進(jìn)行編目，制定公司《質(zhì)量記錄一覽表》。
（2） 各部門負(fù)責(zé)編制本部門的《質(zhì)量記錄一覽表》。
4.2記錄的發(fā)放、收集、歸檔保管、借閱管理
4.2.1發(fā)放、收集
?。?）空白表格由物業(yè)品質(zhì)部統(tǒng)一管理，各部門根據(jù)需要填寫《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后報(bào)品質(zhì)部。
（2）每月20日前，各單位遞交《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請表》，品質(zhì)部在本月結(jié)束前將記錄發(fā)放到位，申請單位在《質(zhì)量記錄發(fā)放記錄》上簽收后返回發(fā)放記錄。
（3）品質(zhì)部要及時(shí)掌握存記錄情況，根據(jù)庫存情況組織印刷并填寫《質(zhì)量記錄印刷申請表》報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后組織印刷。
4.2.2歸檔保管
?。?） 各部門須于每年8月前將上半年使用的記錄按規(guī)定歸檔，下半年使用的記錄于次年
2月前按規(guī)定歸檔。
?。?） 各部門應(yīng)按記錄的分類制定記錄歸檔清單，并將歸檔清單報(bào)品質(zhì)部，歸檔記錄由各
部門保管存放。
4.2.3借閱
（1） 歸檔記錄借閱，由借閱人提出申請，經(jīng)品質(zhì)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，品質(zhì)部辦理借閱手續(xù)。
?。?） 在工作現(xiàn)場借閱記錄應(yīng)經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱，一般情況下嚴(yán)禁將工作記錄帶出使用場所。
?。?） 特殊情況下要將工作記錄帶出使用場所（如外部檢查、內(nèi)外部審核等），經(jīng)記錄保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。該申請表由記錄保管部門負(fù)責(zé)人保存,并負(fù)責(zé)按期收回被借記錄。
?。?） 文件管理部門每月對文件借閱歸還情況進(jìn)行檢查，及時(shí)追回借出文件，防止文件丟失情況發(fā)生。
（5） 行政人事部在有員工離職或調(diào)離工作崗位的，要及時(shí)知會相關(guān)部門查閱是否有借出文件，以便及時(shí)收回借出文件。
4.3記錄的填寫、更改、使用保管
4.3.1填寫、更改
（1） 記錄應(yīng)填寫及時(shí)、清晰、準(zhǔn)確,不能隨意涂改，除備注欄外其他欄目不能出現(xiàn)空格，
如有不需填寫的欄目則以自左至右的一條斜線代替填寫內(nèi)容。
?。?） 發(fā)現(xiàn)有隨意更改的記錄,應(yīng)追究當(dāng)事人責(zé)任。
4.3.2使用保管
（1） 工作現(xiàn)場的記錄應(yīng)用按月進(jìn)行裝訂，保持文件記錄的完整、清潔。
?。?） 各崗位人員不得隨意將記錄表格帶出工作現(xiàn)場，如要帶出按規(guī)定4.2.3規(guī)定行。
（3） 記錄按《質(zhì)量記錄一覽表》上規(guī)定的年限進(jìn)行保管。
5.0支持文件
5.1《文件控制程序》
6.0質(zhì)量記錄
6.1《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請表》WY/QR-WY-017
6.2《質(zhì)量記錄印刷申請表》WY/QR-WY-018
6.3《質(zhì)量記錄一覽表》WY/QR-WY-001
6.4《文件借閱登記表》WY/QR-WY-019
6.5《質(zhì)量記錄更改申請表》WY/QR-WY-020
6.6《質(zhì)量記錄增減申請表》WY/QR-WY-021
6.7《質(zhì)量記錄發(fā)放記錄》WY/QR-WY-022
篇2：質(zhì)量記錄控制序程
1.目的
通過對質(zhì)量記錄的控制和管理,為產(chǎn)品符合規(guī)定要求及質(zhì)量體系的有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)。
2.范圍
適用于公司質(zhì)量體系運(yùn)行和項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)全過程質(zhì)量記錄的控制。
3.職責(zé)
3.1 工程部負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄的設(shè)置,編制質(zhì)量記錄清單,監(jiān)督檢查各部門的執(zhí)行情況。
3.2 各部門負(fù)責(zé)所分管質(zhì)量活動中質(zhì)量記錄的管理,并按規(guī)定進(jìn)行有關(guān)記錄的移交。
