物業(yè)管理公司文件控制程序(13)
1.0目的：
規(guī)范管理體系文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、更改、處置等過程，確保文件的有效版本和得到有效控制。
2.0適用范圍：
適用于本公司管理體系文件的控制。
3.0職責(zé)
3.1綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)公司管理體系文件的控制。
3.2各部門負(fù)責(zé)本部門管理體系文件的控制。
3.3工程技術(shù)部負(fù)責(zé)小區(qū)圖紙、技術(shù)圖樣的管理與控制。
3.4綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)管理體系文件原件、質(zhì)量記錄表格原件的保存。
4.0程序
4.1本公司文件分為以下四個層次：
第一層次質(zhì)量手冊
第二層次程序文件
第三層次作業(yè)指導(dǎo)書
第四層次質(zhì)量記錄表格、資料(包括圖紙、技術(shù)圖樣等)。
4.2文件的編制、審核與批準(zhǔn)
4.2.1與管理體系有關(guān)的所有文件需按規(guī)定程序進(jìn)行審批才能生效執(zhí)行。
4.3受控文件的發(fā)布
4.3.1各部門認(rèn)為受控文件不合理或因條件發(fā)生變化，使原文件不適用而需要更改時，申請部門填寫《文件更改通知單》提交綜合事務(wù)部，綜合事務(wù)部把該文件提交原審核部門重新審核，并得到批準(zhǔn)。
4.3.2綜合事務(wù)部對文件進(jìn)行統(tǒng)一編號，具體方法見《文件編號規(guī)則》。
4.3.3綜合事務(wù)部將文件發(fā)送至審核部門審核以及批準(zhǔn)部門批準(zhǔn)。在審核及批準(zhǔn)過程中若未通過，文件自動返回編制部門繼續(xù)修改。
4.3.4文件分"受控文件"和"非受控文件"兩類。受控文件需加蓋藍(lán)色"受控文件"章，非受控文件加蓋紅色"非受控文件"章，作廢文件加蓋紅色"作廢"章。沒有管理者代表批準(zhǔn)，公司員工不得任意復(fù)制和外傳。
4.3.5綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)發(fā)放文件，并收回作廢文件，接收文件人在《文件發(fā)放回收記錄》簽收。
4.3.6綜合事務(wù)部在相關(guān)文件上做好修改記錄。每修改一次，改次狀態(tài)號遞增1次。若質(zhì)量管理體系文件有三分之一的修改時，版本號從A、B、C......遞增。
4.4受控文件的回收及處理
4.4.1綜合事務(wù)部在發(fā)放新文件的同時，應(yīng)回收相應(yīng)作廢文件。如文件持有部門不能提交舊版本文件時，應(yīng)提交書面原因方可發(fā)放新版。
4.4.2綜合事務(wù)部對收回的作廢文件予以統(tǒng)一處理。
4.5文件原件的管理
4.5.1新制文件發(fā)放完成后，綜合事務(wù)部將相應(yīng)《文件更改通知單》、《文件發(fā)放回收記錄》及文件原件配對后保存。
4.5.2新制文件發(fā)放完成后，綜合事務(wù)部將相應(yīng)記錄與舊版文件原件配對保存，作廢文件原件蓋"作廢"章后，做相應(yīng)處理。
4.5.3公司文件和資料原件及作廢版本原件一般不予借閱，若需借閱，應(yīng)經(jīng)管理者代表書面同意，且借閱時間以一周為限。借閱文件部門應(yīng)正確使用、妥善保管，防止被誤用或丟失、污損。
4.6受控文件在以下情況可以非受控方式發(fā)布，綜合事務(wù)部不負(fù)責(zé)對其進(jìn)行更新：
4.6.1因宣傳等原因，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)，受控文件可以非受控方式對外發(fā)布。
4.6.2因培訓(xùn)等原因，經(jīng)綜合事務(wù)部批準(zhǔn)，受控文件可以非受控方式在公司內(nèi)部發(fā)布。
4.7文件的評審
4.7.1文件體系的評審內(nèi)容，包括文件體系的適宜性、充分性、有效性。
4.7.2對文件體系提出增加、更改、刪除要求的，由綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)按本程序?qū)嵤?/p>
4.8外來文件的控制
4.8.1外來文件是指非本公司發(fā)放的文件和資料，包括國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)條例、技術(shù)文件等。
4.8.2相關(guān)部門收到外來文件后，如該文件內(nèi)容涉及到物業(yè)服務(wù)及質(zhì)量管理體系且公司準(zhǔn)備采用時，接收部門將此文件送到綜合事務(wù)部備案，由管理者代表批準(zhǔn)，列入《外來文件目錄》。
4.8.3外來文件原件由綜合事務(wù)部保存。作廢外來文件原件由綜合事務(wù)部加蓋"作廢"章后另行處理。
