地產(chǎn)有限公司檔案管理規(guī)定
為使各類檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、及時(shí)收集歸檔，使檔案管理工作更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，以及為公司各項(xiàng)工作開展提供信息和依據(jù)，特制定本規(guī)定。
一、檔案管理工作的組織
１、在公司的直接領(lǐng)導(dǎo)下，由行政部負(fù)責(zé)檔案室管理工作，行政秘書兼職檔案管理員；青云項(xiàng)目組、旅順項(xiàng)目組、營(yíng)銷部、裝修部、人力資源部、行政部、財(cái)務(wù)部、資產(chǎn)部及所屬公司分別設(shè)兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理及集中管理工作。
２、部門發(fā)生需保存文件時(shí)，應(yīng)先交存部門檔案員，部門檔案員做好接收登記，再由部門檔案員于每月25日?qǐng)?bào)送公司檔案員核對(duì)，以確保公司檔案的完整性。公司對(duì)部門的檔案管理工作實(shí)行導(dǎo)、監(jiān)督。
３、各部門檔案員每天要清理檔案，以免資料堆積，要熟悉部門檔案，作到迅速查找。
４、部門檔案員須向公司檔案員交存檔案原件，部門保存檔案復(fù)印件（除特殊檔案，如財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、工程技術(shù)檔案等）。
５、所屬公司的檔案原則上由所屬公司行政部（辦公室）負(fù)責(zé)管理，所屬公司證件檔案復(fù)印件交存公司檔案室，每月定期向公司檔案室報(bào)送檔案匯總情況。
二、檔案的分類
檔案分為文書檔案、工程（設(shè)備）檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、實(shí)物檔案、合同檔案、聲像檔案七大類。
三、檔案的歸檔要求
１、文書檔案應(yīng)在每年六月末以前將上年度形成的各種資料檔案，按照要求收集整理歸檔。
２、人事檔案在本人進(jìn)入本公司工作后就應(yīng)建立，由人事部門進(jìn)行管理。
３、財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按歸檔范圍要求，按年度整理，財(cái)務(wù)部門保存五年，然后移交檔案室。
４、公司員工因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議獲取的重要文件材料、技術(shù)圖紙、照片資料等，歸來(lái)后，應(yīng)及時(shí)到行政部做文件處理由公司檔案室進(jìn)行登記、歸檔。
５、實(shí)物、聲像一經(jīng)形成，即需歸檔。
６、各類合同成立或生效后即應(yīng)將一份原件存檔。
７、基建工程檔案在項(xiàng)目交復(fù)驗(yàn)收后歸檔。
四、借閱檔案的要求
１、總經(jīng)理借閱檔案可通過(guò)檔案管理人員直接提檔。
２、公司其他人員需借閱檔案時(shí)，要經(jīng)部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、公司主管總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，原則上原件不得帶出檔案室，如原件確需帶出檔案室，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。辦理借出檔案手續(xù)。
３、借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔、嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，必須由主管總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。
４、外單位借用我公司檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后方可查閱、抄錄和復(fù)印。
５、借閱期限不得超過(guò)兩星期，到期必須追回，如需再借需辦理續(xù)借手續(xù)。
五、移交、銷毀檔案的要求
１、檔案室接受檔案資料時(shí)，移交單位要填寫目錄和檔案交接單，經(jīng)雙方核實(shí)后，交接人應(yīng)在交接單上簽字，由雙方備查。
２、檔案室對(duì)新接收的檔案資料要及時(shí)整理歸檔和登記，對(duì)銷毀的檔案及時(shí)在檔案目錄中注銷，并注明原因和去向。
３、公司各部門和所屬公司如有撤銷、增設(shè)或其它變動(dòng)，其檔案材料歸所屬公司，部門檔案保管員負(fù)責(zé)將其歸檔文件材料齊全完整地送交公司檔案室。
４、根據(jù)各類檔案不同保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，進(jìn)一步正確區(qū)分檔案價(jià)值，并將已失去保存價(jià)值的檔案，剔出處理。
５、任何部門和個(gè)人非經(jīng)公司允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。
６、對(duì)要銷毀的檔案登記造冊(cè)，經(jīng)相關(guān)部門經(jīng)理審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)銷毀，銷毀檔案應(yīng)由兩人監(jiān)銷，并在銷毀冊(cè)上簽字，存檔保存。
六、公司各部門檔案員的要求：
１、各部門檔案員嚴(yán)格遵守檔案管理工作規(guī)定，按類別存放各類檔案，在每年十二月末，經(jīng)公司檢查齊全后再整理歸檔，要求在第二年1月底前全部裝訂完畢。
２、做好檔案的保密工作，發(fā)現(xiàn)檔案遺失或出現(xiàn)文件泄密時(shí)，要及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，不得隱瞞。
３、對(duì)公司檔案管理工作需按時(shí)保質(zhì)完成，如有困難就及時(shí)向有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。不得耽誤工作。
４、有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，給予行政處分，造成損失的，責(zé)令賠償損失，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任：
