4.2.3 文件控制
4.2.3.1 本公司制訂并執(zhí)行文件化程序《質(zhì)量體系文件和資料控制程序》，對質(zhì)量管理體系文件、外來文件和提供用戶文件進行控制，確保質(zhì)量管理體系文件的有效性、適用性。
4.2.3.2 本公司的質(zhì)量管理體系文件包括：質(zhì)量管理體系文件、提供給住戶的文件、法律法規(guī)及外來文件。其中質(zhì)量管理體系文件的構(gòu)成為：
a)質(zhì)量手冊;
b)程序文件;
c)作業(yè)指導(dǎo)書;
d)質(zhì)量記錄表格
4.2.3.3 質(zhì)量手冊是描述質(zhì)量管理體系要素及主要業(yè)務(wù)過程，明確公司的質(zhì)量方針、目標、組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)的文件，它是公司綱領(lǐng)性文件。質(zhì)量手冊由程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄支持，這些文件相互作用與協(xié)調(diào)，而且均為本公司的受控文件。質(zhì)量手冊的作用對內(nèi)保證質(zhì)量管理體系有效運作，對外保證用戶得到良好的服務(wù)。
4.2.3.4 程序文件是滿足ISO9001：2000標準和公司質(zhì)量手冊規(guī)定要求的文件化的質(zhì)量工作程序，它具體規(guī)定了某項活動的目的、范圍、職責(zé)、管理和控制該項活動的途徑及相關(guān)文件與記錄，它是質(zhì)量手冊內(nèi)容的擴展和支持性文件。
4.2.3.5 作業(yè)指導(dǎo)書是某項工作的進一步細化。我公司的作業(yè)指導(dǎo)書包括工作標準、工作規(guī)程、管理規(guī)定、制度、辦法等。
4.2.3.6 質(zhì)量記錄表格是為質(zhì)量管理體系運行提供客觀證據(jù)的文件，是策劃、采購管理、檢查、審核和改進等質(zhì)量活動的過程和結(jié)果的真實記載，是證實質(zhì)量管理體系標準和質(zhì)量手冊規(guī)定要求并有效運行的重要證據(jù)。
4.2.3.7 法律法規(guī)及外來文件主要包括適用國家法律、法規(guī)和行業(yè)標準及上級部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)性文件。
4.2.3.8 提供給顧客文件是向業(yè)主/用戶或公眾提供的公司的一些公開信息的文件。
4.2.3.9 正式發(fā)布前，所有受控文件及其發(fā)放范圍均應(yīng)按規(guī)定程序進行審批。以確保文件是充分的、適宜的，必要時對文件進行評審。
4.2.3.10 行政人事部負責(zé)組織對質(zhì)量管理體系文件的編制、修改、存檔和發(fā)放控制以及外來文件的接收標識、處理、發(fā)放和存檔。
4.2.3.11 與房屋建筑、設(shè)備、消防等有關(guān)資料、圖紙由管理處負責(zé)控制，工程部進行指導(dǎo)。
4.2.3.12 提供給住戶的文件由管理處擬定后根據(jù)情況由行政人事部按照公司規(guī)定程序?qū)徟蠼y(tǒng)一標識，管理處負責(zé)發(fā)放、存檔。
4.2.3.13 文件的發(fā)放范圍、發(fā)放手續(xù)和保管要求均應(yīng)明確規(guī)定，以確保公司各個場所都能得到相應(yīng)文件的有效版本。
4.2.3.14 所有受控文件的修改應(yīng)按規(guī)定程序進行，并需經(jīng)過審批。修改應(yīng)由原擬制人或部門進行，其它部門的人員進行修改時，應(yīng)熟悉了解修改和文件的有關(guān)背景資料。
4.2.3.15 文件和資料的更改應(yīng)注明更改原因，并以適宜的方式進行標識。
4.2.3.16 文件控制部門應(yīng)制定現(xiàn)行修訂狀態(tài)的控制清單。已作廢的文件與資料應(yīng)及時從現(xiàn)場撤出，或進行適宜的標識防止誤用。
4.2.3.17 確保文件清晰，易于識別。
4.2.3.18 儲存在電腦中的文件，注意消殺病毒。
4.2.3.19 支持性文件
《質(zhì)量體系文件和資料控制程序》
篇2：公司文件控制程序（十三）
公司文件控制程序(十三)
1.目的：
對文件進行控制，確保文件的使用場所使用有效文件，并及時從所有發(fā)放或使用場所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯用、誤用，從而保證管理體系的有效運行。
2.范圍：
本程序適用于管理體系有效運行的所有部門或個人的所有文件和資料(包括外來文件)的控制，規(guī)定了文件的編寫、審批、發(fā)布、實施、標識、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。
3.職責(zé)：
3.1總裁負責(zé)管理文件的批準。
3.2管理者代表負責(zé)管理文件的審核。
3.3辦公室負責(zé)文件的管理和控制，包括外來文件的管理和控制。
3.4各部門負責(zé)本部門所有使用文件的管理和控制。
4.程序：
4.1文件的編寫、審批。
4.1.1公司文件根據(jù)文件的性質(zhì)有相關(guān)部門起草。
a) 管理體系文件由總裁批準。