4.8.4各部門需要外來文件，可到綜合事務(wù)部查詢、借閱或復(fù)制，復(fù)制的外來文件登記并加蓋"受控文件"章。
4.8.5綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)其版本更新，每三個月對外來文件進(jìn)行更新一次，可通過各種途徑了解外來文件的版本情況，并及時獲取外來文件的最新版本。
4.9資料的控制
4.9.1圖紙、技術(shù)圖樣由管理處負(fù)責(zé)建檔、編號，并及時到綜合事務(wù)部蓋"受控"章。
4.9.3資料發(fā)生更改時應(yīng)加蓋修改章，當(dāng)圖紙修改超過使用規(guī)定時加蓋"作廢"章并收回存檔。
4.10質(zhì)量記錄表格的控制
4.10.1各部門組織設(shè)計制定或更改本部門的記錄表格。
4.10.2各部門將新制訂或更改的記錄表格原件及《文件更改通知單》報綜合事務(wù)部。
5.0支持性工具
《文件發(fā)放回收記錄》、《文件更改通知單》、《受控文件目錄》、《文件目錄單》
編制：審核：批準(zhǔn)：日期：
篇2：公司文件控制程序（十三）
公司文件控制程序(十三)
1.目的：
對文件進(jìn)行控制，確保文件的使用場所使用有效文件，并及時從所有發(fā)放或使用場所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯用、誤用，從而保證管理體系的有效運(yùn)行。
2.范圍：
本程序適用于管理體系有效運(yùn)行的所有部門或個人的所有文件和資料(包括外來文件)的控制，規(guī)定了文件的編寫、審批、發(fā)布、實(shí)施、標(biāo)識、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。
3.職責(zé)：
3.1總裁負(fù)責(zé)管理文件的批準(zhǔn)。
3.2管理者代表負(fù)責(zé)管理文件的審核。
3.3辦公室負(fù)責(zé)文件的管理和控制，包括外來文件的管理和控制。
3.4各部門負(fù)責(zé)本部門所有使用文件的管理和控制。
4.程序：
4.1文件的編寫、審批。
4.1.1公司文件根據(jù)文件的性質(zhì)有相關(guān)部門起草。
a) 管理體系文件由總裁批準(zhǔn)。
b) 行政文件由辦公室起草或委托有關(guān)部門起草，辦公室主任審核，總裁批準(zhǔn)。
c) 作業(yè)性文件如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)圖樣、工藝、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程、確認(rèn)規(guī)定、規(guī)章制度等文件由各部門負(fù)責(zé)編制，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)人審核后，由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4.2文件的編號
所有文件都應(yīng)有唯一的編號，以便區(qū)別、歸檔、保存。具體編號方法：
a)管理手冊的編號方法
SY MM ****
年代號
管理手冊代號(MM-Management Manual：管理手冊)
公司代號()
b)程序文件的編號方法
SY PF **
順序號
程序文件代號(PF-Procedure File：程序文件)
公司代號()
c)作業(yè)文件的編號方法
SY OF ***
順序號
作業(yè)文件代號(OF-Operantion File)
公司代號()
d)記錄文件的編號方法
RF ** **
順序號
程序文件順序號
記錄代號(RF-Record File：記錄文件)
e)行政文件和技術(shù)文件按公司文件方法編號。
4.3文件的發(fā)布
4.3.1文件發(fā)放前應(yīng)規(guī)定文件的發(fā)放范圍，經(jīng)管理者代表審批，并填寫好《文件發(fā)放范圍簽收表》(QR0501)
4.3.2經(jīng)審批后的管理手冊、程序文件、作業(yè)性文件(管理性)統(tǒng)一由辦公室發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。
4.3.3各部門內(nèi)部文件由部門負(fù)責(zé)人發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。
4.4文件的標(biāo)識
4.4.1管理手冊、程序文件、作業(yè)性文件由辦公室需在文件的封面的中間標(biāo)明受控狀態(tài)、分發(fā)號、持有者。
4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。
4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁右上角加蓋作廢章。
4.4.4對需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁右上角加蓋的保留章。