Ａ、丟失或者擅自銷毀公司檔案資料。
Ｂ、涂改偽造檔案。
Ｃ、出賣公司檔案或?qū)⒐緳n案不經(jīng)批準(zhǔn)擅自出示他人。
Ｄ、檔案管理人員玩忽職守造成檔案損失的。
七、本規(guī)定由圣北公司行政部負(fù)責(zé)解釋。
八、本規(guī)定自通過(guò)之日起施行。
附：１、檔案歸檔范圍
２、檔案管理分工
３、檔案管理表格
４、公司各部門及所屬公司專（兼）職檔案管理員
附表一：檔案借閱申請(qǐng)表
附表二：檔案交接單
附表三：檔案銷毀申請(qǐng)表
篇2：公司會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定
公司會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定
1.0 目的
會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，財(cái)務(wù)部要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理工作，建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等制度，切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管好。
2.0 適用范圍
2.1會(huì)計(jì)憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對(duì)帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表。 2.2會(huì)計(jì)帳薄:現(xiàn)金和銀行存款日記帳、明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄。
2.3會(huì)計(jì)報(bào)表:月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表，年度會(huì)計(jì)報(bào)表。 2.4電腦磁盤:儲(chǔ)存會(huì)計(jì)核算資料、電腦核算程序。 2.5其他會(huì)計(jì)資料:帳單、發(fā)票、收據(jù)存根、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)報(bào)表、經(jīng)濟(jì)合同、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)等等。
3.0工作職責(zé)
(略)
4.0 程序要點(diǎn)
4.1公司每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊(cè)。當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后可暫由財(cái)務(wù)部保管一年，期滿之后，由財(cái)務(wù)部編造清冊(cè)歸檔入庫(kù)。
4.2已入庫(kù)的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，需拆封整理的，由會(huì)計(jì)檔案管理人員處理。
4.3會(huì)計(jì)檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損，散失和泄密。
4.4會(huì)計(jì)檔案的保管期限據(jù)財(cái)政部的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.5公司保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)需要，積極給予利用。公司其他部門查閱會(huì)計(jì)檔案，須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人同意，要向保管人說(shuō)明查閱范圍，并按規(guī)定進(jìn)行登記，查閱后及時(shí)歸檔。
4.6外單位查閱會(huì)計(jì)檔案，需憑查閱單位介紹信，說(shuō)明查閱范圍，查閱人還應(yīng)出示身份證件，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后，才能辦理登記查閱手續(xù)。
4.7查閱會(huì)計(jì)檔案必須由保管人陪同，不得讓查閱人單獨(dú)在場(chǎng)。
4.8查閱時(shí)會(huì)計(jì)檔案需保持原樣，不得拆抽，涂改，如需復(fù)印的，須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理同意。
4.9會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人鑒定審查、編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)同意，報(bào)主管部門批準(zhǔn)后方能銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，保管到結(jié)清為止。建設(shè)單位在建設(shè)期間的會(huì)計(jì)檔案，不得銷毀。
5.0 記錄文件與控制表格
6.0 支持文件
無(wú)
篇3：公司文件、檔案密級(jí)劃分和存放范圍規(guī)定
公司文件、檔案密級(jí)劃分和存放范圍的規(guī)定
1.文件和檔案的密級(jí)度分為絕密級(jí)、秘密級(jí)和內(nèi)部文件三級(jí)。絕密級(jí)文件一般可存放于行政辦公室，秘密級(jí)文件資料一般可存放于部門經(jīng)理處，內(nèi)部文件可存放于部門秘書處。
2.借閱范圍：
(1)絕密--文件產(chǎn)生部門的經(jīng)理和總監(jiān)級(jí)以上人員;
(2)秘密--文件產(chǎn)生部門的有關(guān)員工、有關(guān)的部門經(jīng)理;
(3)內(nèi)部--文件產(chǎn)生部門的有關(guān)員工、其他有關(guān)部門的員工。
3.業(yè)務(wù)文件資料劃分的范圍：
(1)絕密--重大經(jīng)營(yíng)決策、規(guī)劃、方針和各類涉密數(shù)據(jù);其他的重大經(jīng)營(yíng)管理的文件材料等;
(2)秘密--財(cái)務(wù)報(bào)表、賬冊(cè);日常經(jīng)營(yíng)管理計(jì)劃、成果;客戶情況;餐飲菜譜檔案;工程設(shè)備技術(shù)資料等;
(3)內(nèi)部--一般的全店性制度;部門制度和部門相關(guān)的業(yè)務(wù)資料。