股份有限公司關(guān)于歸檔案卷的質(zhì)量要求
總的質(zhì)量要求:遵循文件材料的形成的規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到以下幾點(diǎn):
一、歸檔文件必須齊全完整。凡是在職能活動(dòng)中形成的對(duì)今后有查考利用價(jià)值的文件材料,均應(yīng)收集歸檔。歸檔文件材料種類、份數(shù)及每份文件的頁數(shù),均應(yīng)齊全完整。
二、遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),層次分明。在歸檔的文材料中,應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起,不得分開；一個(gè)項(xiàng)目的材料,要把項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)束形成的材料組在一起,準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程,盡量做到一事一卷。
三、卷內(nèi)文件的排列:卷內(nèi)文件材料應(yīng)保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即:批復(fù)在前,請(qǐng)示在后；正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后；會(huì)議記錄依會(huì)議時(shí)間順序排列,會(huì)議文件要按文件的重要程度順序排列,重要的在前；一般工作形成的材料,結(jié)論性的文件在前,依據(jù)性的文件在后；產(chǎn)品銷售合同應(yīng)按銷售產(chǎn)品種類組卷,再按供貨時(shí)間依序排列；上級(jí)政策性規(guī)定的普發(fā)文件按問題單獨(dú)組卷,卷內(nèi)文件依其重要程度排列。科技文件的排列執(zhí)行GB/T11822-89國家標(biāo)準(zhǔn)。
四、區(qū)分不同價(jià)值:各類文件根據(jù)其不同的內(nèi)容都有不同的保存價(jià)值。組卷過程中盡量根據(jù)不同的保管期限分別組卷。文件數(shù)量很少或一件事密不可分的文件，可不必因價(jià)值不同而拆開組卷。
五、跨年度材料的處理:除產(chǎn)品、項(xiàng)目、設(shè)備、儀表、基建項(xiàng)目檔案外,不同年度的文件不能放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在批復(fù)年立卷；沒有批復(fù)放在請(qǐng)示年立卷,跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷,跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議放在開幕年立卷。
六.具有長期保存的案卷,卷內(nèi)文件有圓筆和鉛筆字跡,要用藍(lán)黑墨水或碳素墨水筆重抄或復(fù)印,連同原件一同歸檔。
七.卷內(nèi)文件的編號(hào)：每一本案卷的卷內(nèi)文件按"件"編號(hào)，每件文件用鉛筆編寫頁號(hào)，在文件首頁的右上角蓋"件號(hào)章",并將件號(hào)和每件文件的頁數(shù)填寫清楚。（"件號(hào)章"的其它項(xiàng)，由總裁辦檔案人員填寫）。圖紙?jiān)谟蚁陆蔷帉戫撎?hào)。
八、裝訂與裝盒：卷內(nèi)文件以"件"為單位，采取三孔一線的方式進(jìn)行裝訂。然后，按"件"號(hào)順序排列裝盒，一盒為一卷。
九、卷內(nèi)目錄的填寫:凡是組成的案卷,都應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄表的各項(xiàng)要填寫齊全。
序號(hào)：填寫文件的件號(hào)。
文號(hào)：填寫文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào),合同可填寫合同號(hào)。
責(zé)任者：應(yīng)填寫文件形成的部門或以印章為準(zhǔn)。
題名：填寫文件標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄，不要隨意更改和簡(jiǎn)化；沒有標(biāo)題或不能說明文件內(nèi)容的標(biāo)題，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容自擬標(biāo)題，外加〔〕；會(huì)議記錄應(yīng)在卷內(nèi)目錄的文件題名下寫明會(huì)議的主要內(nèi)容。合同、協(xié)議在此欄內(nèi)填寫合同內(nèi)容及對(duì)方單位。
日期：填寫文件形成的時(shí)間，填寫時(shí)可省略"年"、"月"、"日"，用"."表示。沒有責(zé)任者、年、月、日的文件要考證清楚責(zé)任者和年、月、日。
頁號(hào)：填寫每份文件的頁數(shù)。
十、備考表的填寫:每個(gè)案卷必須附有備考表。卷內(nèi)文件的情況說明,都應(yīng)填在備考表內(nèi),若無情況可說明,也應(yīng)將立卷人姓名填上,檢查人由單位領(lǐng)導(dǎo)或案卷質(zhì)量審核者簽名。
十一、案卷題名的擬寫：每份案卷都應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)文件內(nèi)容擬寫題名。題名主要由三個(gè)部分組成：文件的主要制發(fā)機(jī)關(guān)、案卷內(nèi)文件主題（文件中心內(nèi)容）和文種。也可突出年代特征，即：在制發(fā)機(jī)關(guān)后加文件形成的年代。用印有"北京首信股份公司"卷盒的股份公司內(nèi)部文件，可以省略文件制發(fā)機(jī)關(guān)。
十二、歸檔照片、錄像片、錄音帶要寫清載體的攝制時(shí)間、地點(diǎn)、所反映事情的內(nèi)容,攝制人。照片要連同底片一起歸檔。
十三.歸檔的電子文檔要附有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)應(yīng)填寫編號(hào)、套別、名稱、密級(jí)、保管期限和軟、硬平臺(tái)等。
篇2：某人民醫(yī)院設(shè)備檔案歸檔要求
人民醫(yī)院設(shè)備檔案歸檔要求
1.本院正在使用的儀器設(shè)備均需立檔管理;
2.凡購進(jìn)的儀器設(shè)備，設(shè)備組應(yīng)做到登記，并將應(yīng)歸檔的資料收集、整理、立卷。
3.歸檔內(nèi)容：
(1)申購報(bào)告、計(jì)劃及論證報(bào)告、批復(fù)。
(2)訂購合同、裝箱單
(3)產(chǎn)品檢驗(yàn)、包裝、工裝圖、檢測(cè)記錄
(4)出廠合格證
(5)開箱記錄
(6)安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收記錄、報(bào)告
(7)設(shè)備說明書及全套隨機(jī)文件
(8)使用、檢測(cè)、故障事故記錄
4.設(shè)備檔案需每年鑒定一次，對(duì)已報(bào)廢的設(shè)備檔案，應(yīng)做好相應(yīng)處理。
5.醫(yī)院新購進(jìn)的設(shè)備開箱時(shí)，需通知檔案室人員參加。檔案室每季對(duì)全院設(shè)備立檔情況進(jìn)行一次督查。
6.設(shè)備組每年應(yīng)將設(shè)備檔案裝訂成冊(cè)后在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案室。