4.4.5內(nèi)部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標(biāo)簽標(biāo)識。
4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標(biāo)簽，標(biāo)明編號及標(biāo)識類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進(jìn)行必要的書面記錄。
4.5文件的使用的實(shí)施
4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。
4.5.2受控文件不可轉(zhuǎn)抄、外傳，管理手冊、程序文件經(jīng)管理者代表審批方可復(fù)印。作業(yè)文件及外來文件由辦公室審批方可復(fù)印。
4.5.3工作場所如發(fā)現(xiàn)過期或作廢文件，應(yīng)交辦公室處理，過期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場所使用。
4.5.4文件要完好保存，如損壞或缺頁應(yīng)及時向辦公室申請更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫。
4.5.6各部門應(yīng)編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。
4.5.7辦公室每季度至少一次對文件進(jìn)行檢查，以監(jiān)督文件的完好保存及貫徹實(shí)施，并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)
4.5.8文件在使用過程中發(fā)現(xiàn)有錯誤或操作性不強(qiáng)，可申請更改，更改程序按本程序4.6條執(zhí)行。
4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準(zhǔn)擅自拷貝和外泄，并妥善保管。
4.6文件的更改
4.6.1文件更改程序
4.6.1.1更改申請由文件更改人填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經(jīng)審批后交原發(fā)放部門執(zhí)行更改。
4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進(jìn)行，若指定其他部門審批時，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料(委托、授權(quán)、或其他)。
4.6.1.3糾正和預(yù)防措施、管理評審、內(nèi)部質(zhì)量審核涉及的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經(jīng)管理者代表審核，總裁批準(zhǔn)后，辦公室統(tǒng)一發(fā)放。
4.6.2文件更改方式
4.6.2.1筆誤可用劃改。
4.6.2.2文件只改動某頁內(nèi)容時，可用換頁方式。
4.6.2.3文件內(nèi)容多處或多次改動，可用改版方式。
4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態(tài)控制清單》(QR0509)并保存，以控制文件修改狀態(tài)。
4.6.4《文件更改申請單》(QR050
4)應(yīng)注冊更改性質(zhì)：筆誤、更改、刪除、新增。
4.7作廢文件處置
4.7.1更改后的文件發(fā)放由原發(fā)放部門按原《文件發(fā)放范圍/簽收表》范圍發(fā)放， 并從原使用場所收回失效文件。
4.7.2收回的作廢文件以及過期文件由辦公室填寫《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)，經(jīng)管理者代表審批后銷毀。
4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)經(jīng)管理者代表審批，辦公室按4.4.4標(biāo)識后方可繼續(xù)保留作廢文件。
4.7.4電子媒體文件作廢處置程序
4.7.4.1由申請人填寫《文件銷毀(保留)控制清單》。
4.7.4.2經(jīng)管理者代表審核，總裁批準(zhǔn)。
4.7.4.3由電腦操作員進(jìn)行清除。
4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫《文件銷毀(保留)控制清單》，經(jīng)總裁批準(zhǔn)后自行銷毀。
4.8文件的歸檔
4.8.1文件經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布后，經(jīng)批準(zhǔn)人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。
