股份有限公司關于歸檔案卷的質量要求

　　總的質量要求:遵循文件材料的形成的規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同價值,便于保管和利用。具體應做到以下幾點:

　　一、歸檔文件必須齊全完整。凡是在職能活動中形成的對今后有查考利用價值的文件材料,均應收集歸檔。歸檔文件材料種類、份數及每份文件的頁數,均應齊全完整。

　　二、遵循文件的形成規律和特點,層次分明。在歸檔的文材料中,應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起,不得分開；一個項目的材料,要把項目從立項到結束形成的材料組在一起,準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程,盡量做到一事一卷。

　　三、卷內文件的排列:卷內文件材料應保持文件之間的有機聯系,區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即:批復在前,請示在后；正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后；會議記錄依會議時間順序排列,會議文件要按文件的重要程度順序排列,重要的在前；一般工作形成的材料,結論性的文件在前,依據性的文件在后；產品銷售合同應按銷售產品種類組卷,再按供貨時間依序排列；上級政策性規定的普發文件按問題單獨組卷,卷內文件依其重要程度排列。科技文件的排列執行GB/T11822-89國家標準。

　　四、區分不同價值:各類文件根據其不同的內容都有不同的保存價值。組卷過程中盡量根據不同的保管期限分別組卷。文件數量很少或一件事密不可分的文件，可不必因價值不同而拆開組卷。

　　五、跨年度材料的處理:除產品、項目、設備、儀表、基建項目檔案外,不同年度的文件不能放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在批復年立卷；沒有批復放在請示年立卷,跨年度的規劃放在針對的第一年立卷,跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議放在開幕年立卷。

　　六.具有長期保存的案卷,卷內文件有圓筆和鉛筆字跡,要用藍黑墨水或碳素墨水筆重抄或復印,連同原件一同歸檔。

　　七.卷內文件的編號：每一本案卷的卷內文件按"件"編號，每件文件用鉛筆編寫頁號，在文件首頁的右上角蓋"件號章",并將件號和每件文件的頁數填寫清楚。（"件號章"的其它項，由總裁辦檔案人員填寫）。圖紙在右下角編寫頁號。

　　八、裝訂與裝盒：卷內文件以"件"為單位，采取三孔一線的方式進行裝訂。然后，按"件"號順序排列裝盒，一盒為一卷。

　　九、卷內目錄的填寫:凡是組成的案卷,都應填寫卷內目錄。卷內目錄表的各項要填寫齊全。

　　序號：填寫文件的件號。

　　文號：填寫文件制發機關的發文字號,合同可填寫合同號。

　　責任者：應填寫文件形成的部門或以印章為準。

　　題名：填寫文件標題，一般應照實抄錄，不要隨意更改和簡化；沒有標題或不能說明文件內容的標題，應根據文件內容自擬標題，外加〔〕；會議記錄應在卷內目錄的文件題名下寫明會議的主要內容。合同、協議在此欄內填寫合同內容及對方單位。

　　日期：填寫文件形成的時間，填寫時可省略"年"、"月"、"日"，用"."表示。沒有責任者、年、月、日的文件要考證清楚責任者和年、月、日。

　　頁號：填寫每份文件的頁數。

　　十、備考表的填寫:每個案卷必須附有備考表。卷內文件的情況說明,都應填在備考表內,若無情況可說明,也應將立卷人姓名填上,檢查人由單位領導或案卷質量審核者簽名。

　　十一、案卷題名的擬寫：每份案卷都應根據卷內文件內容擬寫題名。題名主要由三個部分組成：文件的主要制發機關、案卷內文件主題（文件中心內容）和文種。也可突出年代特征，即：在制發機關后加文件形成的年代。用印有"北京首信股份公司"卷盒的股份公司內部文件，可以省略文件制發機關。

　　十二、歸檔照片、錄像片、錄音帶要寫清載體的攝制時間、地點、所反映事情的內容,攝制人。照片要連同底片一起歸檔。

　　十三.歸檔的電子文檔要附有標簽，標簽內應填寫編號、套別、名稱、密級、保管期限和軟、硬平臺等。

篇2：某人民醫院設備檔案歸檔要求

　　人民醫院設備檔案歸檔要求

　　1.本院正在使用的儀器設備均需立檔管理;

　　2.凡購進的儀器設備，設備組應做到登記，并將應歸檔的資料收集、整理、立卷。

　　3.歸檔內容：

　　(1)申購報告、計劃及論證報告、批復。

　　(2)訂購合同、裝箱單

　　(3)產品檢驗、包裝、工裝圖、檢測記錄

　　(4)出廠合格證

　　(5)開箱記錄

　　(6)安裝調試記錄、驗收記錄、報告

　　(7)設備說明書及全套隨機文件

　　(8)使用、檢測、故障事故記錄

　　4.設備檔案需每年鑒定一次，對已報廢的設備檔案，應做好相應處理。

　　5.醫院新購進的設備開箱時，需通知檔案室人員參加。檔案室每季對全院設備立檔情況進行一次督查。

　　6.設備組每年應將設備檔案裝訂成冊后在規定時間內移交檔案室。