b) 行政文件由辦公室起草或委托有關(guān)部門起草，辦公室主任審核，總裁批準。
c) 作業(yè)性文件如產(chǎn)品標準圖樣、工藝、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程、確認規(guī)定、規(guī)章制度等文件由各部門負責(zé)編制，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)人審核后，由主管領(lǐng)導(dǎo)批準。
4.2文件的編號
所有文件都應(yīng)有唯一的編號，以便區(qū)別、歸檔、保存。具體編號方法：
a)管理手冊的編號方法
SY MM ****
年代號
管理手冊代號(MM-Management Manual：管理手冊)
公司代號()
b)程序文件的編號方法
SY PF **
順序號
程序文件代號(PF-Procedure File：程序文件)
公司代號()
c)作業(yè)文件的編號方法
SY OF ***
順序號
作業(yè)文件代號(OF-Operantion File)
公司代號()
d)記錄文件的編號方法
RF ** **
順序號
程序文件順序號
記錄代號(RF-Record File：記錄文件)
e)行政文件和技術(shù)文件按公司文件方法編號。
4.3文件的發(fā)布
4.3.1文件發(fā)放前應(yīng)規(guī)定文件的發(fā)放范圍，經(jīng)管理者代表審批，并填寫好《文件發(fā)放范圍簽收表》(QR0501)
4.3.2經(jīng)審批后的管理手冊、程序文件、作業(yè)性文件(管理性)統(tǒng)一由辦公室發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。
4.3.3各部門內(nèi)部文件由部門負責(zé)人發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。
4.4文件的標識
4.4.1管理手冊、程序文件、作業(yè)性文件由辦公室需在文件的封面的中間標明受控狀態(tài)、分發(fā)號、持有者。
4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。
4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁右上角加蓋作廢章。
4.4.4對需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁右上角加蓋的保留章。
4.4.5內(nèi)部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標簽標識。
4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標簽，標明編號及標識類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進行必要的書面記錄。
4.5文件的使用的實施
4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。
4.5.2受控文件不可轉(zhuǎn)抄、外傳，管理手冊、程序文件經(jīng)管理者代表審批方可復(fù)印。作業(yè)文件及外來文件由辦公室審批方可復(fù)印。
4.5.3工作場所如發(fā)現(xiàn)過期或作廢文件，應(yīng)交辦公室處理，過期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場所使用。
4.5.4文件要完好保存，如損壞或缺頁應(yīng)及時向辦公室申請更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫。
4.5.6各部門應(yīng)編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。
4.5.7辦公室每季度至少一次對文件進行檢查，以監(jiān)督文件的完好保存及貫徹實施，并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)
4.5.8文件在使用過程中發(fā)現(xiàn)有錯誤或操作性不強，可申請更改，更改程序按本程序4.6條執(zhí)行。
4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準擅自拷貝和外泄，并妥善保管。
4.6文件的更改
4.6.1文件更改程序
4.6.1.1更改申請由文件更改人填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經(jīng)審批后交原發(fā)放部門執(zhí)行更改。
4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進行，若指定其他部門審批時，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料(委托、授權(quán)、或其他)。
4.6.1.3糾正和預(yù)防措施、管理評審、內(nèi)部質(zhì)量審核涉及的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經(jīng)管理者代表審核，總裁批準后，辦公室統(tǒng)一發(fā)放。