3.3 總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的檔案管理工作。
4.控制程序
4.1 質(zhì)量記錄的設(shè)置
4.1.1 工程部負(fù)責(zé)對質(zhì)量體系文件中涉及的質(zhì)量記錄進(jìn)行匯總,編制質(zhì)量記錄清單和表格樣式,具體見Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》。
4.1.2 當(dāng)質(zhì)量記錄需要進(jìn)行增加和刪除時(shí),由使用部門提出申請,填寫"質(zhì)量記錄變更申請單",闡明理由,屬表格形式的要提供表樣,報(bào)工程部審批后開始啟用。
4.1.3 工程部負(fù)責(zé)對批準(zhǔn)使用的質(zhì)量記錄進(jìn)行編號,并將其列入質(zhì)量記錄清單。
4.2 質(zhì)量記錄的編號
質(zhì)量記錄的編號由設(shè)置編號和填報(bào)編號兩部分組成:
4.2.1 質(zhì)量記錄的設(shè)置編號位于記錄左上方,其結(jié)構(gòu)為:QRSS-**
其中:QR-表示質(zhì)量記錄
SS-**該記錄順序號
4.2.2 質(zhì)量記錄的填報(bào)編號位于記錄右上方,其結(jié)構(gòu)為:
MMM-SS-***
其中:MMM-填報(bào)部門代號,各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》;
SS-填報(bào)年號
***-填報(bào)的順序號
4.3 質(zhì)量記錄的填寫要求做到:
a.字跡清楚,表達(dá)明確;
b.真實(shí)、客觀、準(zhǔn)確、及時(shí)地反映活動的過程和結(jié)果;
c.具備記錄人的簽字和填寫的日期;
4.4 質(zhì)量記錄的傳遞
4.4.1由各部門資料員負(fù)責(zé)按照質(zhì)量記錄的傳遞路線,進(jìn)行質(zhì)量記錄的傳遞。
4.4.2質(zhì)量記錄的傳遞,以相關(guān)人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內(nèi)文件清單等形式作為傳遞過程的記錄,必要時(shí),可登記"質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺帳"和"質(zhì)量記錄接收登記臺帳"。
4.5 質(zhì)量記錄的收集、貯存和歸檔
4.5.1 各部門資料員負(fù)責(zé)收集整理質(zhì)量記錄,在專門位置存放,進(jìn)行保管和維護(hù),以備查閱。
4.5.2 根據(jù)Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求,由部門資料員負(fù)責(zé)對質(zhì)量記錄進(jìn)行整理歸檔。
4.5.3 總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)對歸檔后的質(zhì)量記錄進(jìn)行管理,保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
4.5.4 各部門保管的質(zhì)量記錄的保存期限為五年,逾期可自行銷毀處理。
4.6 質(zhì)量記錄的查閱
查閱人員需查閱質(zhì)量記錄時(shí),應(yīng)征得部門負(fù)責(zé)人同意后,方可進(jìn)行查閱。當(dāng)顧客提出查閱要求時(shí),由接待部門征得工程部的同意后,為顧客提供有關(guān)的質(zhì)量記錄。
5.質(zhì)量記錄
5.1 QR19-01 質(zhì)量記錄變更申請單
5.2 QR19-02 質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺帳
5.3 QR19-03質(zhì)量記錄接收登記臺帳
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》
6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.3 Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》
篇3：房地產(chǎn)公司質(zhì)量手冊:質(zhì)量記錄控制工作程序
房地產(chǎn)公司質(zhì)量手冊：質(zhì)量記錄控制程序
1.目的
通過對質(zhì)量記錄的控制和管理，為產(chǎn)品符合規(guī)定要求及質(zhì)量體系的有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)。
2.范圍
適用于公司質(zhì)量體系運(yùn)行和項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)全過程質(zhì)量記錄的控制。