4.8.2外來文件由辦公室對其運(yùn)用性、有效性進(jìn)行檢查，再登記歸檔。需貫徹執(zhí)行的外來文件，經(jīng)審批后(審批手續(xù)按4.3)將復(fù)印件轉(zhuǎn)發(fā)到相關(guān)部門貫徹執(zhí)行。
4.9文件和資料的借閱
4.9.1部門經(jīng)理及以下人員借閱文件，應(yīng)填寫《文件和資料借閱登記卡》(QR0507)，在公司內(nèi)閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。
4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。
4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。
4.9.4外來文件的管理控制：標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術(shù)性的外來資料分別由辦公室、營銷部、技術(shù)開發(fā)部、總裁或其委托人按本程序進(jìn)行管理控制，并作好登記。
4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質(zhì)管部，技術(shù)文件由技術(shù)部按本程序控制。
5.相關(guān)文件：
SYPF02 《記錄控制程序》
6.記錄：
QR0501《文件發(fā)放范圍/簽收表》
QR0502《文件清單》
QR0503《文件檢查記錄表》
QR0504《文件更改申請單》
QR0505《文件和資料銷毀(保留)控制清單》
QR0506《文件和資料歸檔登記卡》
QR0507《文件和資料借閱登記卡》
QR0508《文件和資料編號登記卡》
QR0509《文件和資料修改狀態(tài)控制清單》
篇3：酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序
酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序
現(xiàn)各部門為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據(jù)的傳遞效率，特規(guī)定以下程序：
備忘錄的傳遞：
各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來，并有起草備忘錄的部門經(jīng)理的簽字，交總經(jīng)辦審核，如有修改，請各部門修改后再遞交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦遞交總經(jīng)理批閱后，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)向各部門下發(fā)、專遞，如有修改，總經(jīng)辦應(yīng)及時通知其超備忘錄的部門，按照總經(jīng)理的意見修改后，再次按照以上程序遞交。
采購單的傳遞：
各部門的采購單先遞交采購部庫管，如沒有庫存，此單由采購部負(fù)責(zé)向財務(wù)部傳遞，財務(wù)部審批后送總經(jīng)理審批，審批后的采購單由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)傳采購部。
文件的傳遞：
各部門外出開會和接到得上級或職能部門的文件，應(yīng)先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經(jīng)理批閱，辦公室按照總經(jīng)理批閱的內(nèi)容進(jìn)行落實(shí)，相關(guān)部門落實(shí)完畢后，在文件上注明完成的時間和內(nèi)容交辦公室，由辦公室向總經(jīng)理匯報并保存。
周會紀(jì)要的傳遞：
每周的周會紀(jì)要，由總經(jīng)辦整理打印后，按以下部門經(jīng)理簽閱后自行向下一個部門傳遞，不得在部門滯留，部門經(jīng)理請假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財務(wù)部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經(jīng)辦。
EOD檢查整改：
每天的EOD檢查記錄，由總經(jīng)辦分類電話通知相關(guān)部門，各部門能夠整改的，整改后電話通知總經(jīng)辦整改結(jié)果，總經(jīng)辦要認(rèn)真記錄部門的反饋；如果當(dāng)時不能整改或需要其他部門協(xié)助的，必須書面反饋總經(jīng)辦，并且在第二天的早回上匯報和協(xié)調(diào)；
緊急文件和單據(jù)的傳遞：
當(dāng)有緊急的文件、備忘錄、采購單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經(jīng)理，按照總經(jīng)理的意見處理。
自行傳遞的內(nèi)容：
各部門的單據(jù)需要傳遞3/F總公司的和需要說明的，由各部門自行傳遞。