4.6.2文件更改方式
4.6.2.1筆誤可用劃改。
4.6.2.2文件只改動某頁內(nèi)容時，可用換頁方式。
4.6.2.3文件內(nèi)容多處或多次改動，可用改版方式。
4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態(tài)控制清單》(QR0509)并保存，以控制文件修改狀態(tài)。
4.6.4《文件更改申請單》(QR050
4)應(yīng)注冊更改性質(zhì)：筆誤、更改、刪除、新增。
4.7作廢文件處置
4.7.1更改后的文件發(fā)放由原發(fā)放部門按原《文件發(fā)放范圍/簽收表》范圍發(fā)放， 并從原使用場所收回失效文件。
4.7.2收回的作廢文件以及過期文件由辦公室填寫《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)，經(jīng)管理者代表審批后銷毀。
4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)經(jīng)管理者代表審批，辦公室按4.4.4標識后方可繼續(xù)保留作廢文件。
4.7.4電子媒體文件作廢處置程序
4.7.4.1由申請人填寫《文件銷毀(保留)控制清單》。
4.7.4.2經(jīng)管理者代表審核，總裁批準。
4.7.4.3由電腦操作員進行清除。
4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫《文件銷毀(保留)控制清單》，經(jīng)總裁批準后自行銷毀。
4.8文件的歸檔
4.8.1文件經(jīng)批準發(fā)布后，經(jīng)批準人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。
4.8.2外來文件由辦公室對其運用性、有效性進行檢查，再登記歸檔。需貫徹執(zhí)行的外來文件，經(jīng)審批后(審批手續(xù)按4.3)將復(fù)印件轉(zhuǎn)發(fā)到相關(guān)部門貫徹執(zhí)行。
4.9文件和資料的借閱
4.9.1部門經(jīng)理及以下人員借閱文件，應(yīng)填寫《文件和資料借閱登記卡》(QR0507)，在公司內(nèi)閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。
4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。
4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。
4.9.4外來文件的管理控制：標準和法規(guī)、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術(shù)性的外來資料分別由辦公室、營銷部、技術(shù)開發(fā)部、總裁或其委托人按本程序進行管理控制，并作好登記。
4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質(zhì)管部，技術(shù)文件由技術(shù)部按本程序控制。
5.相關(guān)文件：
SYPF02 《記錄控制程序》
6.記錄：
QR0501《文件發(fā)放范圍/簽收表》
QR0502《文件清單》
QR0503《文件檢查記錄表》
QR0504《文件更改申請單》
QR0505《文件和資料銷毀(保留)控制清單》
QR0506《文件和資料歸檔登記卡》
QR0507《文件和資料借閱登記卡》
QR0508《文件和資料編號登記卡》
QR0509《文件和資料修改狀態(tài)控制清單》
篇3：X公司文件和資料控制規(guī)定
某公司文件和資料控制規(guī)定
總經(jīng)理辦公室負責(zé)按《文件和資料控制程序》對公司執(zhí)行的質(zhì)量文件、引用外部標準、技術(shù)文件進行總體控制，保證公司相關(guān)管理人員、操作人員執(zhí)行的質(zhì)量文件、技術(shù)資料、引用外部標準均為最新版本的有效文件。
1.各部門執(zhí)行《文件和資料控制程序》，控制本部門使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、引用的外部標準.保證本部門使用的這些文件和資料均為有效最新版本。
2.公司使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、外部標準，均須得到總經(jīng)理或其授權(quán)人批準后，方能生效執(zhí)行。
3.發(fā)至部門應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容涉及的部門、確定文件分發(fā)范圍，并做好發(fā)至記錄，必須文件更改、作廢時，能及時撤回，防止誤用失效、作廢文件。
4.文件的頁改必須得到控制，原則上文件和資料的頁改由原批準人進行，如果指定更改人則更改人應(yīng)有原批準人所依據(jù)的背景資料。
5.文件和資料的作廢，須由原發(fā)放部門根據(jù)發(fā)文記錄文件和資料使用部門及時撤回防止使用作廢文件。