3．職責(zé)
3.1 工程部負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄的設(shè)置，編制質(zhì)量記錄清單，監(jiān)督檢查各部門的執(zhí)行情況。
3.2 各部門負(fù)責(zé)所分管質(zhì)量活動中質(zhì)量記錄的管理，并按規(guī)定進(jìn)行有關(guān)記錄的移交。
3.3 總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的檔案管理工作。
4．控制程序
4.1 質(zhì)量記錄的設(shè)置
4.1.1 工程部負(fù)責(zé)對質(zhì)量體系文件中涉及的質(zhì)量記錄進(jìn)行匯總，編制質(zhì)量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》。
4.1.2 當(dāng)質(zhì)量記錄需要進(jìn)行增加和刪除時(shí)，由使用部門提出申請，填寫“質(zhì)量記錄變更申請單”，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報(bào)工程部審批后開始啟用。
4.1.3 工程部負(fù)責(zé)對批準(zhǔn)使用的質(zhì)量記錄進(jìn)行編號，并將其列入質(zhì)量記錄清單。
4.2 質(zhì)量記錄的編號
質(zhì)量記錄的編號由設(shè)置編號和填報(bào)編號兩部分組成：
4.2.1 質(zhì)量記錄的設(shè)置編號位于記錄左上方，其結(jié)構(gòu)為：QRSS-**
其中：QR-表示質(zhì)量記錄
SS-**該記錄順序號
4.2.2 質(zhì)量記錄的填報(bào)編號位于記錄右上方，其結(jié)構(gòu)為：
MMM-SS-***
其中：MMM-填報(bào)部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》；
SS-填報(bào)年號
***-填報(bào)的順序號
4.3 質(zhì)量記錄的填寫要求做到：
字跡清楚，表達(dá)明確；
真實(shí)、客觀、準(zhǔn)確、及時(shí)地反映活動的過程和結(jié)果；
具備記錄人的簽字和填寫的日期；
4.4 質(zhì)量記錄的傳遞
4.4.1由各部門資料員負(fù)責(zé)按照質(zhì)量記錄的傳遞路線，進(jìn)行質(zhì)量記錄的傳遞。
4.4.2質(zhì)量記錄的傳遞，以相關(guān)人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內(nèi)文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時(shí)，可登記“質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺帳”和“質(zhì)量記錄接收登記臺帳”。
4.5 質(zhì)量記錄的收集、貯存和歸檔
4.5.1 各部門資料員負(fù)責(zé)收集整理質(zhì)量記錄，在專門位置存放，進(jìn)行保管和維護(hù)，以備查閱。
4.5.2 根據(jù)Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負(fù)責(zé)對質(zhì)量記錄進(jìn)行整理歸檔。
4.5.3 總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)對歸檔后的質(zhì)量記錄進(jìn)行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
4.5.4 各部門保管的質(zhì)量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。
4.6 質(zhì)量記錄的查閱
查閱人員需查閱質(zhì)量記錄時(shí)，應(yīng)征得部門負(fù)責(zé)人同意后，方可進(jìn)行查閱。當(dāng)顧客提出查閱要求時(shí)，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關(guān)的質(zhì)量記錄。
5.質(zhì)量記錄
5.1 QR19-01 質(zhì)量記錄變更申請單
5.2 QR19-02 質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺帳
5.3 QR19-03 質(zhì)量記錄接收登記臺帳
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》
6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.3 Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》